Mặc dù tiến bộ khoa học đã làm thế giới dường như nhỏ lại nhưng những cách biệt văn hóa sâu sắc giữa các dân tộc vẫn tồn tại. Đàm phán hợp đồng luôn là một công việc tế nhị, đòi hỏi phải quyết tâm, khéo léo và đàm phán quốc tế luôn là một thách thức.
Sau đây là một số lời khuyên hữu ích cho các thương gia khi tham gia tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế.
Tìm hiểu sự mong muốn của đối tác
Cách thức ra quyết định cũng có thể khác nhau. Các giám đốc người Mỹ thường tự quyết định trong khi người Nhật lại có khuynh hướng ra quyết định theo sự nhất trí tập thể, một thông lệ làm cuộc đàm phán mất nhiều thời gian hơn. Theo ông Mitsugu Iwashita - Giám đốc một trung tâm tư vấn kinh doanh của Nhật Bản thì người Mỹ rất linh hoạt trong đàm phán, nhưng khi một Giám đốc Nhật Bản đã đưa ra quyết định thì ông ta sẽ cảm thấy xấu hổ khi phải thay đổi. Hiểu được điều này sẽ giúp bạn biết được phía đối tác ưu tiên những điều gì và giúp bạn thay đổi chiến lược cho phù hợp.
Tạo ra điểm chung và chọn cách đàm phán
Hãy tìm ra điểm gì đó chung giữa bạn và đối tác nước ngoài. Điều này có thể giúp bạn xử lý được vấn đề "con người", tránh động chạm tới lòng tự trọng, giữ thể diện và những điều tương tự. Đây là một chiến lược hay bởi những vấn đề này có thể bất ngờ nảy sinh ngoài dự kiến.
Bạn cần lựa chọn một trong hai kiểu đàm phán cổ điển là: Cứng rắn hay mềm dẻo. Nhà đàm phán cứng rắn là một người luôn đòi hỏi khắt khe và ít chịu thỏa hiệp. Anh ta có thể thắng hoặc thua nhưng không bao giờ chịu thỏa thuận có điều kiện với đối tác. Nhà đàm phán mềm dẻo có quan điểm rộng hơn, mục tiêu là đạt được càng nhiều thỏa thuận càng tốt mà không phá vỡ hợp đồng. Anh ta cố gắng tìm ra điểm chung giữa hai bên và tiến hành đàm phán từng bước một. Tất nhiên, các chuyên gia luôn cho rằng phương pháp đàm phán mềm dẻo là phương pháp khôn ngoan và thực tế nó được áp dụng trong phần lớn những cuộc đàm phán quốc tế.
Phương pháp mềm dẻo giúp tránh những sai lầm ngớ ngẩn nhưng nó cũng có một số hạn chế. Tại nhiều nước, đàm phán được tiến hành theo lễ nghi, nhất là ở giai đoạn đầu tiên. Do vậy, cần phải tìm hiểu những lễ nghi đàm phán của quốc gia đối tác, thậm chí kể cả khi đối tác nước ngoài không yêu cầu phải lễ nghi.
Cần phải tìm hiểu những nét văn hóa kinh doanh của nước đối tác, nếu không bạn có thể vô tình có những hành vi khiến đối tác lúng túng, hoặc chính bạn cũng không tin sự ngay thật của họ và cho đó là hành vi nhử mình vào một hợp đồng có nhiều bất lợi.
Kiềm chế đàm phán
Giả sử bạn đã vượt qua giai đoạn đầu của cuộc đàm phán và đã đạt được thỏa thuận
Ví dụ, người Italia thường muốn đẩy nhanh giai đoạn này bằng cách liên tục nhấn mạnh các điều kiện của mình khiến đối tác mệt mỏi. Biết được điều này, nhà đàm phán nước ngoài có thể tìm ra một chiến lược hay để tỏ ra không vội vã ký kết hợp đồng, như thay đổi chủ đề đàm phán, cố tình nói lạc đề...
Cũng trong giai đoạn này, người Trung Quốc lại liên tục đưa hết đề nghị này tới đề nghị khác nhằm kiểm tra giới hạn có thể của hợp đồng. Những hành vi đàm phán không chính thức tương đối quan trọng với người Trung Quốc. Anh ta có thể nói rất ít khi trả lời câu hỏi của bạn và muốn bạn thể hiện bạn hiểu gì từ hành vi và nội dung mà anh ta vừa nói. Các thương gia phương Tây thường thấy rất khó xử trong trường hợp này. Do vậy sự kiên nhẫn và suy diễn hành vi của đối tác Trung Quốc làm họ mất nhiều thời gian khi đàm phán.
Đa phần người Châu Âu không phá bỏ cuộc thảo luận trừ khi bị xúc phạm thái quá, nhưng người Châu á sẵn sàng từ bỏ hợp đồng nếu thấy không thoải mái về điều gì đó trong quá trình đàm phán. Nếu điều này xảy ra, hãy rút lui và tìm cách xử lý vấn đề.
Mặc dù chú trọng tới văn hóa của nước đối tác, nhưng đừng quên họ cũng chỉ là những cá nhân. Do vậy, cách tốt nhất là tìm hiểu tính cách và kiểu giao tiếp của mỗi cá nhân đối tác càng nhiều càng tốt. Hãy chú trọng vào năng lực của mỗi cá nhân khi đàm phán để có thể thuyết phục được từng người một
Kỹ năng đàm phán được đánh giá là cực kì quan trọng, cần thiết đối với tất cả chúng ta, nhất là trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, không phải nhà đàm phán nào cũng là thiên tài bẩm sinh mà cần phải trải qua rèn luyện và trải nghiệm thực tế. CareerLink.vn sẽ giúp bạn chỉ ra một số lỗi thông thường trong khi thương lượng kinh doanh cần phải tránh để đảm bảo cuộc đàm phán thành công và đạt được mục đích của mình.
