Cách sử dụng word để sửa văn bản trông khác năm 2024

Bài viết này có đồng tác giả là đội ngũ biên tập viên và các nhà nghiên cứu đã qua đào tạo, những người xác nhận tính chính xác và toàn diện của bài viết.

Nhóm Quản lý Nội dung của wikiHow luôn cẩn trọng giám sát công việc của các biên tập viên để đảm bảo rằng mọi bài viết đều đạt tiêu chuẩn chất lượng cao.

Bài viết này đã được xem 58.683 lần.

wikiHow hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ "Track Changes" trên Microsoft Word để hiển thị tất cả chỉnh sửa mà bạn đã thực hiện bằng mực đỏ trên tài liệu.

1. Nhấp đúp trực tiếp vào tài liệu Microsoft Word hoặc mở Microsoft Word và chọn tài liệu từ trang "Recently Opened" (Đã mở gần đây).
   • Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào trên tài liệu hiện tại, bạn nên cân nhắc tạo một bản sao và chỉnh sửa trên bản sao đó thay vì tài liệu gốc. Bằng cách này, bạn sẽ có tài liệu dự phòng nếu lỡ xảy ra trục trặc.
2. Bộ tùy chọn mới liên quan đến việc chỉnh sửa tài liệu sẽ mở ra.
3. Tùy chọn nằm đầu trang Word, gần giữa màn hình. Tính năng "Track Changes" sẽ được bật trên Microsoft Word.
4. Những tùy chọn sau sẽ hiện ra:
   • Simple Markup – Vẽ đường gạch dọc màu đỏ bên trái bất kỳ văn bản nào được thêm hoặc xóa, nhưng không hiển thị chỉnh sửa khác.
   • All Markup – Hiển thị tất cả thay đổi mà bạn đã thực hiện trên tài liệu bằng văn bản màu đỏ và khung chú thích bên trái trang.
   • No Markup – Hiển thị thay đổi bên cạnh tài liệu gốc, nhưng không đánh dấu bằng chữ đỏ hay khung chú thích.
   • Original – Hiển thị tài liệu gốc không có thay đổi.
5. Tùy chọn này sẽ hiển thị toàn bộ chỉnh sửa mà bạn đã thực hiện trên tài liệu gốc bằng mực đỏ, trong khi đó văn bản của tài liệu là mực đen. Quảng cáo

• Bất kỳ nội dung nào, cho dù là dấu cách hay một đoạn văn khi bị xóa đều sẽ biến mất khỏi tài liệu. Bạn sẽ thấy một khung màu đỏ hiện ra bên phải màn hình với nội dung "[Name] Deleted: [Writing]" trong đó, "Writing" là phần văn bản mà bạn đã xóa.
• Nếu bạn định dạng lại toàn bộ tài liệu (chẳng hạn nếu bạn thay đổi phông chữ), chi tiết về việc định dạng lại cũng sẽ hiển thị trong khung bên của màn hình.
• Bất kỳ văn bản nào mà bạn thêm vào tài liệu đều sẽ hiển thị bằng mực đỏ.
• Nếu bạn bắt đầu dòng văn bản mới bằng cách nhấn ↵ Enter (hoặc ⏎ Return), bạn sẽ thấy một đường gạch dọc màu xám hiện ra bên trái màn hình nơi dòng mới bắt đầu.
• Nút New Comment có hình bong bóng đối thoại với dấu cộng nằm gần đầu trang tài liệu Word. Một cửa sổ sẽ mở ra bên phải màn hình để bạn nhập chú thích.
• Bạn có thể nhấp vào bất cứ đâu trên màn hình để lưu chú thích sau khi nhập xong.

Để tiến hành, bạn nhấp vào Accept (Chấp nhận) hoặc Reject (Từ chối) để thay đổi chỉnh sửa được tô sáng, ngoài ra bạn có thể kích vào dấu ▼ bên dưới Accept/Reject và chọn All Changes để chấp nhận/từ chối tất cả thay đổi đã được thực hiện trên tài liệu. Mọi định dạng Track Changes (như chữ đỏ và khung chú thích) sẽ bị loại bỏ.

Khi làm việc nhóm, dùng chung tài liệu với các đồng nghiệp, để có thể theo dõi lịch sử chỉnh sửa cũng như các thay đổi được thực hiện trong file Word thì Track Changes là một chức năng vô cùng hữu ích. Track Changes sẽ lưu giữ mọi chỉnh sửa, xóa, thay đổi về văn bản, comment,… bằng những ký hiệu và màu sắc khác nhau và đảm bảo không bỏ sót một thay đổi nào giúp chúng ta có thể kiểm soát nội dung văn bản đã được chỉnh sửa một cách dễ dàng.

Sau đây là hướng dẫn sử dụng Track Changes trong word:

1. Mở và tắt Track Changes:
2. Mở tài liệu Word và chuyển đến thẻ Review trên thanh công cụ sau đó

chọn icon Track Changes \> chọn Track Changes.

• Tắt Track Changes:

+ Chọn Accept \> Accept All Changes in Document: nếu muốn tắt Track Changes và lưu lại các thay đổi.

+ Chọn Reject > Reject All Changes in Document: nếu muốn tắt Track Changes và loại bỏ hết các thay đổi.

1. Giao diện khi sử dụng Track Changes khi chỉnh sửa văn bản

Ở chế độ mặc định của Track Changes, giao diện sẽ gồm 3 phần: + Phần gạch dọc bên trái: cho bạn biết là đoạn văn bản nào được chỉnh sửa. + Phần văn bản trung tâm: lưu lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, kể cả các thành phần bị xóa cũng được hiển thị. + Phần chú thích bên phải: cho biết những chỉnh sửa về định dạng, đồng thời hiển thị phần comment của người chỉnh sửa.

1. Cách cài đặt các tùy chỉnh khi sử dụng Track Change
2. Chế độ hiển thị sự thay đổi

+ Final Showing Markup: Hiển thị toàn bộ văn bản sau khi thay đổi. + Final: Chỉ hiện thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể. + Original Showing Markup: Hiển thị toàn bộ văn bản sau khi thay đổi, hiển thị những thay đổi cụ thể. + Original: Hiển thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa.

• Tùy chỉnh loại thay đổi được hiển thị

+ Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa + Ink: màu sắc chỉnh sửa + Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa + Formatting: các chỉnh sửa về định dạng + Markup Area Highlight: Chỉnh sửa khu vực đánh dấu.

+ Reviewing Pane: Mở cửa sổ thay đổi theo dạng list theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Trên đây là hướng dẫn về cách sử dụng Track Changes trong Word hiệu quả, được đánh giá là cực kỳ hữu dụng trong làm việc nhóm, cho phép bạn và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa một tài liệu trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều có thể theo dõi dễ dàng khi cùng sử dụng một file văn bản, góp phần hỗ trợ, quản lý công việc trong môi trường làm việc tập thể./.