Sau khi có trong tay danh sách ứng viên trúng tuyển sau kỳ phỏng vấn, người phụ trách tuyển dụng cần nhanh chóng gửi mail thông báo trúng tuyển sớm để thuận lợi giữ chân nhân tài. Ngày nay, sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh trong các hình thức giao tiếp gần như là yêu cầu bắt buộc. Vì vậy, cách viết mail thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh rất được nhà tuyển dụng quan tâm. Qua bài viết hôm nay, TalentBold sẽ tập trung chia sẻ nội dung này đến quý bạn đọc.
I. Tầm quan trọng của việc gửi mail thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh
Thời đại ngày nay, tiếng Anh đã trở thành ngoại ngữ giao tiếp quốc tế không thể thiếu. Khi viết mail thông báo trúng tuyển cũng vậy, nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên sử dụng tiếng Anh hoặc song ngữ tiếng Anh và tiếng bản địa.
Thông qua việc gửi sớm mail thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh đến ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ:
-
Thể hiện được sự chuyên nghiệp và nâng tầm doanh nghiệp trong mắt ứng viên
-
Hạn chế tình trạng bị doanh nghiệp khác giành mất ứng viên khi họ gửi thông báo trúng tuyển sớm hơn
-
Nhận phản hồi sớm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc sắp xếp nhân sự hoặc tiến hành liên lạc ứng viên dự phòng trong trường hợp bị từ chối nhận việc.
II. Những nội dung quan trọng trong mail thông báo trúng tuyển tiếng Anh
Văn phong tiếng Anh trong thư thông báo thường đi thẳng vào vấn đề với nội dung câu văn khá súc tích. Đây là đặc điểm mà người phụ trách soạn mail thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh cần lưu ý.
Về mặt nội dung, mail thông báo thường trình bày theo thứ tự sau:
1. Tiêu đề mail
Thường nhà tuyển dụng sẽ Reply mail gửi thư mời phỏng vấn và thay phần đầu tiêu đề bằng chữ “Notification” hoặc rõ ràng hơn là “ Successful Interview Notification”
2. Thời gian gửi mail thông báo
Đầu phần nội dung mail sẽ là ngày mà nhà tuyển dụng gửi mail thông báo đến ứng viên. Điều này giúp ứng viên canh thời gian hiệu quả để phản hồi nhà tuyển dụng đúng hẹn.
3. Lời chào đến ứng viên trúng tuyển
Ngắn gọn bằng dòng chữ “ Dear Mr./ Ms. “ kèm theo họ tên của ứng viên. Trừ khi ứng viên nữ lớn tuổi và biết chắc họ đã có gia đình thì bạn sẽ dùng Mrs. , còn không thì chỉ nên dùng Ms.
4. Lời cảm ơn ứng viên
Mở đầu thân mail bằng câu cảm ơn sự quan tâm của ứng viên dành cho công ty và vị trí tuyển dụng sẽ giúp thông điệp truyền tải mượt mà hơn.
“We sincerely thank you for your interest in the Company and the position our company is recruiting.”
5. Thông báo trúng tuyển
Đây chính là mục tiêu chính của mail, một câu văn chúc mừng ứng viên trúng tuyển
“We are happy to announce : You were successful in the position {vị trí tuyển dụng}”
>>>> Xem thêm: 4 điều cần chú ý trước khi gửi thư mời offer cho ứng viên trúng tuyển
6. Lên lịch hẹn với ứng viên
Lịch hẹn có thể là :
-
Đến nhận việc ngay
-
Đến thảo luận thêm về các chính sách
-
Đến ký hợp đồng thử việc và sẽ nhận việc vào ngày khác…
Tùy vào văn hóa của doanh nghiệp, người phụ trách sẽ có những thông báo phù hợp đến ứng viên trúng tuyển.
7. Thông tin cụ thể về thời gian, địa điểm và thông tin người liên lạc của công ty
Dù là lịch hẹn vì mục đích gì thì bạn cũng cần xác định rõ thông tin thời gian, địa điểm và người liên lạc để ứng viên nắm bắt và chủ động sắp xếp. Mục này có thể liệt kê, không cần ghi thành câu văn.
