Hướng dẫn sử dụng phần mềm ibhxh năm 2024

Bản quyền © 2018 THÔNG TIN VĂN BẢN - THỦ TỤC HỒ SƠ BẢO HIỂM XÃ HỘI TP. HỒ CHÍ MINH

Địa chỉ: 117C Nguyễn Đình Chính, Phường 15, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (028) 39 979 039 - Fax: (028) 39 979 010 - Email: [email protected]

• 2. & CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH...........................................................................................................................3 1. Tải & cài đặt ứng dụng TS24 professional, iBHXH, KySo .....................................................................................3 2. Tải & cài đặt các phần mềm hỗ trợ tƣơng thích .................................................................................................3 II. CHỨC NĂNG ĐĂNG NHẬP KHÔNG DÙNG TÀI KHOẢN (Hỗ trợ đơn vị có thể lập hồ sơ theo các biểu mẫu trong iBHXH nhƣng không đăng ký giao dịch điện tử) ......................................................................................................................4 III. THIẾT LẬP THÔNG TIN ĐƠN VỊ........................................................................................................................5 IV. ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH BHXH ĐIỆN TỬ................................................................................................................6 V. THAY ĐỔI THÔNG TIN ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH BHXH ĐIỆN TỬ.................................................................................7 VI. ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN NHẬN & XEM THÔNG BÁO TỪ CƠ QUAN BHXH.................................................................8 1. Đăng ký tài khoản nhận thông báo: ..................................................................................................................8 2. Nhận thông báo...............................................................................................................................................9 3. Xem thông báo ..............................................................................................................................................10 VII. ĐỀ NGHỊ CẤP MÃ SỔ BHXH ............................................................................................................................10 VIII. CHỨC NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ KÊ KHAI ...........................................................................................................11 1. Quản lý hồ sơ đã kê khai................................................................................................................................11 2. Quản lý hồ sơ nhận về từ Cơ quan BHXH ........................................................................................................12 IX. CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NGƢỜI LAO ĐỘNG.......................................................................................................13 1. Quản lý danh mục đơn vị/phòng ban ..............................................................................................................13 2. Quản lý danh mục vị trí công việc ...................................................................................................................13 3. Quản lý thông tin chi tiết NLĐ.........................................................................................................................14 4. Bảng kê chi tiết đóng BHXH và công đoàn.......................................................................................................15 X. HỒ SƠ THU.......................................................................................................................................................15 1. Đăng ký tham gia BHXH bắt buộc, BHYT bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp đối với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến (101)...............................................................................................15 2. Tăng giảm lao động điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BNTN và gia hạn thẻ BHYT (103).................................17 3. Cấp thẻ BHYT học sinh sinh viên (104)............................................................................................................19 4. Giải quyết ngừng đóng BHXH đối với đơn vị bị giải thể, phá sản, di chuyển khỏi địa bàn (106)...........................20 5. Hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT và BHTN cho ngƣời sử dụng lao động (107)....................................................20 6. Điều chỉnh số BHXH do đơn vị cung cấp sai hoặc điều chỉnh số sổ tạm về số chính thức (108)...........................21 7. Tạm dừng đóng vào quỹ hƣu trí và tử tuất (109); Đăng ký tham gia BHXH tự nguyện (201); Hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT tự nguyện (203).................................................................................................................................22 XI. HỒ SƠ CẤP BHYT TRẺ EM DƢỚI 6 TUỔI .........................................................................................................23 XII. HỒ SƠ CẤP BHYT TỰ NGUYỆN (202) ..............................................................................................................25 XIII. HỒ SƠ SỔ BHXH............................................................................................................................................26 1. Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (áp dụng cho mẫu sổ cũ) (301) .............................................................26
• 3. quá trình đóng BHXH, BHTN (áp dụng cho mẫu sổ mới) (321) ...........................................................27 XIV. HỒ SƠ THẺ BHYT ..........................................................................................................................................28 1. Đổi thẻ BHYT do thông tin ghi trên thẻ không đúng (401)................................................................................28 2. Cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT do mất, bị hƣ hỏng điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh (402)............................................................................................................................................................29 3. Cấp thẻ BHYT do kỳ trƣớc thiếu thông tin (403) ..............................................................................................31 XV. HỒ SƠ CHẾ ĐỘ CHÍNH SÁCH .........................................................................................................................31 1. Hồ sơ trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức phục hồi sức khỏe (601).........................................................31 2. Hồ sơ trợ cấp thai sản trƣờng hợp ngƣời lao động đã nghỉ việc (602) ...............................................................32 3. Hồ sơ giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (604)..................................................................33 4. Hồ sơ giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp tái phát hoặc tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp tồng hợp (605)......................................................................................................................................................34 5. Hồ sơ giải quyết chế độ hƣu trí (606)..............................................................................................................35 XVI. KẾT XUẤT BÁO CÁO HỒ SƠ BHXH ..................................................................................................................37 XVII. XEM LỊCH SỬ GIAO DỊCH ...............................................................................................................................39 XVIII. XEM FILE *.XML.........................................................................................................................................39 XIX. KÝ & NỘP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ.............................................................................................................................40
