Định khoản kế toán (hạch toán kế toán) là việc xác định và ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ và bên Có tương ứng loại tài khoản kế toán đó. Điều này giúp xác định được tình hình ngân sách, xu hướng chi tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

1. Phân loại định khoản kế toán

Có 2 loại định khoản kế toán là định khoản giản đơn và định khoản kế toán phức tạp. Đặc điểm cụ thể như sau:

• Định khoản giản đơn: Là định khoản chỉ liên quan đến 2 loại tài khoản (TK) kế toán tổng hợp. Cách này cho thấy rõ quan hệ đối ứng của 2 TK kế toán (1 Tài khoản ghi nợ và 1 tài khoản ghi có).

Ví dụ:

Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 20.000.000 VNĐ

Nợ TK Tiền mặt (111): 20.000.000

Có TK Tiền gửi ngân hàng (112): 20.000.000

• Định khoản phức tạp: Là định khoản nêu lên quan hệ đối ứng từ 3 TK kế toán trở lên.

Ví dụ:

Mua nguyên vật liệu 20.000.000 VNĐ thanh toán bằng tiền mặt. Thuế GTGT là 10%.

Nợ TK Nguyên vật liệu (152): 20.000.000

Nợ TK Thuế GTGT được khấu trừ (131): 2.000.000

Có TK Tiền mặt (111): 22.000.000

2. Nguyên tắc định khoản kế toán

• Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau.
• Trong cùng một định khoản, tổng giá trị bên NỢ = tổng giá trị bên CÓ
• Một định khoản phức tạp có thể tách thành nhiều định khoản đơn. Nhưng không được gộp nhiều định khoản đơn thành định khoản phức tạp vì sẽ khó cho công tác kiểm tra.
• Có thể tách định khoản phức tạp thành những khoản đơn.

  \>> Sử dụng phần mềm kế toán hoàn toàn miễn phí

  3. Các bước cách định khoản kế toán cơ bản

  Bước 1: Xác định đối tượng kế toán.

  Cần xác định nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Những nghiệp vụ đó liên quan tới những đối tượng kế toán nào.

  Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan.

  • Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng (Chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ; chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa;…)
  • Tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là tài khoản nào.

  Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản

  • Xác định loại tài khoản (tài khoản đầu mấy?).
  • Sự biến động của từng tài khoản (tăng hay giảm?).

  Bước 4: Định khoản, ghi Nợ – Nó

  • Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có.
  • Ghi giá trị tương ứng.

  4. Sơ đồ chữ T và định khoản kế toán cơ bản

  Hầu hết, các định khoản kế toán sẽ được thực hiện và áp dụng theo mô hình chữ T. Kế toán cần nhớ nguyên tắc:

  Kế toán quan trọng nhất định khoản nhanh, chính xác và hiểu các nghiệp vụ. Kế toán mới học hay đang đi làm vẫn không thể nhớ hết những nghiệp vụ vì hệ thống tài khoản kế toán tương đối nhiều. Vậy hãy tham khảo bài viết dưới đây từ Tim Sen – Công ty dịch vụ kế toán uy tín tại TPHCM để có thể nắm bắt được cách định khoản kế toán nhanh và hiệu quả.

  Định khoản kế toán được hiểu là đối với một nghiệp vụ phát sinh, chúng ta ghi chép khoản tiền của nghiệp vụ đó vào bên Nợ hay bên Có của tài khoản nào.

  Khái niệm định khoản kế toán

  Các bước định khoản kế toán

  Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan (tức là cầm trên tay bộ chứng từ xem ảnh hưởng tới những từ ngữ nào trên đó).

  Bước 2: Xác định tài khoản của những đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1.Phải học thuộc danh mục hệ thống tài khoản

  Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng loại đối tượng kế toán (tăng hay giảm). Phải học thuộc tính chất tài khoản từ 1 tới 9

  Bước 4: Xác định Tài khoản ghi Nợ và Tài khoản ghi Có. (Nguyên tắc kế toán kép, một khi ghi nợ tài khoản này thì phải ghi có tài khoản còn lại)

  Bước 5: Xác định khoản tiền cụ thể và ghi vào từng tài khoản ( Số tiền bên nợ phải bằng với số tiền bên có)

