Hóa đơn điện tử chuyển đổi có cần đóng dấu năm 2024

Hiện nay, các kế toán đang rất thắc mắc rằng hóa đơn điện tử có cần con dấu và chữ ký hay không? Hãy tìm hiểu bài viết dưới đây.

Quy định về việc đóng dấu trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không là còn tùy thuộc vào từng trường hợp theo quy định của pháp luật, theo điểm b khoản 2 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC thì:

“Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có thể tự tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn, không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán, chữ ký của người mua hàng trong các trường hợp như: thanh toán hóa đơn điện, nước, mua các thiết bị viễn thông, các dịch vụ viễn thông, các dịch vụ ngân hàng.

Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử hoặc đóng dấu vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn đó mới được coi là hóa đơn hoàn chỉnh và mang tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đóng dấu nếu như doanh nghiệp đó tự đủ điều kiện để tự in hóa đơn.”

Ngoài ra, hóa đơn điện tử có đóng dấu không còn được quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP như sau: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử”.

Theo điểm e khoản 1 và khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của HĐĐT: “Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.”

Tuy nhiên, các nội dung trên hóa đơn điện tử phải được thể hiện đầy đủ theo Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Năm 2018, Chính phủ ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử, cùng với đó doanh nghiệp phải đối mặt với một số vướng mắc đặc thù khi bắt đầu triển khai giải pháp hóa đơn điện tử. Đối với các doanh nghiệp vẫn sử dụng hoá đơn giấy phục vụ việc giao dịch ngân hàng, kho bạc hoặc là hồ sơ chứng minh hàng hoá lưu thông trên đường thì khi áp dụng hoá đơn điện tử sẽ áp dụng thế nào, có bắt buộc ký và đóng dấu trên hoá đơn điện tử chuyển đổi không?

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có cần đóng dấu

1. Quy định về chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo Công văn 2818/TCT-DNL ngày 19/07/2018 của Tổng cục Thuế:

• Về giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 3 và Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử và phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này. Hóa đơn điện tử (HĐĐT) dưới dạng file PDF chỉ là một trong những hình thức hiển thị HĐĐT.

Tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 ngày 14/03/2011 của Bộ tài chính quy định về nguyên tắc sử dụng HĐĐT:

“1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán hàng sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).”

Trường hợp khách hàng yêu cầu gửi hóa đơn điện tử qua Email thì bên bán xuất hoá đơn, ký số và gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng. Các yếu tố về yêu cầu kỹ thuật và điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn của hoá đơn điện tử được hai bên tự thoả thuận với nhau. Hóa đơn điện tử của khách hàng khi xuất trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 nêu trên.

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có cần đóng dấu

• Về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Căn cứ quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính quy định về nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy quy định:

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng quy định nêu tại khoản 2,3,4 Điều này và phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có cần đóng dấu

Như vậy, hoá đơn điện tử chuyển đổi sang hoá đơn giấy chỉ yêu cầu có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, dấu của người bán khi sử dụng với mục đích chứng minh nguồn gốc hàng hoá lưu thông trên đường.

2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhiều trang

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có cần đóng dấu

Căn cứ theo Công văn 2806/TCT-CS ngày 18/07/2018 của Tổng cục thuế

“Về tiêu thức chữ ký số điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã có Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 gửi Tổng cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Căn cứ Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC: Trường hợp Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nêu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu của hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng việt không dấu “tiep theo trang truoc – X/Y” ( trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Hóa đơn điện tử chuyển đổi để làm gì?

Các mục đích sử dụng của hóa đơn điện tử chuyển đổi thường gặp bao gồm: Chứng minh nguồn gốc của hàng hoá hữu hình khi lưu thông trên thị trường. Lưu trữ chứng từ kế toán mà Luật kế toán quy định.

Ai là người ký hóa đơn chuyển đổi?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần phải có chữ ký người đại diện pháp luật và dấu của bên bán.

Bạn thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

2. Bản thể hiện hóa đơn điện tử Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, bản thể hiện hóa đơn điện tử là bản sao của hóa đơn điện tử gốc, có thể ở dạng file PDF, HTML hoặc bản in giấy, có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem.

Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?

Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Theo đó, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần.

Ai là người ký hóa đơn điện tử?

Theo quy định trên, hóa đơn điện tử có mã số thuế do cơ quan thuế cấp sẽ phải có chữ ký số của người bán và có thể có hoặc không có, chữ ký của người mua. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ khi thuộc các trường hợp nêu tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.