• 4. CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH 1. Tải & cài đặt ứng dụng TS24 professional, iBHXH, KySo TS24 xây dựng một bộ ứng dụng duy nhất với tên gọi: TS24 professional. Bộ ứng dụng này bao gồm tất các chƣơng tình, phần mềm do TS24 Corp phát triển, trong đó có iBHXH, KySo. Vì thế chỉ cần tải duy nhất bộ ứng dụng này về máy tính là có thể sử dụng đƣợc hết các chƣơng trình mong muốn. Để tải về & cài đặt TS24 professional: - Truy cập website TS24 Corp, www.TS24.com.vn > mở tab “Tải về” > chọn “Tải về” TS24 professional - Mở chạy file cài đặt vừa tải về - Thao tác các bƣớc cài đặt tiếp theo để hoàn tất cài đặt TS24 professional Để tải các ứng dụng iBHXH, KySo: - Mở chạy ứng dụng TS24 professional đã cài đặt > nhấp chuột vào biểu tƣợng iBHXH và KySo để chƣơng trình tự động cài đặt. Lƣu ý, ở đây chƣơng trình iData sẽ tự động đƣợc cài đặt mà không cần nhấp chuột. Ngƣời dùng cũng có thể chọn tải thêm các chƣơng trình khác theo nhu cầu. TS24 khuyến dùng các phần mềm sau: - TaxOnline: hỗ trợ kê khai thuế qua mạng toàn diện và chuyên nghiệp - VBPL: cung cấp văn bản pháp luật đầy đủ và chính xác; hỗ trợ xem các bản tin định kỳ theo chuyên ngành do TS24 biên tập; hỗ trợ xem nội dung các chƣơng trình đối thoại trực tuyến giữa doanh nghiệp với Cơ quan quản lý… - iHaiQuan: Khai hải quan điện tử toàn diện theo chuẩn VNACCS và V4 - iThongKe: Hỗ trợ lập báo cáo thống kê điện tử theo tháng, quý, năm 2. Tải & cài đặt các phần mềm hỗ trợ tƣơng thích Bên dƣới trang “Tải về” có chứa các phần mềm hỗ trợ tƣơng thích nhƣ: Acrobat Reader, Microsoft Net Framework V3.5, TeamViewer, SAFE-CA Token Manager… Ngƣời dùng có thể tải về và cài đặt nếu máy tính chƣa có những phần mềm trên
• 5. ĐĂNG NHẬP KHÔNG DÙNG TÀI KHOẢN (Hỗ trợ đơn vị có thể lập hồ sơ theo các biểu mẫu trong iBHXH nhƣng không đăng ký giao dịch điện tử) - Đây là chức năng mới hỗ trợ các đơn vị chƣa đăng ký giao dịch điện tử với Cơ quan BHXH có thể dễ dàng sử dụng chƣơng trình iBHXH để lập các hồ sơ theo đúng biểu mẫu quy định mà không cần phải đăng nhập bằng tài khoản TS24 professional. - Tuy nhiên, lƣu ý khi sử dụng chức năng này là chƣơng trình sẽ tự động tạo ra một cơ sở dữ liệu (database) hoàn toàn mới. Do đó, nếu các đơn vị trƣớc đây đã có sử dụng tài khoản TS24 professional để đăng nhập và lập hồ sơ thì nên tiếp tục sử dụng cách đăng nhập bằng tài khoản đã có để tránh bị nhầm lẫn dữ liệu hồ sơ. - Để sử dụng chức năng này, đơn vị mở chạy bộ ứng dụng TS24 professional > mở iBHXH. Trên giao diện đăng nhập iBHXH nhấp chọn “Không dùng tài khoản”
• 6. THÔNG TIN ĐƠN VỊ - Đầu tiên, đăng nhập iBHXH bằng tên đăng nhập & mật khẩu đã đƣợc TS24 cung cấp - Trong giao diện chƣơng trình, mở menu Thông tin chung > Thông tin đơn vị > Trong tab “Thông tin chung” > chọn “Thêm (F1)” > nhập thông tin đơn vị, tài khoản kích hoạt, thông tin ngƣời ký… - Tiếp tục chọn tab “Thông tin Cơ quan quản lý” > chọn “Thông tin giao dịch với Cơ quan BHXH > nhấp chọn dấu cộng “+” để nhập Mã đơn vị và “Lƣu” lại. Sau cùng chọn “Lƣu (F5)” để hoàn tất.
• 7. GIAO DỊCH BHXH ĐIỆN TỬ - Mở menu “Đăng ký/Nhận TB” > “Đăng ký GD BHXH điện tử” - Cắm token chữ ký số vào máy tính > chƣơng trình tự động lấy thông tin của đơn vị. (Trƣờng hợp sử dụng chữ ký số dạng file, nhấp chọn “File” > chọn file chữ ký số > nhập mã pin chữ ký) - Nhấp chọn “Đăng ký” > nhập mã pin chữ ký số (mật khẩu) > “Chấp nhận” để hoàn tất
• 8. THÔNG TIN ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH BHXH ĐIỆN TỬ - Mở menu “Đăng ký/Nhận TB” > “Thay đổi thông tin Đăng ký GD BHXH - Nhập các thông tin cần thay đổi > chọn “Nộp” > nhập mã pin chữ ký số > “Chấp nhận” để hoàn tất
• 9. TÀI KHOẢN NHẬN & XEM THÔNG BÁO TỪ CƠ QUAN BHXH 1. Đăng ký tài khoản nhận thông báo: - Chức năng này đơn vị chỉ đăng ký lần đầu, những lần sau không cần đăng ký lại - Mở menu “Đăng ký/Nhận TB” > “Đăng ký nhận thông báo”  Trƣờng hợp đơn vị không có chữ ký số > nhấp chọn “Không sử dụng chữ ký số” > kiểm tra lại các thông tin đăng ký (email, số điện thoại…) > chọn “Đăng ký” > “Chấp nhận” > Cơ quan BHXH sẽ xác minh và cung cấp tài khoản nhận thông báo qua email  Trƣờng hợp đơn vị sử dụng chữ ký số > cắm token chữ ký số > chọn “Đăng ký” >nhập mã pin chữ ký số > hệ thống tự động cấp tài khoản ngay trên chƣơng trình, đồng thời gửi vào email đăng ký.
• 10. báo - Mở menu “Đăng ký/Nhận TB” > “Nhận thông báo” - Nhập mật khẩu đăng nhập đã đƣợc cấp > chọn “Đăng nhập” - Chọn kỳ cần xem thông báo > chọn “Lấy thông báo từ hệ thống BHXH”
• 11. báo - Mở menu “Đăng ký/Nhận TB” > “Xem thông báo” - Chọn các tùy chọn tra cứu thông báo nhƣ: Tháng hoặc quý, kỳ thông báo, loại thông báo > “Xem thông báo” VII. ĐỀ NGHỊ CẤP MÃ SỔ BHXH - Mở menu “Đăng ký/Nhận TB” > “Đề nghị cấp mã sổ BHXH” - Thêm lần làm việc bằng cách: Nhập tên lần > chọn Mã đơn vị > “Thêm (F1)” - Nhập số liệu trực tiếp trên chƣơng trình, hoặc sử dụng chức năng “File mẫu” & “Nạp dữ liệu (F8)” > Chọn “Ghi (F5)” để lƣu lại > sau cùng chọn “Gửi (F6)” để hoàn tất. Lƣu ý: Để kiểm tra các cá nhân đã có số sổ BHXH chƣa? thì trên cột “Mã sổ BHXH” nhấp chọn dấu 3 chấm (…)
• 12. QUẢN LÝ HỒ SƠ KÊ KHAI Đây là chức năng hoàn toàn mới của iBHXH kể từ phiên bản 2015, hỗ trợ đơn vị quản lý toàn bộ hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN… bao gồm các hồ sơ đã giao dịch với Cơ quan BHXH và các hồ sơ nhận về từ Cơ quan BHXH. Từ đó đơn vị có thể dễ dàng trích lục hồ sơ cần tìm để sử dụng hay đối chiếu các thông tin đã kê khai, ví dụ mức đóng BHXH của ngƣời lao động, số lãi truy thu phải nộp… mà không cần phải kiểm tra lịch sử giao dịch trên ứng dụng KySo nhƣ trƣớc đây. 1. Quản lý hồ sơ đã kê khai - Mở menu “QLHS kê khai” > chọn “Hồ sơ đã kê khai” > có thể sử dụng các tùy chọn tra cứu hồ sơ theo Ngày nộp, Kỳ kê khai hoặc theo mốc thời gian… > “Tìm kiếm” > chƣơng trình sẽ tự động hiển thị danh sách các hồ sơ cần tìm - Tại đây, đơn vị có thể nhấp mở các hồ sơ (định dạng *.pdf hoặc *.xls) để xem lại nội dung - Ngoài ra, đơn vị còn có thể sử dụng một số chức năng khác nhƣ:  Cập nhật hồ sơ từ hệ thống: Hỗ trợ cập nhật tất cả hồ sơ mới từ hệ thống  Thêm mới hồ sơ: Thêm hồ sơ để quản lý  Xóa hồ sơ (F3): Nhấp chọn hồ sơ cần xóa để xóa khỏi hệ thống. Có thể nhập liệu trực tiếp trên chƣơng trình Hoặc sử dụng chức năng “File mẫu” & Nạp dữ “liệu”
• 13. hồ sơ nhận về từ Cơ quan BHXH - Thao tác tra cứu hồ sơ nhận về từ Cơ quan BHXH tƣơng tự nhƣ tra cứu hồ sơ đã kê khai ở trên
• 14. QUẢN LÝ NGƢỜI LAO ĐỘNG Đây cũng là một chức năng hoàn toàn mới của iBHXH 2015, hỗ trợ đơn vị dễ dàng quản lý toàn bộ ngƣời lao động trong đơn vị về thông tin cá nhân, vị trí, phòng ban, cũng nhƣ mức lƣơng, mức đóng BHXH, BHYT, BHTN... 1. Quản lý danh mục đơn vị/phòng ban: Đơn vị có thể thêm mới, thay đổi hoặc cập nhật mới danh mục các phòng ban trong đơn vị mình - Mở menu “Quản lý NLĐ” > “Danh mục đơn vị/phòng ban” - Sử dụng phím “Insert” để thêm phòng ban > nhập các thông tin về phòng ban > nhấp chọn “Dang hoạt động” > chọn “Lƣu (F5)” - Để xóa một phòng ban, nhấp vào phòng ban > chọn “Xóa (F3)” - Sử dụng phím “F11” để xóa dòng thêm phòng ban 2. Quản lý danh mục vị trí công việc: Có thể thêm mới, thay đổi hoặc cập nhật mới danh mục các chức danh, vị trí công việc theo các phòng ban. - Thao tác thêm mới hoặc xóa vị trí, chức danh tƣơng tự nhƣ quản lý danh sách phòng ban - Tuy nhiên, ở đây chƣơng trình có hỗ trợ thêm chức năng “File mẫu” & “Nạp dữ liệu” để đổ dữ liệu vào chƣơng trình nhanh hơn