  Các nguyên tắc định khoản kế toán

  • Bên Nợ ghi trước/ Bên Có ghi sau
  • Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên/ Nghiệp vụ biến động giảm ghi một bên
  • Dòng ghi Nợ phải ghi so le với Dòng ghi Có
  • Tổng giá trị Bên Nợ = Tổng giá trị Bên Có
  • Tài khoản biến động tăng bên nào thì có số dư bên đó
  • Số dư có thể có ở cả Bên Nợ và Bên Có (Đối với các tài khoản lưỡng tính như 131;1388; 331; 333; 3388;136;336)
  • Tài khoản loại 5;6;7;8;9 không có số dư

  Cách sử dụng các tài khoản để định khoản

  Kết cấu chung của tài khoản kế toán

  – Bên Trái: Bên Nợ

  – Bên Phải: Bên Có

  – Nợ – Có không có ý nghĩa về mặt kinh tế mà chỉ mang tính Quy ước

  + Việc ghi Nợ là ghi số tiền thực hiện ở Bên Nợ

  + Việc ghi Có là ghi số tiền thực hiện ở Bên Có

  Kết cấu chung của tài khoản kế toán

  Mẹo định khoản kế toán

  + Tài khoản đầu 1, 2, 6, 8 mang tính chất tài sản

  + Tài khoản đầu 3, 4, 5, 7 mang tính chất nguồn vốn

  + Các Tài khoản mang tính chất Tài sản là 1,2,6,8: Tăng bên Nợ – giảm bên Có

  + Các tài khoản mang tính chất Nguồn vốn là 3,4,5,7: Tăng bên Có – giảm bên Nợ.

  \>>> Xem thêm:

  7 nguyên tắc kế toán cơ bản quan trọng cần nắm

  Lưu ý các tài khoản đặc biệt

  + Tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ

  + Tài khoản 521: Các khoản giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung.

  + Tài khoản 214: tăng bên có, giảm bên Nợ.

  + Tài khoản 521: Tăng bên Nợ, giảm bên có.

  Kết cấu nhóm tài khoản

  Kết cấu nhóm tài khoản

  Quan hệ đối ứng tài khoản

  Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất nhiều nhưng có thể quy về 4 loại quan hệ đối ứng tài khoản sau:

  Tăng một giá trị Tài sản này đồng thời làm giảm về giá trị của Tài sản kia một khoản tương ứng

  ** Ví dụ: Mua hàng hóa A trị giá 22 triệu đồng đã bao gồm thuế GTGT 10% và đã thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng.

  Nợ tài khoản 156 : 20.000.000 đồng

  Nợ tài khoản 133 : 2.000.000 đồng

  Có tài khoản 112 : 22.000.000 đồng

  Tăng giá trị Nguồn vốn này đồng thời làm giảm giá trị Nguồn vốn kia một khoản tương ứng

  ** Ví dụ: Vay Ngắn hạn số tiền = 100 triệu đồng trả cho Người bán

  Nợ tài khoản 331 100.000.000 đồng

  Có tài khoản 311 : 100.000.000 đồng

  Tăng giá trị Tài sản này đồng thời làm Tăng giá trị Nguồn vốn kia một khoản tương ứng

  ** Ví dụ: Bán hàng hóa A với doanh thu chưa thuế GTGT 10% là 30 triệu đồng khách hàng đã thanh toán chuyển khoản.

  Nợ TÀI KHOẢN 112 : 33.000.000 đồng

  Có TÀI KHOẢN 511 : 30.000.000 đồng

  Có TÀI KHOẢN 3331: 3.000.000 đồng

  Giảm giá trị Tài sản này đồng thời làm giảm giá trị Nguồn vốn kia một khoản tương ứng

  ** Ví dụ: Thanh toán Tiền lương cho Nhân viên bằng Tiền Mặt số tiền = 55 triệu đồng

  Nợ tài khoản 334 : 55.000.000 đồng

  Có tài khoản 111 : 55.000.000 đồng

  Hy vọng với những thông tin trong bài viết trên đây có thể cung cấp cho bạn cách định khoản kế toán nhanh và hiệu quả. Công việc kế toán đòi hỏi sự chính xác cao nhưng đôi khi những bí quyết nhỏ cũng giúp chúng ta dễ dàng thành công hơn.