Tạo file quản lý khách hàng bằng Excel

Đầu tiên từ một file excel trắng bạn phải lưu file trước khi thực hành. lưu ý khi lưu file có code VBA thì bạn phải lưu dưới với đuôi là Excel Macro tức là tên_file.xlsm khi lưu file ở dạng này thì code VBA của bạn không bị mất khi bạn tắt Excel mà chỉ mất đi khi bạn xóa cả file đó đi.

Tải mẫu file quản lý khách hàng

Excel vẫn đang là công cụ phổ biến được doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ thông tin khách hàng, thông tin về cơ hội tiềm năng cũng như các giai đoạn của quy trình bán hàng. 

Đặc biệt, với những mẫu file Excel có sẵn, các nhà quản lý và nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng nhập thông tin liên hệ, phân loại khách hàng cũng như nắm bắt được các giai đoạn cơ hội một cách hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cung cấp cho anh/chị mẫu file Excel Quản lý quan hệ khách hàng chuyên nghiệp nhất có thể áp dụng cho doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực.

1. Những thông tin cần có trong một file Excel Quản lý quan hệ khách hàng chuyên nghiệp

Hiện nay, Excel vẫn đang là một công cụ được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong việc quản lý quan hệ khách hàng. 

Tuy nhiên, khi đang có rất nhiều mẫu file Excel về Quản lý quan hệ khách hàng trên mạng Internet, các nhà quản lý có thể sẽ phân vân không biết mẫu nào mới thật sự chuẩn và chuyên nghiệp cũng như chứa đầy đủ các trường thông tin cần thiết để có thể nắm bắt dữ liệu về khách hàng một cách nhanh chóng nhất. 

Vậy những trường thông tin cần có đối với một file Excel chuẩn nhất để doanh nghiệp có thể quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả là gì?

Đối với một mẫu file Excel Quản lý quan hệ khách hàng chuyên nghiệp, những thông tin cần thiết và quan trọng có thể kể đến như:

Một mẫu file Excel chuẩn về quản lý quan hệ khách hàng cần phải có các trường thông tin để lưu trữ danh sách liên hệ của khách hàng. Ví dụ về những thông tin liên hệ của khách hàng có thể được kể đến như: tên, email, số điện thoại, tên công ty, địa chỉ công ty,… 

Với những thông tin liên hệ đã được lưu trữ ở mẫu file Excel, nhân viên kinh doanh sẽ tiếp cận khách hàng bằng cách gọi điện thoại hay gửi email để giới thiệu, quảng cáo về sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp. 

Thông thường,các nhà quản lý cần nắm bắt được tình hình làm việc với khách hàng của đội ngũ nhân viên kinh doanh. Ví dụ như theo dõi được nhân viên kinh doanh đang tư vấn, chăm sóc khách hàng nào, lịch sử chăm sóc khách hàng, làm việc với khách hàng ở giai đoạn tiếp cận hay giai đoạn đàm phán hợp đồng trong quy trình bán hàng,…

Bên cạnh đó, nhân viên kinh doanh cũng cần nắm bắt được giai đoạn mà mình đang làm việc với khách hàng để có thể triển khai những hoạt động bán hàng tiếp theo một cách phù hợp. Ví dụ: Sau khi tiếp cận khách hàng thành công thì cần có một buổi gặp mặt để demo, giới thiệu chi tiết về sản phẩm. 

Vì vậy, mẫu file Excel Quản lý quan hệ khách hàng chuyên nghiệp cần cung cấp đến nhà quản lý cũng như nhân viên kinh doanh thông tin về giai đoạn làm việc với khách hàng để từ đó theo dõi, nắm bắt tiến độ công việc một cách hiệu quả hơn.

Mẫu file Excel Quản lý quan hệ khách hàng chuẩn cũng cần chứa thông tin về các giai đoạn cơ hội, bởi việc theo dõi tiến trình phát triển của mỗi cơ hội một cách trực quan sẽ giúp doanh nghiệp am hiểu tình hình của từng cơ hội, qua đó có chiến lược bán hàng phù hợp và tối đa tỷ lệ chiến thắng.

Việc thống kê doanh thu, số lượng khách hàng, số lượng cơ hội, tình hình chuyển giao cơ hội một cách trực quan qua biểu đồ ở một mẫu file Excel sẽ giúp các nhà quản lý nắm bắt một cách tổng quan về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó kịp thời điều chỉnh kế hoạch, chiến thuật kinh doanh.

