Backstage view được giới thiệu trong Word 2010 như là nơi trung tâm để quản lý tài liệu. Nó giúp bạn trong việc tạo ra tài liệu mới, lưu và mở tài liệu, in ấn và chia sẻ tài liệu….
Bắt đầu với Backstage View là khá dễ dàng, chỉ cần nhấn vào File tab nằm ở góc trái của Ribbon. Nếu bạn không thấy bất kỳ một tài liệu nào mở ra sau đó bạn sẽ thấy một cửa sổ liệt kê tất cả các tài liệu được mở ra gần đây như sau:
Nếu bạn đã có một tài liệu được mở ra, nó sẽ hiển thị một cửa sổ chi tiết như hình dưới đây. Backstage hiển thị 3 cột trong khi hầu hết các tùy chọn của bạn nằm ở cột đầu tiên.
Cột đầu tiên của Backstage View chỉ các chức năng sau:
| Save | Nếu một tài liệu hiện hữu đang được mở, nó sẽ được lưu. Nếu không sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu tên của tài liệu. |
| Save As | Một hộp thoại sẽ hiển thị yêu cầu tên và loại tài liệu. Trong Word 2010, các tài liệu mặc định dưới định dạng .docx |
| Open | Sử dụng để mở một tài liệu hiện hữu. |
| Close | Sử dụng để đóng một tài liệu đã mở. |
| Info | Hiển thị thông tin về tài liệu đã mở. |
| Recent | Liệt kê danh sách các tài liệu đã mở gần đây. |
| New | Dùng để mở ra một tài liệu mới. |
| In một tài liệu đã mở. | |
| Save & Send | Lưu tài liệu đã mở và hiển thị các lựa chọn để gửi tài liệu qua email…. |
| Help | Các giúp đỡ hữu ích về Word 2010. |
| Options | Sử dụng chức năng để thiết lập các chức năng đa dạng khác về Word 2010. |
| Exit | Đóng tài liệu và thoát. |
Quảng cáo
Khi bạn nhấn vào tùy chọn Info trong cột đầu tiên, nó sẽ hiển thị các thông tin sau trong cột 2 của Backstage View:
Compatibility Mode: Nếu một tài liệu không phải Word 2007/2010, một nút Convert sẽ xuất hiện. Nó cho phép bạn dễ dàng cập nhật định dạng của nó. Nếu không, nó sẽ không hiển thị.
Permissions: Sử dụng nó để bảo vệ tài liệu của bạn. Bạn có thể thiết lập mật khẩu để không ai mở tài liệu, hay bạn có thể khóa để không ai có thể chỉnh sửa tài liệu.
Prepare for Sharing: Nêu các thông tin nổi bật về tài liệu trước khi bạn gửi cho ai khác, chẳng hạn như bản ghi các chỉnh sửa khi bạn phát triển tài liệu.
Versions: Nếu một tài liệu được lưu nhiều lần, bạn sử dụng cái này để truy cập vào các phiên bản trước của nó.
Thuộc tính của tài liệu trong Word 2010
Khi bạn bấm vào Info trong cột đầu tiên, nó sẽ hiển thị các thuộc tính khác nhau trong cột 3 của Backstage View, bao gồm kích thước tài liệu, tổng số trang, tổng số từ…
Bạn cũng có thể chỉnh sửa các thuộc tính. Chỉ cần nhấn vào giá trị thuộc tính, một hộp thoại xuất hiện, bạn có thể thêm vào văn bản của bạn chẳng hạn như tiêu đề, bình luận, tên tác giả…
Thoát khỏi Backstage View trong Word 2010:
Thật đơn giản để thoát khỏi Backstage View. Nhấn nút File tab hoặc Escape trên bàn phím để quay lại chế độ Word.
Đã có app VietJack trên điện thoại, giải bài tập SGK, SBT Soạn văn, Văn mẫu, Thi online, Bài giảng....miễn phí. Tải ngay ứng dụng trên Android và iOS.
Follow fanpage của team //www.facebook.com/vietjackteam/ hoặc facebook cá nhân Nguyễn Thanh Tuyền //www.facebook.com/tuyen.vietjack để tiếp tục theo dõi các loạt bài mới nhất về Java,C,C++,Javascript,HTML,Python,Database,Mobile.... mới nhất của chúng tôi.
File Word được gọi là tài liệu. Bất cứ khi nào bắt đầu một dự án mới trong Word, bạn sẽ cần tạo một tài liệu mới, đó có thể là một văn bản mới hoặc một văn bản mẫu. Ngoài ra, bạn cũng cần biết cách làm thế nào để mở một văn bản hiện có trong máy tính để bàn hoặc laptop.
Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bước tạo và mở tài liệu trên Word trong video dưới đây:
I. Để tạo một văn bản mới:
Khi bắt đầu một dự án mới trong Word, bước đầu tiên bạn phải mở một văn bản mới trống:
1. Chọn tab File. Backstage view sẽ xuất hiện.
2. Chọn New, sau đó click chọn Blank document.
3. Một tài liệu trống sẽ xuất hiện.
II. Mở một tài liệu có sẵn
Ngoài việc tạo một tài liệu mới, bạn sẽ thường xuyên cần phải mở một tài liệu nào đó có sẵn mà đã lưu trước đó.
1. Điều hướng đến Backstage view, sau đó click chọn Open.
2. Chọn Computer, sau đó click chọn Browse. Hoặc bạn có thể lựa chọn OneDrive [trước đây gọi là SkyDrive] để mở tập tin đã lưu trữ trên OneDrive.
3. Lúc này trên màn hình xuất hiện hộp thoại Open, điều hướng và chọn tài liệu của bạn, sau đó click chọn Open.
- Nếu gần đây bạn đã mở trình chiếu mong muốn, bạn có thể duyệt qua Recent Documents [Tài liệu gần đây] thay vì tìm kiếm tệp.
Word 2013 cũng cho phép bạn mở các tệp PDF hiện có dưới dạng các tài liệu có thể chỉnh sửa. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn sửa đổi một tập tin PDF.
III. Ghim một tài liệu
Nếu thường xuyên làm việc, sử dụng một tài liệu bạn có thể ghim tài liệu đó vào Backstage view để truy cập nhanh hơn.
1. Điều hướng đến Backstage view, sau đó click chọn Open.
2. Một danh sách các tài liệu chỉnh sửa gần đây sẽ xuất hiện. Di chuột qua tài liệu mà bạn muốn ghim, sau đó click chọn đinh ghim
3. Tài liệu đó sẽ được ghim vào danh sách các tài liệu gần đây [Recent documents] cho đến khi bạn bỏ ghim. Để bỏ ghim một tài liệu, click chọn biểu tượng đinh ghim một lần nữa.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể ghim các thư mục đến Backstage view để truy cập nhanh. Từ Backstage view, nhấp vào Open và định hướng thư mục bạn muốn ghim, sau đó nhấp vào biểu tượng ghim.
IV. Sử dụng Template
Template được thiết kế và có trước tài liệu, người dùng có thể sử dụng Template để tạo một tài liệu mới nhanh chóng. Template thường bao gồm các định dạng tùy chỉnh và thiết kế, do đó có thể giúp bạn tiết kiệm được một khoảng thời gian và công sức khi mở một dự án mới.
Tạo một tài liệu mới từ Template
1. Click chọn tab File để truy cập Backstage view.
2. Sau đó, chọn New. Lúc này ở phía dưới tùy chọn Blank document sẽ xuất hiện một loạt các Template.
3. Bạn có thể lựa chọn một Template bất kỳ để xem trước.
4. Trên màn hình sẽ xuất hiện bản xem trước của Template cùng với thông tin bổ sung về cách sử dụng khuôn mẫu.
5. Click chọn Create để sử dụng Template đã chọn.
6. Một tài liệu mới sẽ xuất hiện cùng Template bạn đã lựa chọn.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể duyệt các mẫu theo thể loại hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm một cái gì cụ thể hơn.
Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các mẫu được tạo ra bởi Microsoft. Nhiều bản Template được tạo ra bởi các nhà cung cấp bên thứ ba và thậm chí cả cá nhân người dùng, vì vậy một số mẫu có thể hoạt động tốt hơn các mẫu khác.
V. Chế độ Compatibility Mode
Trong một số trường hợp bạn cần phải làm việc với các tài liệu được tạo ra trên các phiên bản Microsoft Word trước, chẳng hạn như Word 2010 hay Word 2007. Khi mở các tài liệu này sẽ hiển thị ở chế độ Compatibility Mode.
Compatibility Mode vô hiệu hóa một số tính năng cụ thể, do đó bạn chỉ có thể truy cập lệnh tìm chương trình được sử dụng để tạo tài liệu. Chẳng hạn, nếu mở một tài liệu được tạo trên Word 2007 bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh tìm thấy trên Word 2007.
Trong hình ảnh dưới đây, bạn có thể nhìn thấy chế độ Compatibility Mode có thể ảnh hưởng đến các lệnh có sẵn. Bởi tài liệu ở khung bên trái được mở ở chế độ Compatibility Mode nên chỉ hiển thị các lệnh có sẵn trên Word 2007.
Để thoát khỏi chế độ Compatibility Mode, bạn sẽ phải chuyển đổi tài liệu sang phiên bản hiện tại. Tuy nhiên, nếu đang cộng tác với những người chỉ có quyền truy cập trên các phiên bản đầu của Word, tốt nhất bạn nên để tài liệu ở chế độ Compatibility Mode thì định dạng sẽ không thay đổi.
VI. Chuyển đổi một tài liệu
Nếu muốn truy cập tất cả các tính năng trên Word 2013, bạn có thể chuyển đổi tài liệu sang định dạng tập tin 2013.
- Lưu ý: Việc chuyển đổi tập tin có thể gây ra một số thay đổi layout gốc của tài liệu.
1. Click chọn tab File để truy cập Backstage view.
2. Điều hướng và chọn lệnh Convert.
3. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện một hộp thoại. Click chọn OK để xác nhận nâng cấp file.
4. Tài liệu sẽ được chuyển đổi sang định dạng tập tin mới nhất.
Xem thêm: Thủ thuật ẩn hiện thanh công cụ Ribbon trong Word 2013
Chúc các bạn vui vẻ!