Quy định thể thức văn bản mới nhất năm 2024
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính nào?Theo về công tác văn thư quy định như sau: "Điều 8. Thể thức văn bản 1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. 2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ. b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. c) Số, ký hiệu của văn bản. d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản. đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. e) Nội dung văn bản. g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. i) Nơi nhận. 3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác a) Phụ lục. b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành. d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. 4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này." Hướng dẫn chi tiết cách trình bày thể thức văn bản hành chính theo quy định mới nhất? Có các loại văn bản hành chính nào? (Hình từ internet) Hướng dẫn chi tiết cách trình bày thể thức văn bản hành chính theo quy định mới nhất?Theo về công tác văn thư quy định như sau: "Điều 9. Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này." Xem chi tiết hướng dẫn: Tại đây Lê Nguyễn Cẩm Nhung - Đây là nội dung tóm tắt, thông báo văn bản mới dành cho khách hàng của Law Net Nếu quý khách còn vướng mắc vui lòng gửi về Email:[email protected] - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo; - Bài viết có thể được sưu tầm từ nhiều nguồn khác nhau; - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc; - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected]; 1. Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). 2. Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp. Điều 3. Giải thích từ ngữ Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. 2. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. 3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. 4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. 5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. 6. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến. 7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức. 8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. 9. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. 10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. 11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. 12. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. 13. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức. 14. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 15. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 16. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống). 17. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư 1. Nguyên tắc Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. 2. Yêu cầu
đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử 1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. 2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật. Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư. 2. Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan. 3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ
đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định. Chương II SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục 1 THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 7. Các loại văn bản hành chính Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Điều 8. Thể thức văn bản 1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. 2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác
4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Điều 9. Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này. Mục 2 SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 10. Soạn thảo văn bản 1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. 2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. 3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. 4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao. Điều 11. Duyệt bản thảo văn bản 1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. 2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định. Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. 2. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Điều 13. Ký ban hành văn bản 1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. 2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. 3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền. 4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. 5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. 6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. 7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN Mục 1 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đi 1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản. 2. Đăng ký văn bản đi. 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử). 4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 5. Lưu văn bản đi. Điều 15. Cấp số, thời gian ban hành văn bản 1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng. 3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. Điều 16. Đăng ký văn bản đi 1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. 2. Đăng ký văn bản Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Điều 17. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn 1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy
2. Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Điều 18. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. 2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận. 3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 4. Thu hồi văn bản
5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản. 6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định này. Điều 19. Lưu văn bản đi 1. Lưu văn bản giấy
2. Lưu văn bản điện tử
Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 20. Trình tự quản lý văn bản đến 1. Tiếp nhận văn bản đến. 2. Đăng ký văn bản đến. 3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 21. Tiếp nhận văn bản đến 1. Đối với văn bản giấy
2. Đối với văn bản điện tử
Điều 22. Đăng ký văn bản đến 1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. 2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. 3. Đăng ký văn bản Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
4. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Điều 23. Trình, chuyển giao văn bản đến 1. Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản. 2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết. 3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định này. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản. 4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống. Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết. Điều 24. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay. Mục 3 SAO VĂN BẢN Điều 25. Các hình thức bản sao 1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
2. Sao lục
3. Trích sao
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Điều 26. Giá trị pháp lý của bản sao Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính. Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản. 2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Chương IV LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 28. Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định này. Điều 29. Lập hồ sơ 1. Yêu cầu
2. Mở hồ sơ
3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. 4. Kết thúc hồ sơ
Điều 30. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định. 2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
3. Thủ tục nộp lưu
Điều 31. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính
3. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
đ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức. Chương V QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định. 2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật. Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật 1. Sử dụng con dấu
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. 2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Chương VI QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 34. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư 1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư. 2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư. 3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư. 4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư. 5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư. 6. Hợp tác quốc tế trong công tác văn thư. 7. Sơ kết, tổng kết công tác văn thư. Điều 35. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư 1. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư. 2. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm:
đ) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.
