Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế năm 2024

Không ít trường hợp bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế khiến cho bên mua gặp không ít rắc rối với cơ quan thuế. Cụ thể, trong trường hợp này, bên mua phải xử lý như thế nào?

Bên bán có được tự ý hủy hóa đơn có sai sót?

Tùy từng trường hợp, nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua thì bên bán được hủy và lập hóa đơn mới thay thế, còn hóa đơn đã gửi cho người mua sẽ không được hủy trừ 01 trường hợp ngoại lệ. Cụ thể:

Căn cứ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn có sai sót thì:

- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn đã được cấp mã chưa gửi cho người mua có sai sót thì gửi mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót đến cơ quan thuế và lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

- Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua có sai sót:

• Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế (trừ trường hợp hóa đơn không mã chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế) và không phải lập lại hóa đơn.
• Sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng… 02 bên lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót.

Xem thêm: Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Như vậy, về nguyên tắc, hóa đơn khi đã gửi cho người mua bên bán sẽ không được hủy mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, ngoại trừ 01 trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

[…] b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP […]

Bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế (Ảnh minh họa)

Bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế, xử lý thế nào?

Trường hợp bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai, hóa đơn này được xem là hóa đơn bất hợp pháp và bên mua sẽ phải giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu chứng minh giao dịch có xảy ra.

Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua thì không được hủy ngoại trừ trường hợp hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ đối với dịch vụ thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ.

Đồng thời, theo hướng dẫn tại Công văn 1952/CTBDU-TTHT năm 2023, trường hợp bên bán tự hủy mà không thông báo với bên mua/không có thỏa thuận giữa 02 bên thì hóa đơn trên được xem là hóa đơn bất hợp pháp.

⇒ Người mua không được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng và hạch toán vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp 1: Bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế, không thông báo cho bên mua, có thể bên mua sẽ phải giải trình về việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Theo đó, bên mua khi có Công văn mời lên làm việc về hóa đơn bất hợp pháp, doanh nghiệp bên mua cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

- Bản điện tử/Bản in chuyển đổi của hóa đơn điện tử;

- Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng…;

- Chứng từ thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản);

- Biên bản giao nhận hàng hóa, Phiếu xuất kho, Biên bản nghiệm thu…;

- Sổ chi tiết kho hàng…

Nói chung, doanh nghiệp phải chứng minh được giao dịch là có thật, đúng quy định thì sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn mua hàng đó và tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp 2: Bên bán hủy nhầm hóa đơn, 02 bên lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã bị hủy nhầm. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:

Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm

Vì đã kê khai thuế nên nếu kê khai bổ sung mà không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.

Lưu ý:

- Để tránh rắc rối, bên mua nên đăng ký cung cấp thông tin qua email về việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế.

- Đồng thời, khi ký kết hợp đồng kinh tế, các công ty nên có điều khoản về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi hủy/điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

Rất nhiều trường hợp sau khi gửi người mua phát hiện sai thuế suất trên hóa đơn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế phải nộp. Trường hóa đơn đầu vào sai thuế suất cần xử lý theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ.

Xử lý hóa đơn đầu vào sai thuế suất.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng, là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp. Cách gọi này được dùng phổ biến để thuận tiện trong việc phân biệt với hóa đơn bán hàng. Hóa đơn đầu vào thường kèm theo các chứng từ đầu vào như:

• Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
• Hợp đồng mua, bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu thu, biên lai: ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.

2. Xử lý hóa đơn đầu vào sai thuế suất

Khi hóa đơn đầu vào sai thuế suất thì người mua cần thông báo cho người bán để người bán thực hiện điều hỉnh sai sót trên hóa đơn. Căn cứ theo Điểm b, Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020, trường hợp phát hiện có sai sót về thuế suất ghi trên hóa đơn điện tử mà hóa đơn đã gửi cho người mua thì người bán có thể xử lý như sau:

Bước 1: Xử lý sai sót về thuế suất

Người bán có thể xử lý sai sót về thuế suất theo 2 cách như sau: Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về thuế suất. Lưu ý:

• Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán mới lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
• Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất. Sau khi lập sẽ gửi lại cho người mua. Lưu ý:

• Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
• Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót hoặc hóa đơn mới.

Bước 2: Gửi cho người mua hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Sau khi lập xong hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót người bán tiến hành ký số trên hóa đơn điện tử. Sau đó thực hiện một trong 2 bước sau:

• Gửi cho người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
• Gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế, cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới sau đó mới gửi cho người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

3. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất nhưng chưa gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót về thuế suất nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán trực tiếp xử lý như sau:

• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới sau đó ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.
• Sau khi hóa đơn mới được cấp mã số thuế người bán thực hiện gửi cho người mua.

Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. \>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào của công ty vận tải.

4. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất (bao gồm cả trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. Người bán thực hiện kiểm tra sai sót về thuế suất:

• Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót Thời gian gửi thông báo với cơ quan thuế căn cứ theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB.