Hình ảnh này: bạn đang làm việc để thực hiện một bài thuyết trình cho một dự án lớp học hoặc nhóm làm việc. Bạn đang gửi tập tin qua lại bằng cách sử dụng email hoặc chia sẻ tập tin và thật khó để đồng bộ hóa dự án. Khá sớm, bạn có nhiều bản sao của cùng một tập tin trôi nổi xung quanh với những thay đổi không nhất quán.
Giải pháp là sử dụng tính năng cộng tác trong PowerPoint để luôn đồng bộ và làm việc cùng nhau. Microsoft đã thêm các tính năng này vào PowerPoint để giúp giải quyết vấn đề này. Nhiều người dùng có thể làm việc trong cùng một bản trình bày cùng một lúc.
Microsoft PowerPoint đã bổ sung nhiều tính năng cộng tác, trực tuyến trong các phiên bản gần đây của nó. Cộng tác có nghĩa là bạn có thể mời và làm việc với những người khác bên trong ứng dụng PowerPoint thay vì chuyển các tập tin đi đây đó. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các tính năng chia sẻ PowerPoint để làm việc cùng nhau trên một tập tin PPT đơn trực tuyến.
Hướng dẫn tạo bản trình bày tuyệt vời [Tải xuống sách điện tử miễn phí]
Trước khi bạn đọc, hãy chắc chắn tải sách điện tử miễn phí của chúng tôi: The Complete Guide to Making Great Presentations. Nó sẽ giúp bạn nắm vững quy trình trình bày, từ: ý tưởng ban đầu, cho đến viết, thiết kế và phân phối với tác động.
Bây giờ, chúng ta hãy đi sâu vào việc tìm hiểu tất cả về sự hợp tác nhóm với các tập tin Microsoft PowerPoint:
Cách nhanh chóng cộng tác trên bản trình bày PowerPoint [Xem và tìm hiểu]
Trong video này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách bắt đầu lưu một tập tin vào đám mây, cũng như làm việc với những người khác để chỉnh sửa cùng một bản trình bày. Bạn sẽ học cách mời những người dùng khác cộng tác và những điều mong đợi khi làm việc cùng nhau trong PowerPoint.
Tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về cách bắt đầu với cộng tác PowerPoint, bao gồm tùy chọn hoàn toàn miễn phí để sử dụng Microsoft Office Online.
Microsoft Office đã giải thích
Bạn có thể tự hỏi những điều có thể xảy ra khi nói đến sự hợp tác. Để hiểu điều đó, hãy nói một chút về các phiên bản khác nhau của Microsoft Office.
Quay trở lại thời gian trước, Microsoft Office khá dễ hiểu. Vài năm một lần, Microsoft phát hành một phiên bản Office mới và đặt tên cho nó theo năm phát hành, chẳng hạn như "Excel 2013" hoặc "PowerPoint 2010."
Thời gian dần thay đổi. Các ứng dụng được cập nhật thường xuyên và Microsoft chủ yếu là để phản hồi cho các đối thủ cạnh tranh như Google Drive và Dropbox Paper. Dưới đây là các phiên bản Office hiện tại khác nhau có sẵn để sử dụng:
- Microsoft Office Online - Đây là các phiên bản dựa trên trình duyệt web của các ứng dụng Microsoft Office, bao gồm PowerPoint. Chúng được sử dụng miễn phí và bạn có thể coi chúng là câu trả lời của Microsoft cho Google Drive.
- Microsoft Office 365 - Giống như Creative Cloud của Adobe, Microsoft hiện cung cấp một mô hình dựa trên đăng ký để sử dụng bộ Office. Thanh toán phí hàng tháng và bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các ứng dụng Office và các bản cập nhật nhất quán.
- Microsoft Office Home & Student - Đây giống như mô hình truyền thống, nơi bạn trả một khoản phí một lần cho ứng dụng và sử dụng nó.
Tất cả những điều này đều có khả năng làm việc với sự cộng tác của Office, nhưng nó giúp cân nhắc rằng các cộng tác viên của bạn có thể đang sử dụng một phiên bản khác.
Tin tốt nhất là Microsoft Office Online có sẵn miễn phí cho tất cả mọi người. Điều này có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể tạo tài khoản Microsoft và sử dụng nó để cộng tác với những người dùng Office khác.
Ngoài ra, bạn có thể đã nghe nói về Microsoft OneDrive. Đây là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft [nghĩ đến Dropbox.] Bạn sẽ cần OneDrive để lưu tập tin PowerPoint của bạn để cộng tác. Bạn có thể nhận 5 GB bộ nhớ OneDrive miễn phí với tài khoản Microsoft.
Chuẩn bị để chia sẻ
Hãy đi sâu vào cộng tác trong PowerPoint. Điều đầu tiên mà bạn sẽ muốn làm là lưu bản trình bày PowerPoint của bạn vào OneDrive để nó được lưu trữ trong đám mây để cộng tác.
Để lưu tập tin của bạn vào OneDrive để chia sẻ, hãy chuyển đến tùy chọn Save As và chọn tùy chọn OneDrive. Điều này sẽ lưu bản trình bày của bạn lên đám mây để những người khác có thể cộng tác với bạn.
Sau đó, bạn sẽ cần phải mời một số người dùng khác cộng tác với bạn trên bản trình bày. Tìm nút Share gần góc trên bên phải và nhấp vào nút đó để mời người khác vào bản trình bày của bạn.
Bây giờ, bạn sẽ thấy một cửa sổ mới, nơi bạn có thể thêm những người khác vào bản trình bày PowerPoint của bạn. Nhập địa chỉ email để mời mọi người cộng tác trên bản trình bày của bạn.
Ngoài ra, hãy chọn cách bạn muốn cho phép chúng hoạt động với bản trình bày bằng cách chọn giữa "Can Edit" và "Can View" để kiểm soát những thay đổi mà chúng có thể thực hiện đối với tập tin.
Hãy nhớ rằng: Office Online sử dụng miễn phí. Bạn có thể mời ai đó không đăng ký Office 365; bằng cách tạo tài khoản Microsoft, bất kỳ ai cũng có thể tham gia và cộng tác trên bản trình bày PPT của bạn với bạn.
Khi bạn nhấn Share, người nhận sẽ nhận được email có liên kết để cộng tác trên bản trình bày. Tiếp tục thêm nhiều người dùng hơn để tạo bản trình bày thực sự cộng tác. Bạn đã sẵn sàng bắt đầu cộng tác với những người khác trong cùng một tập tin trình bày.
Tùy chọn cộng tác nhóm trong PowerPoint
Cách bạn cộng tác với nhóm của mình trong PowerPoint tùy thuộc vào bạn. Điều này có thể đơn giản như yêu cầu một người nào đó truy cập vào liên kết và xem lại, nhưng có rất nhiều tùy chọn để làm việc bên trong tập tin cùng một lúc.
Khi ai đó nhận được liên kết và nhấp vào liên kết, nó sẽ mở ra trong Office Online, trình duyệt dựa trênphiên bản của PowerPoint. Bạn có thể nhấp vào menu thả xuống Edit Presentation và chọn Edit in PowerPoint [ứng dụng dành cho máy tính để bàn] hoặc Edit in Browser để mở ứng dụng Office Online.
Nếu bạn có cài đặt PowerPoint trên máy tính để bàn, thì tốt nhất bạn nên chỉnh sửa bản trình bày PowerPoint bằng ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Tập hợp đầy đủ các tính năng và công cụ sẽ có sẵn để làm việc với các bản trình bày.
Khi nói đến sự cộng tác trong PowerPoint, các tính năng sẽ có sẵn cho bạn sẽ khác nhau tùy theo phiên bản Office bạn đang sử dụng. Ví dụ của tôi, tôi đang sử dụng hai máy tính có cài đặt Microsoft PowerPoint dành cho máy tính để bàn.
Trong Office 365, PowerPoint sẽ làm nổi bật các thay đổi và gán chúng cho người dùng đã thực hiện các thay đổi. Bạn có thể đọc thêm về điều đó trong bài viết hỗ trợ chính thức của Microsoft. Về cơ bản, các thay đổi sẽ được đánh dấu bằng tên của người dùng đã thay đổi nội dung. Các thay đổi theo thời gian thực đối với tập tin đó.
Đối với người dùng Office trên máy tính, bạn cần phải tìm kiếm thông báo ở cuối màn hình có ghi Updates Available. Nhấp vào thông báo này để đồng bộ hóa tài liệu của bạn sao lưu với những thay đổi mà người khác đã thực hiện đối với tài liệu.
Trải nghiệm này chắc chắn sẽ mạnh mẽ hơn cho người dùng Office 365, nhưng vẫn đáng giá để cộng tác bất kể phiên bản Office bạn đang sử dụng. Cuối cùng, đó là về việc tránh nhầm lẫn giữa việc chuyển các tập tin qua lại qua email.
Xem những người cộng tác trên PowerPoint
Thật hữu ích khi biết ai đang làm việc trong một tập tin trình bày và khi họ đang thực hiện thay đổi. Khi bạn mở tập tin PowerPoint mà những người khác đang ở bên trong, bạn sẽ thấy một thông báo ở góc của tài liệu cảnh báo bạn.
Đối với người dùng Office 365, có các tùy chọn bổ sung như trò chuyện với người dùng từ thanh bên. Bạn luôn có thể nhấp vào nút Share để quản lý ai có thể làm việc trên tập tin đó và thay đổi quyền chỉnh sửa của họ.
Bất kể bạn sử dụng phiên bản PowerPoint và các tính năng có sẵn nào đó, thì sự cộng tác hoạt động tốt khi tập tin của bạn được lưu bên trong OneDrive. Mời cộng tác viên trong giao diện PowerPoint giúp dễ dàng chia sẻ hơn bất kể phiên bản PowerPoint mà mỗi thành viên trong nhóm của bạn đang sử dụng.
Tóm tắt và tìm hiểu thêm về cách tạo bản trình bày PowerPoint
Làm cách nào để cộng tác khi làm việc với người khác? Bạn có thích sử dụng các tính năng được tích hợp sẵn của PowerPoint để chia sẻ và cộng tác hay bạn thích sử dụng các ứng dụng như Dropbox để truyền tập tin qua lại không?
Ngoài sự cộng tác, có rất nhiều hướng dẫn PowerPoint tuyệt vời khác về Envato Tuts + có thể giúp bạn xây dựng các kỹ năng thuyết trình của mình. Xem các hướng dẫn PPT này để tìm hiểu thêm:
Microsoft Powerpoint
How to Make Creative PowerPoint Presentations [With Unique Ideas]
Andrew Childress
Microsoft Powerpoint
What Are the Right Dimensions for Your PowerPoint Slides?
Andrew Childress
Microsoft Powerpoint
How to Quickly Make Simple PowerPoint Presentations
Andrew Childress
Hoặc, duyệt qua các mẫu thiết kế PowerPoint tốt nhất của chúng tôi trên Envato Elements và GraphicRiver. Họ cung cấp cho bạn rất nhiều thiết kế trượt sáng tạo để xây dựng một bản trình bày tuyệt vời một cách nhanh chóng.
Bạn cần hỗ trợ ư? Hãy tải eBook về các bản trình bày tuyệt vời của chúng tôi [miễn phí]
Bạn có thể tìm thêm thông tin trong sách điện tử mới của chúng tôi để tạo bản trình bày tuyệt vời. Tải xuống sách điện tử PDF này ngay bây giờ MIỄN PHÍ với đăng ký Tuts+ Business Newsletter của bạn.
Nó sẽ giúp bạn nắm vững quy trình trình bày, từ ý tưởng sáng tạo ban đầu, thông qua viết, thiết kế và phân phối có tác động.
Ngoài ra, hãy cho tôi biết trong phần bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.