Điều 36. Kinh phí cho công tác văn thư 1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành. 2. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc
Chương VII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 37. Hiệu lực thi hành Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư hết hiệu lực từ ngày Nghị định này có hiệu lực pháp luật. Điều 38. Trách nhiệm thi hành 1. Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm triển khai thực hiện và kiểm tra việc thi hành Nghị định này. 2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, người đứng đầu các doanh nghiệp nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./. Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các UB của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia; - Ngân hàng Chính sách xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Các tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước; - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: VT, HC (2). TM. CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Nguyễn Xuân Phúc Phụ lục I THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN (Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) _________________ Phần I THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm). 2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. 3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15-20 mm. 4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. 5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức. 6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này. 7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất. II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH 1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
3. Số, ký hiệu của văn bản
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản
Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó. Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản. 6. Nội dung văn bản
Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành). Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm. Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định. Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký. Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
đ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này. Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký. 8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
9. Nơi nhận
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc. Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:). Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.). III. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC 1. Phụ lục
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể: Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin. Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này.
Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn. Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. 3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành Được trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. 4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Các thành phần này được trình bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. IV. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu và Tiêu ngữ 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành 13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. 14 : Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử 2. Sơ đồ
STT Thành phần thể thức và chi tiết trình bày Loại chữ Cỡ chữ1 Kiểu chữ Ví dụ minh hoạ Phông chữ Times New Roman Cỡ chữ 1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ - Quốc hiệu In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 - Tiêu ngữ In thường 13-14 Đứng, đậm Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 13 - Dòng kẻ bên dưới ________________________ 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp In hoa 12-13 Đứng BỘ NỘI VỤ 12 - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 12 - Dòng kẻ bên dưới _______________ 3 Số, ký hiệu của văn bản In thường 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX 13 4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản In thường 13-14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019 13 5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản a Đối với văn bản có tên loại - Tên loại văn bản In hoa 13 - 14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14 - Trích yếu nội dung In thường 13-14 Đứng, đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14 - Dòng kẻ bên dưới __________________ b Đối với công văn Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2019 12 6 Nội dung văn bản In thường 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo ... 14 a Gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm - Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương In thường 13-14 Đứng, đậm Phần I Chương I 14 - Tiêu đề của phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14 - Từ “Mục” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Mục 1 14 - Tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VĂN BẢN 14 - Từ “Tiểu mục” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Tiểu mục 1 14 - Tiêu đề của tiểu mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 14 - Điều In thường 13 - 14 Đứng, đậm Điều 1. Bản sao văn bản 14 - Khoản In thường 13-14 Đứng 1. Các hình thức ... 14 - Điểm In thường 13-14 Đứng
14 b Gồm phần, mục, khoản, điểm - Từ “Phần” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Phần 1 14 - Tiêu đề của phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ... 14 - Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm
14 - Khoản: Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14 Trường hợp không có tiêu đề In thường 13-14 Đứng 1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày... 14 - Điểm In thường 13-14 Đứng
14 7 Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền - Quyền hạn của người ký In hoa 13 - 14 Đứng, đậm TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. BỘ TRƯỞNG 14 - Chức vụ của người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 14 - Họ tên của người ký In thường 13 - 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14 8 Nơi nhận a Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản In thường 13 -14 Đứng 14 - Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Nội vụ 14 - Gửi nhiều nơi Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Bộ Tài chính. 14 b Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản - Từ “Nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12 - Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản In thường 11 Đứng - Các bộ, cơ quan ngang bộ,...; - Lưu: VT, TCCB. - Như trên; - Lưu: VT, NVĐP. 11 9 Phụ lục văn bản - Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14 - Tiêu đề của phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 10 Dấu chỉ mức độ khẩn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm HỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN 13 11 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành In thường 11 Đứng PL.(300) 11 12 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax In thường 11 - 12 Đứng Số:............................................................................................. ĐT:.................................... Fax:................................................. E-Mail:................................ Website:............................ 11 13 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành In hoa 13-14 Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ 13 14 Số trang In thường 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 ---- 1 Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13. Phần II THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN
1. Hình thức sao “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”. 2. Tiêu chuẩn của văn bản số hóa
3. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử
II. BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG GIẤY 1. Thể thức bản sao sang định dạng giấy
đ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy
3. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy
Ô số : Thành phần thể thức bản sao 1 : Hình thức sao: “SAO Y”, “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO” 2 : Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản 3 : Số, ký hiệu bản sao 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm sao 5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 6 : Dấu của cơ quan, tổ chức 7 : Nơi nhận
Phụ lục II VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) _________________
Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. II. VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI 1. Tên người Việt Nam
2. Tên người nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt
III. VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ 1. Tên địa lý Việt Nam
Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng. Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long,... đ) Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được Cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương hướng khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng, miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì viết hoa các chữ cái đầu mỗi âm tiết. Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ,... 2. Tên địa lý nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt
IV. VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1. Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam
2. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài
1. Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước. 2. Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành phần tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng. Ví dụ: Huân chương Sao vàng, Nghệ sĩ Nhân dân, Anh hùng Lao động,... 3. Tên chức vụ, học vị, danh hiệu: Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể. Ví dụ: Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Giáo sư Tôn Thất Tùng,... 4. Danh từ chung đã riêng hóa Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng. Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),... 5. Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm. Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9, ngày Tổng tuyển cử đầu tiên, ngày Quốc tế Lao động 1-5, ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10,... 6. Tên các loại văn bản: Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể. Ví dụ: Bộ luật Hình sự, Luật Tổ chức Quốc hội,... 7. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Ví dụ: - Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự. - Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14. 8. Tên các năm âm lịch, ngày tết, ngày và tháng trong năm
9. Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó. Ví dụ: Triều Lý, Triều Trần, Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh, Cách mạng tháng Tám,... 10. Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo. Ví dụ: từ điển Bách khoa toàn thư, tạp chí Cộng sản,... Phụ lục III BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN (kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) ___________________
STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt 1. Nghị quyết (cá biệt) NQ 2. Quyết định (cá biệt) QĐ 3. Chỉ thi CT 4. Quy chế QC 5. Quy định QyĐ 6. Thông cáo TC 7. Thông báo TB 8. Hướng dẫn HD 9. Chương trình CTr 10. Kế hoạch KH 11. Phương án PA 12. Đề án ĐA 13. Dự án DA 14. Báo cáo BC 15. Biên bản BB 16. Tờ trình TTr 17. Hợp đồng HĐ 18. Công điện CĐ 19. Bản ghi nhớ BGN 20. Bản thỏa thuận BTT 21. Giấy ủy quyền GUQ 22. Giấy mời GM 23. Giấy giới thiệu GGT 24. Giấy nghỉ phép GNP 25. Phiếu gửi PG 26. Phiếu chuyển PC 27. Phiếu báo PB Bản sao văn bản 1. Bản sao y SY 2. Bản trích sao TrS 3. Bản sao lục SL II. MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH, PHỤ LỤC VÀ BẢN SAO VĂN BẢN 1. Mẫu trình bày văn bản hành chính Mẫu 1.1 Nghị quyết (cá biệt) Mẫu 1.2 Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp Mẫu 1.3 Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp Mẫu 1.4 Văn bản có tên loại Mẫu 1.5 Công văn Mẫu 1.6 Công điện Mẫu 1.7 Giấy mời Mẫu 1.8 Giấy giới thiệu Mẫu 1.9 Biên bản Mẫu 1.10 Giấy nghỉ phép 2. Mẫu trình bày phụ lục văn bản Mẫu 2.1 Phụ lục văn bản hành chính giấy Mẫu 2.2 Phụ lục văn bản hành chính điện tử 3. Mẫu trình bày bản sao văn bản Mẫu 3.1 Bản sao sang định dạng giấy Mẫu 3.2 Bản sao sang định dạng điện tử Mẫu 1.1 – Nghị quyết (cá biệt) _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ______________ Số: …/NQ-...3… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…, ngày ... tháng ... năm … NGHỊ QUYẾT ……………5…………… ____________ THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ........................................................................................................................... Căn cứ........................................................................................................................... …………………………………………………………………………………………………. QUYẾT NGHỊ: ………………………………………………6…………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………./. Nơi nhận: - Như Điều.... ; - Lưu: VT ...7...8… QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành Nghị quyết 3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết. 4 Địa danh 5 Trích yếu nội dung Nghị quyết. 6 Nội dung Nghị quyết. 7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần) 8 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) Mẫu 1.2 – Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 __________ Số: …/QĐ-...3… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________ …4…, ngày ... tháng ... năm … QUYẾT ĐỊNH Về việc ………. 5………………. ____________ THẨM QUYỀN BAN HÀNH6 Căn cứ....................................................... 7........................ Căn cứ........................................................................................................................... ; Theo đề nghị của............................................................................................................ QUYẾT ĐỊNH: Điều 1.................................................... 