Cach xử lý công văn đi đến trong doanh nghiep
Văn bản, công văn là một trong những yếu tố cần thiết nhất trong hoạt động quản lý của bất kỳ cơ quan nào. Đây là phương tiện giao tiếp, truyền đạt chỉ thị quan trọng trong việc quản lý và phát triển xã hội. Vì vậy, trong hoạt động quản lý công văn đi và đến cần có sự chính xác, cụ thể và kịp thời. Vậy làm thế nào để có thể quản lý công văn, văn bản một cách hiệu quả mà không để ảnh hưởng đến những công việc khác, các cơ quan hành chính cần chú ý những kĩ năng sau: Show
Có nhiều loại công văn và đặc trưng của mỗi loại lại có những đặc điểm, tính chất khác nhau. Có những loại công văn khẩn, cần sự thực hiện hoặc hồi đáp kịp thời, có những loại công văn chỉ mang tính chất thông báo, vì vậy không thể để lẫn lộn những loại văn bản này vào với nhau, rất dễ gây nhầm lẫn trong quá trình kiểm soát, xử lý công văn. Việc phân loại từng loại công văn là điều cần thiết, mang tính khoa học, giúp cho người quản lý có thể thực hiện công việc giải quyết công văn một cách dễ dàng, hiệu quả hơn.
Có những loại công văn khác nhau yêu cầu các bộ phận giải quyết khác nhau. Yêu cầu cần thiết đối với các loại công văn là sự chuyển giao đến các bộ phận đó kịp thời để có thể giải quyết đúng thời hạn nhất. Nếu không có biện pháp phân phối hiệu quả, công văn rất dễ bị thất lạc, khiến cho bộ phận không giải quyết kịp thời những nhiệm vụ, thông báo được giao hiệu quả.
Số lượng văn bản, công văn nhiều khiến cho bộ phận giải quyết nhiều khi không thực hiện đúng thời hạn. Việc theo dõi và đôn đốc thực hiện những yêu cầu trong công văn là điều phải làm để đảm bảo tiến độ và chất lượng của công việc.
Đối với văn bản, công văn được gửi đi, việc xin chữ kí, kiểm soát nội dung từ các bộ phận, cơ quan khác nhau là yêu cầu cần thiết. Nhất là đối với những công văn quan trọng, mang tính bảo mật cao, bộ phận quản lý cần có sự giám sát chặt chẽ về cả nội dung lẫn hình thức. Công việc ra soát và kiểm tra văn bản, công văn là cách để đảm bảo tính chính xác, tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình soạn thảo là lưu chuyển công văn.
Đối với mỗi công văn chỉ đạo công việc, điều quan trọng là người được chỉ thị phải biết định hình những việc cần làm và những thay đổi, hướng đi mới mà công văn yêu cầu. Chính vì vậy, việc định hướng là vô cùng quan trọng trong quá trình thực hiện công việc theo công văn. Các cơ quan, chuyên ngành cần có sự thay đổi hợp lý, chiến lược hợp lý để thực hiện theo công văn chỉ thị hiệu quả. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản FaceworksViệc sắp xếp công văn, văn bản đi và đến là một việc quan trọng trong các cơ quan, đặc biệt là những cơ quan hành chính, công vụ. Đó là tiền đề cho những công việc được thực hiện về sau. Tuy nhiên, trong bối cảnh có quá nhiều công văn và giấy tờ quan trọng, việc thực hiện sắp xếp và xử lý công văn theo cách thủ công sẽ không tránh khỏi những sai sót, không chặt chẽ. Chính vì lí do đó, phần mềm quản lý công văn đi và đến (phần mềm quản lý văn bản) sẽ là giải pháp tối ưu cho bạn, giúp bạn có thể thực hiện được những công việc trên một cách chính xác nhất, khoa học nhất. Với phần mềm quản lý văn bản, người sử dụng có thể:
Mọi việc sẽ trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn với phần mềm quản lý văn bản. Nếu bạn còn thắc mắc về những công dụng và tính năng đặc biệt của phần mềm quản lý văn bản, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn. Trong bài viết trước Lê Ánh HR đã chia sẻ những khái niệm và nguyên tắc quản lý văn bản - việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Các bạn theo dõi tiếp nội dung về quy trình quản lý văn bản đến trong bài viết dưới đây nhé Nội dung bài viết: NỘI DUNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1. Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến1.1. Tiếp nhận văn bản đến và các bước xử lý văn bản
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. - Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản. - Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau: + Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. + Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký. - Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: + Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời; + Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; + Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. - Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến + Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”. + Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”. + Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. + Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I. 1.2. Đăng ký văn bản đếnVăn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. 1.2.1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. 2.2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
1.3. Trình, chuyển giao văn bản đến1.3.1. Trình văn bản đến
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần). 1.3.2. Chuyển giao văn bản đến
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi. 1.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến1.4.1. Giải quyết văn bản đến
1.4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ.
2. Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Các Bước Xử Lý Văn Bản2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản2.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2.1.2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; - Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. 2.2. Đăng ký văn bản điVăn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính. 2.2.1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, 2.2.2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật2.3.1. Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định. 2.3.2. Đóng dấu cơ quan
2.3.3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, tài liệu thu hồi Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản theo quy định công ty 2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi2.4.1. Làm thủ tục phát hành văn bản
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên.
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì (tập tin đính kèm).
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản. Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản. 2.4.2. Chuyển phát văn bản đi Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng. Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện.(theo tập tên đính kèm) - Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. - Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ. - Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính. 2.4.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
2.5. Lưu văn bản đi2.5.1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
2.5.2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số. 2.5.3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. 2.5.4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Xem thêm: Quy trình quản lý văn bản đi Để hiểu thêm về quản lý văn bản đến và đi trong doanh nghiệp một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo khóa học: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự online/ offline, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên. Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này. Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay. |