Chi phí văn phòng thường tính bao nhiêu lợ nhuận năm 2024
|
Chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những khoản chi phí tốn kém nhất trong số các chi phí phát sinh trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Đây là khoản chi phí mà người quản lý và chủ doanh nghiệp luôn phải cân đối sao cho phù hợp nhất với lợi nhuận doanh nghiệp của mình. Hay nói cách khác, điều mà hầu hết các nhà quản trị đều quan tâm là làm sao để quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Hãy cùng taca theo dõi và làm rõ vấn đề thông qua bài viết dưới đây nhé: Show
Chi phí quản lý doanh nghiệp (General & administration expenses) là một loại chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức các hoạt động doanh nghiệp. Chi phí quản lý của doanh nghiệp liên quan đến tất cả các hoạt động kinh doanh, không tách rời cho từng hoạt động cụ thể. Đồng thời, tùy theo cách thức hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí quản lý cũng khác nhau. Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lí hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp (Theo Luật kế toán năm 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp). Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán trong ngành kế toán thông qua tài khoản 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?Trong kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ bao gồm những loại chi phí như sau: 8 tài khoản cấp 2 của tài khoản 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp 8 tài khoản cấp 2 của tài khoản 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý nhân viên: Đây là loại chi phí mà doanh nghiệp nào cũng phải chi trả cho nhân sự để quản lý nhân viên, bao gồm: Tiền lương, tiền bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, tiền phụ cấp… của nhân viên quản lý ở các bộ phận, hoặc ban giám đốc của doanh nghiệp. Loại chi phí này được quy định là tài khoản 6421. Chi phí vật liệu quản lý: Được coi là các khoản chi phí phải trả cho công tác quản lý doanh nghiệp như các công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm… Loại chi phí này được quy định là tài khoản 6422. Chi phí đồ dùng văn phòng: Đây là loại chi phí phải trả cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng sẽ được quy định là tài khoản 6423. Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Dùng để phản ánh khấu hao các tài sản cố định thường dùng trong các văn phòng làm việc như máy móc, thiết bị quản lý, vật liệu truyền dẫn… được quy định là tài khoản 6424. Thuế và các loại lệ phí khác: Đây là chi phí thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản lệ phí khác… được quy định là tài khoản 6425. Chi phí dự phòng: Dự phòng các khoản phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hạch toán qua tài khoản 6426. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Đây là khoản chi phí dùng để phục vụ các khoản dịch vụ bên ngoài nhằm phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp, chi phí mua và sử dụng tài liệu kỹ thuật, sáng chế, thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ… hạch toán qua tài khoản 6427. Các khoản chi bằng tiền khác: Các khoản chi khác như chi hội nghị, chi phí đi lại, tàu xe… hạch toán qua tài khoản 6428. Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp trong kế toán của doanh nghiệpBan lãnh đạo doanh nghiệp cần chủ động, nhanh chóng ra các quyết định, các phương án quản lý chi phí nói chung và chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng kịp thời, hiệu quả; áp dụng đối với tất cả các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán. Nhiệm vụ của Phòng kế toán ngoài việc theo dõi hạch toán đúng, đủ chi phí phát sinh; kiểm soát các khoản chi phí còn cần xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, các định mức, chỉ tiêu. Bộ phận kế toán đồng thời cũng là bộ phận quản lý, giám sát trực tiếp các chi phí phát sinh; làm các báo cáo thống kê, phân tích chi phí từ đó kịp thời tư vấn cho Ban lãnh đạo các phương án để sử dụng và quản lý chi phí hiệu quả nhất. Kiểm soát các khoản mục chi phí trong kế toán của doanh nghiệp được thực hiện thông qua việc tối ưu hóa các chi phí sau:
Doanh nghiệp cần xây dựng KPI (Key Performance Indicator- là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên, bộ phận trong một doanh nghiệp …) cho từng vị trí quản lý trong doanh nghiệp đảm bảo việc trả lương xứng đáng cho mỗi vị trí, điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng nên các nhà quản lý cần lưu ý để đưa ra quyết định phân bổ lương hợp lý theo thời gian, cấp bậc và mức độ cống hiến của mỗi nhân viên, từ đó khuyến khích các nhân viên quản lý từ mức cao nhất đến thấp nhất làm việc với hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp, đồng thời cũng đảm bảo yêu cầu tinh, gọn, nhẹ của bộ máy quản lý đảm bảo tiết kiệm chi phí tiền lương, phụ cấp,bảo hiểm…tối đa cho doanh nghiệp.
Các chi phí liên quan đến văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ, đồ dùng cho công tác quản lý thì doanh nghiệp phải khoán định mức cho từng bộ phận, phòng ban, phải tuân thủ Quy chế chi tiêu nội bộ, đồng thời có cơ chế thưởng, phạt hợp lý để khuyến khích từng nhân viên, bộ phận, phòng ban sử dụng tiết kiệm hiệu quả nhất.
Đối với chi phí này, nhà quản lý cần đưa ra chính sách thưởng phạt rõ ràng trong việc sử dụng hiệu quả các TSCĐ đồng thời, nhà quản lý cần nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong việc cẩn thận, giữ gìn tài sản tránh tình trạng sử dụng lãng phí và làm cho TSCĐ mau hỏng.
Doanh nghiệp cần phải tính đúng và nộp đủ, đúng hạn các loại thuế, phí theo quy định của pháp luật hiện hành tránh tình trạng doanh nghiệp bị các cơ quan Nhà nước phạt vi phạm.
Bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần phải chủ động quản lý, kết hợp với bộ phận bán hàng và các phòng ban khác liên quan để thu hồi công nợ khách hàng nhanh chóng, đảm bảo doanh nghiệp không phải lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc nếu phải lập dự phòng thì ở mức thấp nhất…
Doanh nghiệp phải xây dựng được các định mức hợp lý, tiết kiệm đối với các chi phí điện, nước, điện thoại, internet…Chi phí tiếp khách, hội nghị phải cắt giảm tối đa chỉ phục vụ cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí khác phát sinh liên quan như tiền thuê TSCĐ, sửa chữa TSCĐ, công tác phí, các khoản chi khác cho người lao động… cũng phải tuân thủ Quy chế chi tiêu nội bộ đảm bảo tiết kiệm hiệu quả nhất. Lợi ích của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?Chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những chi phí quan trọng khi vận hành doanh nghiệp, vì vậy nhà quản lý cần theo dõi và nắm bắt các chi phí này một cách hiệu quả. Việc xác định rõ chi phí quản lý kinh doanh sẽ mang lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp:
Một số cách quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả hiện nayTỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp bao nhiêu là hợp lý?Để tính toán tỷ suất chi phí của doanh nghiệp một cách hiệu quả, nhà quản lý phải căn cứ vào đặc điểm của từng lĩnh vực và quy mô của doanh nghiệp để đi đến một con số tỷ lệ phù hợp. Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau, nhà quản lý sẽ có một tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào chu kỳ sống và vòng đời của sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp. Căn cứ vào lịch sử thống kê của doanh nghiệp, của ngành cũng như các định hướng, chiến lược phát triển…doanh nghiệp cân nhắc tỷ lệ phù hợp ở mỗi thời điểm. Theo kinh nghiệm của một số chuyên gia, tỷ lệ chi phí của doanh nghiệp nên chiếm khoảng 1% đến 5% tổng thu nhập của một tổ chức. Tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp trên tổng doanh thu chỉ từ 2% trở xuống được coi là hợp lý và tối ưu. Cách xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệpBài toán đặt ra cho mỗi nhà quản lý là làm sao để quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả? Câu trả lời là xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp ngay từ đầu năm giống như việc ta muốn quản lý tốt chi phí sản xuất thì ta cần xây dựng định mức sản xuất từ đầu năm để làm căn cứ quản lý chi phí sản xuất hiệu quả. Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp cung cấp thông tin về chi phí quản lý có khả năng phát sinh trong kỳ. Định mức đóng vai trò chỉ đạo và định hướng các hoạt động quản lý kinh doanh. Doanh nghiệp cần đưa ra định mức chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý dựa trên số liệu các năm trước, doanh thu kế hoạch và các chính sách phát triển của doanh nghiệp. Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp nên chi tiết theo các khoản mục chi phí nhỏ và kèm theo các chỉ tiêu định lượng như: chi phí quản lý biến đổi và chi phí quản lý cố định, số lượng và số tiền tiêu hao giới hạn bao nhiêu. Các chỉ tiêu nào được vượt qua định mức với tỷ lệ vượt bao nhiêu cần nêu rõ. Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp nếu tiết kiệm quá mức gây ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp dẫn đến việc doanh thu giảm theo thì cần cân nhắc tùy theo tình hình kinh doanh và mục tiêu phát triển để lựa chọn phương án tiết kiệm hay tiêu dùng cho hợp lý. Cách quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả là như thế nào?Quản lý chi phí doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và phức tạp vì nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết cách nắm bắt thông tin trên sơ đồ tổ chức và chuẩn hóa toàn bộ quy trình nhằm mang lại lợi ích lớn hơn cho doanh nghiệp của mình. Để làm được điều này, các doanh nghiệp cần tăng doanh thu tối đa và giảm chi phí tối đa. Đối với một số doanh nghiệp, chi phí phát sinh để hoạt động kinh doanh là rất lớn và để quản lý chi phí hiệu quả nhà quản lý cần xác định định mức chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong việc thiết lập các tiêu chuẩn chi phí quản lý doanh nghiệp, các nhà quản lý nên đưa ra những con số hợp lý dựa trên dữ liệu doanh thu và các chính sách phát triển từ những năm trước. Cần quy định theo từng khoản mục chi phí nhỏ và kèm theo các chỉ tiêu định lượng như chi phí quản lý cố định, quản lý khả biến, lượng hao mòn … Khi xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu nhà quản lý tiết kiệm quá mức sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Từ đó, doanh thu cũng giảm theo, do đó các doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn cách tiêu dùng hợp lý hoặc tiết kiệm. Giải pháp nào giúp tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp?Dưới đây là một số giải pháp doanh nghiệp có thể áp dụng nhằm cắt giảm chi phí mà vẫn bảo đảm doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.
