Bằng chứng khách quan là gì trong iso năm 2024

5.1. Giới thiệu chung Tiêu chuẩn ISO 9000 đòi hỏi tổ chức phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dưới dạng văn bản và thực hiện theo hệ thống văn bản đó. Hệ thống văn bản thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp: • Đạt được sự phù hợp với yêu cầu của khách hàng và cải tiến chất lượng. • Cung cấp tài liệu phục vụ cho việc đào tạo thích hợp. • Lặp lại quá trình và xác định nguồn gốc của sự không phù hợp. • Đánh giá tính hiệu lực và sự luôn thích hợp của hệ thống quản lý chất lượng. Hệ thống văn bản là bằng chứng khách quan chứng minh: • Quá trình đã được xác định. • Các thủ tục đã được phê duyệt. • Các thủ tục đã được kiểm soát. • Các hoạt động đã được thực hiện. Hệ thống văn bản hỗ trợ cho cải tiến chất lượng được thể hiện ở những điểm sau: • Giúp người quản lý hiểu được những gì đang xảy ra và chất lượng của chúng. • Duy trì những cải tiến nhận thức được nhờ các thủ tục đã qui chuẩn. 5.2. Cấu trúc của hệ thống tài liệu chất lượng

1. Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượn. Chính sách chất lượng: Ý đồ và định hướng chung về chất lượng của một tổ chức và được lãnh đạo cao nhất công bố. Mục tiêu chất lượng: Những mục tiêu được tổ chức đề ra trong thời gian ngắn (6 tháng hay 1 năm) và định lượng được.
2. Sổ tay chất lượng. Đây là tài liệu cung cấp những thông tin nhất quán, cả cho nội bộ và bên ngoài, về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Mục đích: • Truyền đạt chính sách, các qui trình và các yêu cầu chất lượng của tổ chức. • Mô tả và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng. • Giới thiệu cơ cấu tổ chức. • Cải tiến việc kiểm soát các thực hành và hỗ trợ các hoạt động đảm bảo chất lượng. • Cung cấp cơ sở văn bản cho việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng. • Duy trì sự liên tục của hệ thống trong tình huống thay đổi. • Đào tạo nhân viên về các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng và cách thức tuân thủ. • Trình bày hệ thống quản lý chất lượng cho mục đích đối ngoại, chứng nhận, hợp đồng. Tiến hành soạn thảo sổ tay chất lượng: • Xác lập và liệt kê các chính sách, mục tiêu, thủ tục, văn bản chất lượng mà doanh nghiệp hiện có. • Quyết định các yếu tố nào của hệ thống quản lý chất lượng áp dụng theo tiêu chuẩn đã chọn. • Quyết định hình thức và cấu trúc của sổ tay chất lượng. • Phân loại các tài liệu hiện có cho phù hợp với hình thức và cấu trúc của sổ tay chất lượng.
3. Các thủ tục (qui trình) dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Khái niệm. Qui trình là tài liệu mô tả các hoạt động của các đơn vị chức năng cần thiết cho việc tiến hành các yếu tố của hệ thống. Qui trình qui định các phương pháp hay phương cách cần được thực hiện để đạt một mục đích. Trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, việc xây dựng các qui trình là điều rất quan trọng, nó cho phép: • CBNV có thể thực hiện các nhiệm vụ được xác định, trong những điều kiện đã biết nhằm tránh các sai lầm về kỹ thuật cũng như pháp lý, đồng thời thực hiện công việc một cách có bài bản và có chất lượng. • Có thể dự kiến được mức độ kiểm tra cần thiết tuỳ theo sự quan trọng của công việc (việc kiểm tra có thể do thành viên trong đơn vị hay do một tổ chức bên ngoài thực hiện). • Sẵn sàng trong việc trình bày với khách hàng việc tổ chức chặt chẽ nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ của đơn vị. Phân loại: Qui trình có thể được chia thành 2 dạng: • Qui trình hệ thống quản lý chất lượng: là những qui trình cần soạn thảo dưới dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn và theo thực tiễn hoạt động của tổ chức. Qui trình hệ thống quản lý chất lượng phải được sử dụng để mô tả quá trình hay hoạt động tác động trên hiệu quả và hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng. Các qui trình hệ thống có thể được dùng mô tả cách vận hành hệ thống quản lý chất lượng. Phạm vi và chi tiết của các qui trình hệ thống phải tùy thuộc vào loại và mức độ phức tạp của công việc, các phương pháp được dùng, sự tinh xảo và việc đào tạo cho nhân viên thực hiện công việc. Các qui trình hệ thống quản lý chất lượng như: - Kiểm soát tài liệu. - Kiểm soát sản phẩm không phù hợp. - Xem xét của lãnh đạo. - Đánh giá chất lượng nội bộ. - Kiểm soát sự không phù hợp. - Hành động khắc phục và phòng ngừa... • Qui trình kỹ thuật: là phương pháp được xác định một cách chi tiết các điều kiện và phương thức để hoàn tất một công việc đã được lập thành văn bản. - Cách thức trình bày qui trình kỹ thuật: + Cách mô tả phải rõ ràng, chính xác. + Công thức trình bày rõ, không nên dùng cách hành văn “nếu” hay “sẽ”. + Nếu được, nên vẽ các lưu đồ tóm tắt các bước chính trong qui trình. - Các yếu tố cơ bản của qui trình: + Cái gì (What): chúng ta muốn làm gì? Vấn đề gì cần phải quan tâm? + Tại sao (Why): tại sao chúng ta phải làm việc đó? + Ai (Who): ai làm gì trong qui trình này? Ai liên quan? + Ở đâu (Where): Tại nơi nào, trên máy nào, tại bộ phận nào/phòng nào mà quy trình sẽ được thực hiện. + Khi nào (When): Khi nào thì quá trình được thực hiện? + Như thế nào (How): Chúng ta cần phải thực hiện như thế nào để đạt được kết quả tốt nhất?
4. Các tài liệu cần có của tổ chức. Phần này bao gồm các hướng dẫn công việc, các văn bản liên quan đến việc sản xuất, vận hành lắp đặt máy móc, việc đào tạo nhân viên... để đảm bảo việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức.
5. Các hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn.

