Ví dụ những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
|
Đâu phải lúc nào "bận rộn" cũng đồng nghĩa với "sự hiệu quả", các công việc thường được phân chia thành 4 mức độ ưu tiên từ đó người thực hiện có thể đánh giá làm gì trước làm gì sau, giải pháp hoàn hảo cho những người luôn bận rộn. Hãy cùng Swin Tower tìm hiểu để đưa phương pháp sắp xếp công việc giúp bạn tận dụng ngày làm việc hiệu quả. Show
Cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight Eisenhower đã thấy rõ tầm quan trọng của việc kết hợp những sự việc quan trọng với những sự việc đơn giản trong việc quản lý thời gian, từ đó "Ma trận Eisenhower" ra đời.
"Ma trận Eisenhower" là một phương pháp giúp giải mã những loại công việc nào được xếp loại khẩn cấp, được ưu tiên giải quyết hơn bất cứ công việc nào khác. Bất cứ ai cũng có thể sử dụng các nguyên tắc này để tổ chức và sắp xếp công việc cho tốt hơn. Trong một ngày làm việc, mọi người thường ưu tiên công việc theo nhu cầu của người khác, theo "deadline", hoặc cũng có thể là hoàn toàn không có thứ tự nào. Phương pháp này đặc biệt hữu ích đối với những người luôn thấy mình bận rộn dù đã làm việc rất chăm chỉ mà kết quả đạt được vẫn không theo ý muốn. Giải pháp cho vấn đề này chính là sắp xếp công việc hiệu quả và chủ đích. Khi đó, mỗi công việc bạn thực hiện đều sẽ thúc đẩy giá trị, còn những điều ít quan trọng sẽ không thể đảo lộn danh sách việc cần làm. "Ma trận Eisenhower" phân nhiệm vụ thành 4 mức độ ưu tiên 1. Quan trọng và Khẩn cấp 2. Quan trọng nhưng không Khẩn cấp 3. Không Quan trọng nhưng Khẩn cấp 4. Không Quan trọng và không Khẩn cấp  Hình minh họa Những người áp dụng có thể vẽ một chiếc hộp đơn giản như trên để hiểu về nguyên tắc Eisenhower. Bốn mức độ ưu tiên này được sử dụng để phân bổ những nhiệm vụ cần phải được giải quyết đầu tiên và những nhiệm vụ nào có thể để lại để giải quyết sau cùng. Bằng cách xác định rõ tầmg quan trọng và mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ nào đó sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. Hãy đi sâu vào từng mức độ ưu tiên để nắm được phương thức tiếp cận với từng nhiệm vụ: hoặc là cấp bách hoặc là quan trọng, thậm chí cả hai. 1. Khẩn cấp và Quan trọng Nhiệm vụ Khẩn cấp/Quan trọng có thể phát sinh bất ngờ hoặc sẽ bị bỏ lại sau cùng. Thời gian dành cho những nhiệm vụ này cần phải được quản lý chặt chẽ. Hãy lên kế hoạch để giải quyết những nhiệm vụ thuộc diện ưu tên hàng đầu này để không bị áp ực quá khi gần đến hạn deadline. Hơn nữa điều này sẽ giúp lường trước và đối phó tốt nhất với những nhiệm vụ đột suất xảy ra. Đánh giá thời hạn thực hiện nhiệm vụ. Tốc độ thực hiện nhiệm vụ có đang phù hợp với thời hạn hoàn thành hay không ? Trong trường hợp khẩn cấp. Dù đó là cuộc họp đột xuất hoặc bệnh tật hoặc chấn thương, đều là những trường hợp không thể trì hoãn. Với những trường hợp thế này bạn cần xem xét lại danh sách nhiệc vụ cần thực hiện của mình và việc phân bổ bao nhiêu thời gian cho những nhiệm vụ khác. 2. Quan trọng nhưng Không khẩn cấp Nhiệm vụ Quan trọng nhưng Không Khẩn cấp là những nhệm vụ thiết yếu như phát triển cá nhân, xây dựng mối quan hệ hay hoàn thành mục tiêu nghề nghiệp lâu dài. Nếu nhiệm vụ này không được phân bổ thời gian hợp ý chúng sẽ trở nên cấp bách ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Tập thể dục là một ví dụ điển hình. Luyện tập bất cứ môn thể thao nào không chỉ với ngày một ngày hai, bạn cần lập kế hoạch của mình trước hạn để tránh những sự việc cấp bách và bất ngờ. Duy trì các mối quan hệ cũng rất quan trọng. Tuy nhiên, dành thời gian cho bạn bè và gia đình và các đối tác sao cho phù hợp. Chẳng hạn, nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho các mối quan hệ thì bạn sẽ có ít thời gian dành cho mục tiêu quan trọng của mình. Khi đó rất dễ dẫn đến việc chúng sẽ lại biến thành nhiệm vu khẩn cấp. 3. Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng Nhiệm vụ Khẩn cấp nhưng không quan trọng thường là những nhiệm vụ cản trở con đường đi đến mục tiêu. Trả lời điện thoại hoặc email không hề liên quan tới mục tiêu của bạn hay như việc tham dự các cuộc họp chẳng hề mang lại giá tri rõ ràng tuy nhiên bạn lại mất khá nhiều thời gian cho việc đó. Nếu một ai đó hay việc gì đó đòi hỏi bạn dành thời gian thường xuyên, tốt hơn hết bạn hãy dành thời gian lớn cho những việc đó. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung năng lượng và thời gian tối đa. Nhạy cảm để ứng phó với khối lượng thời gian khi cần thiết. Đừng chờ đợi cho đến khi gần sát hạn deadline mới thông báo: Bạn: "Này, buổi học của chúng ta sẽ bắt đầu vào trưa nay nhé." Đồng nghiệp: "Thật sao? Tưởng là 14h chứ! " 4. Không khẩn cấp và không quan trọng Đối với những nhiệm vụ không khẩn cấp/không quan trọng cũng nên biết cách phân bổ thời gian cho hợp lý. Dành nhiều thời gian trên Facebook hay Twitter, xem truyền hình, và mua sắm có thể tiêu tốn đáng kể thời gian của bạn. Hạn chế những công việc như này càng nhiều càng tốt. Điều đó không có nghĩa chúng ta hạn chế hoàn toàn những hoạt động giải trí, tuy nhiên nên phân bổ thời gian sao cho hợp lý để không ảnh hưởng đến mục tiêu lớn của bạn. Ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ quan trọng của bạn trước, nếu còn thời gian hãy dành cho những hoạt động giải trí khác. Nếu không, bạn đang trì hoãn, và điều đó sẽ ảnh hưởng đến tất cả những ưu tiên khác. Kết luận Áp dụng nguyên tắc của Eisenhower trong việc phát triển các kỹ năng để đạt được hiệu quả cao. Hãy dành thời gian để xem xét danh sách các nhiệm vụ của bạn và xác định chúng thuộc những mức độ ưu tiên nào.
Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi này khi bạn cần phải xác định tầm quan trọng và cấp bách của nhiệm vụ bạn cần hoàn thành. Liệt kê những nhiệm vụ cần thực hiện vào từng mức độ ưu tiên như bên trên. Đây là một bài tập tuyệt vời để quản lý thời gian, và cũng là phương pháp tạo dựng nền tảng những thói quen làm việc lành mạnh.
Khẩn cấp, quan trọng và hội chứng người tốt: Trả giá bằng hạnh phúc của mình để làm hài lòng người khác
Những gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp và những gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng
Thỉnh thoảng bạn có thấy mình dùng toàn bộ thời gian để kiểm soát khủng hoảng không? Rằng cuộc sống của bạn cơ bản là dành để "chữa hết đám cháy này đến đám cháy khác" không? Vào cuối ngày, bạn có cảm thấy hoàn toàn kiệt sức, nhưng không thể xác định mình đã đạt được thành tích gì có ý nghĩa thực sự? Có một nguyên tắc đã dẫn dắt Dwight D. Eisenhower trong suốt sự nghiệp thành công vang dội với vai trò là một vị tướng và một tổng thống: "Những gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp và những gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng." Vậy khẩn cấp và quan trọng khác nhau thế nào? Công việc khẩn cấp là công việc đó cần được chú ý ngay lập tức. Đây là những việc ta cần làm "ngay bây giờ". Các công việc khẩn cấp đặt chúng ta vào trạng thái phản ứng đặc trưng là lối suy nghĩ đề phòng, tiêu cực, vội vàng và hạn hẹp. Công việc quan trọng là những điều góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ, giá trị, mục tiêu lâu dài của chúng ta. Đôi khi công việc quan trọng cũng cần gấp, nhưng thường thì không như thế. Khi tập trung vào những hoạt động quan trọng, chúng ta làm việc với trạng thái phản ứng nhanh đồng thời giúp ta giữ bình tĩnh, lý trí, và cởi mở trước những cơ hội mới. Tuy vậy, hầu hết chúng ta thường xuyên mắc sai lầm khi tin rằng tất cả những việc gấp thì đều quan trọng. Xu hướng này dường như khởi nguồn từ lịch sử tiến hóa của chúng ta; tổ tiên ta tập trung hơn vào các mối quan tâm ngắn hạn thay vì những kế hoạch lâu dài. Các công nghệ hiện đại liên tục xuất hiện trước chúng ta với những thông tin càng củng cố thêm tư tưởng đã khắc sâu này. Các công nghệ kích thích phản ứng khiến chúng ta xem tất cả các thông tin đều là khẩn cấp và bức bách. Trong cuộc sống của chính mình, ta bị kiệt sức và trì trệ. Nhà tư tưởng kinh doanh - Stephen Covey đã truyền báNguyên tắc Ra quyết định của Eisenhower trong cuốn sách mang tên 7 Thói Quen của Người Làm Việc Hiệu Quả Cao (The 7 Habits of Highly Effective People). Ma trận bao gồm một hình vuông được chia làm 4 hộp được quy định như sau: • Phần tư thứ nhất: Khẩn cấp và Quan trọng • Phần tư thứ hai: Không Khẩn cấp và Quan trọng • Phần tư thứ ba: Khẩn cấp và Không Quan trọng • Phần tư thứ tư: Không Khẩn cấp và Không Quan trọng I. Khấn cấp và Quan trọng Những việc ở phần tư thứ nhất vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Chúng là những việc đòi hỏi sự quan tâm tức thì, cũng như việc chúng ta phải hoạt động để hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ lâu dài trong cuộc sống. Các công việc trong phần tư thứ nhất thường bao gồm khủng hoảng, vấn đề và các hạn định. Sau đây là một vài ví dụ tiêu biểu cho các công việc Khẩn cấp và Quan trọng: - Email mời làm việc, một cơ hội kinh doanh mới yêu cầu bạn hành động ngay,... - Đến hạn nộp luận văn - Người nhà đang cấp cứu - Công việc nhà - Bạn bị lên cơn đau tim và phải nằm viện - Bạn nhận được cuộc gọi từ hiệu trưởng trường con bạn học, bảo rằng họ phải gặp bạn để nói về hành vi của thằng bé Với một chút kế hoạch và tổ chức, nhiều công việc ở phần tư thứ nhất có thể được hoàn tất hiệu quả hơn hoặc thậm chí xử lý triệt để. Thay vì chờ đến phút cuối để làm luận văn thì bạn có thể sắp xếp thời gian để hoàn tất nó trước một tuần. Thay vì chờ đến khi đồ trong nhà hư và cần được sửa chữa thì bạn nên lập một kế hoạch bảo trì định kỳ. Dù không bao giờ có thể loại bỏ hoàn toàn các việc khẩn cấp và quan trọng, nhưng chỉ cần chủ động một chút thì chúng ta có thể giảm thiểu chúng đáng kể và dành nhiều thời gian hơn cho phần tư thứ hai. II. Không Khẩn cấp nhưng Quan trọng Những việc ở phần tư thứ hai là các hoạt động không có thời hạn cấp bách, nhưng vẫn giúp bạn đạt được mục tiêu cá nhân, học tập, và làm việc quan trọng của mình, cũng như hoàn thành mục tiêu tổng thể của một đời người. Công việc phần tư thứ hai thường xoay quanh việc củng cố các mối quan hệ, lên kế hoạch cho tương lai, và cải thiện bản thân. Chúng ta nên chú ý dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động trong phần tư thứ hai vì những việc đó mang lại cho ta hạnh phúc, sự trọn vẹn và thành công lâu dài. Không may là có vài thách thức quan trọng ngăn cản chúng ta: - Bạn không biết điều gì là thực sự quan trọng đối với chính mình. Nếu không biết mục tiêu nào là quan trọng nhất với bạn thì hiển nhiên bạn sẽ không biết mình nên dành thời gian ra sao để đạt được mục tiêu đó. - Sự thiên vị hiện tại: Tất cả chúng ta đều có xu hướng tập trung vào bất cứ thứ gì hiện đang cấp bách nhất. Hành động này là mặc định đối với chúng ta. Khi thời hạn công việc không xuất hiện rõ ràng trong đầu ta thì thật khó để có động lực làm việc. Vì các hoạt động phần tư thứ hai không thúc ép chúng ta phải quan tâm, chúng ta thường đặt chúng bên lề cuộc sống và tự nói với bản thân rằng: "Mình sẽ thực hiện chúng vào một ngày nào đó sau khi mình xử lý xong mấy chuyện khẩn cấp." Thậm chí ta còn trì hoãn việc tìm hiểu xem điều gì là quan trọng nhất trong cuộc sống. Nhưng một ngày nào đó sẽ không bao giờ đến. III. Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng Những công việc ở phần tư thứ ba là các hoạt động đòi hỏi sự quan tâm của chúng ta ngay bây giờ (khẩn cấp) nhưng không giúp ta đạt được mục tiêu hay hoàn thành nhiệm vụ (không quan trọng). Hầu hết công việc phần tư thứ ba là những lần gián đoạn gây ra bởi người khác và thường liên quan đến việc giúp đỡ họ đạt được mục tiêu hay hoàn thành những việc ưu tiên của bản thân họ: - Điện thoại gọi đến - Tin nhắn - Hầu hết các email (một số email có thể khẩn cấp và quan trọng) - Một đồng nghiệp ghé qua bàn của bạn để nhờ vả, trong khi bạn đang phải ưu tiên làm việc quan trọng - Một nhân viên cũ nhờ bạn viết một lá thư giới thiệu cho anh ta (có lẽ nó quan trọng với anh ấy, nhưng thực tế thì hắn là không quan trọng đối với bạn) Theo Covey, nhiều người dành hết thời gian của họ cho công việc ở phần tư thứ ba trong khi nghĩ là mình đang làm những việc phần tư thứ nhất. Do việc phần tư thứ ba là giúp đỡ người khác, họ cảm thấy chúng chắc chắn phải quan trọng. Thêm nữa, chúng cũng thường là những công việc hữu hình, hoàn thành nó đem lại cho họ cảm giác thỏa mãn khi gạch bỏ một việc nào đó khỏi danh sách của mình. Nhưng dù việc phần tư thứ ba có thể quan trọng với người khác, chúng lại không quan trọng với bạn. Người dành quá nhiều thời gian thực hiện các việc Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng thường mắc "Hội chứng người tốt" và luôn muốn làm hài lòng người khác trong khi cái giá phải trả là hạnh phúc của chính họ. IV. Không Khẩn cấp và Không Quan trọng Các công việc phần thứ tư thì không khẩn cấp lẫn không quan trọng. Tôi thích gọi chúng là những hoạt động "gây nhiễu". Hoạt động ở phần tư thứ tư thì không cấp bách mà cũng chẳng giúp bạn đạt được mục tiêu lâu dài hay sứ mệnh của mình. Chúng chủ yếu làm bạn bị xao lãng. Các ví dụ tiêu biểu cho Việc Không Khẩn cấp và Không Quan trọng bao gồm: - Xem TV - Lướt mạng một cách vô thức - Chơi trò chơi điện tử - Lướt Facebook, Twitter, Instagram - Nghiện mua sắm Tôi nghĩ nếu hầu hết chúng ta tự kiểm tra lại thời gian của chính mình, ta sẽ phát hiện mình đã dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động phần tư thứ tư. Tôi chắc rằng hầu hết chúng ta đều có những thời điểm "Mình đang lãng phí cuộc đời" sau khi dành hàng tiếng đồng hồ lướt web, và nhận ra mình đã có thể dành thời gian đó để theo đuổi những mục tiêu cao quý của cuộc đời. Bạn cần phải loại bỏ hoàn toàn các hoạt động phần tư thứ tư ra khỏi đời mình. Sau một ngày bận rộn và làm việc quần quật, lướt web ngẫu nhiên hay xem chương trình TV ưa thích khoảng nửa tiếng chính là những gì cần thiết cho bộ não giải tỏa. Thay vì muốn hoàn toàn loại bỏ những việc Không Khẩn cấp và Không Quan trọng, hãy chỉ dành một lượng thời gian nhất định cho chúng. Ít hơn hoặc bằng 5% thời gian sinh hoạt là một mục tiêu phù hợp.
Theo AOM
Cùng chuyên mục
Xem theo ngày Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Tháng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Năm 2022 2021 2020 2019 2018 2017 2016 2015 2014 XEM |