Chi phí cho người lao động chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp, vì vậy việc cắt giảm chi phí này là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp không nhất thiết phải cắt giảm số lượng nhân viên mà vẫn có thể cắt giảm chi phí nhân sự bằng cách áp dụng nhiều giải pháp khác. Doanh nghiệp nên sắp xếp nhân sự, phân công công việc hợp lý nhằm tránh việc phải yêu cầu nhân viên làm thêm giờ, do việc làm thêm giờ có nghĩa là doanh nghiệp phải trả lương gấp đôi bình thường cho mỗi giờ làm thêm. Hơn nữa, khi làm thêm giờ nhân viên sẽ không đủ sức khỏe để làm việc năng suất như làm trong giờ làm việc thông thường, điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp lại phải gánh thêm 1 khoản chi phí nữa. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cố gắng giảm tỉ lệ nghỉ việc của nhân sự trong công ty, do khi một nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ phải mất thêm chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, và mất thêm thời gian để nhân sự mới làm quen với công việc và môi trường công ty. Vì vậy, việc thiết lập một chế độ đãi ngộ hợp lý là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong dài hạn.
Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cần xem xét, rà soát lại những thủ tục, quy trình làm việc của doanh nghiệp mình nhằm cắt giảm những công việc rườm rà, thừa thãi. Một quy trình làm việc không rõ ràng dễ dẫn đến đội ngũ nhân viên phải xử lí các công việc chồng chéo, làm giảm năng suất, hiệu quả làm việc. Vì vậy doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình làm việc tối ưu, giảm thiểu các bước làm việc không cần thiết, từ đó tăng tính hiệu quả của quá trình làm việc và tiết kiệm nguồn lực.
Lựa chọn một nhà cung cấp tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí. Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng mình nhận được những dịch vụ tốt nhất cho những hàng hóa, vật tư cần thiết. Vì vậy, doanh nghiệp nên bỏ thời gian tìm kiếm để lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất cho mình. Một nhà cung cấp tốt sẽ là nhà cung cấp đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp với chi phí tối ưu nhất. Chẳng hạn, với cùng một sản phẩm, chất lượng như nhau, nếu doanh nghiệp tìm được nhà cung cấp với giá rẻ hơn thì chi phí doanh nghiệp tiết kiệm trong một thời gian dài sẽ là rất lớn. Hình thức tiết kiệm này sẽ được áp dụng hiệu quả hơn đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, tuy nhiên bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tiết kiệm chi phí bằng cách chuyển sang nhà cung cấp tốt hơn. Có nhiều cách để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, và một doanh nghiệp quản lý tốt chi phí của mình sẽ giúp lợi nhuận tăng lên, từ đó đảm bảo sự tồn tại bền vững của doanh nghiệp kể cả trong những thời điểm khó khăn nhất. \> Xem thêm: 21 giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp Giai pháp cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp Kết luậnNhư vậy, trên đây Taca đã gửi đến bạn đọc bài viết rất chi tiết và cụ thể giúp nhà quản lý hiểu rõ thông tin về chi phí quản lý doanh nghiệp, đồng thời chúng tôi đã đưa ra một số cách quản lý chi phí doanh nghiệp tối ưu và hiệu quả. Hy vọng thông qua bài viết này nhà quản lý đã có cho mình những hiểu biết, nhận định và quyết định đúng đắn cho việc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp của mình. Để nhận được các giải pháp cụ thể và thiết thực nhất cho chính doanh nghiệp của bạn, bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo số Hotline CSKH: 0982 518 586. |
