Là người quan tâm đến chuỗi cung ứng, hẳn bạn đã từng nghe đến cái gọi là hiệu ứng Bullwhip – hiệu ứng “cái roi da”. Đây là một hiện tượng quan trọng và có ý nghĩa đột phá trong các quyết định về quản trị chuỗi cung ứng.
Hiệu ứng Bullwhip là gì?
Chỉ một lượng dao động nhỏ ở gốc cây roi sẽ gây ra lượng dao động lớn ở cuối chiếc roi
Hiệu ứng Bullwhip [hay còn gọi bằng hiệu ứng “Cái roi da”] là hiện tượng dự báo nhu cầu ảo diễn ra trong chuỗi cung ứng. Theo đó, lượng sản phẩm được sản xuất luôn cao gấp nhiều lần so với nhu cầu thực tế của thị trường dẫn đến mức tồn kho cao, kéo theo hàng loạt chi phí bị đội lên.
Khái niệm này lần đầu tiên xuất hiện trong Động lực học công nghiệp của Jay Forrester [1961] do đó nó còn được gọi là hiệu ứng Forrester. Vào những năm 1990, Hau Lee – Giáo sư Kỹ thuật và Khoa học Quản lý tại Đại học Stanford, đã đưa khái niệm Bullwhip vào chuỗi cung ứng.
Tác động của hiệu ứng Bullwhip đến chuỗi cung ứng
Bạn hãy thử hình dung, khi cầm 1 chiếc roi da và vung nhẹ, càng xa tín hiệu gốc [lực tay của bạn] thì độ méo dạng sóng càng lớn, biên độ giao động càng tăng ở cuối chiếc roi.
Hiểu theo cách tương tự, trong “thế giới” của chuỗi cung ứng, người tiêu dùng cuối có quyền cầm gốc chiếc roi, khi họ tạo ra một chút chuyển động trong nhu cầu của mình, lập tức các điểm bán sẽ truyền tín hiệu đến nhà phân phối bằng cách đặt lượng hàng gấp đôi bình thường, nhà phân phối lại tiếp tục nhập x2 hàng từ nhà sản xuất, nhà sản xuất nhận thấy mặt hàng này đang có thị trường rộng mở nên quyết định đặt nguyên liệu thô x3 từ nhà cung cấp vật tư. Như vậy, tín hiệu nhu cầu thị trường bị sai lệch cực đại lên đến 3-5 lần.
Khi doanh nghiệp sản xuất – phân phối càng rời xa khách hàng cuối thì tín hiệu nhu cầu tiêu thụ phát sinh trên thị trường có nguy cơ sai lệch càng lớn.
Trung bình, có 4 đến 5 điểm tồn kho giữa khách hàng cuối cùng và nhà cung cấp nguyên liệu [bao gồm: điểm bán lẻ, đại lý, nhà phân phối, nhà sản xuất, nhà cung cấp nguyên liệu]. Tâm lý chung của mọi điểm trung gian phân phối là không muốn lâm vào tình trạng hết hàng, bỏ lỡ cơ hội kiếm tiền từ khách hàng cuối nên họ cố giữ dư hàng tồn kho để đề phòng sự thay đổi đột ngột trong chuỗi cung ứng. Do đó, có thể tồn tại vùng đệm khổng lồ của hàng tồn kho lên đến sáu tháng giữa khách hàng cuối cùng và nhà cung cấp nguyên liệu thô. Hiệu ứng bullwhip là nguyên nhân khiến các nhà sản xuất thượng nguồn sản xuất tràn lan do tin vào dữ liệu ảo dẫn đến tồn kho cao, giảm hiệu quả kênh phân phối.
Giải pháp giảm thiểu hiệu ứng Bullwhip trong chuỗi cung ứng
Chấp nhận sự tồn tại của hiệu ứng Bullwhip
Nghe thật kì lạ phải không khi chấp nhận lại gọi là một giải pháp?! Thế nhưng thực tế đúng là như vậy! Hiệu ứng Bullwhip luôn luôn tồn tại và sẽ không bao giờ biến mất hoàn toàn trong chuỗi cung ứng của bất kỳ ngành nghề nào bởi nhu cầu của khách hàng luôn biến động, thay đổi theo phút. Học cách nhận diện và thấu hiểu nó sẽ giúp nhà quản lý có thể phân tích chi tiết về định mức tồn kho cần có, nhanh chóng phát hiện ra nguyên nhân lượng tồn kho dư thừa nhàn rỗi và thực hiện hành động khắc phục kịp thời.
Hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các trung gian phân phối
Môi trường làm việc cộng tác trên phần mềm MobiWork DMS
Giữa điểm bán, nhà phân phối và nhà sản xuất đâu đó sẽ tồn tại một số mục tiêu mâu thuẫn lẫn nhau vì thế ai cũng muốn “giấu thông tin” có lợi cho mình. Ví dụ điểm bán không muốn cho NPP biết mặt hàng A đang hoặc sắp có cơ hội bán chạy vì sợ bị tăng giá nhập, còn một số NPP thì không muốn bị nhà sản xuất kiểm soát về thông tin các điểm bán, giá bán, chương trình khuyến mại riêng,… Ngay cả trong nội bộ doanh nghiệp phân phối, sự hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận cũng chưa thực sự tốt dẫn đến thông tin không cập nhật theo thời gian thực, giảm hiệu quả kênh phân phối.
Thực tế, chia sẻ thông tin và cùng nhau hợp tác mới là con đường đúng đắn để phát triển bền vững. Khi đã cùng nhau nằm trong một chuỗi cung ứng, mọi thành phần tham gia đều có vai trò riêng của mình. Nếu cùng nhau hiểu và hướng đến một mục tiêu chung to lớn thì chúng ta sẽ biết cách phối hợp với nhau như một cỗ máy nhịp nhàng.
Xóa bỏ data-cooking
Data – cooking là hiện tượng “xào nấu dữ liệu” để tạo ra dữ liệu ảo trong hệ thống phân phối với nhiều mục đích:
- Tạo điểm bán ảo, nhân viên bán hàng ảo, tồn kho ảo để tư lợi cá nhân
- Tạo đơn hàng ảo để hợp thức hóa sự tồn tại của điểm bán ảo hoặc để tạo nhiều lượt đánh giá 5 sao trên kênh phân phối trực tuyến.
- Để đạt đủ chỉ tiêu KPIs, làm đẹp bản báo cáo gửi cho lãnh đạo.
Chính vì những dữ liệu ảo này xuất hiện dày đặc khiến nhà sản xuất lầm tưởng nhu cầu về loại hàng hóa đó đang tăng vọt nên quyết định nâng sản lượng sản xuất gấp đôi, gấp ba dẫn đến hàng tồn kho ứ đọng, trôi nổi không kiểm soát được ngoài thị trường.
Muốn xóa bỏ dữ liệu ảo trong hệ thống phân phối, doanh nghiệp cần thay đổi phương pháp quản lý từ “thủ công” sang áp dụng công nghệ thông tin. Thay vì quản lý dữ liệu bằng sổ sách, giấy tờ, excel,… không có đối chứng thực tế, hãy sử dụng phần mềm quản lý hệ thống phân phối chuyên biệt để cập nhập dữ liệu thực 24/7.
Quản lý chặt chẽ số lượng hàng tồn kho ngoài thị trường
Quản lý tồn kho nhà sản xuất, tồn kho nhà phân phối, hàng tồn ngoài thị trường bằng phần mềm MobiWork DMS
Đẩy được hàng vào kênh phân phối đã khó, quản lý dòng hàng lưu chuyển bên ngoài thị trường còn khó hơn. Nhà sản xuất cần biết số lượng hàng tồn trong kho nhà phân phối và hàng tồn hiện tại của từng điểm bán lẻ để đo lường chính xác nhu cầu tiêu thụ thực tế của thị trường. Từ đó, có kế hoạch sản xuất phù hợp.
Thông thường, nhà sản xuất sẽ cập nhập dữ liệu hàng tồn ngoài thị trường thông qua báo cáo của NPP hoặc có đội sales đi chăm sóc khách hàng kiêm thêm nhiệm vụ kiểm tồn tại từng điểm bán. Tuy nhiên, việc tổng hợp bằng giấy tờ sẽ khó tránh khỏi nhiều sai sót dẫn đến:
- Data cooking [xào nấu dữ liệu]
- Mất thời gian tổng hợp báo cáo
- Số liệu không real-time do độ trễ thời gian tổng hợp và gửi về trụ sở
- Số liệu kém chính xác do ghi chép nhầm lẫn,…
Quản lý định mức tồn kho nhà phân phối, nhà sản xuất
Định mức tồn kho là ngưỡng an toàn đã được tính toán kỹ lưỡng phù hợp với đặc thù doanh nghiệp để đảm bảo lượng hàng hóa/ vật tư cần lưu trữ trong kho sẽ đáp ứng tốt được nhu cầu của thị trường trong khoảng thời gian nhất định.
Để chống lại hiệu ứng Bullwhip, nhà quản lý cần đảm bảo lượng hàng tồn kho không vượt quá ngưỡng định mức tồn kho tối đa. Các yếu tố xác định mức tồn kho hợp lý bao gồm:
- Tình hình nhu cầu thị trường dựa trên sức mua của người tiêu dùng cuối
- Khả năng cung ứng hàng hóa, vật liệu của đối tác
- Thời điểm đặt hàng
- Chi phí bảo bảo và quản lý hàng hóa
Có 2 hai mô hình để doanh nghiệp tính toán dự trữ hàng tồn kho:
- Mô hình EOQ: Tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó.
- Mô hình POQ: mô hình này áp dụng khi DN mua hàng hóa, nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng.
Cần tỉnh táo để phản ứng trước dự báo khan hiếm, biến động giá cả trên thị trường để tránh hiện tượng Bullwhip
Quản lý tốt độ phủ, thị phần của từng sản phẩm, ngành hàng so với đối thủ cạnh tranh
Không phải cứ đẩy được thật nhiều hàng vào các điểm bán đã là tốt. Điểm bán nhập nhiều hàng, chỉ số độ phủ theo sản phẩm tăng vọt so với đối thủ cạnh tranh nhưng thực tế doanh số bán hàng không tăng. Nguyên nhân rất có thể do hiệu ứng Bullwhip đang “lây lan” trong hệ thống phân phối của bạn. Quản lý tốt độ phủ thị phần theo từng sản phẩm, ngành hàng, theo doanh số bán hàng,… và so sánh được với độ phủ, thị phần của đối thủ sẽ giảm thiểu được những lầm tưởng về nhu cầu ảo của thị trường.
Sử dụng phần mềm MobiWork DMS – Giải pháp chuyên biệt dành cho ngành phân phối
Hình ảnh thực tế khách hàng sử dụng phần mềm MobiWork DMS quản lý hệ thống phân phối
Nhìn chung, “chìa khóa vàng” để hạn chế hiện tượng Bullwhip xảy ra trong chuỗi cung ứng là bạn cần quản lý được sát sao mọi hoạt động trên hệ thống phân phối của mình. Việc này không những đòi hỏi nhà lãnh đạo cần có kinh nghiệm, kiến thức chuyên ngành cao mà còn cần có một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý, giám sát hệ thống phân phối.
MobiWork DMS là phần mềm chuyên biệt được tạo ra dành riêng cho ngành phân phối, có thể áp dụng cho đa dạng quy mô doanh nghiệp: từ Tập đoàn, doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ [SME] đến nhà phân phối, đại lý, điểm bán.
Khi sử dụng phần mềm MobiWork DMS, dữ liệu từ nhà sản xuất, nhà phân phối đến đại lý và các điểm bán lẻ đều được nối liền trên một hệ thống duy nhất. Ví dụ như thông tin đơn hàng, tồn kho, hình ảnh trưng bày, triển khai khuyến mãi, hiệu suất làm việc của sales, danh sách điểm bán, dự báo nhu cầu thị trường,..đều minh bạch, cập nhập chính xác theo thời gian thực [real time].
Dựa vào chuyển động thị trường thực tế do phần mềm DMS đem lại, doanh nghiệp điều tiết hoạt động sản xuất, tránh tình trạng hàng hóa ra thị trường bị ồ ạt hoặc nhỏ giọt. Từ đó kiểm soát được sức mua của người tiêu dùng dễ dàng hơn, tránh hiện tượng bullwhip lây lan trong chuỗi cung ứng.
Đăng ký dùng thử phần mềm:
DÙNG THỬ MIỄN PHÍ
Bài viết liên quan: