File present là gì
22 Lưu Ý Để Làm Presentation / Proposal Nhìn Chất HơnMục Lục Show
Sau nhiều năm đi làm, công việc yêu cầu mình cần thường xuyên phải thuyết trình, trình bày về các kế hoạch và hoạt động không chỉ cho các khách hàng, cấp lãnh đạo cao hơn mà còn cả cho các đội ngũ mình quản lý. Khi làm một file presentation thì ngoài phần nội dung thì còn có phần look & feel / nghe nhìn / visual gọi nó bất cứ cách nào bạn muốn nhưng nói chung nó là thứ sẽ khiến người ngồi nghe bạn thuyết trình có cảm giác được mắt hay không bên cạnh việc lắng nghe nội dung mà bạn nói. Đương nhiên nội dung thuyết trình và cách bạn thuyết trình rất quan trọng, một bài thuyết trình nội dung cốt lõi kém thì không thể cứu được dù nghe nhìn có đẹp thế nào. Tuy nhiên một bài thuyết trình hay nhưng slides nhìn xộc xệch xấu xí thì cũng sẽ khiến người ngồi nghe cảm giác không hài lòng, không thỏa mãn do những lỗi cơ bản về hiển thị trên slides. Bạn khó có thể đánh giá cao một người thuyết trình dù hay thế nào nhưng với một cái slides nhìn rất chán. Hay khi bạn gửi một cái proposal qua cho khách hàng thì có khi khách hàng thậm chí còn không muốn gặp bạn vì nhìn vào slide thấy không hứng thú. Một cái presentation nhìn chất có nghĩa là:
Vậy những gì chúng ta có thể làm để presentation / proposal của chúng ta chất hơn mà không cần phải biết thiết kế? Dưới đây là một số thứ Tú rút ra được từ kinh nghiệm làm presentation nhiều năm. Các hình mình họa trong bài này lấy từ một số presentation trước đây Tú từng làm. Đồng nhất về màu sắc chủ đạo
Thường nếu là corporate presentation thì sẽ có template màu sắc định sẵn của công ty. Nếu là proposal thì nên chọn màu sắc proposal là màu thương hiệu của khách hàng để tạo sự quen thuộc. Còn nếu là presentation hội thảo chia sẻ thì chọn màu sắc tùy ý. Có thể tham khảo các bản màu chuẩn để chọn màu cho sang chảnh hơn:colourlovers.com, color.adobe.com Đồng nhất về font
* Font đẹp và tương thích tốt với nhiều software, hệ điều hành, web và hỗ trợ tiếng Việt: Xem các font hỗ trợ tiếng Việt từ Google * Đồng nhất toàn bộ font trong một presentation: Home menu > Replace font (góc cùng bên phải bấm Find dropdown) sẽ có thể thay toàn bộ font trong file presentation đảm bảo không bị sót * Hiểu thêm về Serif và Sans serif trong phần typography Đồng nhất về size chữSize chữ nên đồng nhất cho toàn bộ presentation:
Ngay hàng thẳng lối các thành tốCác thành tố nên được align với nhau, thẳng hàng, hạn chế cảm giác xộc xệch và không cân đối:
Background (chung cho toàn bộ presentation trừ cover)Lựa chọn background phù hợp với tính chất của bài presentation, có 2 cách thường được dùng là solid color (màu đơn sắc) hoặc là hình ảnh. Không nên dùng gradient (màu đa sắc) do tương phản kém và khó trình bày nội dung, trừ khi nó phục vụ một mục đích đặc biệt gì đó mà bạn muốn.