8...................................................................... Điều.............................................................................................................................. ..................................................................................................................................... /. Nơi nhận: - Như Điều.... ; - Lưu: VT ...9...10… QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên _________________________________________________________________________________ 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định. 3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định. 4 Địa danh 5 Trích yếu nội dung quyết định. 6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó. 7 Các căn cứ để ban hành quyết định. 8 Nội dung quyết định. 9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). 10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). Mẫu 1.3 – Quyết định (quy định gián tiếp) (*) ____________________________________________________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ___________ Số: …/QĐ-...3… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________ …4…, ngày ... tháng ... năm … QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) ……….5………………. ___________ THẨM QUYỀN BAN HÀNH6 Căn cứ................................................... 7.................................................................... ; Căn cứ.......................................................................................................................... ; Theo đề nghị của.......................................................................................................... QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này …………………..5....................... ……………………………………………………………………………………………. Điều............................................................................................................................ ................................................................................................................................... /. Nơi nhận: - Như Điều.... ; - ..............; - Lưu: VT, ...8...9… QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: (*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định. 3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định. 4 Địa danh 5 Trích yếu nội dung quyết định. 6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó. 7 Các căn cứ để ban hành quyết định. 8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). 9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản giấy _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ______________ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ TÊN LOẠI VĂN BẢN …………..1………… (Kèm theo Quyết định số .../QĐ-... ngày ... tháng ... năm ... của... )2 ________________ ………3………. ……………………… Điều 1........................................................................................................................... Điều.............................................................................................................................. ………………………………………………………………………………………………. …………………………………… …………………………………………………………….. Điều.............................................................................................................................. ..................................................................................................................................... /. _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Trích yếu nội dung của văn bản 2 Số, ký hiệu, thời gian ban hành và tên cơ quan ban hành của Quyết định 3 Nội dung văn bản kèm theo Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản điện tử (*) ____________________________________________________________________________________________________________________________ Số: ...4…, ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây5 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ________________ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ TÊN LOẠI VĂN BẢN …………..1………… (Kèm theo Quyết định số .../QĐ-... ngày ... tháng ... năm ... của... )2 ____________ ………3………. ……………………… Điều 1........................................................................................................................... Điều.............................................................................................................................. ………………………………………………………………………………………………. …………………… ……………………………… Điều.............................................................................................................................. ..................................................................................................................................... /. _________________________________________________________________________________ Ghi chú: (*) Mẫu này áp dụng với văn bản điện tử kèm theo không cùng tệp tin với nội dung quyết định ban hành hay phê duyệt 1 Trích yếu nội dung của văn bản 2 Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này. 3 Nội dung văn bản kèm theo 4 Số và ký hiệu Quyết định ban hành hay phê duyệt. 5 Thời gian ký số của cơ quan, tổ chức (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601). Mẫu 1.4 – Văn bản có tên loại _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ___________ Số: …/...3…-…4… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …5…, ngày ... tháng ... năm … TÊN LOẠI VĂN BẢN6 .......................7………………….. ______________ ……………………………………….8………………………………………….. ……………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………/. Nơi nhận: - Như Điều.... ; - ..............; - Lưu: VT, ...9...10… QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. 3 Chữ viết tắt tên loại văn bản. 4 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. 5 Địa danh. 6 Tên loại văn bản Mẫu này áp dụng chung đối với các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại gồm: chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo. 7 Trích yếu nội dung văn bản. 8 Nội dung văn bản. 9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). 10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). Mẫu 1.5 – Công văn _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 __________ Số: …/...3…-…4… V/v ……….6……. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …5…, ngày ... tháng ... năm … Kính gửi: - …………………………..; - …………………………..; ……………………………………….7………………………………………….. ……………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………/. Nơi nhận: - Như Điều.... ; - ..............; - Lưu: VT, ...8...9… QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên _________________________________________________________________________________ …………………………………………..10…………………………………………………………… _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. 3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. 4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn. 5 Địa danh. 6 Trích yếu nội dung công văn. 7 Nội dung công văn. 8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). 9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). 10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần). Mẫu 1.6 – Công điện _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ___________ Số: …/CĐ-…3… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…, ngày ... tháng ... năm … CÔNG ĐIỆN …………5………….. ___________ 6 điện: - ………………7…………; - ………………………….; ………………………………………..8………………………………………. ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………../. Nơi nhận: - Như Điều.... ; - ..............; - Lưu: VT, ...9...10… QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện. 3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện. 4 Địa danh. 5 Trích yếu nội dung công điện. 6 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng đầu. 7 Tên cơ quan, tổ chức nhận điện. 8 Nội dung điện. 9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). 10 Ký hiệu của người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). Mẫu 1.7 – Giấy mời _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 _________ Số: …/GM-…3… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…, ngày ... tháng ... năm … GIẤY MỜI …………5………….. ___________ ...........2…………. trân trọng kính mời: .....................................6............................ Tới dự..................................................... 7.................................................................... ………………………………………………………………………………………………….. Chủ trì:.......................................................................................................................... Thời gian:...................................................................................................................... Địa điểm:....................................................................................................................... ............................................... .8................................................................................... /. Nơi nhận: - .................. ; - ..............; - Lưu: VT, ...9...10… QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời. 3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời. 4 Địa danh. 5 Trích yếu nội dung cuộc họp. 6 Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời. 7 Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị, v.v… 8 Các vấn đề cần lưu ý. 9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). 10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). Mẫu 1.8 – Giấy giới thiệu _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ___________ Số: …/GGT-…3… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…, ngày ... tháng ... năm … GIẤY GIỚI THIỆU 2 trân trọng giới thiệu: Ông (bà)......................................... 5............................................................... Chức vụ: ........................................................................................................................ Được cử đến:.......................................... 6..................................................................... Về việc:.......................................................................................................................... ………………………………………………………………………………………………………… Đề nghị Qúy cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ. Giấy này có giá trị đến hết ngày.................................................................................... /. Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu). 3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 4 Địa danh. 5 Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu. 6 Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc. Mẫu 1.9 – Biên bản _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 __________ Số: …/BB-…3… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…, ngày ... tháng ... năm … BIÊN BẢN ………..4………… ________ Thời gian bắt đầu:............................................................................................................. Địa điểm:.......................................................................................................................... Thành phần tham dự:........................................................................................................ …………………………………………………………………………………………. Chủ trì (chủ tọa): .............................................................................................................. Thư ký (người ghi biên bản): ............................................................................................ Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo): ………………………………………. ………………………………………………………………………………………… Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào .... giờ ...., ngày .... tháng .... năm ..../. THƯ KÝ (Chữ ký) Họ và tên CHỦ TỌA (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức (nếu có)5) Họ và tên Nơi nhận: - …………..; - Lưu: VT, Hồ sơ. _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 4 Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo. 5 Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần). Mẫu 1.10 - Giấy nghỉ phép _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ____________ Số: …/GNP-…3… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…, ngày ... tháng ... năm … GIẤY NGHỈ PHÉP _____________ Xét Đơn đề nghị nghỉ phép ngày.................................... của ông (bà)............................. ............................................................... 2.................................................... cấp cho: Ông (bà):................................................. 5.................................................... Chức vụ: ...................................................................................................................... Được nghỉ phép trong thời gian....................... kể từ ngày.................... đến hết ngày ........ tại 6 Số ngày nghỉ phép nêu trên được tính vào thời gian ……………….7……../. Nơi nhận: - …8….; - Lưu: VT, …9… QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên Xác nhận của cơ quan (tổ chức) hoặc chính quyền địa phương nơi nghỉ phép (nếu cần) (Chữ ký, dấu) Họ và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép. 3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép. 4 Địa danh. 5 Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép. 6 Nơi nghỉ phép 7 Thời gian nghỉ theo Luật lao động (nghỉ hằng năm có lương hoặc nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương …). 8 Người được cấp giấy nghỉ phép. 9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). Mẫu 2.1 – Phụ lục văn bản hành chính giấy _________________________________________________________________________________ Phụ lục …1…. ..........2………… (Kèm theo Văn bản số...3............ ngày…4… tháng...4… năm ...4… của ...5 .) ________________ ………………………..6……………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………../. _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1 Số thứ tự của phụ lục. 2 Tiêu đề của Phụ lục. 3 Số và ký hiệu của văn bản 4 Thời gian ban hành văn bản. 5 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 6 Nội dung của phụ lục. Mẫu 2.2 – Mẫu Phụ lục văn bản hành chính điện tử (*) ____________________________________________________________________________________________________________________________ Số: …5…; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây 6 Phụ lục …1…. ..........2………… (Kèm theo Văn bản số...3............ ngày…3… tháng...3… năm ...3… của ...4 .) ___________________ ………………………..7…………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………../. _________________________________________________________________________________ Ghi chú: (*) Mẫu này áp dụng với văn bản điện tử có phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản. 1 Số thứ tự của phụ lục. 2 Tiêu đề của Phụ lục. 3 Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này. 4 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 5 Số và ký hiệu văn bản. 6 Thời gian ký số của cơ quan, tổ chức (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) 7 Nội dung của phụ lục. Mẫu 3.1 – Bản sao sang định dạng giấy _________________________________________________________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC _______________ Số: …/…… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________ ……, ngày ... tháng ... năm … TÊN LOẠI VĂN BẢN ………………….. ________ ………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………. ..................................................................................................................................... /. Nơi nhận: - ……………; - …………..; - Lưu: VT,...... QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) Họ và tên _________________________________________________________________________________ TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 __________ Số: …3…/4-…5… …………1……………. …6…, ngày ... tháng ... năm … Nơi nhận: - ……………; - …………..; - Lưu: VT,...... QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ7 (Chữ ký của người có thẩm quyền dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản) Họ và tên --- _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”. 2Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản. 3Số bản sao. 4Ký hiệu bản sao. 5Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức sao văn bản. 6Địa danh. 7Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký bản sao. Mẫu 3.2 – Bản sao sang định dạng điện tử _________________________________________________________________________________ …1…;…2… ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây 3 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC __________ Số: …/…… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________ ……, ngày ... tháng ... năm … TÊN LOẠI VĂN BẢN ………………….. ___________ ………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………. ..................................................................................................................................... /. Nơi nhận: - ……………; - …………..; - Lưu: VT,...... QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) Họ và tên _________________________________________________________________________________ Ghi chú: 1Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”. 2Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản. 3Thời gian ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản . Phụ lục IV MẪU VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) __________________
1. Bìa và trang đầu TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ............... Từ ngày ……..đến ngày ................... Từ số .....................đến số ........................ Quyển số: .... 2. Nội dung đăng ký văn bản đi Tối thiểu gồm 10 nội dung: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ngày chuyển Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) II. MẪU BÌA VĂN BẢN Biểu tượng của cơ quan (nếu có) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Địa chỉ ……………………………….. Điện thoại: …………… Fax: ……………. E- mail: ……………. Website: ……………. Số/ký hiệu văn bản:.................................................................. Kính gửi: ……………………………….. …………………………. …………………….. III. MẪU SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN 1. Bìa và trang đầu TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN Năm: ................ Từ ngày ……..đến ngày ............. Từ số .........đến số .......................... Quyển số: .... 2. Nội dung đăng ký gửi văn bản đi bưu điện Tối thiểu gồm 06 nội dung: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Số lượng bì Ký nhận và dấu bưu điện Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) IV. MẪU SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU 1. Bìa và trang đầu TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU Năm: ....... Từ ngày ……..đến ngày ................. Từ số ....... đến số ............... Quyển số: .... 2. Nội dung đăng ký sử dụng bản lưu Tối thiểu gồm 09 nội dung: Ngày tháng Họ tên người sử dụng Số, ký hiệu ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Số và ký hiệu HS Ký nhận Ngày trả Người cho phép sử dụng Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
35 mm 50 mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số: …………………………. Ngày: ………………………… Chuyển: …………………………………….. Số và ký hiệu HS: ……………………………… VI. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 1. Bìa và trang đầu TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: ....... Từ ngày ……..đến ngày ................. Từ số ....... đến số ............... Quyển số: .... 2. Nội dung đăng ký văn bản đến Tối thiểu gồm 10 nội dung: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Đơn vị hoặc người nhận Ngày chuyển Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) VII. MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC __________ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ ……, ngày ... tháng ... năm … PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Tên loại; số và ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành và trích yếu nội dung văn bản đến) ________________ 1. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức - Giao đơn vị, cá nhân chủ trì; - Giao các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); - Thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có); - Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết. 2. Ý kiến của lãnh đạo đơn vị - Giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có); - Ngày, tháng, năm cho ý kiến. 3. Ý kiến đề xuất của người giải quyết - Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân; - Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến. VIII. MẪU SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 1. Bìa và trang đầu TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Năm: ....... Từ ngày ……..đến ngày ................. Quyển số: .... 2. Nội dung đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến Tối thiểu gồm 07 nội dung: Số đến Tên loại, số, ký hiệu, ngày, tháng và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Đơn vị hoặc người nhận Thời hạn giải quyết Tiến độ giải quyết Số, ký hiệu văn bản trả lời Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Phụ lục V LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN (kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) _________________
