Phương pháp quản lý thời gian POSEC
|
Chắc hẳn trong chúng ta, ai cũng đã từng một lần chạy đua với deadline. Không thể quản lý thời gian chính là nguyên nhân đẩy mọi người vào tình trạng “khó thở” này. Việc thiếu kỹ năng quản lý thời gian cũng gây ra nhiều ảnh hưởng tới chất lượng công việc, sức khỏe,…Vậy có những phương pháp quản lý thời gian nào đơn giản mà hiệu quả? Hãy cùng bePOS khám phá ngay trong bài viết dưới đây. Show
Quản lý thời gian là gì?Quản lý thời gian là quá trình sắp xếp và lập kế hoạch để phân chia thời gian của bạn giữa các hoạt động khác nhau. Thực hiện kế hoạch này sẽ giúp bạn làm việc thông minh, có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn – ngay cả khi thời gian eo hẹp và áp lực cao.  Quản lý thời gian là gì? Tại sao cần quản lý thời gian?Nếu bạn từng chạy đua với deadline cả đêm, sáng dậy thì lờ đờ ngủ gật với cơ thể mệt mỏi, tối hôm sau ngủ sớm và lại không kịp deadline cho ngày hôm đó thì hẳn bạn đã nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý thời gian rồi đúng không? Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả rất quan trọng đối với hiệu suất công việc. Những lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian có thể kể đến là:
Lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian Các kỹ năng quản lý thời gianXác định sự khác biệt của “quan trọng”, “cần thiết”, “chưa cần thiết” và “khẩn cấp”.“Quan trọng”, “cần thiết”, “chưa cần thiết”, “khẩn cấp”,… là các từ chỉ mức độ cần thiết của một công việc. Điều quan trọng ở đây đó là bạn cần xác định được những đầu việc tương ứng với các cấp độ này, từ đó phân chia công việc một cách hiệu quả nhất. Các công việc “khẩn cấp” cần được đưa lên vị trí đầu tiên để xử lý ngay. Thiết lập mục tiêuMục tiêu chính là động lực giúp bạn hoàn thành công việc, nhất là các công việc dài hơi. Mục tiêu được đặt ra nên phù hợp với khả năng, đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả. Bạn có thể tham khảo nguyên tắc SMART để quản trị công việc hiệu quả, cụ thể:
Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian Lập kế hoạchTrong bất kỳ công việc nào, lập kế hoạch là một thành tố không thể thiếu. Kế hoạch được thiết lập đảm bảo bạn sẽ đạt được mục tiêu nhanh, chất lượng nhất; giảm thiểu tối đa sự căng thẳng và áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. Quản lý công việcQuản lý công việc yêu cầu bạn sử dụng các đầu việc gắn với mức độ cần thiết một cách thông minh và khoa học nhất, giúp sử dụng thời gian hiệu quả. Có rất nhiều người trong giai đoạn này đã vạch ra kế hoạch đa nhiệm công việc. Điều này gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc, như mất thời gian cho việc chuyển đổi sự tập trung giữa các công việc, giảm năng suất, giảm IQ & EQ. Quản lý tinh thần và sức khoẻSức khoẻ tinh thần đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bất kỳ công việc nào. Bên cạnh đó, yếu tố thể chất cũng gây ảnh hưởng tới quá trình hoàn thành kế hoạch của bạn. Những vấn đề về thể chất ví dụ: bệnh huyết áp cao, tim mạch, dạ dày, đau đầu,.. Vấn đề tinh thần bao gồm trầm cảm, lo sợ, nghĩ đến cái chết và các tình trạng căng thẳng khác. Những tình trạng này nên được xử lý ngay, tránh ảnh hưởng tới kế hoạch đề ra ban đầu. Quản lý tinh thần và sức khỏe Loại bỏ các tác nhân ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầuVí dụ, nếu bạn đang tập trung làm bài tập, sau đó lại bị xao lãng bởi tin nhắn Facebook, thì Facebook chính là tác nhân ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu. Những tác nhân ảnh hưởng này có thể là mạng xã hội, một cuộc gọi điện thoại, thông báo tin nhắn, netflix,… Bạn cần xác định rõ ràng các tác nhân gây ảnh hưởng và triệt tiêu chúng để đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng tiến độ. Một lỗi mà chúng ta thường hay mắc phải trong giai đoạn này chính là nhanh chóng đưa ra các biện pháp loại bỏ hoàn toàn tác nhân gây ảnh hưởng. Thông thường những tác nhân này phát triển thành “tác nhân” chính là do thói quen sử dụng quá độ của mỗi người. Do đó, loại bỏ toàn bộ khiến chúng ta dễ rơi vào trạng thái khó chịu, dễ mất tinh thần và từ bỏ. Vì vậy, bạn nên lên kế hoạch theo từng giai đoạn và từ từ để chuẩn bị tinh thần nhé. >> Xem thêm: TOP NHỮNG CÁCH QUẢN TRỊ THỜI GIAN HIỆU QUẢ NHẤT 4 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, dễ áp dụngPhương pháp quản lý thời gian 4D4D là tên viết tắt của cách quản lý thời gian Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó:
Phương pháp quản lý thời gian 4D Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10Đây là một phương pháp quản lý thời gian thông minh được áp dụng trong khá nhiều lĩnh vực. Theo đó, cách quản lý thời gian này giúp bạn phân bổ thời gian một cách rất hợp lý như sau:
Khi áp dụng phương pháp quản lý thời gian này, bạn chỉ có một lựa chọn hợp lý duy nhất đó là tập trung vào 3 ưu tiên, cụ thể: Thực hiện lần lượt theo thứ tự ưu tiên từ thứ nhất đến thứ ba và chỉ dành một chút thời gian cho những công việc khác. Điều này qua thời gian sẽ giúp kế hoạch ban đầu được hoàn thành một cách toàn vẹn nhất. Phương pháp 80/20 (Pareto)Phương pháp 80/20 (Pareto) là cách quản lý thời gian có nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả. Ví dụ: 80% kết quả do 20% công nhân tạo ra; 80% doanh thu do 20% khách hàng đóng góp. Thực tế, con số 80/20 không phải là hằng số tuyệt đối trong phương pháp quản lý thời gian này. Điều mà chúng ta rút ra từ quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian chính là nỗ lực giải quyết 20% công việc nhưng đem lại kết quả tốt thay vì tiêu tốn tài nguyên để giải quyết 80% công việc khác. Ứng dụng linh hoạt phương pháp này với từng công việc cụ thể khác nhau sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể công sức, chi phí và thời gian. Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian Phương pháp quản lý thời gian EisenhowerMa trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?“Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Ma trận Eisenhower được sử dụng khi ta cần đưa ra quyết định cho một hành động cụ thể. Ma trận này giúp ta phân biệt các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, từ đó quản lý thời gian tốt nhất. Ma trận Eisenhower được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – Dwight D.Eisenhower. Đây hoàn toàn không phải là một chiến lược hoàn hảo, thế nhưng phương pháp này đã chứng minh đây là một công cụ tăng hiệu quả công việc và loại bỏ các tác nhân gây ảnh hưởng một cách tích cực. Cách áp dụng ma trận quản lý thời gian EisenhowerChiến lược Eisenhower được áp dụng theo các đầu công việc gắn với mức độ cấp thiết cần hoàn thành. Cụ thể, hãy liệt kê tất cả nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian. Sau đó, bạn sắp xếp chúng dựa trên mức độ cấp thiết cần thực hiện:
Ma trận Eisenhower – Một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả Mức độ khẩn cấp Đây là những đầu công việc cần được thực hiện ngay lập thức, thường bao gồm:
Các sự việc xảy ra do trì hoãn để tới hạn chót (deadline) chính là nguyên nhân gây ra những cuộc chạy đua không đáng có của chúng ta với công việc. Bạn hoàn toàn có thể giảm thiểu khả năng này bằng cách đưa chúng thành các đầu việc được đoán trước, hoặc loại bỏ hoàn toàn. Mức độ quan trọng Đây là các công việc cần dành nhiều thời gian, tuy không khẩn cấp nhưng cần tích luỹ hàng ngày. Các công việc này nếu trì hoãn, hoàn toàn có thể trở thành công việc khẩn cấp, tạo nên vòng tròn lúng túng rất khó thoát ra. Mức độ không quan trọng Đây là các công việc không quan trọng, tuy nhiên lại xuất hiện đột ngột, không thể kiểm soát. Một điều tồi tệ là là tinh thần của chúng ta rất dễ bị ảnh hưởng bởi các công việc không quan trọng nhưng lại xảy ra đột ngột. Bạn cần phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không thể, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự. Mức độ không cần thiết Đây là các công việc mà bạn chỉ nên dành ra tối đa 5% quỹ thời gian của mình để giải quyết. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể. Những công việc này cần được cân nhắc để quyết định của làm hay không, có góp phần thực hiện mục tiêu ban đầu hay không. Mức độ không cần thiết trong ma trận Eisenhower Cách phân bổ thời gian phù hợp các cấp độ của ma trận EisenhowerTheo ma trận Eisenhower, chúng ta có những đầu công việc được sắp xếp vào các mục: khẩn cấp, quan trọng, không quan trọng và không cần thiết. Những công việc này cần được phân chia một tỷ lệ thời gian hợp lý để không ảnh hưởng tới tinh thần cũng như hiệu quả và mục tiêu ban đầu như sau:
>> Xem thêm: NHỮNG CÁCH QUẢN LÝ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG LUÔN ĐẠT HIỆU QUẢ Trên đây là tổng hợp những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất bạn nên biết. Tuy nhiên, tất cả các phương pháp sẽ không có hiệu quả nếu tinh thần của bạn không đảm bảo thực hiện kế hoạch. Chuẩn bị một sức khoẻ tinh thần ổn định cùng trí lực và sức khoẻ dẻo dai, đi kèm một kế hoạch phân bổ thời gian hợp lý chính là chìa hoá để đạt được mục tiêu một cách nhanh nhất. FAQKỹ năng quản lý thời gian có quan trọng không?Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng, đây cũng là phương tiện và công cụ quản lý thời gian để duy trì các phương pháp phân bổ thời gian một cách hiệu quả. Bạn hãy rèn luyện các kỹ năng quản lý thời gian để thực hiện hiệu quả kế hoạch của mình nhé. Công cụ quản lý thời gian nào tốt nhất?Không có công cụ quản lý thời gian nào là tốt nhất. Bạn cần xác định mục tiêu của mình và tuỳ biến chúng để phù hợp nhất với quỹ thời gian của mình. Những công việc nào có thể sử dụng phương pháp quản lý thời gian Eisenhower?Một trong những thế mạnh của phương pháp quản lý thời gian Eisenhower là có thể sử dụng với tất cả các đầu công việc khác nhau, từ các công việc nhỏ cho tới các dự án lớn hơn. Ngay cả khi bạn đang lên kế hoạch cho cả tuần, hoặc 1 tháng, hoặc đang lên kế hoạch thực hiện cho một dự án bất kỳ, ma trận Eisenhower vẫn thể hiện được lợi ích của mình khi giúp người dùng phân bổ thời gian rất hiệu quả. Các nguyên tắc quản lý thời gian quá khắc nghiệt có hiệu quả không?Bất kỳ nguyên tắc nào được đặt ra cũng là vì mục đích thực hiện được kế hoạch và giúp người ta đi vào một thói quen tốt. Tuy nhiên, các nguyên tắc quản lý thời gian cần sự phù hợp, hợp lý với từng đầu việc khác nhau, không nên quá khắc nghiệt. Bởi các nguyên tắc quản lý thời gian quá khắc nghiệt không chỉ làm người thực hiện giảm sút tinh thần mà còn ảnh hưởng tới tiến độ chung nếu đây là công việc nhóm, gia tăng áp lực gây ảnh hưởng tới hiệu quả chung. |
