- 3 hoạt động cơ bản của lĩnh vực quản trị kinh doanh tại doanh nghiệp bao gồm:
[1] Quản trị chiến lược: Định hướng xuyên suốt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp [thường sẽ do các nhà quản lý cấp cao thực hiện]
[2] Quản trị tác nghiệp: thực thi các hoạt động như quản trị bán hàng, quản trị sản xuất, quản trị chất lượng, quản trị dự án, quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị mua hàng, bán hàng…
[3] Quản trị rủi ro
è Trong môi trường ổn định, chỉ cần duy trì 2 hoạt động [1] & [2] là đủ. Trong môi trường nhiều biến động, các doanh nghiệp cần chú trọng thêm hoạt động [3].
- Nguồn lực để duy trì một doanh nghiệp gồm: Vốn, Cơ sở vật chất kỹ thuật và con người, trong đó, đối tượng quản lý của hoạt động quản trị nhân lực chính là con người. Vốn và CSVC nếu dùng nhiều, dùng không hợp lý sẽ hết. Nhưng con người càng sử dụng sẽ càng phát triển.
- Có 3 cấp độ quản trị nhân lực ở Việt Nam:
+ Cấp độ 1: Nhân sự – Hành chính về nhân sự: Giải quyết các việc phát sinh như chấm công, tính lương, quản lý hợp đồng, chế độ, chính sách
+ Cấp độ 2: Coi nhân sự là một chức năng, có xác định mục tiêu và thực hiện đầy đủ 4 chức năng của nhân sự gồm:
- Hoạch định
- Tổ chức
- Lãnh đạo
- Kiểm soát đánh giá
+ Cấp độ 3: Nhân sự là đối tác chiến lược
- Vai trò của người làm nhân sự: Cần đứng trên vai nhà quản trị để [1] tư vấn, tham mưu; [2] xây dựng, thiết kế, hoạch định; [3] thực hiện, triển khai; [4] đánh giá, điều chỉnh -> phần cứng [cơ cấu tổ chức] và phần mềm [chính sách, qui trình quản trị nhân lực] của tổ chức nhằm tạo ra động lực làm việc tối đa cho người lao động dựa trên ngân sách hữu hạn của tổ chức và phù hợp với quy định của pháp luật.
- Các nội dung cơ bản của quản trị nguồn nhân lực:
+ Phân tích công việc [Bản phân tích công việc & Bản tiêu chuẩn công việc]
+ Hoạch định nguồn nhân lực
+Tuyển dụng nhân lực
+ Đào tạo nhân lực
+ Phát triển nhân lực
+Đánh giá nhân lực
+ Đãi ngộ nhân lực
+ Văn hóa doanh nghiệp
+Quan hệ lao động – Pháp luật lao động
Kỹ năng xây dựng bản phân tích công việc
- Tại sao cần xây dựng bản phân tích công việc?
+ Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc.
+Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc. Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác
Cụ thể phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây:
- Nhân viên thực hiện những công tác gì?
- Khi nào công việc được hoàn tất?
- Công việc được thực hiện ở đâu?
- Nhân viên làm công việc đó như thế nào?
- Tại sao phải thực hiện công việc đó?
- Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?
MẪU: KẾ HOẠCH XÂY DỰNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Mục tiêu: Triển khai xây dựng các Mô tả công việc cho toàn công ty
| STT | Các công việc cần làm | Sản phẩm | Người thực hiện | Người tham gia | Thời gian | Địa điểm | Phương pháp | Chi phí | Tình trạng | Ghi chú |
| 1 | Xác định cơ cấu tổ chức dùng trọng dự án Mô tả công việc | Sơ đồ cơ cấu tổ chức có phê duyệt | HR | [Trưởng bộ phận] | Sử dụng công cụ Ma trận trách nhiệm [A] | |||||
| 2 | Rà soát chức vụ, nhiệm vụ bộ phận | Bản quy định chức năng nhiệm vụ bộ phận | HR | Trưởng bộ phận | ||||||
| 3 | Lập danh sách chức danh các vị trí cần mô tả | Danh sách chức danh | HR | Trưởng bộ phận | ||||||
| 4 | Thành lập ban dự án và người cung cấp thông tin | QĐ thành lập ban dự án & DS người cung cấp thông tin
[1] |
HR | Trưởng bộ phận | Bước này có thể thực hiện trc B1,B2,B3& muộn nhất là B4 | |||||
| 5 | Tập huấn đào tạo hướng dẫn | HR | Trưởng bộ phận | Hướng dẫn cách làm, cách dùng các template | ||||||
| 6 | Thu thập thông tin | Ghi chú quan sát
Bản hỏi Ghi chép phỏng vấn Nhật ký công việc |
Trưởng bộ phận | Nhân sự | Quan sát
Bản hỏi, phỏng vấn Nhật ký [2] |
|||||
| 7 | Xây dựng/viết mô tả công việc | Mô tả công việc | Trưởng bộ phận | Nhân sự | Kỹ thuật xây dựng mô tả công việc [2] | |||||
| 8 | Rà soát, hoàn chỉnh MTCV | Trưởng bộ phận | Nhân sự | |||||||
| 9 | Phê duyệt & ban hành MTCV | Các MTCV đã ban hành | ||||||||
| 10 | Đánh giá |
CÔNG CỤ: MA TRẬN TRÁCH NHIỆM
Mục đích:
- Xác định cơ cấu tổ chức
- Rà soát chức năng các bộ phận
- Lập danh sách người cung cấp thông tin
- Phân định trách nhiệm cho các bộ phận
Quy trình thực hiện:
Bước 1: Lập danh sách các chức năng của công ty[Phụ thuộc ngành nghề lĩnh vực kinh doanh mà sẽ có những chức năng khác nhau]
Ví dụ: Công ty ABC cung cấp các giải pháp phần mềm lĩnh vực viễn thông và quản lý gồm các bộ phận chức năng sau:
+ Marketing nghiên cứu nhu cầu thị trường
+ Sales: bán hàng
+ Lập trình
Bước 2: Lập danh sách các bộ phậnNếu công ty đang hoạt động thì kể tên các bộ phận, sau đó nối bộ phận với chức năng để kiểm tra:
- Tính thiếu đủ
- Tính trùng lặp [có chức năng nào mà 2 bộ phận cùng thực hiện không?]