• 15. thông tin chi tiết NLĐ - Thao tác thêm mới hoặc xóa NLĐ thực hiện tƣơng tự nhƣ trên - Ở đây cũng hỗ trợ chức năng “File mẫu” & “Nạp dữ liệu” cho việc nhập liệu - Đặc biệt, chức năng “Tính năng hỗ trợ” hỗ trợ thêm 03 tính năng gồm:  Bảng thanh toán BHXH – Phí công đoàn  Báo tăng lao động  Báo giảm lao động
• 16. chi tiết đóng BHXH và công đoàn Chức năng này hỗ trợ đơn vị tự động lập đƣợc Bảng kê chi tiết đóng BHXH & Công đoàn của từng ngƣời lao động và biết đƣợc tổng số tiền BHXH đơn vị phải nộp (đối chiếu đƣợc dữ liệu do Cơ quan BHXH cung cấp qua mẫu D02a-TS) X. HỒ SƠ THU 1. Đăng ký tham gia BHXH bắt buộc, BHYT bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp đối với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến (101) - Mở menu “Thu” > “(*) ĐK thủ tục BHXH, BHYT lần đầu” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện, nhấp chọn “Tạo mới” > “Đồng ý” - Chƣơng trình tự động chọn sẵn các biểu mẫu theo hồ sơ > Tiến hành mở các biểu mẫu và nhập liệu - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện các thao tác bên dƣới:  Nếu đơn vị giao dịch bằng hồ sơ giấy thƣờng, nhấp chọn hồ sơ > chọn “Gửi email”
• 17. vị giao dịch bằng hồ sơ điện tử > nhấp chọn hồ sơ > chọn “Trình ký” để trình ký Sếp đơn vị; hoặc chọn “Ký và nộp hồ sơ” nếu ngƣời thực hiện giữ hoặc đƣợc ủy quyền giữ chữ ký số
• 18. lao động điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BNTN và gia hạn thẻ BHYT (103) - Mở menu “Thu” > “(*) Thu BHXH, BHYT bắt buộc” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện, nhấp chọn “Tạo mới” > “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện theo các phát sinh nhƣ: Tăng lao động, giảm lao động, điều chỉnh chức danh, mức đóng… - Tiến hành nhập liệu trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. (Lƣu ý: Trƣờng hợp có phát sinh tính lãi truy thu > cần nhập chính xác “Ngày nộp tiền dự kiến (nếu có)” để chƣơng trình tính đúng lãi truy thu; Đối với trƣờng hợp giảm lao động có trả thẻ thì chƣơng trình sẽ căn cứ vào Ngày trả thẻ để tự động tang BHYT (nếu có)) - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện các thao tác bên dƣới: (tƣơng tự hồ sơ 101 ở trên)  Nếu đơn vị giao dịch bằng hồ sơ giấy thƣờng, nhấp chọn hồ sơ > chọn “Gửi email”  Nếu đơn vị giao dịch bằng hồ sơ điện tử > nhấp chọn hồ sơ > chọn “Trình ký” để trình ký Sếp đơn vị; hoặc chọn “Ký và nộp hồ sơ” nếu ngƣời thực hiện giữ hoặc đƣợc ủy quyền giữ chữ ký số
• 19. đây là hƣớng dẫn thao tác cụ thể cho hồ sơ 101 và 103. Các thao tác trên cũng đƣợc thực hiện tƣơng tự đối với các hồ sơ khác trên phần mềm iBHXH, từ việc chọn hồ sơ thực hiện > nhập liệu biểu mẫu > kết xuất hồ sơ > xử lý giao dịch hồ sơ với cơ quan BHXH… Do đó, đối với những hồ sơ đƣợc hƣớng dẫn tiếp theo bên dƣới đây, chúng tôi chỉ minh họa bằng hình ảnh. Đề nghị Quý khách xem lại thật kỹ các hƣớng dẫn ở trên để tránh sai sót trong thực hiện.
