Baảng mã tiếng việt tiêu chuẩn cho văn bản
|
Quá trình chúng ta soạn thảo văn bản với phần mềm Microsoft Office Word trong học tập và công việc, chúng ta không ít lần gặp phải trường hợp lỗi font chữ hay muốn chuyển đổi font chữ mà chúng ta hay sử dụng sang font chữ được yêu cầu phù hợp với văn bản. Để chuyển đổi font chữ đúng như mong muốn, có thể sử dụng trực tiếp công cụ được tích hợp sẵn trong bộ gõ tiếng Việt Unikey rất nhanh và rất dễ làm. Ở bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu cách chuyển đổi font chữ với bộ gõ tiếng Việt Unikey. Show Bước 1: Mở tập tin chứa nội dụng văn bản gốc nhằm xác định văn bản được gõ bằng loại font chữ gì, bạn chỉ cần để trỏ chuột vào nội dung và nhìn lên ô font chữ trên thanh Formatting mục Home. Việc này rất quan trọng, vì nếu xác định không đúng font chữ thì sau khi chuyển mã văn bản sẽ bị lỗi font chữ nhiều hơn. Như ví dụ hình dưới, chú ý khung viền đỏ, văn bản gốc đang sử dụng font chữ .VnTime tương ứng với bãng mã TCVN3 (ABC). Chúng ta cần lưu ý các tiêu chuẩn tương ứng giữa bảng mã và font chữ. Ở đây chỉ liệt kê 03 bảng mã thường sử dụng tương ứng với các font chữ phổ biến hiện nay được sử dụng trong chương trình soạn thảo văn bản: - Bảng mã TCVN3 thì áp dụng cho các font chữ có tên bắt đầu .Vn (ví dụ: .VnTime, .Vn Arial, … ) - Bảng mã VNI Windows thì áp dụng cho các font chữ có tên bắt đầu VNI (ví dụ: VNI-Times, VNI-Thufap …) - Bảng mã Unicode (UTF-8), kiểu gõ Telex thì áp dụng cho những font dạng như Times New Roman, Arial, Tahoma,… những font thường có sẵn khi cài hệ điều hành Windows. Bước 2: Sau khi xác định được bảng mã với font chữ trong văn bản đang cần chuyển đổi; ta xác định muốn chuyển đổi toàn văn bản hay chuyển đổi 01 đoạn trong văn bản bằng cách: dùng chuột quét phần văn bản cần chuyển đổi, nếu muốn chuyển đổi toàn văn bản thì ta bấm tổ hợp phím Ctrl + A (quét toàn văn bản). Sau khi quét phần văn bản cần chuyển đổi thì nhấp chuột phải vào phần văn bản được quét chọn Copy (sao chép với tổ hợp phím Ctrl+C) hoặc chọn Cut (cắt với tổ hợp phím Ctrl+X). Thao tác như hình dưới. Bước 3: Mở phần đổi mã của Unikey bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng Unikey ở góc phải bên dưới màn hình, chọn Công cụ… hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F6. Thao tác như hình dưới: Bước 4: Sau khi thực hiện bước 3 ta được hình dưới: Hộp thoại Unikey Toolkit xuất hiện: 1. Chọn Bảng mã Nguồn: Lựa chọn bảng mã tương ứng với font chữ văn bản gốc đã xác định ở Bước 1 (ví dụ trong bài viết này chọn bảng mã nguồn: TCVN3 (ABC) tương ứng với font chữ .Vn Time). 2. Chọn Bảng mã Đích: Lựa chọn bảng mã tương ứng với font chữ ta muốn chuyển đổi văn bản (bài viết này chọn bảng mã đích Unicode tương ứng với font chữ Times New Roman). 3. Một số Lựa chọn hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi tương ứng với nhu cầu. 4. Sau khi đã lựa chọn xong thì nhấn Chuyển mã. Bước 5: Khi xuất hiện hộp thoại thông báo như hình dưới nghĩa là bạn đã chuyển mã thành công. Còn nếu các bạn chưa thực hiện lệnh Copy hoặc Cắt đối với văn bản gốc, thì sẽ xuất hiện hộp thoại báo lỗi như hình dưới, lúc này phải thao tác lại Bước 2: Bước 6: Sau khi chuyển đổi thành công font chữ, bước cuối cùng mở một tập tin Word mới, sau đó nhấp chuột phải chọn lệnh Paste (dán) hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+V để nội dung văn bản đã chuyển đổi xuất hiện. Nội dung văn bản sau khi chuyển mã hiển thị như sau: Vậy là chúng ta có một đoạn văn bản đã được chuyển đổi font theo đúng yêu cầu, mục đích và thuận lợi cho việc tiếp tục soạn thảo, chỉnh sửa văn bản mà không phải lo lắng mắc lỗi font chữ nữa. Soạn thảo văn bản là công việc quen thuộc của không ít dân văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày văn bản đúng chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP. 1. Chỉ trình bày trên khổ giấy A4Cách trình bày văn bản chuẩn Nghị địnhh 30 (Ảnh minh họa) Thay vì được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 như trước, thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Ngoài ra, cách căn lề được quy định như sau: - Lề trên: cách mép trên từ 2 - 2,5 cm; - Lề dưới: cách mép dưới từ 2 - 2,5 cm; - Lề trái: cách mép trái từ 3 - 3,5 cm; - Lề phải: cách mép phải từ 1,5 - 2 cm. 2. Chọn phông chữ và cỡ chữ sao cho đúng?Dù nội dung khác nhau nhưng bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn thảo bằng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản. Ví dụ: - Phần Quốc hiệu và tiêu ngữ gồm 2 dòng chữ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. Theo đó, Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13. Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14. 3. Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bảnThực tế có rất nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức ban hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm chắc cách ghi tên cơ quan ban hành, đặc biệt là những người mới vào nghề. Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản, hãy luôn nhớ rằng: - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). - Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 - 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 - 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. 4. Số, ký hiệu văn bản viết thế nào?* Số của văn bản Khi đọc các thông báo, quyết định của Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân chắc hẳn ai cũng sẽ có lúc tự hỏi tại sao văn bản lại có số này mà không phải là số kia. Ý nghĩa của số văn bản như sau: Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. * Ký hiệu của văn bản Tương tự như các thành phần khác, ký hiệu văn bản cũng phải tuân theo tiêu chuẩn chung, không phụ thuộc vào ý muốn của người soạn thảo. Theo đó, ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với Công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ. Ví dụ: Nghị định do Chính phủ ban hành: Số:…/NĐ-CP Quyết định do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Số:…/QĐ-TTg Công văn của Bộ Tài chính do Vụ Chính sách thuế soạn thảo: Số:…/BTC-CST … 5. Quy ước viết tắt tên loại văn bản Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Theo đó tất cả các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại trừ công văn. Văn bản hành chính gồm có tất cả 32 thể loại, trong đó điển hình có một số loại thường gặp như: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường… Khi trình bày văn bản hành chính, người soạn thảo cần phải “nằm lòng” quy ước viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục I được ban hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ, cụ thể: STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt 1. Nghị quyết (cá biệt) NQ 2. Quyết định (cá biệt) QĐ 3. Chỉ thi CT 4. Quy chế QC 5. Quy định QyĐ 6. Thông cáo TC 7. Thông báo TB 8. Hướng dẫn HD 9. Chương trình CTr 10. Kế hoạch KH 11. Phương án PA 12. Đề án ĐA 13. Dự án DA 14. Báo cáo BC 15. Biên bản BB 16. Tờ trình TTr 17. Hợp đồng HĐ 18. Công điện CĐ 19. Bản ghi nhớ BGN 20. Bản thỏa thuận BTT 21. Giấy ủy quyền GUQ 22. Giấy mời GM 23. Giấy giới thiệu GGT 24. Giấy nghỉ phép GNP 25. Phiếu gửi PG 26. Phiếu chuyển PC 27. Phiếu báo PB Bản sao văn bản 1. Bản sao y SY 2. Bản trích sao TrS 3. Bản sao lục SL 6. Ký tên, đóng dấu thế nào cho chuẩn?* Cách ký tên Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. - Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. - Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Lưu ý: - Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. - Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. * Cách đóng dấu - Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký. - Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. - Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Xem thêm: Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai 7. Sơ đồ cách trình bày văn bản dễ hiểu nhất Để có thể dễ dàng trình bày một văn bản bất kỳ nói chung hoặc văn bản hành chính nói riêng, bạn đọc tham khảo sơ đồ cách trình bày văn bản dưới đây: Trong đó: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu và Tiêu ngữ 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành 13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. 14 : Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử Với 8 quy tắc trên đây, LuatVietnam mong muốn giúp Quý khách có thể soạn thảo văn bản một cách chuyên nghiệp không chỉ chuẩn mà còn đẹp đồng thời Quý khách có thể cập nhật các tin tức liên quan tại đây. |
