Hướng dẫn cấp quyền chi cập sữa đổi file google năm 2024

Trong bài viết này, Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo sẽ hướng dẫn cách mở quyền chỉnh sửa google docs (Google Tài liệu) và cho phép người dùng khác chỉnh sửa trực tuyến. Bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập riêng cho từng người dùng và mời họ chỉnh sửa bằng email hoặc liên kết.

MỤC LỤC

1. Khái niệm về Google Docs là gì?

Google Docs là một trình xử lý văn bản miễn phí, hoạt động trực tuyến và ngoại tuyến, có tính đa nền tảng (tương thích với điện thoại, máy tính bảng và máy tính để bàn). Điều kiện để sử dụng là bạn phải có một tài khoản Google miễn phí, đây cũng chính là tài khoản bạn sử dụng cho G Suite hoặc Gmail của mình. Với phương châm không yêu cầu cài đặt phần mềm, không tốn chi phí và không giới hạn trình duyệt và thiết bị, Google Docs cung cấp cho người dùng một ứng dụng đa nền tảng, dễ dàng truy cập từ máy tính và điện thoại. Vì vậy, Google Docs nhận được nhiều đánh giá tích cực từ người dùng và trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều người khi cần xử lý văn bản.

Để sử dụng Google Docs, người dùng cần sở hữu một thiết bị có kết nối internet như điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính, và phải đăng nhập vào tài khoản Google của mình. Google Docs hoạt động chính dựa trên tài khoản Google liên kết với máy chủ. Bất cứ khi nào bạn soạn thảo hoặc chỉnh sửa văn bản, chúng sẽ được tự động lưu lại. Mỗi tài khoản đăng nhập Google Docs đều được cung cấp miễn phí dung lượng lưu trữ dữ liệu và định dạng. Mỗi tài khoản đều được tặng 15GB dung lượng, khi sử dụng hết, bạn sẽ cần phải mua thêm dung lượng để tiếp tục sử dụng Google Docs. Google Docs là một công cụ rất hữu ích và được ưa chuộng bởi rất nhiều người dùng.

3. Tìm hiểu các quyền khi chia sẻ tài liệu trên Google Docs

Google Docs đã trở nên rất quen thuộc với mọi người. Đây là một ứng dụng xử lý văn bản trực tuyến, bao gồm cả các phần mềm chỉnh sửa linh hoạt. Bạn có thể thoải mái tạo tài liệu từ văn bản, hình ảnh cho đến đồ họa. Đặc biệt hơn, bạn có thể mở quyền chỉnh sửa google docs và cho phép người khác chỉnh sửa hoặc đưa ra nhận xét cùng bạn.

Trên Google Docs, bạn có thể chia sẻ tài liệu theo hai phương pháp khác nhau. Phương pháp đầu tiên là chia sẻ tài liệu với một số người được chọn thông qua việc thêm địa chỉ email của họ. Phương pháp này được gọi là chế độ hạn chế. Cách thứ hai là cho phép bất kỳ ai cũng có thể truy cập vào tài liệu của bạn thông qua liên kết. Quyền chỉnh sửa sẽ phụ thuộc vào cách thiết lập của bạn.

Trên Google Docs, quyền xem tài liệu được chia thành ba loại khác nhau. Thứ nhất là người xem, người dùng chỉ có quyền xem tài liệu, không thể chỉnh sửa hoặc thực hiện bất kỳ thao tác nào trên tài liệu đó. Và cũng không thể chia sẻ tài liệu này với bất kỳ ai khác nữa. Thứ hai là quyền bình luận/nhận xét, người được chia sẻ có thể xem tài liệu và đưa ra nhận xét, nhưng không thể chỉnh sửa hoặc chia sẻ tài liệu này. Thứ ba là quyền biên tập viên, người được chia sẻ có thể xem, đưa ra nhận xét và chỉnh sửa tài liệu. Thậm chí còn có thể chia sẻ tài liệu này cho nhiều người hơn.

4. Hướng dẫn cách mở quyền chỉnh sửa trên google docs

Vì cách mở quyền chỉnh sửa google docs được chia theo hai phương thức khác nhau, do đó các bước cấp và thu hồi quyền chỉnh sửa cũng sẽ khác nhau.

4.1. Mở website Google Docs bằng trình duyệt web.

Để mở quyền truy cập Google Docs, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Nhập hoặc dán đường dẫn http://www.docs.google.com vào thanh địa chỉ, sau đó bấm Enter hoặc Return.
• Nếu bạn chưa đăng nhập, hãy đăng nhập tài khoản Google của bạn.
• Chọn tài liệu mà bạn muốn chỉnh sửa. Tất cả các tài liệu của bạn sẽ nằm ở đây.
• Bạn có thể tạo hoặc tải tài liệu mới lên bằng cách nhấp vào biểu tượng thư mục màu xám ở phía trên bên phải danh sách tài liệu.
• Nhấp vào nút Chia sẻ màu xanh dương ở góc trên bên phải của tài liệu. Tùy chọn chia sẻ của tài liệu sẽ hiện ra trong cửa sổ pop-up.
• Nhấp vào Nhận liên kết có thể chia sẻ ở phía trên bên phải. Nút này có biểu tượng mắt xích trong hình tròn ở góc trên bên phải cửa sổ Chia sẻ.
• Chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể trong khung thả xuống. Trình đơn này nằm ở phía trên liên kết chia sẻ.
• Chọn Bất kỳ ai có liên kết “có thể chỉnh sửa” từ trong trình đơn. Tùy chọn này cho phép người dùng nhận liên kết chia sẻ có thể truy cập tài liệu trực tuyến và chỉnh sửa thông qua tài khoản của họ.
• Hoặc bạn có thể nhập từng địa chỉ email vào mục People ở phía dưới cùng, nhấp vào khung thả xuống cạnh danh sách email và chọn Có thể chỉnh sửa.
• Bạn có thể sao chép liên kết chia sẻ phía trên cùng và chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai. Liên kết này sẽ cho phép người nhận chỉnh sửa tài liệu của bạn.
• Nhấp vào Nâng cao ở phía dưới bên phải. Nút màu xám này nằm ở góc dưới bên phải cửa sổ Chia sẻ.

4.2. Mở website Google Docs bằng ứng dụng di động

Hướng dẫn mở quyền chỉnh sửa gg doc trên iPhone, iPad hoặc Android:

• Để bắt đầu, mở ứng dụng Google Docs trên thiết bị của bạn. Biểu tượng của ứng dụng Docs là một trang tài liệu màu xanh dương trên nền trắng. Bạn có thể tìm thấy nó trên màn hình home hoặc trong thư mục hoặc ngăn kéo Apps (Ứng dụng).
• Sau đó, bạn cần tìm và nhấn vào tài liệu mà bạn muốn chia sẻ để bật chế độ chỉnh sửa. Tài liệu này sẽ mở ra toàn màn hình. Nếu bạn muốn tạo tài liệu mới thay vì sửa đổi tài liệu hiện có, hãy nhấn vào dấu “+” nhiều màu ở phía dưới bên phải và chọn Tài liệu mới.
• Tiếp theo, hãy nhấn vào nút hình người với dấu “+” nằm ở góc trên bên phải màn hình để mở trang chia sẻ. Nếu bạn không có quyền chỉnh sửa thuộc tính chia sẻ của tài liệu đã được chia sẻ, thông báo sẽ hiển thị ở đây. Nếu bạn không thấy tùy chọn chia sẻ, hãy nhấn vào biểu tượng ba dấu chấm ở phía trên bên phải, chọn Chia sẻ & xuất trong khung trình đơn và sau đó nhấn vào Chia sẻ.
• Sau đó, bạn cần nhập tên liên hệ mà bạn muốn mời vào tài liệu vào trường People. Bạn có thể chọn từ danh sách liên hệ đã lưu hoặc nhập địa chỉ thủ công (nhớ phân tách bằng dấu phẩy).
• Sau đó, nhấn vào trường People để mở ra một trình đơn. Bạn sẽ thấy ba biểu tượng khác nhau ở đây: biểu tượng bút chì cho Editor, bong bóng đối thoại cho Commentor và biểu tượng con mắt cho Viewer. Chọn Editor từ trong trình đơn để cho phép liên hệ được chọn chỉnh sửa tài liệu.
• Nếu muốn, bạn có thể nhập nội dung lời mời cho liên hệ này trong trường Message. Sau đó, nhấn vào biểu tượng máy bay giấy ở góc trên bên phải màn hình để gửi lời mời chia sẻ. Tất cả người dùng được mời đều có thể chỉnh sửa tài liệu.

5. Một số lưu ý khi sử dụng Google Docs

Khi sử dụng Google Docs, người dùng cần lưu ý một số điểm sau đây:

• Để tránh mất dữ liệu khi soạn thảo văn bản trên công cụ này, cách đề phòng tốt nhất là bật tính năng cho phép chỉnh sửa khi mất kết nối Internet.
• Để đảm bảo tài liệu của bạn khi chia sẻ cho người khác không bị sửa đổi, bạn nên thiết lập quyền chỉnh sửa. Vì công cụ này cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa cùng lúc.
• Văn bản được soạn thảo trên Google Docs khi tải xuống có thể gặp lỗi về định dạng và bố cục. Vì vậy, khi tải xuống tài liệu, bạn nên kiểm tra kỹ một lần nữa.

Dưới đây là chia sẻ của chúng tôi về cách mở quyền chỉnh sửa google docs. Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo hy vọng rằng thông tin này sẽ hữu ích cho công việc và học tập của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn được hỗ trợ dịch vụ tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO), vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhất!

Limoseo – Công ty Dịch vụ SEO & Thiết kế Website

Tôi là Huyền Đặng, hiện đang là Marketing Leader tại Công Ty Quảng Cáo Marketing Online Limoseo. Với hơn 5 năm kinh nghiệm thực chiến ở các dự án Marketing Online, tôi mong rằng sẽ có cơ hội được đồng hành cùng khách hàng trong việc tạo dựng thương hiệu và phát triển đơn hàng một cách bền vững.