Không hiểu rõ đối tác
Tìm hiểu rõ thông tin về đối tác là điều kiện bắt buộc đối với một nhà đàm phán. Bạn không thể ngồi thảo luận những điều kiện hợp đồng với họ mà thậm chí không biết họ là ai hoặc nói sai tên cá nhân, công ty của họ. Điều này sẽ cho đối tác thấy bạn không hề chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán cũng như không dành cho họ sự tôn trọng nhất định trong kinh doanh. Bên cạnh đó, việc không tìm hiểu rõ đặc tính kinh doanh, phương pháp đàm phán cũng như điểm mạnh, điểm yếu của đối tác, nhất là các đối tác quốc tế có thể khiến cuộc đàm phán thất bại ngay từ những phút đầu tiên.
Không có kế hoạch cụ thể
Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Những người đàm phán khi chưa chuẩn bị trước có khả năng đi sai hướng bởi nếu bạn chưa chuẩn bị cho cuộc thương lượng thì rõ ràng bạn đã đặt bản thân vào tình thế bất lợi rõ rệt. Hãy xác định rõ ràng được mục tiêu của mình là gì, thì khi bước vào bàn đàm phán bạn cũng cần vạch rõ đâu là những điều mình cần phải đạt được mục đích. Để từ đó, bạn sẽ đặt ra những phương án thích hợp, kế hoạch rõ ràng, đảm bảo cho một cuộc đàm phán “thắng lợi”.
Bộc lộ cảm xúc bột phát cá nhân
Sẽ có nhiều đối tác từ chối thẳng thừng hoặc có thể cáu gắt vì không đồng ý với những điều kiện công ty bạn mang lại. Đây là những tình huống thường gặp khi ngồi trên bàn đảm phán, vì vậy nếu gặp trường hợp bạn hãy cư xử thật khéo léo và lịch sự, đừng tỏ ra chán nản và khó chịu với khách hàng. Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng. Bởi như vậy rất dễ đem lại thất bại cho cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác.
Không biết cách lắng nghe
Có không ít nhà đàm phán không thành công trong việc thuyết phục đối tác ký kết hợp đồng chỉ bởi một lý do rất cơ bản nhưng lại rất cần thiết, đó là lắng nghe. Nhiều người vẫn lầm tưởng rằng đàm phán là quá trình thuyết phục và thiên về khả năng nói. Họ đã quên rằng việc thuyết phục sẽ trở nên rất khó khăn khi không dự đoán trước được tâm ý của người mà bạn đang cố gắng để thuyết phục. Bởi thế, họ đã đánh mất nhiều cơ hội để hiểu rõ được yêu cầu và mục đích của đối tác.
Không bao giờ lùi bước
Trong đàm phán, sẽ có đôi lúc cuộc thương lượng đi vào bế tắc vì bất đồng quan điểm cũng như không thể dung hòa lợi ích của hai bên. Vì vậy, bạn cần linh hoạt những phương án “tác chiến” thích hợp chứ đừng khăng khăng giữ nguyên ý kiến ban đầu của mình. Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán cũng như không thể hiện thiện ý hợp tác của bạn. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau. Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị một khoảng lùi để đàm phán và tránh từ chối thẳng thừng mà nên tìm một phương phán dung hòa ý kiến của các bên. Xác định rõ điều này ngay từ ban đầu, bạn sẽ dễ dàng hơn trong quá trình đàm phán, bởi bạn sẽ biết được đâu là những điều có thể nhượng bộ, đâu là những điều nhất định phải đạt được để đảm bảo quyền lợi của mình.
Tìm cách áp đảo đối tác
Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Trong mọi cuộc đàm phản, bạn không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác. Điều này sẽ không chỉ khiến cuộc đàm phán bị đổ vỡ mà còn là dấu chấm hết cho những quan hệ hợp tác tiếp theo. Và thực tế cũng cho thấy phương pháp đàm phán mềm dẻo, tích cực là phương pháp khôn ngoan và được áp dụng trong phần lớn những cuộc đàm phán quốc tế.
Không chú ý đến thời gian và không gian
Một yếu tố tưởng chứng như rất đơn giản nhưng lại mà vấn đề mấu chốt của nhiều cuộc đàm phán đó chính là không gian và thời gian. Không có quy định cụ thể nào về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là bạn nên tổ chức vào buổi sáng bởi lúc đó mọi người sẽ có tinh thần thoải mái và phấn khởi trước khi bước vào bàn thương lượng. Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng và địa điểm diễn ra phải có sự đồng ý của cả hai bên. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút, đó cũng là lúc bạn có thời gian suy nghĩ thêm về các quyết định của mình.
Đàm phán dựa vào trực giác
Trong thực tế, rất nhiều lúc bạn bị gây áp lực để đưa ra quyết định ngay lập tức, những suy nghĩ của chúng ta sẽ hướng đến trực giác nhiều hơn lí trí. Tuy nhiên, trực giác có thể mang lại các chiến lược kinh doanh mới lạ nhưng đôi khi cũng có thể phải trả giá đắt. Một nhà đàm phán khôn ngoan nên phán đoán dựa trên những dữ liệu khách quan, tham khảo các cố vấn đứng ngoài và suy nghĩ kĩ càng trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào.
CareerLink.vn mong muốn rằng sau bài viết này, các bạn có thể rút ra cho mình thêm những kinh nghiệm hữu ích trong quá trình đàm phán khi kinh doanh. Những kỹ năng này cần phải được rèn luyện qua thời gian cũng như kinh nghiệm thực tế, không phải có thể có được trong một sớm một chiều. Chúc bạn thành công.
Phương Thảo