Công tác văn thư lưu trữ là gì

Tóm tắt nội dung tài liệu

1. 1 Khái niệm công tác văn thư? Vị trí, tác dụng của công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức? a. Kh/niệm Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản [đối với TL đi] hoặc từ khi tiếp nhận [đối với TL đến] đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ . b. Vị trí Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt đối với văn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp các cấp uỷ tổ chức điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. c. Tác dụng của công tác văn thư - Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ - Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ 2. Nội dung công tác văn thư? Trách nhiệm của thủ trưởng, cán bộ, nhân viên trong cơ quan? - Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị  là trách nhiệm của chuyên viên, cán bộ - Sửa và duyệt bản thảo  chuyên viên, thủ trưởng. - Đánh máy, in  nhân viên đánh máy. - Trình ký  văn thư - Ký  thủ trưởng - Quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định  văn thư. - Vào sổ và làm thủ tục gửi đi  văn thư. - Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu  văn thư. - Nhận, vào sổ công văn đến  văn thư. - Phân phối công văn đến  thủ trưởng. - Chuyển giao công văn đến  văn thư. - Theo dõi giải quyết công văn đến + Theo dõi giải quyết về nội dung  thủ trưởng
2. + Theo dõi thời gian giải quyết  văn thư - Lập hồ sơ  tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ. - Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan  tất cả những người có hồ sơ. 3. Tài liệu lưu trữ là gì? Khái niệm, đặc điểm? Loại hình? a. Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. b. Đặc điểm: - Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ. - Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản. - Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản, nghiên cứu và sử dụng theo những qui định chặt chẽ, thống nhất của Đảng, Nhà nước. c. Loại hình: - Tài liệu hành chính. - Tài liệu khoa học kỹ thuật. - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình. 4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ? * ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp mình. * ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành. Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân. * ý nghĩa khoa học: TLLT được sử dụng làm tư liệu tổng kết các qui luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. TLLT có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. TLLT là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử. * ý nghĩa văn hoá: TLLT là một di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc. TLLT phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. 5. Công tác lưu trữ là gì?Khái niệm? Nội dung của công tác LT a. Khái niệm: Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng TLLT để phục vụ cho các yêu cầu xã hội. b. Nội dung của công tác LT bao gồm các khâu nghiệp vụ sau: ­ Sưu tầm, thu thập, bổ sung TL.
3. - Phân loại [chỉnh lý ] tài liệu. - Xác định giá trị tài liệu. - Thống kê, bảo quản TL. - Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng TL 6. Nguyên tắc quản lý công tác LT: tập trung thống nhất, thể hiện ở: * Quản lý tài liệu - Tập trung toàn bộ TL PLT ĐCSVN, PLT các tổ chức chính trị xã hội vào bảo quản trong mạng lưới KLT cấp uỷ Đảng từ TW đến huyện, quận, thị và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ VPTW Đảng. - Tập trung toàn bộ tài liệu PLTQG vào bảo quản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ, các phòng, kho lưu trữ từ TW đến ĐP và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. * Quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Việc quản lý chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được phân cấp như sau: - ở các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội do Cục Lưu trữ VPTW Đảng. - ở các cơ quan Nhà nước do Cục Văn thư Lưu trữ NN. 7. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ a. Tính chất cơ mật: TL chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan... , đòi hỏi công tác VTLT phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác VTLT phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các qui chế về bảo vệ TL. b. Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng. 2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ • Nguồn TL chủ yếu và vô tận bổ sung cho các KLT là tài liệu văn thư. Làm tốt công tác VT sẽ có và giữ lại được đầy đủ TL để bổ sung cho KLT. • Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào KLT sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, XĐGTTL và phục vụ khai thác.
4. • Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và lập lại hồ sơ. • Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong công tác văn thư. Tóm lại: Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài về sau. 8. Một văn phòng hiện đại cần được tổ chức như thế nào? - Trang thiết bị văn phòng phù hợp - Môi trường làm việc thân thiện, nghiêm túc, có văn hóa [nói thêm về văn hóa công sở] - Cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành, có kỷ luật, sáng tạo trong công việc

Page 2

YOMEDIA

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản [đối với TL đi] hoặc từ khi tiếp nhận [đối với TL đến] đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ .

23-01-2011 2850 154

Download

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2009-2019 TaiLieu.VN. All rights reserved.

Công tác văn thư luôn là công tác, nghiệp vụ cần thiết của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Vậy văn thư là gì và chứng năng nhiệm vụ, công việc bày cần thực hiện những gì.

Luật sư tư vấn luật về chức năng nhiệm vụ của nhân viên văn thư: 1900.6568

1. Văn thư là gì?

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư như sau:

“Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”.

Đa số doanh nghiệp nào cũng cần bộ phận hành chính văn thư để phục vụ cho công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ phục vụ cho công việc, nhất là đối với các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, vì chưa hiểu rõ tính chất công việc nên còn khá nhiều người cho rằng công việc này rất đơn giản và không cần đến nghiệp vụ chuyên môn.

Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị. Nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.

Có thể khi nghe đến chức danh công việc nhân viên văn thư, mọi người thường nghĩ rằng đây chỉ là một công việc bàn giấy đơn giản, không có gì vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ.

Tuy nhiên, với sự phát triển về kinh tế và đa dạng các loại hình dịch vụ hiện nay, để thực hiện tốt nhiệm vụ lưu trữ, phân loại và quản lý các loại hồ sơ, giấy tờ, sổ sách nhằm phục vụ hiệu quả cho các công việc của doanh nghiệp, công ty thì nhân viên văn thư cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc.

Kỹ năng chuyên môn

Xem thêm: Luật sư tư vấn thuế khi chuyển nhượng nhà đất trực tuyến miễn phí

• Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.
• Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
• Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
• Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc

• Tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc.
• Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.
• Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
• Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
• Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

• Biết cách ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
• Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
• Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác.
• Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
• Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.

Kỹ năng tin học văn phòng

• Biết sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu công việc.

Không chỉ gắn bó với những giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong doanh nghiệp, nhân viên văn thư hành chính còn thực hiện nhiều công việc khác nhau trong lĩnh vực hành chính văn phòng tuỳ theo sự phân công của mỗi công ty.

Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ

• Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và chuyển đi, được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động.
• Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/nội bộ.
• Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo.
• Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công ty.
• Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính.
• In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban.
• In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
• Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.

Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp

• Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết sử dụng cho các phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng.
• Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng của công ty; trình duyệt và thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc văn phòng theo tháng, quý.
• Trình duyệt và thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng bổ sung nhằm đảm bảo được yêu cầu làm việc của nhân viên.

Nhiệm vụ lễ tân

• Nghe điện thoại, trao đổi và chuyển thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác đến các bộ phận liên quan.
• Thực hiện đón tiếp khi khách đến công ty.
• Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong công ty; các cuộc họp của công ty với khách hàng, đối tác.

Văn thư theo tiếng Anh là Documentation

Xem thêm: Phụ cấp đối với người làm công tác văn thư kiêm nhiệm thủ quỹ

2. Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên văn thư:

Tại Điều 6, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư là:

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

2. Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

a] Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b] Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c] Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d] Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

Xem thêm: Luật sư tư vấn thủ tục xuất khẩu lao động trực tuyến miễn phí

đ] Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

Trong đó, các khái niệm liên quan được giải thích chi tiết như sau:

“Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

“Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

“Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

“Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

“Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

Xem thêm: Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ đối với nhân viên văn thư

“Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.

“Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

“Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

“Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

“Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

“Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.

“Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Xem thêm: Điều kiện chuyển mã ngạch nhân viên văn thư sang văn thư trung cấp

“Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

“Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng [sau đây gọi chung là Hệ thống].

“Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư:

1. Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

2. Yêu cầu

a] Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.

b] Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: Luật sư tư vấn thủ tục mua bán nhà chung cư theo dự án trực tuyến

c] Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” [sau đây gọi chung là văn bản khẩn] phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

d] Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

đ] Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

e] Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

g] Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài về sau.