Quy trình mua sắm hàng hóa tài khách sạn

Mua sắm trực tiếp được áp dụng đối với gói thầu mua sắm hàng hóa tương tự thuộc cùng một dự án, dự toán mua sắm hoặc thuộc dự án, dự toán mua sắm khác. Vậy quy định của pháp luật về quy trình mua sắm trực tiếp như thế nào?

Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 60 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, việc chuẩn bị lựa chọn nhà thầu được tiến hành như sau:

Lập hồ sơ yêu cầu

Hồ sơ yêu cầu bao gồm các nội dung thông tin tóm tắt về:

– Dự án, gói thầu;

– Yêu cầu nhà thầu cập nhật thông tin về năng lực;

– Yêu cầu về tiến độ cung cấp và cam kết cung cấp hàng hóa bảo đảm kỹ thuật, chất lượng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trước đó;

– Yêu cầu về đơn giá của hàng hóa.

Trường hợp hàng hóa thuộc gói thầu áp dụng mua sắm trực tiếp là một trong nhiều loại hàng hóa thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó thì quy mô của hàng hóa áp dụng mua sắm trực tiếp phải nhỏ hơn 130% quy mô của hàng hóa cùng loại thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó.

Thẩm định, phê duyệt hò sơ yêu cầu

Hồ sơ yêu cầu phải được thẩm định trước khi phê duyệt.

Việc phê duyệt hồ sơ yêu cầu phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt, báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu.

Bước 2: Phát hành hồ sơ

Hồ sơ yêu cầu được phát hành cho nhà thầu đã được lựa chọn trước đó.

Trường hợp nhà thầu này không có khả năng tiếp tục thực hiện gói thầu mua sắm trực tiếp thì phát hành hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu khác nếu nhà thầu này đáp ứng các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và giá theo hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu trước đó.

Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất theo yêu cầu của hồ sơ yêu cầu.

Bước 4: Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu

Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 60 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, sau khi nhận đượ hồ sơ đề xuất của nhà thầu, bên mời thầu tiến hành đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu. Cụ thể:

Đánh giá hồ sơ đề xuất

Bao gồm các nội dung:

– Kiểm tra các nội dung về kỹ thuật và đơn giá;

– Cập nhật thông tin về năng lực của nhà thầu;

– Đánh giá tiến độ thực hiện, biện pháp cung cấp hàng hóa, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu;

– Các nội dung khác (nếu có).

Thương thảo các đề xuất của nhà thầu

Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu mời nhà thầu đến thương thảo, làm rõ các nội dung thông tin cần thiết của hồ sơ đề xuất nhằm chứng minh sự đáp ứng của nhà thầu theo yêu cầu về năng lực, tiến độ, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu.

Bên mời thầu phải bảo đảm đơn giá của các phần việc thuộc gói thầu áp dụng mua sắm trực tiếp không được vượt đơn giá của các phần việc tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó, đồng thời phù hợp với giá cả thị trường tại thời điểm thương thảo hợp đồng.

Xem thêm: Việc đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật được tiến hành như thế nào?

Đánh giá hồ sơ dự thầu theo quy định của pháp luật mới nhất

Bước 5: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả mua sắm trực tiếp

– Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được, thẩm định trước khi phê duyệt.

– Việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt và báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu.

– Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được thông báo bằng văn bản cho tất cả các nhà thầu tham gia nộp hồ sơ đề xuất và công khai.

Bước 6: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp, biên bản thương thảo hợp đồng, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu liên quan khác.

Xem thêm: Nhà thầu được ký kết hợp đồng khi đáp ứng điều kiện nào?

Các loại hợp đồng ký kết với nhà thầu theo quy định luật đấu thầu

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi về “Quy định của pháp luật về quy trình mua sắm trực tiếp” gửi đến bạn đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp.

Skip to content

Quy trình mua sắm hàng hóa tài khách sạn

XEM THÊM

Khóa học thực hành kế toán tổng hợp trong khách sạn

Khóa học thực hành kế toán tổng hợp trong nhà hàng

Kế toán nhà hàng khách sạn cần phải làm gì

QUY TRÌNH HẠCH TOÁN TOÁN KẾ TOÁN KHÁCH SẠN – NHÀ HÀNG

Thủ tục về chứng từ đầu vào

  • Đề xuất, dự trù hoặc bảng kê mua hàng hóa sản phẩm do các trưởng bộ phận ký xác nhận.
  • Đề nghị tạm ứng tiền đi thu mua ngoài.
  • Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT).
  • Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt.
  • Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí mua
  • Sổ theo dõi hoặc bảng kê đối chiếu quyết toán thu mua so với tạm ứng hàng ngày của nhân viên thu mua.
  • Hoá đơn tài chính ( Hóa đơn thông thường, hoặc hóa đơn GTGT)

– Nếu vượt khung cho phép của công tác mua sắm thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi thu mua trực tiếp.

– Nếu thừa so với dự trù kế hoạch, đề xuất tạm ứng thì phải hoàn nhập lại quỹ do các nguyên nhân : giá chợ, hoặc tìm kiếm được các đầu mối có giá rẻ hơn.

1. Quy trình thực hiện chung

1.1 Nếu là nhà cung cấp, người bán mang sản phẩm hàng hóa, nguyên vật liệu… được giao trực tiếp tại công ty tại cổng bảo vệ

Bước 01

  • Bộ phận bếp căn cứ Menu khách đặt lập “Giấy đề nghị, đề xuất, dự trù mua hàng hóa vật tư”.

(Kèm theo Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng cung ứng dịch ăn uống)

  • Giấy đề nghị của đơn vị phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy
  • Trong trường hợp phó trưởng đơn vị ký cần có “Giấy ủy quyền” theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính

> Hoặc trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền miệng cho phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: email, skype, bộ đàm, điện thoại…

Bước 02

  • Bộ phận bếp mang “Giấy đề nghị + phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng đặt dịch vụ” gửi phòng kế toán người trực tiếp nhận là Nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua xem xét các góc độ nghiệp vụ: nhà cung cấp, đầu mối thu mua, giá cả thị trường…
  • Phòng Kế toán nhân viên thu mua sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ và khả năng cung ứng = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và ký nháy vào giấy đề nghị góc trái hoặc bên phải của mục kế toán trưởng bộ phận phòng kế toán, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTTB). => nhân viên tiếp phẩm thu mua trình kế toán trưởng ký chính xác lập việc thu mua để tiến hành đi thu mua kịp thời

Bước 03

  • Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình “Giấy đề nghị mua hàng” và làm tờ trình (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ)

Chú ý: Nếu là tài sản có giá trị lớn thì nhân viên liên hệ Nhà cung cấp lấy báo giá tài sản (Ít nhất 03 bảng báo giá cạnh tranh của 03 Nhà cung cấp).

Bước 04

  • Giám đốc ký duyệt giao lại nhân viên tiếp phẩm tiến hành thông báo và làm việc với Nhà cung cấp được lựa chọn để đặt hàng.

Bước 05

  • Nhân viên thu mua hàng hoá điện thoại, fax hoặc email đơn đặt hàng cho nhà cung cấp yêu cầu cung cấp hàng, xác định thời gian giao hàng cụ thể.
  • Nhân viên tiếp phẩm Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ & nghiệm thu tài sản: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…
  • Người bán ký tá xác nhận và bàn giao tài sản chuyển quyền sở hữu vào chứng từ: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…
  • Nhân viên bảo vệ sẽ đứng bên tham gia kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu.

Bước 06

  • Nhân viên tiếp phẩm liên hệ phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân theo dõi các phòng ban.

Bước 07

  • Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như mục 1
  • Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ..
  • Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi.

1.2 Nếu là nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua thì ngoài:

Quy trình mua sắm hàng hóa tài khách sạn

Bước 01

  • Đơn vị có nhu cần mua sắm tài sản, vật tư hàng hóa, nguyên vật liệu làm “Giấy đề nghị, đề xuất, dự trù mua hàng hóa vật tư”.
  • Giấy đề nghị của đơn vị phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy
  • Trong trường hợp phó trưởng đơn vị ký cần có “Giấy ủy quyền” theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính. Hoặc trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền miệng cho phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: email, sky, bộ đàm, điện thoại…

Bước 02

  • Đơn vị mang “Giấy đề nghị“ gửi phòng kế toán người trực tiếp nhận là Nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua xem xét các góc độ nghiệp vụ: nhà cung cấp, đầu mối thu mua, giá cả thị trường…

Bước 03

  • Phòng Kế toán nhân viên thu mua sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ và khả năng cung ứng = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và ký nháy vào giấy đề nghị góc trái hoặc bên phải của mục kế toán trưởng bộ phận phòng kế toán, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTT.
  • Nhân viên tiếp phẩm lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu : căn cứ nghiệp vụ chuyên môn và ước lượng giá cả thị trường cho các món hàng sẽ mua sẽ ước lập số tiền TẠM ỨNG.

Bước 04

  • Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình “Giấy đề nghị, đề xuất mua hàng, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu” và Giấy đề nghị tạm ưng (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ).

Bước 05

  • Giám đốc ký duyệt giao lại nhân viên tiếp phẩm tiến hành = > trực tiếp đi thu mua ở các đầu mối chợ, siêu thị, nguồn hàng khác để cung cấp kịp thời đầu vào phục vụ sản xuất kinh doanh.

Bước 06

  • Nhân viên tiếp phẩm Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…và mang sản phẩm hàng hóa về công ty, Người bán ký tá xác nhận đầy đủ vào: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…
  • Hàng về công ty Nhân viên bảo vệ kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu.

Bước 07

  • Nhân viên tiếp phẩm liên hệ phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân theo dõi chi tiết cho các phòng ban sử dụng.

Bước 08

  • Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như mục a/
  • Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ..
  • Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi.

2. Mua hàng nhập kho

Quy trình mua sắm hàng hóa tài khách sạn

Căn cứ nhu cầu:

  • hàng hóa tiêu dùng hàng tháng (bình quân)
  • bộ phận kế toán (Kế toán hàng hóa + Kế toán trưởng)

-> dự kiến số lượng và chủng loại hàng hóa đủ dùng trong tháng đề nghị Giám đốc phê duyệt.

Đề xuất mua hàng rồi tiến hành mua về nhập kho

(Theo mẫu công ty: Phiếu đề nghị mua vật dụng hàng hóa).Bao gồm các loại như sau: bia, nước ngọt, đậu phộng…Tiến hành nhập kho theo đầy đủ thủ tục như trên+)

Đề xuất, dự trù hoặc bảng kê mua hàng hóa sản phẩm do các trưởng bộ phận ký xác nhận:

  • Đề nghị tạm ứng tiền đi thu mua ngoài
  • Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT).
  • Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt.
  • Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí mua
  • Sổ theo dõi hoặc bảng kê đối chiếu quyết toán thu mua so với tạm ứng hàng ngày của nhân viên thu mua.
  • Hoá đơn tài chính (Bản gốc : Hóa đơn thông thường, hoặc hóa đơn GTGT + bản copy nếu có).

3. Cách hạch toán kế toán khách sạn – nhà hàng

Kế toán dùng TK 632 để theo dõi hạch toán như sau:

CP NVL trực tiếp: là chi phí NVL trang bị cho phòng, buồng ngủ như xà phòng, trà, giấy vệ sinh, bàn chải đánh răng,nước phục vụ theo tiêu chuẩn, kem, dầu gội đầu,…:

CP nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả và các khoản trích theo lương của nhân viên phục vụ phòng, buồng:

CP SX chung: bao gồm lương của người quản lý trực tiếp, lương của nhân viên phục vụ như lễ tân, CP công cụ, khấu hao TSCĐ và các CP khác bằng tiền

Với hạch toán theo qd 15, cuối tháng thêm bút toán kết chuyền:

  • Nợ 154
  • Có 621, 622, 627
  • Cả 2 QĐ đều kết chuyển vào giá vốn: Nợ 632/ có 154

Bàn thêm về nước uống ngoài tiêu chuẩn: 

  • Thông thường thì các khách sạn sẽ setup cho mỗi phòng (trong mini bar) là 1 chai nước/khách/ngày. Cái này gọi là nước uống trong tiêu chuẩn (đã tính trong giá cho thuê phòng)

Nếu nước uống ngoài tiêu chuẩn (khách dùng thêm) có thu thêm tiền thi phần thu này hạch toán:

  • Nợ 1111/ Có 5111, Có 33311,
  • và Nợ 632/ có 156 , 152 của giá gốc nước thu thêm.

Kế toán không theo dõi các chi phí giá vốn trực tiếp bằng TK 632, mà tất cả các chi phí phát sinh đều phản ảnh vào 2 tài khoản chi phí bán hàng (641 theo QD15, 6421 theo QD48). Và tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (642 theo QD15, 6422 theo QD48).

Quy trình hạch toán kế toán khách sạn – nhà hàng được kế toán Việt Hưng chia sẻ cho bạn đọc các thông tin chi tiết. Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề. Hy vọng, kế toán viên có thêm tài liệu tham khảo trong công việc của mình.

wpDiscuz

Hãy tham gia Group để cập nhật những kiến thức KẾ TOÁN – THUẾ mới nhất. Cùng thảo luận – học tập –  giải đáp thắc mắc MIỄN PHÍ.

Quy trình mua sắm hàng hóa tài khách sạn