Hướng dẫn lưu file pdf

Ngoài mặt bảo mật cực tốt của file văn bản dạng PDF do người dùng không thể chỉnh sửa được nội dung gốc của tài liệu thì nhiều người cũng rất hài lòng vì PDF cho phép hiển thị không bị lỗi font chữ như Word ở các hệ điều hành Windows, Linux và Mac.

Vậy làm thế nào để chuyển đổi từ Word sang PDF mà không mất nhiều thời gian? Trong bài này, tôi sẽ chỉ ra cho bạn 3 cách để chuyển tài liệu từ Word sang PDF một cách nhanh nhất.

Cách thứ nhất: Sử dụng tính năng Save As sẵn có trong Word

Ở 2 bản Word 2007 và Word 2010 đều sẵn có tính năng chuyển file Word sang file PDF. Sau khi chuyển đổi thành công, file PDF sẽ vẫn giữ nguyên được bảng nội dung và các liên kết URL như bản Word gốc trước khi chuyển đổi.

Bước 1: Bạn hãy mở file Word cần được chuyển sang PDF, click chọn File -> chọn Save As như hình dưới đây.

Bước 2: Chọn nơi lưu và định dạng file PDF được chuyển đổi.

+ File name: Tên file PDF mà bạn muốn đặt sau khi chuyển đổi thành công. Nếu không mặc định tên file PDF đó sẽ trùng với tên file Word gốc.

+ Save as type: Hãy chọn đúng định dạng PDF mà bạn muốn chuyển đổi, như hình dưới tôi chọn PDF (*.pdf).

Bước 3: Tiến hành công việc chuyển đổi bằng cách nhấn vào Save.

Trong phần Optimize for có 2 sự lựa chọn:

1. Standard (publishing online and printing): Chọn phần này đồng nghĩa với việc tối ưu hóa in ấn và phát hành trên mạng Internet.

2. Minimum size (publishing online and printing): Nếu chọn phần này sẽ tối ưu hóa dung lượng và phát hành trên mạng Internet.

Ngoài ra nếu bạn chọn Open file after publishing: Sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi sẽ tự động mở file PDF đã được chuyển đổi.

Trong phần Options có một số tùy chọn nâng cao, bạn có thể nghiên cứu để hiểu kỹ mục này.

Cách thứ hai: Sử dụng công cụ chuyển đổi Word sang PDF online

Có rất nhiều trang Web cho phép thực hiện chuyển đổi Word sang PDF online. Sau đây tôi sẽ giới thiệu tới các bạn một Website cho phép chuyển đổi Word sang PDF online miễn phí.

Đầu tiên bạn hãy truy cập vào địa chỉ http://document.online-convert.com/convert-to-pdf

Để chuyển đổi file Word sang PDF, website cho phép bạn thực hiện với 3 lựa chọn. Bạn có thể chọn file từ ngay trên máy tính, hoặc tại một link nào đó, hoặc cũng có thể trên Dropbox.

Trong phần Optional settings:

- Use OCR: Nếu bạn có file tài liệu thuộc dạng công thức toán học, vật lý thì hãy tích chọn ô Optical character recognition.

- Source language: Tại đây bạn có thể lựa chọn cho mình ngôn ngữ gốc để chuyển đổi sang.

Nhấn vào Convert file để tiến hành công việc chuyển đổi. Chờ trong giây lát Website sẽ gửi cho bạn file PDF đã được chuyển đổi. Bạn hãy nhanh chóng lưu vào máy và mở ra để kiểm tra file PDF đã được chuyển đổi.

Cách thứ ba: Sử dụng phần mềm chuyển đổi Word sang PDF

Advanced Word to PDF Converter là một phần mềm cho phép người dùng có thể tạo ra file PDF từ Word. Công cụ hỗ trợ chuyển đổi từ Word sang PDF này rất nhỏ gọn, bạn có thể download bản dùng thử tại đây.

Sau khi hoàn thành cài đặt, mở chương trình lên, giao diện chính của chương trình Advanced Word to PDF Converter như hình dưới.

Tương tự như các phần mềm chuyển đổi Word sang PDF, phần mềm này cũng gồm 3 bước cơ bản:

1. Add File: Thêm file mà bạn cần chuyển đổi (File Word).

2. Save Folder: Lưu file được chuyển đổi (File PDF).

3. Convert: Tiến hành công việc chuyển đổi.

Ngoài ra, Advanced Word to PDF Converter còn hỗ trợ bạn trong việc chuyển đổi nhiều file cùng lúc bằng cách nhấn chọn Add Folder…

Trên đây là 3 cách chuyển đổi file tài liệu từ Word sang PDF một cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Hy vọng bài viết giúp ích được nhiều cho các bạn!

Áp dụng cho Excel, Word 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019 …..

