Thuyết trình là một trong những phương pháp giao tiếp cơ bản và phổ biến trong môi trường doanh nghiệp. Một bài thuyết trình thất bại không chỉ ảnh hưởng đến tâm lý của người nói, mà còn tác động xấu đến hình ảnh doanh nghiệp. Trong bài viết này, MangoAds sẽ liệt kê những lỗi cơ bản nên tránh, có thể sẽ phá hỏng cả bài thuyết trình, từ đó giúp bạn rút ra cách để thuyết trình hay cho bản thân.
4 lỗi cơ bản trong thuyết trình
Nội dung không chất lượng
Một lỗi lớn thường mắc trong thuyết trình là nội dung không hướng đến khách hàng người nghe. Cũng giống như người làm SEO phải nghiên cứu khách hàng mục tiêu [Target audience] trước khi thực hiện chiến dịch marketing, thì khi trình bày slide bạn cần phải biết người nghe bài thuyết trình của bạn hôm đó là ai và họ muốn gì.
Ngoài ra, chủ đề quá rộng hoặc quá chuyên sâu, sử dụng nhiều thuật ngữ khiến người nghe không có đủ kiến thức nền tảng để hiểu được những điều bạn đang truyền đạt.
Ví dụ: Cùng một chủ đề, nếu trình bày cho team kỹ thuật sẽ phải nói hoàn toàn khác với team marketing hoặc sale, họ có những mối quan tâm riêng, và ngôn ngữ thuật ngữ sử dụng cũng khác nhau, những team đó sẽ thấy hài lòng khi bạn dùng chung ngôn từ thuật ngữ với họ.
Nhiều người khi chọn chủ đề thuyết trình thậm chí không quan tâm hoặc không tự tin về những gì mình đang nói. Uy tín, sự chân thành, và niềm tin là rất quan trọng. Vì vậy, hãy đảm bảo thông tin bạn đưa ra hoàn toàn chính xác, và trung thực để có thể thuyết phục người nghe.
Lỗi trong trình bày slide
Cách trình bày nội dung trong slide là rất quan trọng. Một thiết kế xấu kéo theo sự truyền tải thông điệp không được cô đọng. Hãy tránh làm cho người nghe dành quá nhiều thời gian chú ý đến những lỗi sai trong bài thuyết trình thay vì quan tâm nội dung cốt lõi.
Slide nhiều chữ, font không thống nhất
Mọi người sẽ không đọc hết hoặc nhớ nổi một khối lượng kiến thức lớn khi nghe thuyết trình. Một số bài present thậm chí để giảm kích cỡ chữ để trình bày nhiều thông tin hơn trong slide, điều này làm cho slide thực sự khó đọc. Bạn nên phân biệt rạch ròi là slide thuyết trình cho đám đông, hay là slide dạng tài liệu gửi cho mọi người đọc và nghiên cứu.
Hình 1: Slide thuyết trình tiêu chuẩn không nên có quá nhiều chữ
Ngoài ra việc sử dụng quá nhiều font chữ trong một bài thuyết trình sẽ khiến người xem khó chịu và mỏi mắt.
Thiếu hình minh họa
Theo Brain Rules của John Medina, con người có xu hướng ghi nhớ thông tin bằng hình ảnh nhanh và nhiều hơn dạng văn bản. Nghiên cứu chỉ ra rằng, sau 3 ngày, người nghe chỉ nhớ được khoảng 10% thông tin đã được trình bày trước đó. Tuy nhiên, khi một hình ảnh được thêm vào, tỉ lệ ấy sẽ tăng lên 65%.
Hình 2: Nên có hình ảnh minh họa cho nội dung mà bạn trình bày
Liệt kê quá nhiều
Nhiều bài thuyết trình nếu bạn liệt kê quá mức, sử dụng cả gạch đầu dòng và đánh số, quá nhiều thông tin, hiệu ứng truyền đạt sẽ không hiệu quả như bạn mong muốn.
Trong một nghiên cứu năm 2014 về trực quan trong văn bản của tạp chí The International Journal of Business Communication, thông tin được hiển thị bằng hình ảnh sẽ dễ ghi nhớ hơn một loạt gạch đầu dòng.
