Hướng dẫn cách chỉnh sửa văn bản năm 2024

Tính năng Track Changes cho phép chỉnh sửa văn bản trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng.

Để minh họa, bài viết này chúng tôi sử dụng Microsoft Word 2007.

Kích hoạt Track Changes

Trong Microsoft Word, bạn vào Review, chọn Track Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản.

Xem và ẩn Track Changes

Vào Review, ngay bên dưới thẻ Review là ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final”. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọn Original.

Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes

Vào Review, chọn Track Changes, Change Tracking Options. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản.

Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản

Trước khi gửi văn bản đi, bạn nên hoàn tất các thay đổi mà bạn đã thực hiện. Nhấn vào thẻ Review, chọn Accept. Bạn chọn Accept and Move to Next để hoàn tất từng chỉnh sửa hay Accept All Changes in Document hoàn tất tất cả các thay đổi trên tài liệu. Nếu muốn quay lại các thay đổi trước đó, bạn nhấn chọn nút Reject có dấu x màu đỏ bên cạnh nút Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All Changes in Document.

Xem các ghi nhận thay đổi

Vào Review, chọn Reviewing Pane. Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane. Tại đây có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi. Có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay phía dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọn Reviewing Pane Veritcal hay Reviewing Pane Horizontal. Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh. Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, có thể thay đổi bằng cách chọn Track Changes, chọn Change User Name. Cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Popular, và thay đổi thông tin tại ô User name.

Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng người dùng

Khi có nhiều người (trên các máy tính khác nhau) cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi người dùng, văn bản sẽ hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word cho phép tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng người dùng, vào thẻ Review, Show Markup, Reviewers, chọn nhân viên.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng công cụ Track changes trên MicroSoft Word, làm tương tự nếu máy tính cài MicroSoft Word phiên bản khác nhau như 2003, 2010, 2013.

Cách chỉnh sửa văn bản trong Word không khó. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng văn bản, chỉnh format trong Word như thế nào nhé!

Soạn thảo văn bản là một kỹ năng không thể thiếu trong xã hội hiện đại. Nếu muốn xin vào một vị trí làm ở văn phòng , đây là kỹ năng bạn không thể thiếu. Dù hiện có rất nhiều phần mềm hỗ trợ chức năng này nhưng Microsoft Word vẫn luôn là lựa chọn được yêu thích nhất và ưu tiên hàng đầu trong doanh nghiệp, trường học.

Sở dĩ như vậy bởi Word được “nhào nặn” bởi “bàn tay” của Microsoft nên có độ bảo mật cao, thiết kế chuyên nghiệp, giàu tính năng hữu ích và nhiều hơn thế nữa.

Cách dùng Word rất dễ. Với Word, bạn có thể biên tập tài liệu, định dạng chữ, chèn ảnh và chia sẻ với app bên thứ ba và nhiều hơn thế nữa. Ở bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu cách sửa văn bản trong Word nhé!

Lưu ý, tính năng chỉnh sửa văn bản trong Word hoạt động tốt nhất trên máy tính. Trên mobile, các thao tác sẽ bị hạn chế một phần.

Chỉnh sửa định dạng Word trên máy tính

Microsoft Office

Sửa văn bản

• Mở file.
• Ấn, giữ chuột trái và kéo để bôi đen đoạn văn bản muốn chỉnh sửa.
• Bắt đầu căn chỉnh.

Canh lề văn bản

• Mở file.
• Bôi đen đoạn văn bản muốn sửa.
• Click chuột trái vào một trong những biểu tượng trên thanh công cụ ở tùy chọn Pharagraph như Left align (căn lề trái), Center align (căn lề giữa), Right align (căn lề phải), Justify (left and right align – căn đều).

Thay đổi khoảng cách giữa các dòng

1. Mở tài liệu Word và click tab Home.
2. Click nút đánh dấu đoạn Show/Hide trên phần Paragraph. Tác vụ này tùy chọn bởi nó chỉ hiện cách đoạn và các biểu tượng định dạng ẩn khác có thể thay đổi khoảng cách dòng.
3. Chọn text bạn muốn thay đổi khoảng cách dòng.
4. Click Line and Paragraph Spacing ở phần Paragraph.
5. Chọn khoảng cách dòng mong muốn từ menu thả xuống, khoảng 1.0 tới 3.0. Ở đây 1.0 sẽ đặt tài liệu sang giãn dòng đơn và 2.0 là nhân đôi khoảng cách dòng.

Cách sửa giãn dòng trong Word từ box hộp thoại Paragraph

Quá trình này tương tự như trên, tuy nhiên khi tới bước 4, click box Paragraph. Cửa sổ Paragraph sẽ hiện ra. Click vào Line Spacing và chọn kiểu giãn dòng mong muốn. Click OK để áp dụng thay đổi.

Cách nhân đôi khoảng cách dòng trong Word từ tab Layout

1. Mở Microsoft Word.
2. Click tab Page Layout.
3. Tới phần Paragraph. Click mũi tên trỏ xuống ở góc phải phía dưới.
4. Click tab Indents and Spacing.
5. Trong phần Spacing, tìm Line Spacing và click vào nó.
6. Nhấn Double từ danh sách.
7. Click OK để xác nhận thay đổi.

Khôi phục một thao tác

• Để quay lại các thao tác trước đó, chọn biểu tượng Undo (mũi tên hướng sang trái).
• Để quay lại thao tác gần nhất, click tùy chọn Redo (mũi tên hướng sang phải).

Thay đổi dạng ký tự

Bạn có thể thay đổi kiểu chữ từ đậm (B), nghiêng (I), gạch dưới (U) hoặc ngay cả màu, font chữ, vô cùng dễ dàng chỉ với 1 cú click vào các tùy chọn có sẵn trên thanh công cụ.

Thay đổi font chữ

Để thay đổi font hoặc tạo một heading, bạn thao tác như sau:

• Mở file.
• Bôi đen phần muốn đổi.
• Click tùy chọn Format / Paragraph styles.
• Lựa chọn font hoặc kiểu đề mục cho đoạn văn bản cần sửa rồi ấn Apply.

Chọn font chữ khác cho một đoạn văn bản

• Mở file.
• Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi.
• Click vào tên của font chữ hiện tại.
• Click tùy chọn Down arrow để đổi sang font mới.

Thay đổi font chữ

• Mở file.
• Bôi đen phần muốn sửa.
• Click tùy chọn Format / Paragraph / styles.
• Lựa chọn font hoặc kiểu đề mục cho đoạn văn bản cần sửa rồi ấn Apply.

Cài font chữ mặc định

• Mở file.
• Đánh máy.
• Bôi đen văn bản bản muốn sửa.
• Lựa chọn loại font chữ bạn muốn để trạng thái mặc định trên thanh công cụ.
• Click Format / Paragraph styles / Normal Text / Update "Normal text" to match.

Riêng đối với đoạn bôi đen, bạn click Format / Paragraph styles / Options / Save as my default styles. Sau khi thiết lập mặc định, toàn bộ các văn bản bạn gõ sau này sẽ hiển thị dưới dạng font đó cho tới khi bạn thay đổi font mặc định khác.

Thêm font chữ mới

Đối với một số ngôn ngữ, có thể thêm font chữ mới vào danh sách đã có theo trình tự sau:

• Mở file.
• Click chuột trái vào Font hiện tại để mở danh sách.
• Click tùy chọn More fonts hiển thị ở cuối danh sách.

Tìm kiếm font mới.

• Click chuột vào một font để thêm vào danh sách My font rồi ấn Ok.
• Chọn phông cần sử dụng.

Chỉnh sửa văn bản Word trên Android

Microsoft Office cho Android

Sửa văn bản

• Mở file.
• Chạm, giữ vào một từ thuộc đoạn văn bản muốn chỉnh sửa cho tới khi xuất hiện 2 thanh điều chỉnh có nền màu xanh.
• Kéo thanh điều chỉnh từ đoạn đầu đến cuối văn bản muốn chỉnh sửa.
• Bắt đầu thao tác chỉnh sửa.

Căn chỉnh đoạn văn bản.

• Mở file.
• Lựa chọn đoạn bản muốn căn chỉnh.
• Ấn tùy chọn Format / Paragraph và lựa chọn căn chỉnh lề như trên máy tính.

Thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn.

• Mở file.
• Lựa chọn các đoạn muốn căn chỉnh.
• Chạm vào tùy chọn Format / Paragraph / Line spacing. Dùng mũi tên để tùy chỉnh khoảng cách dòng trong đoạn văn bản đó.

Khôi phục một thao tác

• Để quay lại các thao tác trước đó, chọn biểu tượng Undo (mũi tên hướng sang trái).
• Để quay lại thao tác gần nhất, click tùy chọn Redo (mũi tên hướng sang phải).

Căn chỉnh Font

Bạn có thể dễ dàng thay đổi kiểu chữ in đậm (B), chữ nghiêng (I), gạch dưới (U) vô cùng dễ dàng trên bàn phím.

Để thay đổi về kiểu, kích thước và màu chữ, các bạn làm như sau:

• Mở file.
• Lựa chọn đoạn văn bản muốn chỉnh sửa.
• Chạm vào:
  • Format / Text / Style: Để thay đổi kiểu chữ từ dạng chữ thường, phụ lục, tiêu đề...
  • Format / Text / Font: Để thay đổi font.
  • Format / Text / Size: Click mũi tên để tăng giảm kích thước chữ.
  • Format / Text / Color: Để lựa chọn màu chữ.
  • Format / Text / Highlight color: Để lựa chọn màu Highlight.

Chỉnh sửa định dạng Word trên iOS

Microsoft Office cho iOS

Tương tự như hệ điều hành Android, thao tác chỉnh sửa và định dạng văn bản trên iOS đối với người dùng Iphone / Ipad cũng không khác biệt là mấy.

Chỉnh sửa văn bản

• Mở file.
• Lựa chọn đoạn văn bản muốn sửa bằng cách tương tự trên Android hoặc ấn vào tùy chọn Edit ở phía dưới cùng bên phải.
• Bắt đầu thao tác chỉnh sửa.

Thay đổi căn chỉnh đoạn văn bản

Để thay đổi định dạng của các đoạn văn bản, bạn ấn vào tùy chọn Left align (căn lề trái), Center align (căn lề giữa) hiển thị trên bàn phím. Trong trường hợp bạn muốn Right align (căn lề phải), Justify (left and right align – căn đều), chúng ta mở ứng dụng và chọn Format / Paragraph / Right align hoặc Justify.