Các nội dung cơ bản của hành chính văn phòng năm 2024

Văn phòng, có thể nói là ngôi nhà thứ hai trong cuộc đời của dân công sở bởi phần lớn thời gian họ phải gắn bó với nơi đây. Nhưng chưa hẳn ai trong chúng ta cũng hiểu rõ bản chất ‘văn phòng là gì?’, cũng như các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Vậy Replus hi vọng với bài viết này sẽ giúp các bạn có cái nhìn tổng quát hơn nhé!

Khái niệm “văn phòng là gì?”

Định nghĩa truyền thống

Văn phòng được hiểu là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin, kiểm tra để cho hoạt động đạt được hiệu quả. Hay văn phòng là một phòng làm việc cụ thể, là trụ sở làm việc của doanh nghiệp là địa điểm giao tiếp trong và ngoài doanh nghiệp, là nơi làm việc giấy tờ, làm công việc hành chính, nơi giao dịch các loại giấy tờ.

Định nghĩa mới

Văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu bộ máy của tổ chức, là bộ máy tham mưu và giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Cũng có thể hiểu, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng nhằm phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập; xử lý thông tin hỗ trợ cho các hoạt động quản lý, đồng thời đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức.

Qua các nội dung được phân tích phía trên, dù là nghiên cứu theo chiều hướng nào, hiểu theo nghĩa rộng hay hẹp thì chắc có lẽ chúng ta cũng đã đôi phần hiểu và hình dung được văn phòng là gì? rồi đúng không nào.

Nhiệm vụ của văn phòng trong hoạt động của doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu được “Văn phòng là gì? Chức năng của văn phòng ra sao?” Thì tiếp sau đây hãy cùng tìm hiểu thêm về những nhiệm của văn phòng nhé! Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan, đơn vị mà văn phòng sẽ có những nhiệm vụ khác nhau. Từng chức năng cụ thể ấy lại gắn liền với một điều kiện thời gian, không gian, tính chất, hình thức, lĩnh vực và từng nội dung cụ thể nên được gọi là những nhiệm vụ. Và sau đây là tất tần tật những nhiệm vụ cần có và cơ bản của một văn phòng như sau:

1. Lên kế hoạch tổng hợp công tác của tổ chức.
2. Thực hiện công tác lưu trữ, văn thư hồ sơ tài liệu.
3. Thu thập thông tin, xử lý thông tin cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản
4. lý, điều hành của lãnh đạo.
5. Đảm bảo về khâu chuẩn bị hậu cần, nhu cầu kinh phí của cơ quan, đơn vị.
6. Kiểm tra về thủ tục thể thức văn bản, bảo đảm tính thống nhất trong tổ chức.

Chức năng của văn phòng đối với một doanh nghiệp

Sau khi chúng ta hiểu được “văn phòng là gì?” thì bây giờ đừng chần chờ gì mà hãy cùng tìm hiểu thêm ngay các nội dung về chức năng của văn phòng nhé! Văn phòng là nơi diễn ra khá nhiều hoạt động khác nhau và các cá nhân trong tổ chức này cùng thực hiện các công việc nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Hay nói một cách dễ hiểu hơn, thì văn phòng sẽ được chia ra làm 3 chức năng chính:

Tham mưu cho nhà quản trị các cấp

• Phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp nhằm thực hiện công tác tổ chức, điều hành và xử lý các vấn đề thuộc thẩm quyền văn phòng
• Soạn thảo sẵn các văn bản để trình lãnh đạo xét và phê duyệt, sau đó ban hành
• Theo dõi, đánh giá kết quả hoạt động, xét thi đua và trao thưởng
• Tóm lại, văn phòng đồng thời là nơi thực hiện công tác tham mưu, đồng thời là nơi thu thập, tiếp nhận và tổng hợp ý kiến từ mọi bộ phận khác cung cấp cho tổ chức.

Hỗ trợ cho nhà quản trị các cấp

• Xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch làm việc theo tuần, quý, tháng, năm.
• Giám sát, hối thúc các đơn vị thực hiện kế hoạch đúng tiến độ
• Tổ chức điều hành các hoạt động chung như: Tiến hành các cuộc họp, hội thảo, hội nghị , lễ hội và các hoạt động khác…
• Lên kế hoạch tổ chức các chuyến công tác cho cấp cao của tổ chức
• Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép

Đảm bảo hậu cần cho tổ chức

Đảm bảo các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những yếu tố trên thuộc về các hoạt động hậu cần mà văn phòng cần phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi; đảm bảo sử dụng có hiệu quả. Công tác hậu cần của văn phòng bao gồm: Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các trang thiết bị cho cơ quan, điều hành phương tiện đi lại, quản lý tài sản phục vụ cho các cán bộ trong cơ quan tổ chức, quản lý nguồn thu và nguồn chi cho hoạt động văn phòng.

Văn phòng được tổ chức theo những hình thức nào?

Tập trung vào một đầu mối

Mọi hoạt động hành chính văn phòng được tập trung tại một đầu mối duy nhất dưới quyền của nhà quản trị hành chính. Ưu điểm của hình thức này là dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc, dễ nghiên cứu hoàn chỉnh các thủ tục, cẩm nang,… nhưng nhược điểm của nó là khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác, thường gây trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm đúng mức tầm quan trọng của từng loại công việc.

Phân tán các chức năng

Các hoạt động văn phòng đặt ở các bộ phận chuyên môn, tuy nhiên phải đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của các nhà quản trị thủ tục hành chính. Ưu điểm của chức năng này là thu hút được nhiều chuyên viên, còn nhược điểm là có thể dẫn đến vi phạm chế độ thủ trưởng (chế độ lãnh đạo, trong đó người đứng đầu là cơ quan).

Khái niệm nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là những người làm việc trong môi trường văn phòng, thường thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến quản lý, giao tiếp, và hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Công việc của họ có thể bao gồm việc xử lý tài liệu, quản lý lịch trình, trả lời điện thoại, sắp xếp cuộc họp, và thực hiện các công việc văn phòng khác.

Nhân viên văn phòng là một bộ phận cực kỳ quan trọng trong một tổ chức, đây là những người giúp vận hành và duy trì, chịu trách nhiệm cho các hoạt động hành chính văn phòng, mang lại sự hiệu quả và trơn tru trong công việc. Các kỹ năng cần thiết cho vai trò này bao gồm kỹ năng giao tiếp tốt, sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng như máy tính và máy fax, khả năng quản lý thời gian, và sự chú ý đến chi tiết.

Muốn làm nhân viên văn phòng thì nên học ngành gì?

Nhân viên văn phòng gồm những vị trí nào?

Lễ tân (Receptionist): Lễ tân là người đón tiếp và hướng dẫn khách hàng, đối tác hoặc nhân viên khi họ đến văn phòng. Nhiệm vụ của lễ tân bao gồm việc trả lời điện thoại, ghi chú thông tin, đồng thời giữ cho khu vực đón tiếp khách hàng gọn gàng và chuyên nghiệp.

Nhân sự (Human Resources – HR): Bộ phận nhân sự quản lý các vấn đề liên quan đến nhân viên, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý lợi ích và chính sách nhân sự. Nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong giải quyết các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động và giữ cho môi trường làm việc tích cực.

Kinh doanh (Sales): Các nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm và duy trì các mối quan hệ kinh doanh với khách hàng. Công việc của họ có thể bao gồm bán sản phẩm hoặc dịch vụ, thực hiện các chiến lược bán hàng, và duy trì liên lạc với khách hàng hiện tại.

Kế toán (Accounting): Bộ phận kế toán quản lý và ghi chép các giao dịch tài chính của tổ chức. Các nhân viên kế toán thực hiện công việc như lập hóa đơn, thanh toán, quản lý ngân sách, và chuẩn bị báo cáo tài chính.

Marketing: Bộ phận marketing chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì hình ảnh của doanh nghiệp, quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ, và tìm kiếm khách hàng. Nhân viên văn phòng bộ phận marketing thường thực hiện nhiệm vụ như nghiên cứu thị trường, quảng cáo, quản lý sự kiện và xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng.

Các vị trí hành chính khác: Ngoài những vị trí chính nêu trên, còn có nhiều vị trí nhân viên văn phòng khác như quản lý văn phòng, trợ lý hành chính, chuyên viên hỗ trợ, và nhiều vị trí khác có thể phụ thuộc vào cấu trúc và quy mô của tổ chức cụ thể.

Các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay

Việc tìm hiểu về định nghĩa “văn phòng là gì” sẽ giúp cho bạn có cái nhìn tổng quát và dễ dàng hơn trước khi đi vào phân tích về các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay qua thông tin dưới đây.

Văn phòng chức năng

Văn phòng chức năng được hiểu là một dạng văn phòng với đa dạng các chức năng khác nhau và cung cấp nhiều tiện ích giúp thuận tiện hơn cho chủ doanh nghiệp lẫn cả nhân viên. Có thể kể đến các chức năng như chỗ ngồi làm việc, phòng họp, phòng tiếp khách, phòng giải trí, phòng ăn,… tất cả mọi thứ đều sẽ trở nên dễ dàng hơn và giúp mọi người có thể giải tỏa được mọi áp lực từ công ty.

Đây cũng là một dạng văn phòng được yêu thích và sử dụng phổ biến hiện nay bởi vì ngoài những tính năng tiện dụng vốn có của nó thì nó còn mang đến những lợi ích khác cho doanh nghiệp như tối ưu được không gian, thời gian làm việc, diện tích và đặc biệt quan trọng là giúp tiết kiệm được tối đa chi phí khi tạo dựng nên một văn phòng làm việc truyền thống.

Văn phòng ảo

Dịch vụ thuê văn phòng ảo thật ra là một dạng cho thuê “địa chỉ” văn phòng và nhiều cơ sở vật chất khác nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đây là một mô hình được áp dụng khá phổ biến được nhiều doanh nghiệp Startup hiện nay lựa chọn vì nó rất tiện lợi và cung cấp rất nhiều tiện ích, giúp tiết kiệm được chi phí và ngày càng trở thành giải pháp hữu hiệu giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển lớn mạnh hơn.

Nói theo cách đơn giản và dễ hiểu hơn thì dịch vụ thuê văn phòng ảo các công ty và doanh nghiệp sẽ được sở hữu một địa chỉ văn phòng thật để làm địa chỉ đăng ký kinh doanh và đặt bảng tên công ty, nhưng vẫn có thể linh động về nơi làm việc thay vì phải tốn quá nhiều ngân sách cho việc thuê một văn phòng cố định.

Dịch vụ văn phòng ảo uy tín tại Replus

Văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ (cho thuê Coworking Space) khá phổ biến hiện nay đặc biệt là ở các thành phố lớn, các khu trung tâm cao ốc văn phòng. Nói một cách dễ hiểu thì đây là dịch vụ cho thuê chỗ ngồi để làm việc hoặc chia sẻ không gian làm việc chung linh hoạt trong một phòng có diện tích, quy mô vừa hoặc lớn. Không gian của văn phòng chia sẻ sẽ được đảm bảo trang bị đầy đủ các tiện ích như tủ kệ, bàn ghế, phòng họp, máy photo, máy lạnh, cà phê, nước uống,…

Với hình thức cho thuê văn phòng chia sẻ không những tạo không gian làm việc sáng tạo, làm việc tập trung tối đa mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp, mà còn giúp doanh nghiệp đi thuê tiết kiệm được tối đa chi phí setup văn phòng. Văn phòng chia sẻ khác hơn so với văn phòng ảo là người đi thuê sẽ ngồi làm việc tại văn phòng. Còn văn phòng ảo thì người đi thuê chỉ dùng địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giao dịch tiếp khách hàng khi cần thiết.

Văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói tại Replus sẽ cung cấp nhiều dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp có thể liệt kê như: văn phòng ảo, chỗ ngồi làm việc, phòng họp cùng với đầy các trang thiết bị, coworking space,… Các doanh nghiệp sẽ cùng thuê và cùng sử dụng không gian làm việc chung, cùng chia sẻ các dịch vụ tiện ích nên chi phí cũng sẽ được san sẻ và tiết kiệm tối đa chi phí.

Các thông tin chi tiết của văn phòng trọn gói:

• Văn phòng làm việc riêng được trang bị đầy đủ các tiện ích, cơ sở vật chất như tivi, màn hình chiếu, máy lạnh, wifi, bàn, ghế, tủ, máy vi tính,…
• Dịch vụ văn phòng ảo: Các doanh nghiệp có thể chọn thuê các văn phòng có địa chỉ ngay trung tâm đắc đỏ để đăng ký kinh doanh
• Dịch vụ văn phòng chia sẻ: bạn chỉ cần thuê một hoặc nhiều chỗ ngồi làm việc theo đúng nhu cầu nhưng vẫn được trang bị đầy đủ tiện ích như một văn phòng cao cấp nhưng vẫn tiết kiệm được khá nhiều chi phí
• Phòng họp: được trang bị đầy đủ trang thiết bị, hiện đại và sáng tạo để hỗ trợ phòng họp

Bên trên là các thông tin mà Replus cung cấp cho bạn đọc về văn phòng, cũng như giúp các bạn hiểu rõ hơn văn phòng là gì? Tuy nhiên những thông tin bổ ích về văn phòng vẫn còn rất nhiều, mọi người hãy tiếp tục theo dõi các bài viết của chúng tôi để cập nhật thêm những thông tin bổ ích mới nhé!