Ký nháy như thế nào

Thưa Luật sư, hôm qua tôi có được sếp giao cho ký nháy vào một văn bản của cơ quan. Đây là lần đầu tiên tôi được giao cho làm nhiệm vụ này, cũng vì là một văn bản quan trọng nên tôi khá lo lắng không biết trong trường hợp rủi ro phải (bị) truy cứu trách nhiệm thì trách nhiệm của người ký nháy sẽ như thế nào ? Vậy Luật sư có thể tư vấn giúp tôi những nội dung liên quan đến việc ký nháy và trách nhiệm của người ký nháy được không ạ ? Trong một loại văn bản để thể hiện văn bản đó do cá nhân và tổ chức nào ban hành thì ta có thể nhìn vào chữ ký. Trong những loại chữ ký ấy lại không phải là một loại, trong đó có chữ ký nháy, chữ ký tắt và chữ ký chính thức. Vậy ký tên có những loại ký nào? Cách sử dụng ký tắt, ký nháy và ký chính thức? Bài viết dưới đây của chung tôi xin chia sẻ một số thông tin quan trọng về quy định mới nhất về ký nháy, ký chính thức văn bản.

Quy định về ký nháy, ký chính thức văn bản

Nội dung bài viết:

1. Khái quát về ký nháy

Ký nháy là gì? Chữ ký nháy trong văn bản là chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc ở cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy trong văn bản nằm ở cuối cùng của văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở vị trí bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc về phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt, người ký nháy sẽ không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường mà chỉ thực hiện ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy nhất định. Đây cũng là chữ ký được ký ở cuối dòng văn bản hoặc là cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy được ký ở cuối cùng của đoạn văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Ký nháy còn được gọi với một cái tên khác đó là ký tắt, tức là người ký nháy sẽ không ký đầy đủ chữ ký của mình giống như một chữ ký hoàn chỉnh mà chỉ ký vắn tắt các chữ ký tại một số vị trí được yêu cầu ký nháy.

2.  Ký chính thức

Chữ ký chính thức được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký nằm ở cuối trang văn bản và có giá trị xác nhận lại toàn bộ nội dung trên văn bản. Chỉ có người có thẩm quyền mới có trách nhiệm ký chính thức.

Chữ ký này được ký phía dưới dòng chữ ghi chữ ký chức danh, người ký: Thủ trưởng đơn vị ký, giám đốc , người soạn thảo ký, trưởng phòng ….Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Thực tế, chữ ký chính thức có thể đóng dấu chức danh, tổ chức hoặc không cần đóng dấu phụ thuộc vào từng loại hình văn bản và quy định trong cơ quan ban hàn văn bản đó.

3. Trách nhiệm của người ký nháy đối với văn bản

Chữ ký nháy vào văn bản là cách xác định chủ thể của chữ ký đó đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản hoặc biên bản đó, tránh hiện tượng chỉnh sửa hay thay đổi nội dung.

Hiện nay, chữ ký nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một văn bản pháp luật. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.

4. Phân biệt chữ ký chính thức và chữ ký nháy

Chữ ký nháy được ký trước chữ ký chính thức, có tác dụng kiểm tra, rà soát về nội dung, xác nhận đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trước khi đưa cho người có thẩm quyền ký chính thức.

Chữ ký nháy không có giá trị về mặt pháp lý, còn chữ ký chính thức của người ký phải trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý.

Chữ ký nháy không cần phải ký đầy đủ toàn bộ chữ ký như chữ ký thông thường, còn chữ ký chính thức cần phải ghi đúng và đầy đủ chữ ký thông thường, có đóng dấu xác nhận hoặc không.

5. Quy cách ký nháy tại văn bản

• Ký nháy ở cuối từng trang văn bản

Mục đích loại chữ ký nháy cuối trang văn bản này để xác nhận tính liền mạch trong văn bản.  Người chịu trách nhiệm việc ký nháy sẽ ký ở phía cuối các trang văn bản do mình soạn thảo, kiểm tra về các phần nội dung, ngữ pháp văn bản, tính hợp lý chính xác, khi ký nháy như vậy sẽ công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai ở văn bản.

Mục đích ký nháy để xác định văn bản cuối cùng đã được xét duyệt khi được ký nháy tránh trường hợp có người soạn thảo thêm, chỉnh sửa các nội dung văn bản.

• Ký nháy ở dòng cuối cùng của văn bản

Người trực tiếp soạn thảo văn bản sẽ ký chữ ký nháy ở dòng cuối cùng của văn bản để xác nhận những nội dung đã soạn thảo, và quy trách nhiệm cho người ký nháy nếu có sai xót về mặt nội dung hoặc ngữ pháp trong văn bản.

• Ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát các lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

6. Một số câu hỏi pháp lí liên quan

6.1 Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản có ý  nghĩa gì?

Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

6.2  Chữ ký là gì ?

Chữ ký là một biểu tượng viết tay của con người. Nó có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ để thể hiện dấu ấn của một người. Chữ ký thường thấy trên các tài liệu, hợp đồng, văn bản pháp lý, v.v. với ý nghĩa minh chứng cho sự hiện diện của người đó.

6.3 Có những loại ký nháy nào?

Các loại chữ ký nháy thường thấy gồm:

• Chữ ký nháy tại các trang trong cùng một văn bản:
• Chữ ký nháy tại dòng cuối cùng của văn bản
• Chữ ký nháy tại phần chức danh hoặc nơi nhận

6.4 Khi nào áp dụng ký nháy?

Việc ký nháy được áp dụng khi người soạn thảo, người kiểm tra và rà soát văn bản đã thẩm định về mặt nội dung, thể thức của văn bản hoặc người đọc văn bản xác nhận đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

7. Dịch vụ tại Luật ACC

Luật ACC xin gửi lời chào tới quý khách!

Tại ACC, quý khách có thể nhận được dịch vụ tư vấn và làm thủ tục trọn gói vô cùng nhanh chóng. Chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu: Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn về quy trình, thủ tục thực hiện; hồ sơ cần chuẩn bị; hướng dẫn quý khách ký và hoàn thiện theo quy định; Tư vấn, hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan 24/7.

Trên đây là một số chia sẻ về quy định mới nhất về ký nháy, ký chính thức văn bản.Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo: