Công cụ 5s là gì

5S được khởi nguồn và ở Nhật và hiện nay 5S rộng rãi ở các doanh nghiệp trên thế giới. Vậy 5S là gì? Hãy cùng ITG tìm hiểu về nguồn gốc và ý nghĩa của 5S nhé.

>>>Đọc thêm: Six sigma là gì? Doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng tỷ USD nhờ Six sigma

5S là gì?

5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri [整理 Sàng lọc], Seiton [整頓 Sắp xếp], Seiso [清掃 Sạch sẽ], Seiketsu [清潔 Săn sóc], và Shitsuke [躾 Sẵn sàng].

5S là một mô hình quản lý toàn diện, đa năng, vận hành vô cùng hiệu quả nhưng lại khá đơn giản, dễ thực hiện ở bất kỳ khu vực, quốc gia, hay địa phương, tổ chức nào. Nó chính là một hệ thống cơ bản bắt nguồn từ quan điểm. Nếu mỗi cá nhân, tổ chức làm việc trong một môi trường sạch sẽ, lành mạnh, thoáng mát, làm cho tinh thần thoải mái thì hiệu quả lao động sẽ tăng cao.

Ý nghĩa của 5S là gì?

– SERI [SÀNG LỌC]: Đây là bước đầu tiên và cũng là công việc đầu tiên cần làm của bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Nó là việc sàng lọc tất cả những gì không còn hữu dụng và loại bỏ chúng. Chỉ giữ lại những gì cần thiết và mang lại giá trị.

– SEITON [SẮP XẾP]: Sau khi sàng lọc tất cả những thứ không còn đem lại giá trị sử dụng thì việc sắp xếp lại những đồ dùng, công cụ trong nơi làm việc một cách khoa học, có hệ thống cũng không kém phần quan trọng.

– SEISO [SẠCH SẼ]: Là việc dọn dẹp nơi làm việc mỗi ngày sau khi hoàn thành xong công việc của mình, bao gồm cả việc làm sạch các trang thiết bị, máy móc. Để nơi làm việc luôn được sạch sẽ, khi môi trường làm việc sạch sẽ, tinh thần con người sẽ thoải mái do vậy năng suất thực hiện công việc luôn ở mức cao nhất và hiệu quả nhất, giúp hoàn thành những deadline một cách dễ dàng hơn.

– SEIKETSU [SĂN SÓC]: Chính là việc thực hiện và duy trì một cách đều đặn và có hệ thống 3 tiêu chuẩn phía trên của 5S. Chỉ khi duy trì và thực hiện tốt được những tiêu chuẩn đó mới có thể hoàn thành tốt nhất tiêu chuẩn cuối cùng và vô cùng quan trọng.

– SHITSUKE [SẴN SÀNG]: Mỗi cá nhân trong một tổ chức, công ty luôn phải sẵn sàng cho mọi việc, luôn có ý thức cao trong việc thực hiện công việc của bản thân mình, luôn luôn tuân thủ những quy tắc tại nơi làm việc. Điều quan trọng hơn cả là phát huy cao tinh thần tự giác trong công việc. Bản thân mỗi cá nhân nói riêng và tập thể trong công ty, doanh nghiệp nói chung phải luôn nhận thức rõ ràng tầm quan trọng của 5S, phải biết kết hợp và thực hiện một cách chủ động, nhịp nhàng các chuẩn mực chung của 5S để đem lại năng suất lao động, giá trị cao cho công ty, doanh nghiệp.

Đọc thêm: Phần mềm ERP trong nhà máy là gì?

>>>Đọc thêm: TPM là gì? Sự cần thiết của TPM đối với các doanh nghiệp Việt Nam

Tại sao phải thực hiện 5S?

Những sản phẩm của người Nhật luôn đem lại rất nhiều giá trị và hiệu quả, được ứng dụng rộng rãi không chỉ ở Nhật mà còn ở nhiều quốc gia khác và 5S cũng như vậy. 5S đã và đang được áp dụng phổ biến ở môi trường công sở, là một công cụ đem lại nhiều lợi ích:

• Cải thiện lợi nhuận: Giảm chi phí, hợp lý hóa chi phí lao động và nâng cao chất lượng.
• Lực lượng lao động hiệu quả hơn: Làm cho công việc dễ dàng hơn với các thủ tục tiêu chuẩn.
• Nơi làm việc an toàn hơn: Cải thiện sự an toàn bằng cách giữ cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ và ngăn nắp.
• Ít lỗi hơn: Giảm lỗi và khuyết điểm bằng cách giúp dễ dàng xác định và giải quyết vấn đề hơn.
• Giao tiếp tốt hơn: Đảm bảo lực lượng lao động của bạn có thông tin cần thiết để hoạt động hiệu quả bằng cách tạo ra một nhà máy 5S trực quan.

Lợi ích của 5S trong sản xuất

Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt: Bởi nhiều vấn đề sẽ rất khó phát hiện khi lưu quá nhiều các vật dụng mà không chọn lọc. Tuy nhiên, nhờ S1 [Seri] mọi thứ không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc.

Giảm lãng phí chi phí cho doanh nghiệp: Lợi ích tiếp theo của phương pháp 5S là giảm lãng phí cho doanh nghiệp. Đó là những lãng phí phát sinh từ việc tìm kiếm, sắp đặt, vận chuyển, thay thế máy móc, trang thiết bị. Giúp giảm chi phí lưu kho, khoảng không, các vật dụng – tài liệu lỗi thời, các vật dụng đã hết giá trị.

Nâng cao năng suất doanh nghiệp: Áp dụng phương pháp 5S, các máy móc, trang thiết bị sẽ được kiểm tra, lau chùi, bảo dưỡng hàng ngày; phòng ngừa việc hỏng hóc của thiết bị, nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc. Nhờ đó vấn đề an toàn lao động cũng được nâng cao.

Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên: Việc áp dụng phương pháp 5S thường xuyên, giúp tất cả nhân viên đều có thể tham gia hoạt động, nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hòa đồng của mọi người. Qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc, từ đó năng suất chất lượng công việc được tăng lên đáng kể trong doanh nghiệp.

Nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc đội, nhóm: Một nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, an toàn cho sức khỏe; một không khí làm việc tập thể cởi mở; một tinh thần làm việc hăng say – đó là những gì mà tiêu chuẩn 5S đem lại. Triết lý của tiêu chuẩn 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. Mặt khác, bản chất con người ai cũng thích sạch sẽ, thoải mái và an toàn tại nơi làm việc. Vì thế, để nâng cao năng suất chất lượng, hãy áp dụng tiêu chuẩn 5S & rèn luyện 5S hàng ngày.

Kết luận

ITG hy vọng rằng những kiến thức chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn hiểu về 5S là gì? từ đó có thể có một công cụ giúp hoạt động tổ chức, doanh nghiệp trở nên hiệu quả và năng suất hơn.

5S là một triết lý và phương pháp quản lý cơ bản nhằm cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong tổ chức. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch sẽ và khoa học thì tinh thần, thể trạng được thoải mái, năng suất lao động được nâng cao. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao trong thực tế.

5S là cách viết tắt của 5 chữ S đầu trong tiếng Nhật: SERI – sàng lọc, SEITON – sắp xếp, SEISO – sạch sẽ, SEIKETSU – săn sóc, SHITSUKE – sẵn sàng.

1. Ứng dụng 5s

Khi tổ chức 5S tại nơi làm việc, doanh nghiệp cần chú ý :

• Loại bỏ các lãng phí nơi làm việc, đặc biệt là loại lãng phí về thao tác.
• Cải thiện an toàn làm việc
• Xây dựng nền tảng ý thức lao động, môi trường cho việc cải tiến lao động.

2. Quy trình triển khai chi tiết 5S

Phương pháp sử dụng các S

Seiri – sàng lọc

Lên kế hoạch và thực hiện Seiri, sàng lọc những cái cần thiết ra khỏi những cái không cần thiết:

• Tạo danh sách những cái cần thiết cơ bản cho công việc của bạn [ công cụ, nguyên vật liệu, tài liệu…]
• Xác định đâu là cái cần thiết và không cần thiết đang có ở nơi làm việc
• Đối với cái cần thiết, số lượng bao nhiêu là phù hợp
• Cái không cần thiết thì cái nào cần loại và vứt bỏ
• Xác định lại các tổ chức tốt hơn
• Đề xuất phương án xử lý cái không cần thiết

Làm thẻ đỏ:

• Gắn thẻ đỏ cho phép nhận biết các gì cần được loại bỏ
• Vật liệu/thiết bị có thể được di chuyển tới một khu vực đã được đánh dấu sẵn trước khi xử lý

Thiết lập mức ưu tiên dựa trên việc sử dụng

Nguyên tắc dưới đây có thể được sử dụng để xác định việc giữ lại hoặc loại bỏ [và nên đi kèm với các tài liệu hoặc văn bản]

Bảng hướng dẫn thiết lập ưu tiên dựa vào việc sử dụng

Tuy nhiên cơ sở của từng đơn vị là khác nhau, do đó hãy:

• Thử và nghĩ ít nhất 5 lý do phù hợp với từng nhóm và nơi chúng đang được lưu trữ
• Không gian lưu trữ đã được tối ưu chưa? Hãy sáng tạo và áp dụng thông tin điện tử trong việc lưu trữ
• Thay đổi nào thực sự là cần thiết

Seiton – sắp xếp

• Triết lý thực hiện là “một vị trí cho mọi thứ và mọi thứ ở vị trí của nó”
• Sắp xếp các vật dụng để chúng dễ tìm, sử dụng và được đặt lưu trữ bên cạnh
• Sử dụng bảng hiệu, sơn nền và tường, kẻ các đường biên, sử dụng mã màu và dãn nhán thường xuyên
• Tiến hành cải tiến, hợp lý hóa và đồng nhất hóa nhãn hiệu và cách sắp xếp, lưu trữ…
• Luôn trực quan hóa

Seiso – sạch sẽ

Nguyên tắc: mọi thứ luôn luôn cần được sạch sẽ và sẵn sàng để sử dụng

• Xây dựng lịch và mục tiêu cho việc dọn dẹp với bảng phân công và checklist
• Đảm bảo các dụng cụ được yêu cầu luôn sẵn sàng đáp ứng và không quên bảo trì
• Giám sát và đánh giá kết quả
• Lưu ý rằng việc “sạch sẽ” có thể bao gồm cả các đối tượng phi vật lý, như các tệp tin dữ liệu máy tính chẳng hạn

Trước và sau 5S

Seiketsu – săn sóc

Seiketsu – săn sóc được hiểu là duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuần thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn dũa và phát triển.

Shitsuke – sẵn sàng

Shitsuke – sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của công ty cao hơn.

3. 6 bước triển khai 5S

Bước 1 – chuẩn bị

Sau khi đánh giá thực trạng 5S, công ty lập kế hoạch triển khai 5S để đạt các mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian cho trước. Kế hoạch trong giai đoạn chuẩn bị bao gồm cả việc thành lập Ban chỉ đạo 5S với chức năng hỗ trợ, giám sát, đánh giá và cải tiến việc triển khai 5S. Ban chỉ đạo sẽ chịu trách nhiệm việc ban hành chính sách [mang tính định hướng] và mục tiêu 5S [ mang tính cụ thể] cho từng giai đoạn. Trong bước này, sơ đồ phân công trách nhiệm vệ sinh tại các khu vực trong Công ty cũng được hoàn thiện để chuẩn bị cho bước 3. Ngoài ra, các CBCNV cần được đào tạo căn bản về khái niệm và lợi ích của 5S.

Bước 2 – phát động chương trình 5S

Đại diện lãnh đạo phát biểu trước toàn thể CBCNV về ý nghĩa, tầm quan trọng và mong muốn nhằm thể hiện cam kết đối với sự thành công của chương trình 5S

Bước 3 – tiến hành tổng vệ sinh

Toàn thể CBCNV sử dụng một hoặc nửa ngày làm việc để tiến hành vệ sinh nơi làm việc của mình [ theo sơ đồ phân công trách nhiệm đã có ở bước 1].

Bước 4 – tiến hành sàng lọc ban đầu

Ngay trong ngày tổng vệ sinh, các CBCNV không chỉ vệ sinh mà còn tiến hành sàng lọc sơ bộ để loại bỏ các thứ không cần thiết nơi làm việc của mình. Trước đó, Ban 5S cần chuẩn bị khu vực để tạm các thứ đã được sàng lọc trước khi tiến hành xử lý [loại bỏ/lưu trữ]. Các đồ vật xác định được lưu trữ cần phải có dấu hiệu nhận biết rõ ràng sau khi sàng lọc.

Bước 5 – duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

Việc tiến hành, triển khai và duy trì 5S được dựa trên các quy định/hướng dẫn về Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ tại các khu vực. Quy định/hướng dẫn này thông thường do Ban chỉ đạo 5S biên soạn và sẽ được thay đổi nội dung theo hướng cải tiến để phù hợp và hiệu quả hơn. Tại bước này, các thông tin 5S thường được cập nhật và tuyên truyền thông qua góc 5S tại từng đơn vị. Nội dung trong quy định/hướng dẫn thường hướng về các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính an toàn trong sản xuất, giảm lãng phí trong các hoạt động và các hướng dẫn/quy định công việc mang tính trực quan [sử dụng hình ảnh, màu sắc và âm thanh].

Bước 6 – tiến hành đánh giá nội bộ 5S

Dựa trên tần suất hợp lý, Ban chỉ đạo 5S đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực để xem xét hiệu quả duy trì và triển khai 5S. Hoạt động đánh giá nội bộ dựa trên quy định/quy trình đánh giá nội bộ và bộ tiêu chí đánh giá 5S tại các khu vực. Kết quả đánh giá thông thường được thể hiện quả hình ảnh và điểm số đánh giá. Kết quả này sẽ là căn cứ để Ban chỉ đạo đưa ra các kế hoạch cải tiến cho thời gian tiếp theo cũng như các hình thức khen thưởng các cá nhân/đơn vị làm 5S tốt. Sau khi một hoạt động đánh giá kết thúc, đó sẽ là đầu vào để các CBCNV tiếp tục các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ tốt hơn.

[Theo một nội dung của công ty phần mềm ERP uy tín tại Việt Nam]