Danh mục hồ sơ gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ. 1. Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức). Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể. Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu. 2. Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01. 3. Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc. 4. Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể. II. MẪU DANH MỤC HỒ SƠ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC _____________ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ DANH MỤC HỒ SƠ Năm ... (Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm................................ của ) _______________ Số và ký hiệu hồ sơ Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5)
01.TCCB Tiêu đề hồ sơ 20 năm Họ và tên Danh mục hồ sơ này có.................. hồ sơ, bao gồm: ......................... hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ………………. hồ sơ bảo quản có thời hạn. III. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ1 ________ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU …………..2………………… Năm ... __________ Số TT Số, ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời gian tài liệu Thời hạn bảo quản Số tờ3/ Số trang4 Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục này gồm:.............................. hồ sơ (đơn vị bảo quản). Viết bằng chữ:.................................. hồ sơ (đơn vị bảo quản). ............ ngày .............tháng ............năm .... Người lập (Ký và ghi rõ họ và tên, chức vụ) _________________________________________________________________________________ 1Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu. 2Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được lập riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản. 3Áp dụng đối với văn bản giấy. 4Áp dụng đối với văn bản điện tử. IV. MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ5 MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Số, ký hiệu hồ sơ: Năm ... __________________ STT Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng năm văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Tác giả văn bản Tờ số/ Trang số Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) _________________________________________________________________________________ 5Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ___________ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________ …, ngày …tháng … năm… BIÊN BẢN Giao nhận hồ sơ, tài liệu _____________ Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ.......... (Danh mục hồ sơ năm..., Kế hoạch thu thập tài liệu...), Chúng tôi gồm: BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu) Ông (bà):........................................................................................................... Chức vụ công tác:............................................................................................. BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan) Ông (bà):.......................................................................................................................... Chức vụ công tác:............................................................................................................ Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau: 1. Tên khối tài liệu giao nộp:.............................................................................................. 2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu:.......................................................................................... 3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp):......................................................................................................... - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):.............................. Quy ra mét giá:..................... mét.
- Tổng số hồ sơ: - Tổng số tệp tin trong hồ sơ:............................................................................................ 4. Tình trạng tài liệu giao nộp:............................................................................................ 5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo. Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký và ghi rõ họ và tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký và ghi rõ họ và tên) Phụ lục VI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ (kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) __________________ Phần I QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
1. Bảo đảm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức đúng quy định. 2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành. 3. Bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống. 4. Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lưu hành trong Hệ thống. 5. Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khi được yêu cầu. II. YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1. Đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả1. 2. Có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác. 3. Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống. 4. Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu. 5. Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản. 6. Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam. 7. Bảo đảm dễ tiếp cận và sử dụng. 8. Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật. III. YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 1. Đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản
đ) Cho phép tự động cấp số cho văn bản đi và số đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm.
_________________________________________________________________________________ 1Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ khác; thông tin về chữ ký số trên văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và khả năng sử dụng của hồ sơ, tài liệu.
k)Thông báo tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
2. Đối với việc kết nối, liên thông
3. Đối với an ninh thông tin
4. Đối với việc lập và quản lý hồ sơ
đ) Bảo đảm liên kết và thống kê toàn bộ hồ sơ được lập của một tài khoản cụ thể.
5. Đối với việc bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ
đ) Bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản.
6. Đối với thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ
đ) Cho phép lựa chọn hiển thị các trường thông tin của văn bản, hồ sơ trong kết quả tìm kiếm.
7. Đối với việc quản lý dữ liệu đặc tả
đ) Lưu và cố định sự liên kết của một văn bản, hồ sơ với tất cả các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan. 8. Đối với việc thu hồi văn bản
IV. YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 1. Hệ thống cho phép người được giao quản trị Hệ thống thực hiện những nhiệm vụ sau:
đ) Thay đổi quyền truy cập của các tài khoản cá nhân khi có những thay đổi về vị trí công tác của cá nhân đó.
|