Chuẩn bị qua loa, sơ sài
Đôi khi nguyên nhân thất bại của thuyết trình không tốt xuất phát từ bản thân người nói không chuẩn bị chu đáo. Để thuyết trình thành công bạn phải có sự chuẩn bị kỹ càng từ trước. Lên kế hoạch và nghiên cứu xem như thế nào là một bài thuyết trình tốt. Người nghe có thể dễ dàng nhận ra những điểm yếu trong bài thuyết trình của bạn, điều đó sẽ làm bạn bị mất uy tín.
Không luyện tập trước
Không ít người gặp phải tình huống đang thuyết trình nhưng quên mất nội dung tiếp theo hoặc không thống nhất nội dung khi nói. Nguyên nhân là do họ chưa từng luyện tập nói trước khi buổi thuyết trình thực sự diễn ra. Trên thực tế, nhiều người viện cớ quá bận rộn nên bỏ qua việc luyện tập trước khi thuyết trình. Đây là lý do họ thường dễ mắc lỗi khi trình bày trước đám đông, hoặc quên mình đang nói gì khi có chuyện bất ngờ xảy ra lúc đang thuyết trình.
Vì thế, trước khi thuyết trình, đặc biệt các bài nói cần 2-3 người cùng trình bày, bạn cần tổng hợp tài liệu, và luyện tập trước vài lần để đảm bảo tìm ra được khiếm khuyết, khắc phục những lỗi sai để đảm bảo bài thuyết trình chính thức được trơn tru.
Không kiểm tra thiết bị kỹ thuật
Thiết bị gặp lỗi sẽ ảnh hưởng đến thời gian thuyết trình mà còn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Thậm chí, những lỗi kỹ thuật nghiêm trọng có thể buộc bạn phải kết thúc buổi thuyết trình dù chưa truyền đạt được thông tin quan trọng đến người nghe. Chuyện hay gặp nhất khi đi thuyết trình là máy chiếu không có cổng tương thích, cắm dây vào không chạy,
Trước khi đi thuyết trình bạn cần:
- Tham khảo phía đối tác trước về thiết bị trong phòng meeting hôm đó.
- Các cổng cắm tương thích là gì để chuẩn bị đủ.
Hôm đi thuyết trình:
- Trong công ty bạn nên chuẩn bị trước một loạt cable chuyển đổi thông dụng.
- Mang theo 2 máy tính để dự phòng hỏng hóc bất chợt.
- Đến sớm hơn 15-30 phút để chuẩn bị máy chiếu và thiết bị.
- Kiểm tra đầy đủ kết nối Internet hoặc xin trước mật khẩu Wifi ở nơi thuyết trình.
Các thiết bị nên có và bạn phải thuần thục với cách sử dụng nó cho quãng thời gian làm việc trong môi trường doanh nghiệp:
- Dây HDMI hoặc dây VGA.
- Đầu chuyển HDMI-VGA.
- Cách dùng máy chiếu hoặc cách kết nối với TV.
- Apple TV cho máy Macbook.
Khả năng kiểm soát buổi thuyết trình kém
Đọc Slide
Có quá nhiều diễn giả đọc bài thuyết trình trực tiếp từ ghi chú hoặc thậm chí là văn bản mà họ chuẩn bị sẵn. Điều đó làm cho bài thuyết trình trở nên gượng gạo và giảm sự tương tác với người nghe, làm cho họ cảm thấy như đang nghe chủ tịch phường cầm giấy đọc phát biểu trước buổi ra quân mùa hè xanh vậy.
Không sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ
Thuyết trình tức là bạn sẽ dùng ngôn ngữ nói. Nhưng, một nghiên cứu của UCLA cho thấy những gì bạn truyền đạt thông qua ngôn ngữ hình thể cũng quan trọng như ngôn ngữ nói. Hơn một nửa thông điệp của bạn được truyền tải thông qua giao tiếp phi ngôn ngữ. Vì thế một tư thế đứng gượng gạo, hay một cử chỉ lúng túng cũng có thể tố cáo rằng bạn không tự tin với những gì bạn nói.
Hình 3: Kết hợp ngôn ngữ cơ thể để bài thuyết trình sinh động hơn
Ngoài ra, giao tiếp ánh mắt giúp người nói tạo sự tin cậy của khách hàng. Tuy vậy có nhiều diễn giả quá lo lắng hoặc nhút nhát mà quên mất việc giao tiếp bằng mắt.