Bạn là nhân viên văn phòng hay bạn là một nhân viên kế toán? Bạn thường xuyên làm việc với Excel để thống kê và lưu trữ các thông số, dữ liệu, văn bản…. của công ty trên Excel?

Bạn muốn File Excel của mình sau khi hoàn tất sẽ được lưu an toàn và được giữ nguyên định dạng hàng, cột và các dữ liệu thống kê của mình?

Hay là vì bất kỳ một lý do khách quan nào đó. Bạn đang muốn chuyển đổi file Excel của bạn sang định dạng PDF mà vẫn giữ nguyên được được dạng cho file Excel đó ?

Okey, tất cả các câu hỏi bạn đang thắc mắc bên trên sẽ được giải quyết ngay trong bài viết này.

Ở bài hướng dẫn về thủ thuật Excel lần này mình sẽ chia sẻ với các bạn một thủ thuật nhỏ để chuyển đổi File Excel thành file PDF không bị mất định dạng mà lại cực kỳ nhanh chóng ngay trên ứng dụng Excel của bạn.

Đọc thêm:

#1. Cách lưu file Excel với định dạng PDF trên Excel 2010 trở lên

+ Bước 1: Bạn bật file Excel đã hoàn tất và muốn chuyển đổi sang định dạng File PDF => rồi click chọn File như hình.

+ Bước 2: Bạn click chọn Save & Send => sau đó nhấp chọn tiếp Create PDF/XPS Document.

+ Bước 3: Tiếp theo bạn chọn click tiếp vào Create PDF/XPS để chuyển đổi File Excel thành PDF .

+ Bước 4: Bạn chọn vị trí muốn lưu File mới (file PDF), bạn có thể chọn tích vào Open file after pudlishing để tự động bật File PDF sau khi Save, hoặc bỏ chọn cũng không sao.

Tiếp theo bạn tích vào Standard (Pudlishing online and printing) => rồi nhấn Publish để Save File với định dạng PDF lại là xong.

Và bây giờ bạn đã có thể mở file PDF bằng phần mềm Foxit Reader hoặc bất cứ phần mềm đọc file PDF nào mà bạn đang sử dụng.

Như các bạn có thể thấy, các định dạng đều được giữ nguyên và không bị xáo trộn một ly nào, nó vẫn hiển thị như trong File Excel gốc vây.

Và với định dang PDF này thì bạn có thể lưu giữ một cách rất an toàn mà không lo xảy ra bất kỳ vấn đề nào khi bạn mở bằng Excel ở một máy tính khác hoặc là mở bằng các phiên bản Microsoft Office đời thấp hơn hoặc cao hơn nữa.

#2. Save với định dạng PDF trên Excel, Word 2007 như thế nào?

+ Bước 1: Đối với bản Excel 2007 thì chưa hỗ trợ sẵn tính năng này, chính vì thế bạn cần phải cài thêm gói ứng dụng có tên là 2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS do Microsoft cung cấp.

• Link tải: Tải về máy tính / Link dự phòng

+ Bước 2: Sau khi nhấn vào nút Download bên trên, một cửa sổ tiếp theo sẽ hiện ra. Bạn bỏ hết tích rồi nhấn vào No thanks and continue để tiếp tục tải về.

+ Bước 3: Okey, sau khi tải về thì bạn hãy nhấn đúp chuột để bắt đầu cài đặt vào máy tính. Quá trình cài đặt rất dễ nên mình không hướng dẫn thêm nữa nhé.

+ Bước 4: Sau khi cài đặt xong thì bạn có thể sử dụng được tính năng lưu file Excel hoặc Word với định dạng PDF rồi đó.

Bạn có thể lưu lại bằng cách nhấn vào biểu tượng Office Button => chọn Save as (hoặc bạn có thể sử dụng nhanh phím F12, một số máy là Fn + F12).

=> Cửa sổ lưu file hiện ra, tại phần File name bạn hãy đặt tên cho file mới, còn ở phần Save as type bạn chọn kiểu PDF nhé.

#3. Lưu file Word với định dạng PDF

Đơn giản thôi, trên thanh Menu bạn chọn File => chọn Save As như hình dưới..

Chọn định dạng cần lưu là PDF là xong.

#4. Lời kết

Vâng, như vậy là mình đã hướng dẫn rất chi tiết cho các bạn cách lưu file Excel hoặc Word với định dạng PDF mà không bị mất định dạng rồi nhé.

Đây là một mẹo nhỏ nhưng thực sự rất hữu ích trong công việc của bạn đó, một mẹo mà mình nghĩ là bạn NÊN BIẾT. Hi vọng với thủ thuật nhỏ về Excel này sẽ hữu ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công !

CTV: Lương Trung – Blogchiasekienthuc.com

Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên đánh giá bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé !