Biên bản hủy và thu hồi hóa đơn 2023 năm 2024

Hủy hóa đơn là việc huỷ bỏ hoặc thu hồi một hóa đơn đã được phát hành trước đó. Việc này có thể xảy ra khi có sự cố trong quá trình lập hóa đơn hoặc khi khách hàng yêu cầu hủy bỏ đơn hàng đã được thanh toán trước đó.

Hủy hóa đơn cần phải được thực hiện đúng quy định của pháp luật để tránh các vấn đề phát sinh sau này. Để nắm rõ thủ tục này, mời các bạn theo dõi ngay bài viết dưới đây của Z.com!

Hóa đơn điện tử K-Invoice

Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Hủy hóa đơn là quá trình xóa bỏ hóa đơn đã được phát hành hoặc lập ra do có sai sót hoặc không đúng quy định. Hủy hóa đơn được thực hiện để sửa chữa thông tin sai sót hoặc điều chỉnh các thông tin không chính xác trên hóa đơn.

Việc hủy HĐ ĐT cần phải tuân theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Hủy hóa đơn khác tiêu hủy hóa đơn thế nào?

Hủy hóa đơn hoàn toàn khác với tiêu hủy hóa đơn. Dưới đây là cách phân biệt cho bạn dễ tham khảo:

Hủy hóa đơn

Tiêu hủy hóa đơn

Quá trình xóa bỏ hóa đơn đã được phát hành hoặc lập ra do có sai sót hoặc không đúng quy định. Quá trình này thường được thực hiện để sửa chữa thông tin sai sót hoặc điều chỉnh các thông tin không chính xác trên hóa đơn. Trong quá trình hủy hóa đơn, người bán hoặc đại diện của tổ chức kinh doanh cần lập bản kê hủy hóa đơn và bản báo cáo hủy hóa đơn, sau đó gửi cho cơ quan thuế để xác nhận và xử lý theo quy định.

Quá trình xóa bỏ hóa đơn đã được in trên giấy và không thể sử dụng lại. Tiêu hủy hóa đơn thường được thực hiện khi hóa đơn đã hết hiệu lực hoặc không còn cần thiết lưu trữ. Quá trình tiêu hủy hóa đơn giấy thường được thực hiện bằng cách phá hủy vật chứa thông tin hóa đơn, như cắt, xé, hoặc đốt cháy.

Khi nào nhà bán hàng cần lập biên bản hủy hóa đơn

Khi nhà bán hàng cần lập biên bản hủy hóa đơn phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Dưới đây là những trường hợp bạn cần biết:

Khi nào nhà bán hàng cần lập biên bản hủy hóa đơn

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai sót:

- Nhà bán hàng cần lập biên bản hủy hóa đơn khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, như thông tin không chính xác, thiếu thông tin quan trọng, hoặc vi phạm quy định về hóa đơn điện tử.

- Biên bản hủy hóa đơn cần ghi rõ thông tin về hóa đơn cần hủy, lý do hủy, và các thông tin liên quan khác.

- Biên bản hủy hóa đơn cần được lưu trữ và gửi cho cơ quan thuế để xác nhận và xử lý theo quy định.

Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước

- Nhà bán hàng cần lập biên bản hủy hóa đơn khi có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ sau khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước.

- Biên bản hủy hóa đơn cần ghi rõ thông tin về hóa đơn cần hủy, lý do hủy, và các thông tin liên quan khác.

- Biên bản hủy hóa đơn cần được lưu trữ và gửi cho cơ quan thuế để xác nhận và xử lý theo quy định.

Mẫu biên bản hủy hóa đơn theo thông tư 78 mới nhất 2023

Một số lưu ý cần biết khi điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử, bạn cần lưu ý một số vấn đề quan trọng như sau:

Khi nào nhà bán hàng cần lập biên bản hủy hóa đơn

Một số lưu ý cần biết khi điều chỉnh hóa đơn điện tử

• Khi điều chỉnh hóa đơn điện tử, hãy kiểm tra kỹ các thông tin như số hóa đơn, ngày tháng, giá trị và các thông tin khác để đảm bảo tính chính xác của hóa đơn.
• Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, như thông tin không chính xác, thiếu thông tin quan trọng, hoặc vi phạm quy định về hóa đơn điện tử, cần lập biên bản hủy hóa đơn.
• Biên bản hủy hóa đơn cần ghi rõ thông tin về hóa đơn cần hủy, lý do hủy, và các thông tin liên quan khác.
• Biên bản hủy hóa đơn cần được lưu trữ và gửi cho cơ quan thuế để xác nhận và xử lý theo quy định.
• Sau khi điều chỉnh hóa đơn điện tử, bạn cần báo cáo và gửi lại hóa đơn đã được điều chỉnh cho bên nhận ban đầu. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin điều chỉnh được cập nhật và gửi đến đúng người.
• Lưu ý dù đã gửi đi, các nhà bán hàng cũng cần lưu trữ các bản gốc và bản điều chỉnh của hóa đơn điện tử trong một kho lưu trữ an toàn để hỗ trợ tra cứu và sử dụng lại thông tin khi cần thiết.

Kết luận

Trên đây là hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử mà các nhà bán hàng cần biết, mong là bài viết này sẽ giúp bạn điều chỉnh chính xác và giúp bạn khắc phục lỗi này thành công.

Bạn đang tìm kiếm mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất ? . Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !

Dựa vào Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để giải thích về việc hủy hóa đơn, ta có các định nghĩa như sau:

• Hóa đơn: Đây là một tài liệu kế toán được tạo ra bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ để ghi nhận thông tin về giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể được tạo thành dưới hai dạng chính, đó là hóa đơn điện tử và hóa đơn được in bởi cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử: Đây là loại hóa đơn được tạo thành dưới dạng dữ liệu điện tử và có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn này được tạo ra bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ bằng cách sử dụng các phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Thậm chí, nó có thể bao gồm cả trường hợp mà hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối để chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
• Hủy hóa đơn: Hành động này đề cập đến việc làm cho hóa đơn hoặc chứng từ không còn giá trị sử dụng. Điều này có nghĩa là sau khi hủy, hóa đơn đó không thể sử dụng để chứng minh giao dịch nữa và được coi như không còn hiệu lực. Trong trường hợp của hóa đơn điện tử, việc hủy hóa đơn điện tử làm cho hóa đơn đó không thể sử dụng, bất kể có mã của cơ quan thuế hay không.

Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

Dựa trên Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, đề cập đến việc xử lý hóa đơn điện tử và bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế khi xảy ra sai sót trong một số trường hợp cụ thể như sau:

• Trong trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, và sau đó có sự phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ theo quy định tại Điều 9, Khoản 2 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán phải thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử đã được lập và thông báo về việc hủy hóa đơn tới cơ quan thuế dựa trên Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA được công bố kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
• Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điểm b, Khoản 2 của Điều 19 trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, và sau đó lại phát hiện rằng hóa đơn vẫn tiếp tục chứa sai sót, người bán phải tiếp tục thực hiện các biện pháp xử lý như đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
• Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục IB của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán phải thông báo cho cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Trong thông báo này, phải rõ ràng ghi lại căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế, bao gồm thông tin về số và ngày thông báo.

Vậy, biên bản hủy hóa đơn điện tử được lập khi xảy ra các trường hợp sau đây:

• Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ và sau đó có sự phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ;
• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập chứa sai sót về các thông tin quan trọng như: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn không chính xác, sai sót về thuế suất, số tiền thuế, hoặc thông tin về hàng hóa không tuân thủ quy cách hoặc chất lượng được quy định.

Hủy hóa đơn khác tiêu hủy hóa đơn như thế nào ?

Hiện nay, nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm “hủy hóa đơn” và “tiêu hủy hóa đơn.” Dưới đây là một số thông tin giúp bạn đọc phân biệt rõ ràng giữa hai thao tác này:

1. Tiêu hủy hóa đơn:
   • Tiêu hủy hóa đơn là quá trình làm cho hóa đơn biến mất hoàn toàn, không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và không thể truy cập hoặc tham chiếu thông tin của hóa đơn đó nữa.
   • Thao tác tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán.
2. Hủy hóa đơn:
   • Hủy hóa đơn là quá trình làm cho hóa đơn điện tử trở nên không còn giá trị sử dụng nữa, nhưng hóa đơn vẫn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể được rà soát, tra cứu.
   • Thao tác hủy hóa đơn có thể được thực hiện nhiều lần, cho phép sửa chữa hoặc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn điện tử mà không cần phải tiêu hủy nó hoàn toàn.

Tóm lại, tiêu hủy hóa đơn là quá trình loại bỏ hóa đơn một cách hoàn toàn và vĩnh viễn, trong khi hủy hóa đơn là việc đánh dấu hóa đơn điện tử là không còn giá trị sử dụng, nhưng vẫn giữ lại thông tin trên hệ thống để theo dõi và kiểm tra sau này.

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Dưới đây là mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất bạn có thể tham khảo :

BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

Số …./BBHHĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—oOo—

Hôm nay, tại địa điểm: ……………………………………, ngày …… tháng …… năm 20…., chúng tôi, gồm có:

BÊN MUA (đại diện bên A):

• CÔNG TY ……….
• Địa chỉ: ……………………………………
• Mã số thuế: ……
• Người đại diện: …………………….. Chức vụ: …………….

BÊN BÁN (đại diện bên B):

• CÔNG TY ……….
• Địa chỉ: ……………………………………
• Mã số thuế: ……
• Người đại diện: …………………….. Chức vụ: …………….

Chúng tôi đã thỏa thuận, đồng tình và cùng tiến hành lập biên bản về việc xin hủy hóa đơn GTGT như sau:

1. Hóa đơn bị hủy số: …………… do ……………………..… phát hành ngày …………….
2. Hàng hóa/dịch vụ ghi trên hóa đơn bao gồm: STT Tên hàng hóa/dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
3. Tổng cộng: ………………
4. Thuế GTGT: ………………
5. Tổng số: ……………… (Bằng chữ: …………………………………………)
6. Lý do hủy hóa đơn: ………….. (ví dụ: Ghi sai đơn giá sản phẩm)

Chúng tôi lập biên bản này để ghi nhận sự hủy bỏ hóa đơn viết sai trên và cam kết không sử dụng hóa đơn này cho mục đích kê khai thuế GTGT.

Chúng tôi xác nhận rằng thỏa thuận này là do ý nguyện tự nguyện và chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc thu hồi và hủy bỏ hóa đơn này.

Biên bản được hai bên xác nhận và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN

(Ký và đóng dấu) (Ký và đóng dấu)

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Cách điền biên bản hủy hóa đơn điện tử

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—oOo—

BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

Số 01/BBHHĐ

Hôm nay, tại Hà Nội, ngày 18 tháng 11 năm 2023, chúng tôi, gồm có:

BÊN MUA (đại diện bên A):

• CÔNG TY TNHH SAO MAI
• Địa chỉ: 32, Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Mã số thuế: 123456789
• Người đại diện: Trần Thanh Long – Chức vụ: Phó giám đốc

BÊN BÁN (đại diện bên B):

• CÔNG TY TNHH PHÚC THẮNG
• Địa chỉ: 98 Nguyễn Văn Cừ, Bưởi, Ba Đình, Hà Nội
• Mã số thuế: 12345678
• Người đại diện: Lã Văn Thanh – Chức vụ: Phó giám đốc

Chúng tôi đã thỏa thuận, đồng tình và cùng tiến hành lập biên bản về việc xin hủy hóa đơn GTGT như sau:

1. Hóa đơn bị hủy số: 03 phát hành ngày 9 tháng 10 năm 2023
2. Hàng hóa/dịch vụ ghi trên hóa đơn bao gồm: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Oto VNĐ 10 400.000.000 VNĐ 4.000.000.000 VNĐ
3. Tổng cộng: 4.000.000.000 VNĐ
4. Thuế GTGT: 10%
5. Tổng số: 4.400.000.000 VNĐ (Bằng chữ: ba tỷ ba trăm triệu đồng)
6. Lý do hủy hóa đơn: Ghi sai đơn giá sản phẩm

Vì vậy, chúng tôi lập biên bản này để ghi nhận sự hủy bỏ hóa đơn viết sai trên và cam kết không sử dụng hóa đơn này cho mục đích kê khai thuế GTGT.

