Chi cục thuế hướng dẫn lập hóa đơn năm 2024

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Với mỗi loại hóa đơn đều có các quy định khác nhau, hôm nay EasyInvoice sẽ hướng dẫn bạn lập hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế theo thông tư 78. Nghị định 123

Nội dung bài viết

1. Hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế là hóa đơn gì?

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

\>>> Có thể bạn quan tâm: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo thông tư 78

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế

Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) đối với:

• Doanh nghiệp kinh doanh ở 15 lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; (Theo Khoản 2, Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng CNTT, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế (Theo Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)
• Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (Theo Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

3. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không mã của cơ quan Thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo mẫu số 1 ban hành kèm theo Nghị định 123/2021/NĐ-CP.

Ngoài ra, doanh nghiệp gửi kèm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với những hóa đơn đã sử dụng trước thời điểm đăng ký theo quy định của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

4. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung hóa đơn gửi hóa đơn điện tử cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế, chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua

\>>> Tìm hiểu thêm: Cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trên đây là chi tiết hướng dẫn lập hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế theo Nghị định 123, Thông tư 78. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên giúp cho các bạn có thêm các kiến thức hữu trong quá trình tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử.

Trong quá trình tìm hiểu, sử dụng hóa đơn điện tử EasyInvoice các bạn gặp vấn đề cần tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline:1900 56 56 53 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

nh toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưutrữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

2. Thôngtin chứa tronghóa đơn điện tử cóthể truy cập, sử dụng được dưới dạnghoàn chỉnh khicần thiết.”

- Tại Điểm d Khoản 1 Điều 6, quy định:

“Điều 6. Nội dung của hoá đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

...

4. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.”

- Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 12, quy định:

“Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

2. Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

3. Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.”

- Tại Khoản 2 Điều 14 quy định việc thực hiện:

"2. Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tàichính."

- Tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2013 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, quy định lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:

"Trường hợp khibán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều sốhóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuốicùng của số hóađơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu sốhóađơn sau ghi cụm từ “tiếp sốtrước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phíthu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn sốdòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể đểchấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và kýhiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghichúbằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc -trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Căn cứ quy định nêu trên, công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cục Thuế hướng dẫn về hóa đơn điện tử, Cục Thuế hướng dẫn về nội dung ghi trên hóa đơn điện tử và ký và đóng dấu đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử như sau:

1. Nội dung hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử không được lập mà nội dung trên hóa đơn không ghi chi tiết danh mục hàng hóa, chỉ ghi tổng số tiền và hợp đồng giao cho khách hàng. Phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra theo quy định tại điểm d Khoản 1 Điều 6, đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên.

2. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang:

Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy (việc chuyển đổi phải áp ứng nguyên tắc, điều kiện quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC), nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì bà thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Khi thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

3. Tiêu thức chữ ký điện tử không có ngày tháng năm ký:

Căn cứ Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

- Tại Khoản 5, Khoản 7 Điều 3:Giải thích từ ngữ

5. "Ký số" là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

7. "Chứng thư số" là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.”

- Tại Khoản 4 Điều 5 quy định nội dung của chứng thư số:

Chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức cấp phải bao gồm các nội dung sau:

4.Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số

- Tại Điều 30 quy định dịch vụ cấp dấu thời gian

"Điều 30. Dịch vụ cấp dấu thời gian

1. Dịch vụ cấp dấu thời gian là dịch vụ giá trị gia tăng để gắn thông tin về ngày, tháng, năm và thời gian vào thông điệp dữ liệu.-

2. Dịch vụ cấp dấu thời gian được cung cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Việc cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian phải tuân theo các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng đối với dịch vụ cấp dấu thời gian.

3. Ngày, tháng, năm và thời gian được gắn vào thông điệp dữ liệu là ngày, tháng, năm và thời gian mà tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian nhận được thông điệp dữ liệu đó và được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian.

4. Nguồn thời gian của các tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian phải tuân theo các quy định của pháp luật về nguồn thời gian chuẩn quốc gia."

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp bà nhận hóa đơn điện tử từ người bán , tại tiêu thức “chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán” không gắn ngày, tháng, năm thời gian được gắn vào thông điệp dữ liệu là không phù hợp với quy định tại Điều 3, Điều 5, Điều 30 Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ thì hóa đơn điện tử nêu trên là không hợp lệ.

Cục Thuế tỉnh Phú Yên có ý kiến để bà Phạm Thị Thức được biết và thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này./.