“ Time :
Place:
Contact person : “
8. Thể hiện thiện chí luôn tạo thuận lợi cho ứng viên trúng tuyển
Sự thân thiện, cởi mở sẽ giúp ứng viên cảm thấy thoải mái và dễ dàng đưa ra quyết định nhận việc hơn. Vì vậy, doanh nghiệp hãy cho ứng viên thấy bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ thông tin và nhiều vấn đề khác liên quan đến quá trình ứng viên đến nhận việc.
“ In case you can not meet above time, please contact Ms. / Mr. …. via handphone ….. to change a suitable time for us.
Thông thường, bộ phận tuyển dụng sau khi gửi mail sẽ gọi điện trực tiếp cho ứng viên trúng tuyển. Cách làm này thể hiện sự chuyên nghiệp, sự tôn trọng ứng viên, đồng thời tránh tình trạng phản hồi trễ từ ứng viên.
III. Mẫu mail thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh chuẩn
Mỗi doanh nghiệp có những tình huống thông báo cụ thể khác nhau. Trong phạm vi bài viết này, TalentBold gửi đến các bạn làm công tác tuyển dụng mẫu mail thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh có khả năng áp dụng trong nhiều tình huống, nhiều vị trí và nhiều loại hình doanh nghiệp
Tiêu đề : Successful Interview Notification – Position : {vị trí công việc}
Date : {ngày gửi mail thông báo}
Dear Mr. / Mrs. / Ms. {họ tên ứng viên trúng tuyển}
We sincerely thank you for your interest in the Company and the position our company is recruiting.
After checking the professional knowledge, skills the company announced: You were successful in the position {vị trí tuyển dụng}
We would like to invite you to our company to discuss the work, working hours, company regulations and sign a contract for probation.
-
Time : {thời gian đến ký hợp đồng thử việc}
-
Place : {địa chỉ đến ký hợp đồng thử việc }
-
Contact : {họ tên người hướng dẫn ứng viên khi đến ký hợp đồng thử việc }
In case you can not meet above time, please contact Ms. / Mr. {tên người của phòng nhân sự/ phòng chuyên môn/ người gửi mail thông báo…} via handphone {số điện thoại} or email {địa chỉ mail} to change a suitable time for us.
We also attached a draft contract for probation with this email. You can refer to the content before we meet and sign.
Sincerely !
On behalf of the {tên công ty}
{Họ tên người gửi mail}
{Chức danh người gửi mail}
{Thông tin liên lạc với người gửi mail}
>>>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu mail thông báo trúng tuyển tới ứng viên chuẩn nhất
Việc thông báo trúng tuyển đến ứng viên càng nhanh càng hạn chế tình trạng mất ứng viên giỏi. Vì vậy, người làm công tác tuyển dụng cần nắm rõ cách viết mail thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh, đồng thời chuẩn bị sẵn mẫu mail phù hợp cho từng vị trí. Mẫu mail mà TalentBold chia sẻ trên đây có thể áp dụng rộng rãi trong hầu hết mọi tình huống thông báo trúng tuyển, vì vậy, người phụ trách thông báo trúng tuyển hoàn toàn an tâm sử dụng vì tính khả thi và độ chuyên nghiệp rất cao.
Chi tiết liên hệ:
Talentbold - We bold your talents Hotline: 077 259 1080 Mail: Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội
Nguồn ảnh: internet
Mẫu thư giới thiệu nhân sự mới là lá thư được viết ra nhằm giới thiệu nhân sự mới cho toàn thể nhân viên trong công ty được biết. Hoặc tùy theo chức vụ của nhân sự mới mà tổ trưởng, người quản lý sẽ được thông báo. Việc tuyển nhân sự mới cũng là niềm vui cần thông báo cho mọi người biết và khiến nhân sự mới nhanh chóng hòa nhập vào công ty.
Đối với nhân viên đang làm việc tại công ty, mẫu thư giới thiệu nhân sự mới giúp mọi người biết được nhân sự mới là ai, ở đâu, làm gì, quá trình công tác và kinh nghiệm ra sao? Từ đó, giúp nhân viên trong công ty dễ làm quen và hướng dẫn được nhân viên mới. Việc giới thiệu người mới cho toàn thể nhân viên trong công ty cũng giúp họ cảm thấy được tôn trọng và đỡ được phần nào tâm lý tò mò.
Mặt khác, mọi người trong công ty đã hiểu phần nào về nhân sự mới nên khi họ đi làm sẽ được giúp đỡ và bớt bỡ ngỡ phần nào. Buổi đầu đi làm, nhân sự mới sẽ được mọi người chào đón và khiến họ cảm thấy ấn tượng tốt đẹp về môi trường và cách thức làm việc của công ty. Từ đó, nhân sự mới sẽ nhanh chóng thích nghi và hòa nhập vào công ty, tạo nên bầu không khí thân thiện, thoải mái và đoàn kết.
Với những công ty nhiều người, thông thường mẫu thư giới thiệu nhân sự mới sẽ gửi qua email. Qua đó, nhân sự mới sẽ cảm thấy tự hào và hãnh diện vì đã trở thành một thành viên mới của công ty và nhanh chóng bắt kịp những công việc ở nơi làm việc mới.
Mẫu thư giới thiệu nhân sự mới tuy không bắt buộc nhưng rất cần thiết đối với công ty, doanh nghiệp. Nó cũng giúp gây ấn tượng với nhân viên mới ngay từ “phút giây ban đầu”.
2. Nội dung mẫu thư giới thiệu nhân sự mới có những gì?
2.1. Mẫu thư giới thiệu nhân sự mới bao gồm nội dung gì?
Mẫu thư giới thiệu nhân sự mới ấn tượng sẽ giúp nhân viên mới có những buổi đầu làm việc thoải mái và hiệu quả, nó cũng được xem là 1 phần văn hóa của doanh nghiệp. Nội dung chính của mẫu thư giới thiệu nhân sự bao gồm các mục cơ bản sau:
- Người nhận: Dựa vào chức vụ cụ thể của nhân sự mới mà thư giới thiệu có thể gửi đến toàn bộ nhân viên trong công ty, hoặc gửi riêng trưởng phòng, quản lý,… Ví dụ: Nếu nhân sự mới đảm nhiệm chức vụ CEO thì cần giới thiệu cho toàn thể công ty được biết.
- Bày tỏ sự vui mừng khi chào đón và giới thiệu nhân sự mới: Cần nêu đầy đủ họ tên, chức vụ đảm nhiệm của nhân sự mới, nếu cần thiết bạn có thể chèn ảnh chân dung của nhân sự mới để nhân viên công ty dễ nhận biết.
- Giới thiệu khái quát về trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc của nhân sự mới. Đồng nghiệp trong công ty sẽ dễ dàng tìm kiếm điểm chung và sở thích với người mới.
- Thời gian mà nhân sự mới nhận việc.
- Kết thúc bằng câu chào đón và cảm ơn nhân sự mới đã vào công ty.
- Ký tên người viết thư giới thiệu, là giám đốc hoặc bộ phận nhân sự.
2.2. Hướng dẫn viết mẫu thư giới thiệu nhân sự mới
Mỗi doanh nghiệp thành công sẽ xem nhân viên là “viên ngọc quý” của công ty, luôn xem người lao động là gia đình, mái ấm của công ty. Do đó, việc viết một lá thư giới thiệu nhân sự phù hợp sẽ giúp nhân sự mới cảm thấy thân thiết và muốn gắn bó lâu dài với công ty hơn. Những nhân viên cũ cũng cảm thấy được tôn trọng và ấm áp.
Trước khi viết lá thư giới thiệu thì bạn cần nắm thật kỹ các thông tin về nhân sự mới như tên, tuổi, địa chỉ, kinh nghiệm làm việc, những kỹ năng mà họ có,… Những thông tin này cần chính xác và để chắc chắn hơn, bạn có thể yêu cầu họ nộp sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, CV xin việc,…
Vậy viết các mục trong mẫu thư giới thiệu nhân sự mới ra sao?
2.2.1. Mở đầu mẫu thư giới thiệu nhân sự mới
Đầu tiên bạn cần viết tiêu đề lá thư giới thiệu rõ ràng, thêm cụ thể ngày tháng năm viết đơn để mọi người được biết rõ. Sau đó, bạn viết tên lá thư giới thiệu [introduction letter] to và nổi bật ngay đầu lá thư.
Người nhận đơn sẽ dựa vào chức vụ của nhân sự mới mà viết phần “kính gửi" sao cho phù hợp. Ví dụ: “Kính gửi: Nhân viên toàn thể công ty ABC”.