* Nếu cover là background hình ảnh thì các slide sau có thể là hình ảnh hoặc trống nhưng nếu cover là background đơn sắc thì các slides sau nên đơn sắc để đồng nhất hơn. Hình ảnh minh họaHình ảnh minh họa trong các file thuyết trình nên tuân theo vài quy tắc cơ bản:
Một số website free stock có thể download ảnh chất lượng cao, không watermark (thay vì là Google Image):pexels.com,freestock.com,unsplash.com,stocksnap.io IconsSử dụng icon để diễn đạt, biểu thị những gì mình muốn một cách rõ ràng hay hình tượng hơn, giảm bớt sự nhàm chán của những nội dung quá nhiều text. Icon nên sử dụng đơn sắc và đơn giản, nhìn vào có thể hiểu ngay ý nghĩa và thấy sự tương quan với nội dung đi kèm. Nguồn tốt để download icon miễn phí: thenounproject.com Chính tảCố gắng không có các lỗi chính tả cơ bản vì như vậy làm giảm tính chuyên nghiệp Cho tiếng Việt thì Powerpoint hơi phức tạp xíu nhưng có hướng dẫn, Google Slide thì đơn giản hơn, còn Keynote thì không tìm thấy hướng dẫn. Shapes / Text box / Smart artsDùng các thành tố trên để thêm sự rõ ràng vào trong bài presentation cũng như để vẽ các cấu trúc và minh họa cho ý mình muốn truyền đạt. Một số thứ nên chú ý khi sử dụng các thành tố trên:
TableSử dụng table để trình bày các dữ kiện một cách rõ ràng và trực quan hơn. Một số lưu ý khi sử dụng table:
TextPhần text của presentation nhìn chung ngoài việc tuân theo một số lưu ý chung phía trên như việc ngay hàng thẳng lối, đồng nhất về màu sắc và kích cỡ thì có vài thứ cần chú ý riêng:
Các loại slidesMột bài presentation có thể các loại slide cơ bản sau:
Graph và chartGraph và chart được sử dụng khá rộng rãi trong các presentation vì chúng khá hữu hiệu để hiển thị thông tin một cách trực quan và diễn đạt ý muốn người làm slides tốt hơn. Có nhiều loại graph và chart khác nhau và mỗi loại phục vụ các mục đích khác nhau. Dưới đây là các loại Tú thường dùng nhất: Bar chart: hiển thị các dữ liệu mang tính so sánh nhưng các dữ liệu này thì độc lập với nhau. Ví dụ so sánh trong 100 thực khách đến một nhà hàng thì bao nhiêu người chọn món phở và bao nhiêu người chọn món bún. Pie chart: hiển thị dữ liệu tổng thể được chia ra thành các phần khác nhau. Ví dụ trong tổng marketing budget thì bao nhiêu được chia cho creative, bao nhiêu cho production và bao nhiêu cho các kênh truyền thông media. Line chart: hiển thị cùng một loại dữ liệu thay đổi như thế nào theo thời gian. Ví dụ tỉ lệ người mắc bệnh COVID-19 theo từng tuần trên toàn thế giới. Waterfall chart: thường được dùng để biểu thị sự thay đổi của các dữ liệu theo hướng tích cực hay tiêu cực dẫn đến kết quả. Ví dụ bạn dự kiến doanh số năm nay sẽ tăng 30% so với năm trước thì 30% đó sẽ được phân phối vào các sản phẩm nào. Bạn có thể tham khảo thêm hàng chục loại graphs và charts khác và cách dùng chúng cho presentation của mình tại đây. Transparent layerSử dụng transparent layer thường để tăng thêm tính tương phản và giúp nội dung trong bài presentation dễ đọc hơn nếu bạn sử dụng background hình ảnh. Transparent layer cũng được dùng để làm nổi bật một phần nội dung nào đó mà bạn muốn trong slide. LogoSử dụng logo trong presentation cũng cần tuân thủ các quy tắc tương tự như trên các ấn phẩm khác. Một số lưu ý khi sử dụng logo của mình cũng như các bên khác trong slides:
TypographyTrên phần Font có nhắc đến serif và sans serif, chúng có nghĩa là gì?
Transition effectsCác hiệu ứng chuyển slide (transition effects) phù hợp nếu presentation của là kiểu kể chuyện hoặc là creative proposal. Nếu là dạng corporate presentation hay business thì không nên sử dụng transition effects vì nó không phù hợp. Nếu có sử dụng transition effects thì cũng nên giữ sự đồng nhất, hạn chế quá nhiều kiểu hiệu ứng trừ khi việc đó đáp ứng một mục đích gì đó rõ ràng cho bạn. VideoChèn video vào slide có 2 dạng là chèn link embedded hoặc chèn trực tiếp file video. Dạng đầu tiên đòi hỏi phải có internet thì video mới hoạt động và dạng thứ 2 thì sẽ khiến size của file presentation tăng theo video được chèn vào cũng như đôi khi sẽ có vấn đề trình chiếu khi mở trên máy tính khác. Theo kinh nghiệm cá nhân thì nên tùy tình hình để quyết định sẽ làm gì. Nếu file presentation được trình chiếu trên máy tính bạn và nơi present bạn không chắc là có mạng internet tốt hay không thì nên chèn vào file. Nhưng nếu file presentation bạn cần gửi đi thì ưu tiên cách chèn link thay vì chèn video để giữ file size nhỏ hơn và giảm khả năng không xem được do tính tương thích. https://conversion.vn/wp-content/uploads/video-2.mp4 Slide sorter & master slideSử dụng tính năng slide sorter để kiểm tra lại tất cả các slide một cách trực quan nhất và có thể kéo thả nhanh chóng vị trí các slide để sắp xếp lại thứ tự theo ý muốn nhằm tăng sự liên kết cho nội dung muốn diễn đạt. Sử dụng tính năng slide master để dễ dàng quản lý và thêm vào các thành tố mặc định không thay đổi và xây dựng slide thành một template mà bạn muốn. Độ dài bài presentationTùy theo tốc độ nói và loại nội dung trong bài, bạn thường sẽ phải tốn khoản 2 phút cho đến 3 phút thậm chí hơn cho một slide thuyết trình, chưa kể đến thời gian hỏi đáp. Và bạn thường nên tìm hiểu trước thời gian cho cuộc họp và thuyết trình là bao nhiêu để có thể ước lượng số lượng slide phù hợp. Mang một cái presentation 60 slides vào một cuộc họp 60 phút thì bạn chắc chắn rằng sẽ không thể nói hết được 1/2 số lượng nội dung trong bài của mình. Đây là điều khá nhiều người mắc phải (kể cả Tú hồi trước) trong quá trình làm slide và present nên hay bị lố giờ hoặc phải cắt bớt nội dung chia sẻ. Chúng ta sẽ phải học cách điều chỉnh dần dần tùy theo tốc độ nói và hàm lượng kiến thức mình đưa vào mỗi slide. File size và định dạngMột yếu tố ít được mọi người chú ý là kích thước file presentation sau khi hoàn thành. Một số file khi gửi đi có kích thước lên tới 100+ MB hoặc hơn, chủ yếu do sử dụng toàn hình ảnh độ phân giải cao, video dài và nặng. Điều này khiến cho việc download và tải về bài presentation tốn thời gian hơn, dễ khiến người nhận khó chịu, lãng phí băng thông và tài nguyên (giới hạn về lưu trữ tài khoản gsuite chẳng hạn), dễ phát sinh vấn đề khi mở lên bằng Google slide hoặc khi mạng internet chậm. Do đó nếu file presentation phải gửi đi, lưu ý vài điểm sau để giảm kích thước:
Nhưng quan trọng nhất: mục tiêu thuyết trình rõ ràngTrước cả khi bắt đầu làm bài presentation và theo các đề xuất phía trên, bạn cần dừng lại một chút và suy nghĩ trước về việc người tham dự buổi thuyết trình là ai, mục tiêu của bài thuyết trình này là gì (định hướng chiến lược, pitching, mời chào dịch vụ, chia sẻ kiến thức, v.v), thời lượng được chia sẻ, bài này mình có gửi cho người tham gia trước hay không. Dựa trên đó làm nền tảng để định vị ra trong đầu mình những khung căn bản nhất cho bài presentation, để khi bắt tay vào làm thì chỉ cần tuân thủ theo các khung đã được đặt ra. Các khung căn bản bao gồm:
Sau khi đã xác định xong định hướng cơ bản, lúc này bạn bắt đầu vào làm bạn sẽ tiết kiệm được thời gian hơn rất nhiều, giảm bớt việc chỉnh sửa và ít lan man hơn với những thứ không mang lại giá trị cho nội dung thuyết trình. Bài viết này chỉ mang tính chia sẻ theo góc nhìn cá nhân để như thế nào là một file presentation chuyên nghiệp hơn nhưng còn chuyện đẹp xấu đôi khi còn phụ thuộc góc nhìn từng người nên các lời khuyên bên trên bạn có thể chọn lọc để áp dụng.Hi vọng những chia sẻ phía trên sẽ giúp bạn phần nào thấy dễ dàng hơn để có thể tạo ra những presentation có chất hơn. Mọi câu hỏi có thể để lại dưới comment. Facebook Comments Tác giả: Bui Quang Tinh TuExperienced in high level strategy roles. Business consultant, high-profile speaker & key opinion leader, founder of Vietnam's most active marketing community. 10 years experience in digital marketing, customer acquisition & retention, go-to market strategy, programmatic, martech, adtech, etc. Good understanding about technology platforms, especially e-commerce / marketplace, online ride-hailing & delivery.«Tổng Hợp Các Chia Sẻ Về Marketing / Truyền Thông 2020 Một Diễn Đàn Marketing Chuyên Sâu, Có Chất và Hơn Thế Nữa» Trả lời HủyEmail của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu * Bình luận Name * Email * Website
|