Cach hạch toán phiêu chi tiền mặt 3tsoft năm 2024
Quy trình thu chi tiền mặt là nghiệp vụ kế toán phổ biến tại các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lập phiếu thu – phiếu chi, ủy nhiệm thu – ủy nhiệm chi hợp pháp và theo đúng chế độ kế toán. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu chi tiết hơn về quy trình thu chi tiền mặt chuẩn chỉnh tại doanh nghiệp. Show 1. Tại sao cần xây dựng quy trình thu chi tiền mặt?Việc thu chi tiền mặt không được thực hiện theo quy trình và thực hiện một cách chặt chẽ ví dụ như tiền mặt nộp về quỹ không kịp thời như quy định hay chi tiền mặt nhưng không ghi nhận đầy đủ và đặc biệt là người nắm giữ thu chi (thủ quỹ kiêm kế toán tiền) thực hiện duyệt và chi những khoản không cần thiết để trục lợi cá nhân … sẽ dẫn đến rủi ro thất thoát quỹ tiền mặt. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thu chi tiền mặt chặt chẽTrong kế toán có một nguyên tắc trình bày rõ nguy cơ này – nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Theo đó, thủ quỹ và kế toán tiền/kế toán thanh toán không thể là một người; chứng từ kế toán không được sắp xếp chung với chứng từ thủ quỹ; sổ quỹ và sổ kế toán phải tách biệt. Việc phân tách thành hai đối tượng, hai người khác nhau vừa giảm thiểu khối lượng công việc vừa đảm bảo kiểm tra chéo (đối chéo) việc ghi nhận thực hiện thu chi tiền mặt. Hơn nữa, xây dựng quy trình thu chi với từng đầu mục công việc rõ ràng và các quy định cụ thể có liên quan sẽ giúp người thực hiện biết được những việc mình cần làm, cách thức thực hiện công việc đó để thu về kết quả. Như vậy, nhân viên sẽ nắm chắc được quyền hạn và nghĩa vụ công việc của mình để thực hiện tốt, tránh sai sót trong quá trình làm việc và nhất là rút ngắn thời gian hoàn thành công việc. 2. Quy trình kế toán thu tiền mặtKế toán tiền mặt là một phân hệ trong kế toán vốn bằng tiền, bao gồm nhiều công việc khác nhau như thu chi tiền mặt, chuyển và nhận tiền qua ngân hàng. Cuối kỳ kế toán theo dõi các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và các tài khoản đối ứng phản ánh vào các sổ sách liên quan, tập hợp dữ liệu làm thông tin cho các phân hệ khác . Đối với kế toán thu tiền mặt, các nghiệp vụ phát sinh được mô tả bằng sơ đồ dưới đây: Diễn giải sơ đồ kế toán thu tiền mặt:
Đối với 3 liên của phiếu thu, một liên được lưu tại cuống, một liên người nộp tiền giữ. Nếu người ngoài doanh nghiệp thì liên này được xem là căn cứ chứng minh đã nộp tiền. Còn trường hợp người trong công ty thì liên này được giao cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp để làm căn cứ chứng minh đã nộp tiền theo đúng phiếu thu. Liên còn lại được thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ và cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo cho kế toán để ghi sổ kế toán và sau đó được bảo quản trong năm và hết năm được chuyển sang lưu trữ. 3. Quy trình kế toán chi tiền mặtĐối với kế toán chi tiền mặt, phiếu chi được dùng để xác định số tiền mặt thực tế phải chi ra và là căn cứ để thủ quỹ phải chi tiền, ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản chi đều phải có phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên. Trong đó, một liên lưu tại nơi lập phiếu, một liên dùng để thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền sau khi có chữ ký của kế toán trưởng hoặc lãnh đạo doanh nghiệp. Sau khi nhận đủ tiền, người nhận tiền phải ký ghi rõ họ tên và đóng dấu đã chi vào phiếu chi. Căn cứ vào số tiền thực chi thủ quỹ ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt vào cuối ngày để ghi sổ. Quy trình kế toán chi tiền mặt được minh họa bằng sơ đồ dưới đây: Diễn giải sơ đồ quy trình kế toán chi tiền mặt
Lưu ý: Nếu không được duyệt chi ở bộ phận nào (Kế toán trưởng hay Giám đốc) thì cần trả về thông báo cho người đề nghị chi tiền. 4. Trình tự luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặtChứng từ tiền mặt bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê… trong đó chủ yếu là các phiếu thu, phiếu chi. Các chứng từ này phản ánh mọi nghiệp vụ liên quan đến việc tăng giảm tiền mặt của đơn vị. Quy trình luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặtTrình tự luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt được mô tả bằng sơ đồ dưới đây: Diễn giải sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ thu chi kế tiền mặt: Bước 1: Người đề nghị thu, chi gửi các chứng từ thu tiền, chi tiền đến bộ phận tiếp nhận đề nghị thu – chi.
Bước 2: Kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và lập chứng từ thu, chi chuyển cho kế toán trưởng xem xét. Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra lại, nếu các chứng từ hợp lý, hợp lệ sẽ ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan. Bước 4: Kế toán trưởng chuyển lại chứng từ đã duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán Bước 5: Kế toán thanh toán trình bộ chứng từ thanh toán tới Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. Căn cứ vào hạn mức phê duyệt và quy chế tài chính của doanh nghiệp để lãnh đạo phê duyệt/từ chối các đề nghị thu/chị hoặc yêu cầu làm rõ và chi tiết các chứng từ liên quan Bước 6: Kế toán thanh toán tiếp nhận lại bộ chứng từ đề nghị tạm ứng từ GĐ hoặc Phó GĐ Bước 7: Lập chứng từ thu – chi
Bước 8: Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC Bước 9: Thực hiện thu – chi tiền Thu tiền theo hóa đơn bằng tiền mặtDùng ngay miễn phí Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ cần phải thực hiện các công việc dưới đây:
Để giúp kế toán đơn giản và chính xác hơn trong các nghiệp vụ liên quan đến quỹ – tiền mặt nói riêng và công tác kế toán nói chung, việc sử dụng các công cụ quản lý tự động được xem là giải pháp hiệu quả hiện nay. Các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp kế toán hạn chế tối đa các sai sót trong công tác hạch toán kế toán, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức của kế toán viên một cách hiệu quả so với việc thực hiện các thao tác thủ công như trước đây. Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép kế toán doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quỹ – tiền mặt nhanh chóng, chính xác: |