Thuyết trình quá thời gian
Đối với hầu hết các bài thuyết trình, bạn sẽ có một khoảng thời gian trình bày nhất định. Việc lố giờ quá nhiều nhưng không mang lại nội dung ý nghĩa sẽ làm cho khách cảm thấy khó chịu, và nhàm chán. Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất của vấn đề này là việc bạn quá tham lam truyền tải những thông tin lan man, không thực sự có giá trị.
Lời khuyên dành cho bạn
Để có một bài thuyết trình thành công, bạn cần xác định những yếu tố sau:
Xác định mục đích của bài thuyết trình
Ngay từ đầu bạn phải đề ra những mục tiêu rõ ràng và có thể thực hiện được.
Ví dụ: Mục tiêu của bạn là thuyết phục nhà đầu tư ủng hộ dự án khởi nghiệp, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm. Nội dung xuyên suốt của bài thuyết trình cần thể hiện lý do tại sao người nghe phải làm điều bạn muốn.
Nghiên cứu kỹ thông tin
Trước khi bắt đầu chuẩn bị bài thuyết trình, hãy đầu tư như thể bạn đang chuẩn bị cho bài kiểm tra. Nghiên cứu và chắt lọc thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó chọn những thông tin cốt lõi. Trong trường hợp phải thuyết trình ở một tổ chức, doanh nghiệp, bạn nên sắp xếp tham dự một cuộc họp trước khi thuyết trình. Điều đó giúp bạn hiểu được đối tượng nghe của mình một cách tốt nhất.
Nội dung chất lượng, chắt lọc
Bạn hãy kiểm tra thật kỹ bài thuyết trình, xóa các thông tin không cần thiết, và chú thích những từ viết tắt hoặc thuật ngữ chuyên môn được sử dụng.
Đừng quên sử dụng hình ảnh minh họa cho bài thuyết trình của mình. Nếu bạn không thể tìm được ảnh minh họa chất lượng, Envato Elements là một gợi ý hay cho nguồn hình ảnh và các graphic chất lượng cao.
Đối với những slide cần sử dụng phương pháp liệt kê, bạn nên rút ngắn danh sách liệt kê hoặc trình bày dưới dạng hình ảnh.
Dựa trên form chuẩn về thiết kế
Nếu bạn không tự tin với khả năng tự tạo ra slide hấp dẫn, hãy sử dụng các mẫu có sẵn. Những mẫu này liên tục được cập nhật theo xu hướng của các designer.
Lưu ý: Bạn chỉ nên để tối đa 25 từ/ slide. Nếu có nhiều hơn 25 từ, hãy chỉnh sửa văn bản lại cho hợp lý. Chọn kích cỡ chữ từ 28 32 cho những thông tin bổ sung và từ 32 48 cho tiêu đề. Nhờ đó, người dùng sẽ dễ dàng nhìn thấy slide của bạn ngay cả khoảng cách xa. MangoAds khuyên bạn nên sử dụng font chữ Arial, Tahoma, Verdana, Gill Sans, Helvetica, Open Sans để bài thuyết trình dễ đọc hơn.
Hãy luyện tập
Để kiểm soát được buổi thuyết trình, trước hết bạn phải trình bày nó một cách trôi chảy, nhấn nhá ở những điểm quan trọng. Cách đơn giản chính là luyện tập. Bạn nên dành ra ít nhất 1 lần thuyết trình trước mặt người thân, hoặc bạn bè để nhận được lời nhận xét từ họ.
Không chỉ tập cách nói, bạn cần tập cách mỉm cười, và sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách tự nhiên trong suốt bài phát biểu. Mỉm cười giúp bạn có một cái nhìn thiện cảm, giúp tâm lý bạn thả lỏng và việc sử dụng ngôn ngữ hình thể sẽ được tự nhiên hơn.
Kết luận
Ngoài 5 yếu tố trên, bạn cần dành thời gian để kiểm tra trang thiết bị tại nơi thuyết trình để tránh những lỗi không mong muốn. Hy vọng với những chia sẻ của MangoAds, bạn sẽ tự tin thiết kế nội dung kịch bản, cũng như rút ra cách để thuyết trình hay cho bài diễn thuyết tương lai của mình.