Thông tin sách trong thư viện

Cũng giống như các loại quy trình khác, quy trình quản lý thư viện cũng rất quan trọng và cũng là vấn đề nhức nhối với rất nhiều doanh nghiệp. Một quy trình quản lý hợp lý sẽ tiết kiệm thời gian và tạo ra sự thống nhất trong quản lý các tài liệu, sách, báo… Bài viết sau sẽ gợi ý cho bạn cách để xây dựng quy trình quản lý thư viện chuẩn hóa cho doanh nghiệp.

Ý nghĩa và tầm quan trọng của quy trình quản lý thư viện với doanh nghiệp

Quy trình được hiểu là trình tự, thứ tự các bước thực hiện một hoạt động, công việc mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những yêu cầu cụ thể trong vận hành doanh nghiệp. Một quy trình thường được cấu tạo từ trước và sau đó các nhân sự sẽ làm theo.

Quy trình quản lý thư viện là một trong những quy trình quan trọng trong doanh nghiệp nhằm quản lý các tài liệu, đầu sách,… phục vụ cho công việc hay đào tạo của cán bộ nhân viên. Mục đích của quy trình nhằm hỗ trợ việc mượn – trả, quản lý số lượng sách của tổ chức, doanh nghiệp diễn ra chính xác và nhanh chóng hơn.

Các bước của một quy trình quản lý thư viện chuẩn hóa

Không giống như việc quản lý nội dung, chất lượng các đầu sách cũng như các đối tượng trong phạm vi được sử dụng thư viện thì việc quản lý mượn – trả tài liệu thư viện lại phức tạp và nhiều bước hơn.

Sau đây, chúng tôi sẽ gợi ý một quy trình quản lý mượn – trả của thư viện:

Bước 1: Trình thẻ thư viện

Khi thành viên của doanh nghiệp, tổ chức được cấp thẻ thư viện sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký thì có thể trình thẻ và sử dụng tài liệu khi có nhu cầu. Tại một số doanh nghiệp, bước này có thể bị lược bớt do không phải giới hạn tài liệu cho bất cứ đối tượng nào hay có thể kiểm tra thông tin trực tiếp bằng thẻ nhân sự hoặc máy tính.

Bước 2: Tiếp nhận thẻ thư viện, kiểm tra thông tin người mượn và loại tài liệu

Sau khi xác nhận nhân sự và kiểm tra thông tin chính xác, cán bộ quản lý thư viện có thể tạm thời giữ thẻ thư viện hoặc đánh dấu thông tin người mượn. Tiếp đó, kiểm tra thông tin của các đầu sách, mã tài liệu.

Bước 3: Phát phiếu “Yêu cầu mượn”

Cán bộ quản lý thư viện sẽ phát phiếu yêu cầu mượn tài liệu cho người mượn và sau khi phiếu được điền đầy đủ thông tin sẽ tổng hợp và nhập thủ công thông tin vào trong hệ thống máy tính.

Thủ tục này khá rắc rối và “thừa” bởi ngày nay, một số thư viện cho phép quản lý thư viện nhập trực tiếp các thông tin từ người mượn mà không phải qua bước khai báo.

Bước 4: Người mượn nhận, kiểm tra và sử dụng tài liệu

Sau khi nhận tài liệu từ cán bộ quản lý thư viện, người mượn kiểm tra và sử dụng tài liệu trong một khoảng thời gian cố định. Nếu sử dụng quá thời hạn cho phép, người mượn có thể bị phạt một khoản tiền.

Nhiều người cảm thấy điều này khá bất tiện vì họ có thể chưa sử dụng xong hoặc quên không gia hạn, quên trả mà không có công cụ nào nhắc nhở.

Bước 5: Trả tài liệu và lấy lại thẻ thư viện

Sau khi sử dụng xong hoặc hết thời hạn, người mượn trả tài liệu tại thư viện. Quản lý thư viện sẽ kiểm tra tài liệu, nhận tài liệu và cập nhật vào máy tính, nếu tài liệu có hư hỏng, không đúng với tài liệu đã mượn thì yêu cầu kiểm tra và trả lại đúng tài liệu như đã nhận. Trường hợp hư hỏng, rách nát nhiều tùy vào thực tế để thỏa thuận mức đền bù.

Sau khi cán bộ thư viện nhận tài liệu sẽ trả lại thẻ thư viện cho độc giả, lập báo cáo tổng hợp số lượt mượn sách của người mượn (vì một số trường hợp người mượn sẽ bị giới hạn lượt mượn sách) đồng thời lưu trữ hồ sơ mượn – trả theo quy định.

Có thể thấy, việc mượn – trả tài liệu tại các thư viện hiện nay khá rắc rối và có nhiều bước thừa, gây mất thời gian và tốn kém chi phí. Vậy làm thế nào để tối đa thời gian thực hiện quy trình mượn – trả tài liệu tại thư viện mà vẫn đảm bảo tính minh bạch, chính xác?

WEONE – Giải pháp “vàng” cho thư viện của doanh nghiệp

Trong thời đại 4.0 như hiện nay, doanh nghiệp khi thực hiện các quy trình nói chung và quy trình quản lý thư viện nói riêng không cần phải lo lắng theo dõi thủ công tiến trình từng bước, kiểm tra người phụ trách và thúc giục nhân sự hoàn thành đầu việc của mình. Những bước này sẽ do công nghệ thực hiện và hoàn thành một cách chính xác.

WEONE hỗ trợ xây dựng và quản lý các quy trình quản lý thư viện hiệu quả cho doanh nghiệp.

Với phân hệ Quản lý quy trình – thủ tục của Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE, tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng từng bước trên nền tảng này. Thay vì phải trực tiếp đến làm phiếu “Yêu cầu mượn sách” thì người mượn có thể làm một lệnh yêu cầu mượn sách trên hệ thống, kê khai đầy đủ thông tin theo các trường thông tin yêu cầu sẵn và chuyển trực tiếp đến quản lý văn thư.

Quản lý thư viện sau khi tiếp nhận yêu cầu sẽ duyệt và chuyển tài liệu bạn cần, đồng thời các thông tin được lưu trữ ngay trên hệ thống, cán bộ quản lý thư viện có thể lấy thông tin và tổng hợp lại một cách nhanh chóng đồng thời chuyển đến bước “Trả tài liệu” của bạn theo thời hạn quy định

Sau khi hết thời gian mượn sách, hệ thống sẽ gửi thông báo nhắc nhở đến bạn và khi đã trả sách thành công, quản lý thư viện sẽ kết thúc quy trình và lưu lại hồ sơ của bạn.

Dễ dàng quản lý và thực hiện các quy trình quản lý thư viện mọi lúc mọi nơi, đa thiết bị

Có lẽ bạn đã không còn quá xa lạ với khái niệm “thư viện số” trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Các doanh nghiệp với nền tảng công nghệ và tầm nhìn xa đã kịp thời chuyển qua dạng thư viện này để không tốn kém thời gian, chi phí của nhân sự, càng không phải thiết lập các quy trình quản lý thư viện rườm rà mà chỉ cần thiết lập vài bước là có thể cho phép sử dụng “thư viện số” như mong muốn.

Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE với phân hệ Quản lý kho tài liệu sẽ hỗ trợ bạn tối ưu khi triển khai mô hình thư viện số.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể đăng tải hoặc scan trực tiếp các tài liệu, đầu sách từ máy scan và chúng sẽ được lưu trữ dưới dạng số hóa, tài liệu online. Hệ thống sẽ giúp bạn lưu trữ tập trung tại duy nhất một nền tảng.

Với phân hệ Quản lý kho tài liệu, WEONE hỗ trợ tìm kiếm bằng các từ khóa một cách nhanh chóng, thuận tiện, mọi lúc mọi nơi và trên mọi thiết bị có kết nối Internet. Bạn có thể tùy ý thiết lập các trường thông tin và tìm kiếm dựa trên các thông tin đã được cài đặt từ trước. Không quá khi nói rằng, chỉ cần nhớ một vài chi tiết là bạn có thể tìm ngay cuốn sách mình cần hay đọc được toàn bộ tài liệu chỉ vài cú click.

Hơn nữa, nền tảng này còn có tính năng phân quyền sử dụng tài liệu. Nhà quản lý dễ dàng phân chia các đầu sách, loại tài liệu nào là phổ thông, được sử dụng bởi 100% nhân sự hay những loại tài liệu mật, quan trọng chỉ một vài đối tượng được biết.

Đặc biệt, phần mềm WEONE còn tích hợp thêm tính năng thiết lập mật khẩu và người dùng chỉ khi có mật khẩu mới truy cập được vào nguồn tài liệu, nâng cao khả năng bảo mật thông tin.

Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE còn có khả năng tạo nên những kho tài liệu cá nhân, nhân sự có thể chia sẻ, đồng bộ tài liệu lên hệ thống.

Cuối cùng, việc xây dựng một “thư viện số” có thể tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp khi không cần phải đầu tư in ấn nhiều cũng như mua số lượng lớn cho một đầu sách một lúc hay tránh việc “thiếu tài liệu” khi có nhân sự đã sử dụng từ trước.

Khi công nghệ phát triển, các quy trình quản lý cũng như phương pháp quản lý lỗi thời đối với các thư viện đã dần biến mất. Trong khi đó quản lý thư viện vẫn là hoạt động quan trọng và liên quan trực tiếp đến việc đào tạo, công việc chung của doanh nghiệp. Tiến hành đổi mới, tiếp cận các công cụ hiện đại sẽ không còn là sự lựa chọn mà là điều bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tiến tới con đường chuyển đổi số – xu thế thời đại.