Xây dựng quy trình làm việc công ty
Skip to content
Show
Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng quy trình làm việc. Bạn cùng Paroda tìm hiểu 11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả bứt phá 65% tăng trưởng cho doanh nghiệp trong bài viết sau nhé! Quy trình làm việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới của doanh nghiệp. Thực hiện công việc theo quy trình đảm bảo chất lượng, tiến độ và năng suất. Một quy trình làm việc chuẩn và chuyên nghiệp nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Một số lợi ích đó là:
2. 11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả bạn cần biết2.1. Xác định nhu cầu của quy trình làm việcBước đầu tiên bạn cần xác định nhu cầu của quy trình làm việc:
2.2. Xác định mục đích quy trình làm việcViệc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất công việc, thời gian thực hiện,…
>> Xem thêm: Cách Quản Lý Công Việc Giúp “Bôi Trơn” Cỗ Máy Doanh Nghiệp 2.3. Xác định phạm vi quy trình làm việcTiếp theo, bạn cần phải xác định phạm vi quy trình làm việc:
2.4. Xác định số bước công việc trong quy trình làm việcĐể xây dựng tốt quy trình làm việc, bạn cần xác định số bước công việc cần làm:
Để phân tích các bước quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:
Nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc:
Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):
2.5. Xác định các điểm kiểm soát quy trình làm việcXác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị:
2.6. Xác định người thực hiện công việcMỗi bước công việc, cần phải xác định được bước đó do bộ phận/ cá nhân nào thực hiện:
2.7. Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơMột quy trình sẽ không thể hoàn thiện nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Quy trình làm việc trong doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình, diễn tả các từ ngữ viết tắt để người đọc hiểu được. Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì quy định rõ các biểu mẫu, thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào. 2.8. Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việcTrong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
Việc xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tố cần quan tâm gồm:
2.9. Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệmBạn cần xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm:
2.10. Mô tả/ diễn giải các bước công việcBước tiếp theo là mô tả/ diễn giải các bước công việc:
2.11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theoCuối cùng, bạn cần phải hoàn thành định nghĩa, tài liệu tham khảo và biểu mẫu đính kèm:
3. Bí quyết quản lý quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệpXây dựng quy trình làm việc là một việc làm quan trọng của doanh nghiệp nếu muốn vận hành trơn tru, hiệu quả. Để xây dựng quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn, doanh nghiệp cũng có thể nhờ đến sự trợ giúp của những phần mềm tạo lập quy trình làm việc. Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số, Paroda mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ tính năng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, quản ký công việc, dự án, chiến dịch, từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí và nguồn lực khác. Paroda Work: Bộ tính năng cung cấp công cụ cơ bản để nhân viên làm việc & giao tiếp nội bộ
Ngoài ra, Paroda cũng giúp mọi nghiệp vụ, vấn đề liên quan đến doanh nghiệp được tự động hóa như cảnh báo tự động, báo cáo tự động… Paroda hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu hơn về các bước xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp và có thêm thông tin, kiến thức cho mình để ứng dụng vào các công việc trong tương lai. |