• 20. BHYT học sinh sinh viên (104) Lƣu ý: Khi hoàn tất nạp dữ liệu mẫu vào D03-TS (HS) và D03-TS (ĐTK) thì chƣơng trình tự động đổ số liệu qua “Bảng thống kê”
• 21. ngừng đóng BHXH đối với đơn vị bị giải thể, phá sản, di chuyển khỏi địa bàn (106) 5. Hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT và BHTN cho ngƣời sử dụng lao động (107)
• 22. số BHXH do đơn vị cung cấp sai hoặc điều chỉnh số sổ tạm về số chính thức (108)
• 23. đóng vào quỹ hƣu trí và tử tuất (109); Đăng ký tham gia BHXH tự nguyện (201); Hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT tự nguyện (203) Ba thủ tục này đƣợc gộp chung trong “Thủ tục khác”. Thao tác tƣơng tự nhƣ trên
• 24. CẤP BHYT TRẺ EM DƢỚI 6 TUỔI - Mở menu “Đại lý” > “BHYT trẻ em” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện, nhấp chọn “Tạo mới” > “Đồng ý” (hình 01) - Nhấp chọn các biểu mẫu hồ sơ cần thực hiện. Các biểu mẫu sẽ hiển thị bên cạnh danh mục hồ sơ. Tuy nhiên đối với hồ sơ này thƣờng chỉ phát sinh trƣờng hợp tăng trẻ em cần cấp thẻ BHYT (hình 02) - Tiến hành nhập liệu trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn (theo một trong hai cách: hoặc trực tiếp trên giao diện chƣơng trình hoặc sử dụng chức năng “File mẫu” & “Nạp dữ liệu”) (hình 03) - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. (hình 04) - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc ký và gửi hồ sơ. (hình 01) (Hình 02)
• 25. nhập liệu trực tiếp trên giao diện chƣơng trình Hoặc sử dụng “File mẫu” & “Nạp dữ liệu”
• 26. CẤP BHYT TỰ NGUYỆN (202) - Mở menu “Đại lý” > “BHYT tự nguyện” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện, nhấp chọn “Tạo mới” > “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện. Ở đây, thƣờng phát sinh 02 loại hồ sơ là: tăng ngƣời tham gia BHYT tự nguyện và Gia hạn thẻ BHYT tự nguyện. - Tiến hành nhập liệu trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. (Lƣu ý: Nếu trƣờng hợp tăng BHYT theo hộ gia đình, có đƣợc miễn giảm thì chọn đúng cột Loại theo hƣớng dẫn trong mẫu A03-TS) - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc ký và gửi hồ sơ.
• 27. SỔ BHXH 1. Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (áp dụng cho mẫu sổ cũ) (301) - Chọn menu “Sổ BHXH” > chọn “Xác nhận quá trình đóng” > chọn “Tạo mới” > chọn “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện. Ở đây, đối với hồ sơ này thƣờng lập theo mẫu 01-DS/XNS,07/SBH,01- XN/THS hoặc C15-TS kèm theo D01-TS - Tiến hành nhập liệu hoặc lấy “File mẫu” trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc in ký và gửi hồ sơ email hoặc điện tử
• 28. quá trình đóng BHXH, BHTN (áp dụng cho mẫu sổ mới) (321) - Chọn menu “Sổ BHXH” > chọn “Thủ tục khác” > “Xác nhận quá trình đóng (mẫu mới)” > chọn “Tạo mới” > chọn “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện. Ở đây, đối với hồ sơ này thƣờng lập theo mẫu 01-DS/XNS,07/SBH,01- XN/THS hoặc C15-TS kèm theo D01-TS - Tiến hành nhập liệu hoặc lấy “File mẫu” trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc in ký và gửi hồ sơ email hoặc điện tử
• 29. thủ tục từ 302 – 308 thao tác tƣơng tự nhƣ 301 ở trên.  Các thủ tục khác (trong menu “Thủ tục khác”), bao gồm 309-333 thao tác tƣơng tự nhƣ 321 ở trên. XIV. HỒ SƠ THẺ BHYT 1. Đổi thẻ BHYT do thông tin ghi trên thẻ không đúng (401) - Mở menu “Thẻ BHYT” > “Đổi thẻ BHYT do TT ghi trên thẻ không đúng” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện, nhấp chọn “Tạo mới” > “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện. Ở đây, thƣờng chọn biểu mẫu hồ sơ là D01b-TS và D07-TS. - Tiến hành nhập liệu trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc ký và gửi hồ sơ.