   Đây là tài liệu cung cấp những bằng chứng khách quan về các hoạt động đã được thực hiện hay kết quả đạt được.

   5.3. Quá trình lập văn bản của hệ thống quản lý chất lượng Việc lập văn bản của hệ thống quản lý chất lượng có thể được tiến hành qua các bước sau: Bước 1: • Chỉ định người chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng hệ thống tài liệu. • Nghiên cứu và diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Bước 2: Xác định và phân tích khái quát các giai đoạn hoạt động hay quá trình kinh doanh cần có để đảm bảo công việc được trôi chảy và có hiệu quả từ lúc nhận hợp đồng đến lúc giao sản phẩm cho khách hàng. • Xem xét khái quát từng quá trình dựa trên những yêu cầu của ISO 9001:2000 để qua đó quyết định yêu cầu nào của tiêu chuẩn là có thể áp dụng, đồng thời nhận biết những quá trình mới nào cần phải tiến hành để thỏa mãn mọi yêu cầu cần thiết của tiêu chuẩn. Bước 3: Phân tích chi tiết từng quá trình để đánh giá trình độ hiện tại của quá trình, xác định những điểm cần phải thay đổi cho phù hợp với tiêu chuẩn. Nội dung công việc cần làm trong bước này là: • Xem xét cách thức tiến hành hiện hành của quá trình: mục đích, phạm vi và trách nhiệm các công việc cấu tạo nên quá trình, trình tự và các kết quả đầu ra của chúng. • So sánh với các yêu cầu của tiêu chuẩn để tìm ra các lỗ hổng, trên cơ sở đó lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức. Bước 4: Viết hệ thống tài liệu bao gồm cả việc xem xét, thử nghiệm, phê duyệt và ban hành. Tổ chức cần lập danh mục các tài liệu cần viết, phân công người viết và lập tiến độ cụ thể. � � �