2.2.2. Nội dung mẫu thư giới thiệu nhân sự mới
Mục đầu tiên trong phần nội dung, bạn giới thiệu cơ bản về ngày, tháng, năm mà nhân sự mới vào làm việc, tên của nhân sự mới và chức vụ mà họ đảm nhiệm. Ví dụ: “Phòng Nhân sự công ty ABC chính thức thông báo, kể từ ngày 06 tháng 08 năm 2022, Ông Nguyễn Minh Ngọc sẽ chính thức trở thành thành viên của công ty và đảm nhiệm chức vụ Giám đốc điều hành [CEO]”.
Sau đó, bạn giới thiệu đầy đủ họ tên, địa chỉ, email, chuyên ngành đào tạo,... của nhân sự mới. Tiếp đó, bạn giới thiệu những kinh nghiệm và năng lực làm việc của nhân sự mới tại các công ty mà họ đã từng làm việc. Mọi người sẽ dựa vào đó để đánh giá khả năng, năng lực của nhân sự mới và dễ dàng thân cận hơn với người mới. Ví dụ: “Trước khi gia nhập công ty, Ông Nguyễn Minh Ngọc đã từng đảm nhiệm chức vụ Giám đốc điều hành trong vòng 15 năm tại công ty XYZ. Kinh nghiệm của Ông được nâng cao từ bằng Cử nhân Đại học X chuyên ngành Quản trị kinh doanh, cùng với chứng chỉ kỹ năng giao tiếp và ngoại ngữ TOEIC”.
Bạn có thể kể đến những kỹ năng và kinh nghiệm tuyệt vời mà nhân sự mới đã từng tham gia và thực hiện. Tiếp theo, bạn có thể kể đến một số công việc mà nhân sự mới cần đảm nhận để nhân sự mới cũng như toàn thể nhân viên trong công ty biết rõ và giúp đỡ nhân sự mới hoàn thành công việc tốt hơn.
Bạn gửi lời nhắn nhủ tới những nhân viên hiện đang làm việc và mong mọi người giúp đỡ lẫn nhau để nhân viên mới sớm hòa nhập và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
2.2.3. Kết thúc mẫu thư giới thiệu nhân sự mới
Đoạn kết, là lời cảm ơn, lời chúc nhân sự mới sẽ sớm làm quen với mọi người, hòa nhập với môi trường và văn hóa của công ty.
Cuối cùng, không thể thiếu chữ ký và xác nhận của người viết lá thư giới thiệu.
Khi viết mẫu thư giới thiệu nhân sự mới, bạn cần thông báo rõ ràng các thông tin cơ bản của nhân sự mới và không thể thiếu chức vụ mà họ sẽ đảm nhiệm tại công ty. Sau khi viết xong, bạn cần kiểm tra lại các lỗi chính tả, dấu câu, ngữ pháp trong thư giới thiệu. Lá thư của bạn cần dễ hiểu, đầy đủ nội dung và dễ đọc.
Bạn có thể gửi thư giới thiệu nhân sự mới qua một số cách như: Gửi thư trực tiếp bằng giấy, gửi thư thông báo lên trang web hoặc Facebook công ty, gửi qua email và gửi cho người nhận phù hợp với chức vụ của nhân sự mới. Nếu bạn gửi qua email, cần đảm bảo bức thư của bạn để đúng định dạng, thường là PDF. Nếu bạn in ra cần đảm bảo chữ rõ ràng và đúng form, có thể để vào phong bì trước khi gửi cho bộ phận thích hợp.
Bạn cũng cần giữ liên lạc với nhân sự mới trước khi họ chính thức đi làm, khiến họ cảm nhận được sự vui vẻ trong công ty và không khuyến khích họ tìm việc khác. Ngoài ra, bạn cần gửi đầy đủ các thông tin cần thiết cho nhân sự mới trong buổi đầu tiên nhận việc.
Như vậy, để có thể viết mẫu thư giới thiệu nhân sự mới không hề khó. Đây là cách giúp nhân sự hòa nhập vào trong môi trường làm việc mới, xây dựng tình cảm thân thiết giữa các đồng nghiệp và đưa công ty ngày càng phát triển. Đầu tư cho mình lá thư giới thiệu chuẩn chỉnh và chất lượng sẽ giúp nhân viên mới hài lòng và giữ chân được nhân viên.