• 30. hoặc đổi thẻ BHYT do mất, bị hƣ hỏng điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh (402) - Mở menu “Thẻ BHYT” > “Cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT, ĐC và thay đổi nơi KCB” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện, nhấp chọn “Tạo mới” > “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện. Ở đây, thƣờng chọn biểu mẫu hồ sơ là D01b-TS và 03B-DS/CLTH - Tiến hành nhập liệu trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc ký và gửi hồ sơ.
• 31.
• 32. BHYT do kỳ trƣớc thiếu thông tin (403) - Mở menu “Thẻ BHYT” > “Cấp thẻ do LĐ kỳ trƣớc thiếu TT” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện, nhấp chọn “Tạo mới” > “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện. Ở đây, thƣờng chọn biểu mẫu hồ sơ là D07-TS. - Tiến hành nhập liệu trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc ký và gửi hồ sơ. XV. HỒ SƠ CHẾ ĐỘ CHÍNH SÁCH 1. Hồ sơ trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức phục hồi sức khỏe (601) - Chọn menu “Chi các chế độ” > chọn “Hƣởng trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức phục hồi sức khỏe” > chọn “Tạo mới” > chọn “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện. Ở đây, đối với hồ sơ này thƣờng lập theo mẫu C70a-HD. - Tiến hành nhập liệu hoặc lấy “File mẫu” trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc in ký và gửi hồ sơ email hoặc điện tử
• 33. trợ cấp thai sản trƣờng hợp ngƣời lao động đã nghỉ việc (602) - Chọn menu “Chi các chế độ” > chọn “HS giải quyết CĐ thai sản” > chọn “Tạo mới” > chọn “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện. Ở đây, đối với hồ sơ này thƣờng lập theo mẫu 11B_HSB - Tiến hành nhập liệu hoặc lấy “File mẫu” trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc in ký và gửi hồ sơ email hoặc điện tử
• 34. giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (604) - Chọn menu “Chi các chế độ” > chọn “HS giải quyết CĐ tai nạn lao động” > chọn “Tạo mới” > chọn “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện. Ở đây, đối với hồ sơ này thƣờng lập theo mẫu 5A-HSBS - Tiến hành nhập liệu hoặc lấy “File mẫu” trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc in ký và gửi hồ sơ email hoặc điện tử
• 35. giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp tái phát hoặc tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp tồng hợp (605) - Chọn menu “Chi các chế độ” > chọn “HS giải quyết CĐ bệnh nghề nghiệp” > chọn “Tạo mới” > chọn “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện. Ở đây, đối với hồ sơ này thƣờng lập theo mẫu 5A-HSBS - Tiến hành nhập liệu hoặc lấy “File mẫu” trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc in ký và gửi hồ sơ email hoặc điện tử
• 36. giải quyết chế độ hƣu trí (606) - Chọn menu “Chi các chế độ” > chọn “HS giải quyết CĐ hƣu trí” > chọn “Tạo mới” > chọn “Đồng ý” - Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện. Ở đây, đối với hồ sơ này thƣờng lập theo mẫu 12-HSB hoặc 13-HSB - Tiến hành nhập liệu hoặc lấy “File mẫu” trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. - Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất. - Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện” - Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trƣớc khi thực hiện việc in ký và gửi hồ sơ email hoặc điện tử
• 37.
• 38. thủ tục chi các chế độ từ 607-608 thao tác tƣơng tự nhƣ các thủ tục trƣớc.  Trong menu “Thủ tục khác” bao gồm các thủ tục từ 609-624 thao tác tƣơng tự nhƣ trên. XVI. KẾT XUẤT BÁO CÁO HỒ SƠ BHXH Để kết xuất các hồ sơ BHXH đã thực hiện: - Mở menu “Kết xuất BC” > “Kết xuất báo cáo” > giao diện chọn loại hồ sơ cần kết xuất tự động hiện lên > chọn loại hồ sơ cần thực hiện > “Chấp nhận” (theo hình 01 bên dƣới) - Cửa sổ hƣớng dẫn thao tác hiện lên > chọn “Thoát” (theo hình 02 bên dƣới) - Chọn kỳ theo tháng hoặc quý cần kết xuất báo cáo > chọn “Thực hiện” (theo hình 03 bên dƣới)
• 39.
• 40. LỊCH SỬ GIAO DỊCH Để xem lịch sử giao dịch: - Chọn menu “Kết xuất BC” > “Lịch sử giao dịch” - Chọn thời gian cần tra cứu lại lịch sử giao dịch, loại kết quả giao dịch > chọn “Hiển thị kết quả” XVIII. XEM FILE *.XML
• 41. báo cáo, ngoài các định dạng file là *.pdf, *.xls thì chƣơng trình cũng tự động tạo ra file *.xml (phiếu giao nhận hồ sơ gửi điện tử cho Cơ quan BHXH). Để xem đƣợc file *.xml này: - Chọn menu “Kết xuất BC” > “Xem XML” - Nhấp chọn “…” để chọn đƣờng dẫn lƣu file *.xml > chọn “Xem”. - Trƣờng hợp muốn in file *.xml > chọn “In” > chọn “Page Setup” để chọn khổ giấy, chọn “Change Print Size” để cho vừa trang giấy XIX. KÝ & NỘP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Sau khi kết xuất hồ sơ > để ký và nộp hồ sơ thì chọn thực hiện theo 01 trong 02 trƣờng hợp dƣới đây: - Trƣờng hợp ngƣời thực hiện đƣợc ủy quyền sử dụng chữ ký số: Chọn hồ sơ cần ký > chọn chức năng “Ký và nộp hồ sơ” (Chức năng này cho phép ký trực tiếp trên chƣơng trình iBHXH và nộp hồ sơ đến Cơ quan BHXH) > cắm token chữ ký số vào máy > chọn chữ ký số > chọn “Ký” > nhập mã pin > “Xác nhận”. Sau khi hoàn tất ký số, chƣơng trình tự động gửi hồ sơ đến Cơ quan BHXH
• 42. ngƣời thực hiện không giữ chữ ký số: Thực hiện thao tác trình ký  Ở đây có thể chọn trình ký theo cách thông thƣờng (Gửi email cho ngƣời ký) hoặc chọn trình ký qua Cloud24 (trình ký qua đám mây)  Sau khi ngƣời thực hiện đã trình ký > ngƣời giữ chữ ký số mở chƣơng trình KySo™ > chọn “iBHXH” > chọn “Mở file dữ liệu BHXH (*.ibh)”. > chọn “Chọn file dữ liệu dƣới máy” (đã tải file cần ký về máy sau khi đƣợc trình ký qua email); hoặc chọn “Chọn file đƣợc trình ký qua Cloud24” (đƣợc trình ký qua đám mây) > giao diện hiện danh sách các hồ sơ cần ký > cắm token chữ ký số vào máy > chọn hồ sơ > chọn “Ký” > chọn chữ ký số > nhập mã pin >” Xác nhận”. Sau khi hoàn tất ký số, chƣơng trình tự động gửi hồ sơ đến Cơ quan BHXH
• 43.