Chúng tôi cam kết thỏa thuận này là toàn toàn tự nguyện và chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.

Biên bản được hai bên thống nhất và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN MUA

(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN

(Ký, ghi rõ họ tên)

Cách lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

Để tránh tốn thời gian khi lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, dưới đây là các bước thực hiện thủ tục hủy hóa đơn và một số lưu ý quan trọng:

Các bước thực hiện thủ tục hủy hóa đơn

• Lập bảng kiểm kê cho hóa đơn cần được hủy bỏ: Đầu tiên, bạn cần lập danh sách chi tiết về các hóa đơn cần hủy, bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn, tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn muốn hủy, và các thông tin liên quan khác.
• Thành lập hội đồng thực hiện hủy hóa đơn (nếu cần): Nếu bạn là một doanh nghiệp, có thể cần thành lập một hội đồng để thực hiện quyết định về việc hủy hóa đơn. Tuy nhiên, nếu bạn là một hộ cá nhân kinh doanh, thì không cần phải lập hội đồng.
• Yêu cầu các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn ký và xác nhận vào biên bản hủy hóa đơn: Tất cả các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn và cam kết sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn.
• Hồ sơ để thực hiện thủ tục hủy hóa đơn gồm:
  • Biên bản quyết định về việc thành lập hội đồng hủy hóa đơn.
  • Bảng kiểm kê hóa đơn muốn hủy bỏ: đáp ứng đủ các thông tin về ký hiệu mẫu số hóa đơn, tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn muốn hủy, và các thông tin khác liên quan.
  • Biên bản hủy hóa đơn.
  • Giấy thông báo kết quả về việc hủy hóa đơn: Ký hiệu số, số lượng hóa đơn được hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy, và nội dung hủy bao gồm loại nào.

Thực hiện nộp thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế

Hiện tại, có hai hình thức thông báo kết quả được ban hành như sau:

• Thực hiện nộp thông báo hủy hóa đơn qua phần mềm HTKK: Bạn có thể sử dụng phần mềm HTKK để nộp thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế. Hãy đảm bảo bạn đã thực hiện các bước theo hướng dẫn từ phần mềm.
• Đến trực tiếp cơ quan thuế và liên hệ với phòng ban có trách nhiệm xử lý: Nếu bạn muốn thực hiện thủ tục một cách trực tiếp, bạn có thể đến cơ quan thuế và liên hệ với phòng ban có trách nhiệm xử lý để hoàn thành quá trình hủy hóa đơn.

Lưu ý rằng việc tuân thủ đúng các quy định và thực hiện đầy đủ các bước thủ tục sẽ giúp bạn tránh việc mất thời gian và đảm bảo tính chính xác trong quá trình hủy hóa đơn điện tử.

Thủ tục và biên bản thu hồi hóa đơn

Có hai trường hợp phổ biến khi xử lý thủ tục và thu hồi hóa đơn:

Trường hợp 1: Nếu hóa đơn đã được lập nhưng chưa được giao cho người mua và sau đó phát hiện sai sót trong hóa đơn, người bán có thể thực hiện các bước sau:

• Trực tiếp gạch chéo các liên trên hóa đơn để xác định rõ sự thay đổi và ghi rõ lý do sửa đổi.
• Lưu giữ lại số hóa đơn mà đã lập sai để có thể theo dõi và báo cáo sau này.

Trường hợp 2: Nếu hóa đơn đã được lập, đã được giao cho người mua và sau đó phát hiện sai sót trong hóa đơn, và bên mua hàng yêu cầu trả lại hóa đơn, hai bên có thể thực hiện các bước sau:

• Lập biên bản thu hồi hóa đơn, trong đó ghi rõ các liên của số hóa đơn đã lập sai và lý do thu hồi.
• Lưu giữ lại hóa đơn này tại nơi người bán để có thể theo dõi và báo cáo sau này.
• Đảm bảo rằng biên bản thu hồi hóa đơn được ký và đóng dấu bởi cả người bán và người mua để có giá trị pháp lý.

Dựa vào từng trường hợp cụ thể, việc lập biên bản thu hồi hoặc chỉnh sửa hóa đơn đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử.

Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã tổng hợp mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mới nhất . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !