Công văn đi đăng ký mẫu dấu mẫu chữ ký

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng/ online là một đổi mới hết sức tiến bộ, không những góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới. Nếu còn vấn đề thắc mắc hoặc chưa rõ bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua tổng đài tư vấn luật doanh nghiệp của HOTLINE … của Khắc Dấu Hoàng Long để được tư vấn trực tiếp. Các doanh nghiệp được thành lập với bất kỳ hình thức, quy mô nào cũng sẽ ứng dụng các mẫu dấu doanh nghiệp vào trong hoạt động của công ty. Điều này giúp doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch, xác thực văn bản và chứng minh tính hợp pháp của các loại tài liệu, giấy tờ. Chính vì thế, việc xác thực mẫu dấu doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Vậy thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp là gì? Thủ tục thông báo mẫu dấu theo quy định mới nhất hiện nay như nào thế? Sau đây, EFY-CA sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản và chính xác nhất.

1. Đăng ký mẫu dấu là gì?

Con dấu doanh nghiệp là phương tiện được doanh nghiệp sử dụng trong các loại giấy tờ, tài liệu, văn bản của công ty. Theo pháp luật quy định hiện nay, nhiều loại hợp đồng, giao dịch của công ty phải có đóng dấu nếu không sẽ không có hiệu lực. Chính vì vậy, có thể nói, mẫu dấu doanh nghiệp mang đến ý nghĩa pháp lý và làm chứng cho giá trị pháp lý của giấy tờ, tài liệu được đóng dấu lên.

Thế nào là đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp?

Đăng ký mẫu dấu là thủ tục doanh nghiệp phải thực hiện thông báo mẫu dấu mà doanh nghiệp sử dụng sau khi thành lập mới hoặc có sự điều chỉnh thông tin trên mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ. Chỉ khi được đăng ký mẫu con dấu, mẫu dấu của doanh nghiệp mới được coi là hợp pháp.

Để được cấp con dấu, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện sau đây:

• Trường hợp 1: Doanh nghiệp đã hoàn thành đầy đủ thủ tục thành lập công ty.
• Trường hợp 2: Doanh nghiệp sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

2. Điều kiện để sử dụng con dấu

Doanh nghiệp cần tuân thủ và thực hiện các quy định pháp luật nêu ra khi muốn đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp. Dưới đây là nội dung các quy định được nêu tại Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Quy định về điều kiện sử dụng con dấu theo pháp luật hiện nay

Theo đó, hình thức, nội dung, số lượng của con dấu có thể do các doanh nghiệp tự quyết định. Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều con dấu với hình thức nội dung khác nhau.

Tại Điều 43 của Luật doanh nghiệp 2020 quy định: Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:

• Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
• Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu

Các cơ quan tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải nằm trong các trường hợp được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi là các cơ quan có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

3. Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty trực tiếp

Làm sao để đăng ký mẫu dấu công ty trực tiếp?

Những công ty, doanh nghiệp muốn đăng ký mẫu dấu công ty cần tuân thủ những quy định của pháp luật, cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp

Mẫu hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp
• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp
• Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu dấu mới).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp

• Doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Hồ sơ sẽ được Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận nếu đạt đủ điều kiện.

Bước 3: Nhận kết quả

• Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thông báo việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu trước đó của doanh nghiệp sẽ hết hiệu lực nếu doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới.

4. Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử

Về thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử, các công ty, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn theo quy định mới nhất của pháp luật. Cụ thể như nội dung dưới đây:

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp

• Tạo tài khoản trên cổng thông tin để đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
• Truy cập vào cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu

Hồ sơ thông báo mẫu dấu được thực hiện theo các bước, thứ tự như sau:

• Chọn phương thức nộp hồ sơ
• Chọn lại hình đăng ký trực tuyến
• Tìm kiếm doanh nghiệp/ĐVTT để tiến hành đăng ký thay đổi
• Chọn loại đăng ký thay đổi: Thông báo mẫu dấu
• Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử
• Xác nhận thông tin đăng ký

Bước 3: Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu

• Nhập thông tin mẫu dấu: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu, Ghi chú (nếu có)
• Điền thông tin về Người ký. Để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người ký phải sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Nhập thông tin Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại phần “Chức danh”
• Nhập thông tin Người liên hệ để nhận thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ.

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử vô cùng nhanh gọn và dễ thao tác

Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ

• Sau khi điền đầy đủ thông tin người đăng ký nhấn nút “Chuẩn bị”.
• Nhập̣ mã xác nhậṇ hiển thi ̣trên màn hình.
• Bên dưới đoạn mã xác nhận sẽ hiển thị tên phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ.
• Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin.Người đăng ký cần bổ sung thông tin đầy đủ theo đúng và đủ các tiêu chí đã hướng dẫn ở phần trên.

Bước 6: Ký số, xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

• Người ký số được chỉ định tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
• Người chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ nhấn nút “Ký số” để tiến hành ký số.
• Cắm USN token vào ổ cắm USB của máy tính;
• Chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
• Nhấn nút [Xác nhận];
• Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng. Người đăng ký chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ;
• Nhấn nút [Ký số];
• Nhập mã PIN;
• Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút [Đóng].

Bước 7: Nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

• Nếu được tiếp nhận thành công, hồ sơ người nộp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi”
• Khi hồ sơ đã được nộp thành công, hệ thống hiển thị hai bản in trên tài khoản.

Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ

• Hồ sơ có thể được tại bất kỳ thời điểm nào. Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn có thể tiến hành sửa chữa bổ sung.
• Hồ sơ được ký sẽ được tự động tiếp nhận vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Bước 9: Nhận kết quả

• Hồ sơ được coi là hợp sẽ được thông báo qua email tại địa chỉ email đã đăng ký trụ sở của doanh nghiệp khi hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ.

Với những thông tin do EFY-CA chia sẻ trên đây, hy vọng các doanh nghiệp đã hiểu hơn về đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp, cũng như là những thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp mới nhất. Các doanh nghiệp cần đảm bảo mẫu dấu của công ty tuân thủ đúng quy định mà pháp luật cho phép.