Xử lý hóa đơn viết sai số tiền bằng số năm 2024
Đến tháng 7 năm 2022, doanh nghiệp trên cả nước sẽ phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử và hiện tại theo lộ trình đã có 6 tỉnh thành thực hiện chuyển đổi sang sử dụng loại hóa đơn này theo quy định tại thông tư 78. Show
Trong phần này, chúng tôi tổng hợp 09 Trường hợp hoá đơn điện tử có sai sót và cách xử lý chi tiết theo thông tư 78/2021/TT-BTC. Đối với một vài trường hợp, các doanh nghiệp cần sử dụng mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78 còn những trường hợp khác thì có thể tự điều chỉnh hoặc xử lý theo hướng dẫn. Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót trong từng trường hợp1. Hóa đơn chưa gửi cho người mua nhưng đã được cấp mãNếu hóa đơn chưa gửi cho người mua nhưng đã được cấp mã thì cách điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai loại này như sau:
2. Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng viết sai thông tin như tên, địa chỉ…Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, tên khách hàng thuộc về trường hợp xử lý hoá đơn với nội dung sai sót là nội dung không trọng yếu. Cách xử lý hóa đơn sai sót trong trường hợp này theo thông tư 78 như sau:
3. Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng sai sót thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa…Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua và sai sót trong hóa đơn là sai sót trọng yếu (sai những thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa… thì cách xử lý như sau: Có thể lựa chọn 1 trong 2 cách là LẬP HÓA ĐƠN THAY THẾ hoặc LẬP HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH.
+ Lập lại HĐĐT mới thay thế có dòng chữ “Thay thế cho HĐ mẫu số… ký hiệu… số… ngày… ngày tháng năm” gửi cho cơ quan thuế để cấp mã Hoặc: + Lập hóa đơn điều chỉnh nội dung sai sót. Bước 4: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua. Lưu ý: Trường hợp hóa đơn thay thế hoặc HĐ điều chỉnh tiếp tục sai thì phải tiếp tục thực hiện thay thế hoặc điều chỉnh hoá đơn đến khi chính xác. 4. Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính, xử lý như sau: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử viết sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP; Dùng ngay miễn phí 5. Trường hợp bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan Thuế có sai sótCăn cứ khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính, được xử lý như sau:
6. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót được cơ quan Thuế phát hiệnCăn cứ khoản 3 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định, được xử lý như sau: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử”. 7. NNT đang áp dụng Hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP phát hiện hóa đơn đã lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP có sai sót.Căn cứ khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính, được xử lý như sau: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế). 8. Trường hợp lập HĐĐT điều chỉnh hoặc thay – thế cho hóa đơn bị sai sót, sau đó lại phát hiện hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục có sai sót.Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính, được xử lý như sau:
9. Đối với sai sót về kỹ thuật khi sử dụng hóa đơn điện tử 9.1 Người nộp thuế lập hóa đơn điện tử gửi cơ quan cấp mã, nhưng chưa được cấp mã của cơ quan thuế. Nguyên nhân:
Hướng xử lý: Để tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế, người nộp thuế đăng nhập vào địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản và mật khẩu được cơ quan thuế cấp để thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế xem đã được tiếp nhận và cấp mã chưa. + Trường hợp đã được cấp mã: NNT liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (TVAN) để được hỗ trợ đồng bộ từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế về phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. + Trường hợp tra cứu không có dữ liệu: NNT liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (TVAN) để được hỗ trợ chuyển dữ liệu hóa đơn lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để được cấp mã. 9.2 Người nộp thuế lập hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã, nhưng hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế trả về trạng thái: 20001– Sai định dạng dữ liệu và không được cấp mã. Nguyên nhân: Các chỉ tiêu trên hóa đơn NNT đã lập không đúng cấu trúc dữ liệu được quy định tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của Tổng cục Thuế về thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế. Hướng xử lý: Kiểm tra thông tin mã số thuế người mua đang còn hoạt động hay đã ngừng, nghỉ kinh doanh, đóng mã số thuế (mã số thuế NNT có cấu trúc 10 số hoặc 13 số). Trường hợp người mua không có mã số thuế thì không nhập bất kỳ ký tự nào vào chỉ tiêu số 123/2020/NĐ-CP (kể cả dấu cách).
9.3 Người nộp thuế lập hóa đơn điện tử, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã, nhưng hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thái: 20037- Chứng thư số không hợp lệ và không được cấp mã. Nguyên nhân:
Hướng xử lý:
2. Câu hỏi thường gặp về việc xử lý hóa đơn điện tử tránh viết sai2.1 Hóa đơn điện tử có cần chữ ký của người mua không?Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 5 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định: – Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua; – Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Như vậy, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Nếu doanh nghiệp muốn miễn chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải làm công văn yêu cầu lên cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp thuận. Việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử sẽ được Cục Thuế xem xét cho từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp. \>> Hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn khi chuyển sang hóa đơn điện tử: Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử 2.2 Lưu trữ hóa đơn điện tửĐiều 11 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ: – Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; – Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình; – Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo 3 yêu cầu sau: + Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; + Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán; + HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu. – HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, việc tiêu hủy HĐĐT không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông tin. Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là điều bắt buộc trong tương lai gần. Các doanh nghiệp ở khu vực ngoài 6 tỉnh thành thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định bắt buộc hoàn toàn có thể “đi trước đón đầu”, thực hiện chuyển đổi từ sớm. Các doanh nghiệp hiện nay nên tìm kiếm và lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử. Phần mềm kế toán Online MISA AMIS nằm trong hệ sinh thái kết nối thông minh, kết nối với tổng cục Thuế, ngân hàng điện tử và đặc biệt là phần mềm hóa đơn điện tử.
|