- Tính cân đối
=>Bước 1 & 2 giúp xác định cơ cấu tổ chức
Bước 3: Lập Ma trận cấp công ty+ Trục dọc: chức năng
+ Trục ngang: bộ phận
| Bộ phận
Chức năng |
Bộ phận A | Bộ phận B | Bộ phận C | Bộ phận D | Bộ phận E |
| Chức năng 1 | A/R | C | C | I | – |
| Chức năng 2 | A | R | C | – | I |
| Chức năng 3 | A/C | – | I | R | C |
Quy ước:
+ R: làm chính
+A: Phê duyệt
+ C: tham gia
+ I: Cung cấp thông tin
- Ô: Kết hợp của hàng và cột sẽ phản ánh trách nhiệm của bộ phận với chức năng tương ứng. Mỗi công ty khác nhau sẽ có những quy ước khác nhau
- Ví dụ: Bộ phận A là bộ phận phê duyệt và làm chính chức năng 1, bộ phận B&C tham gia chính vào chức năng 1; bộ phận D cung cấp thông tin, BP E không liên quan.
- Lưu ý: trong 1 hàng, A & R chỉ xuất hiện 1 lần; C&I thì có thể có nhiều
| STT | Chức năng & công việc | Công việc/ Chức danh |
| 1 | Chủ trì… | Trưởng phòng |
| 2 | Thực hiện… | Nhân viên |
| 3 | Cung cấp thông tin… | Phó phòng |
| 4 | … | Nhân viên |
| 5 | … | Phó phòng |
| 6 | … | Nhân viên |
Ví dụ: Phòng Hành chính nhân sự
| Chức danh
Chức năng |
Trưởng phòng | Phó phòng | Nhân viên nhân sự | Nhân viên hành chính | Lễ tân |
| Tham mưu Cơ cấu tổ chức | A/R | C | I | – | – |
| Xác định chiến lược nguồn nhân lực | A/R | C | C | – | – |
| Lập và triển khai các kế hoạch nhân sự trung & ngắn hạn | A | R | C | – | – |
| Lập & triển khai kế hoạch hành chính trung & ngắn hạn | – | A/C | – | R | I |
Mỗi cột dọc sẽ thể hiện chức năng, trách nhiệm của 1 chức danh
Bản tiêu chuẩn công việc
- Tiêu chuẩn công việc: những yêu cầu về năng lực tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để thực hiện được công việc được giao
- Phương pháp: Công cụ ASK [Bass, 1990] hoặc ASKO
- K [Kiến thức]: tri thức, hiểu biết, mức độ nắm bắt; giúp trả lời được câu hỏi: Vấn đề đó là gì?
Được thể hiện qua:
+ Bằng cấp – Trình độ [Bậc đào tạo]
+ Ngành đào tạo
+ Xếp hạng
+ Kinh nghiệm [thời gian & lĩnh vực]
+ Kiến thức chuyên môn: những tri thức từ căn bản đến chuyên sâu của nghề
+ Kiến thức bổ trợ [ngoài kiến thức chuyên môn]: kiến thức về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa…
- S [Kỹ năng]: giúp người thực hiện công việc trả lời câu hỏi: Làm việc đó như thế nào?
Bao gồm:
+ Kỹ năng chuyên môn
+ Kỹ năng bổ trợ
+ Kỹ năng tin học
+ Kỹ năng ngoại ngữ
Tùy thuộc công ty và yêu cầu của tổ chức
Khu vực làm việc, giới tính…
=>Cần lưu ý làm rõ các cấp độ của từng yếu tố trong ASK. Các cấp độ phải được mô tả chi tiết, cụ thể, rõ ràng để phục vụ công tác xếp loại và đánh giá.
Ví dụ: ASK trưởng phòng nhân sự