Một quy trình bán hàng phù hợp sẽ giúp đội ngũ nhân viên kinh doanh biết mình phải làm gì và phải đi đến đâu. Vì vậy, để hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, mẫu file Excel Quản lý quan hệ khách hàng chuyên nghiệp cũng cần cung cấp thông tin về các giai đoạn trong quy trình bán hàng để nhân viên kinh doanh đạt được năng suất tốt hơn khi làm việc và chăm sóc khách hàng. 

Do mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình bán hàng khác nhau, quy trình bán hàng B2B sẽ khác quy trình bán hàng B2C, quy trình bán hàng của mỗi ngành nghề, dịch vụ cũng sẽ khác nhau. Vậy nên mẫu file Excel để quản lý quan hệ khách hàng nên để người dùng tùy chỉnh, thêm bớt các giai đoạn trong quy trình bán hàng sao cho phù hợp nhất. 

Khi sử dụng mẫu file Excel để quản lý quan hệ khách hàng, hãy đảm bảo rằng các nhà quản lý và nhân viên kinh doanh dành thời gian để kiểm tra kỹ lưỡng dữ liệu khách hàng (ví dụ như kiểm tra những thông tin bị trùng lặp hay những thông tin bị bỏ sót), cũng như giữ lại những thông tin thật sự cần thiết khi nhập vào file Excel.

2. Sáu bước đơn giản để sử dụng file Excel Quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả

Bước 1: Download mẫu file Excel Quản lý quan hệ khách hàng 

Đầu tiên, anh/chị có thể download mẫu file Excel Quản lý quan hệ khách hàng chuyên nghiệp nhất tại đây:

>>DOWNLOAD TẠI ĐÂY<<

Khi đã download xong, anh/chị có thể mở file Excel và bắt đầu thao tác, cài đặt trên file. 

Bước 2: Vào phần “Cài đặt” và thiết lập các danh mục cho những trường thông tin như “Phân loại khách hàng” hoặc “Giai đoạn cơ hội”

Anh/chị có thể hoàn toàn tùy chỉnh những giai đoạn của quy trình bán hàng hoặc phân loại cơ hội, trạng thái cơ hội dễ dàng trong phần “Cài đặt”.

Trong mẫu Excel Quản lý khách hàng của chúng tôi có những giai đoạn chính như

• Tìm kiếm khách hàng 
• Tiếp cận khách hàng
• Demo sản phẩm
• Đàm phán
• Gửi hợp đồng
• Chăm sóc khách hàng sau mua 

Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã thiết lập 3 trạng thái cơ hội trong mẫu file Excel Quản lý khách hàng như sau: 

• Trạng thái thắng
• Trạng thái thua
• Trạng thái đang đàm phán

Bước 3: Cập nhật thông tin cá nhân của khách hàng ở phần “Khách hàng”

Anh/chị có thể cập nhật những thông tin cá nhân của khách hàng ở phần ” Khách hàng” như: 

• Tên khách hàng
• Số điện thoại
• Email
• Địa chỉ
• Chức vụ

QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẬP TRUNG, CHUYÊN NGHIỆP VỚI AMIS CRM

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO TÍNH NĂNG QUẢN LÝ DATA KHÁCH HÀNG

Bước 4: Cập nhật thông tin chi tiết về công ty của khách hàng ở phần “Liên hệ” 

Anh/chị có thể tùy chỉnh những thông tin chi tiết về công ty của khách hàng ở phần “Liên hệ” như: 

• Tên khách hàng
• Số điện thoại công ty
• Email công ty
• Tên công ty
• Địa chỉ công ty

Bước 5: Vào phần “Cơ hội” và bắt đầu điền thông tin khách hàng tiềm năng

Ở bước này, anh/chị có thể xóa những thông tin đã được thiết lập sẵn và điền những thông tin về khách hàng của mình. 

Với phần cơ hội, anh/chị có thể điền những trường thông tin như: 

• Tên khách hàng 
• Thông tin cá nhân
• Phân loại cơ hội
• Tên công ty của khách hàng
• Giai đoạn cơ hội
• Giá trị cơ hội
• Ngày kết thúc kỳ vọng
• Trạng thái
• Tỷ lệ thắng
• Lý do thua 

Anh/chị hoàn toàn có thể thêm, bớt thông tin bằng cách thêm hàng / cột ở trang tính “Cơ hội” 

Bước 6: Vào phần “Tổng quan” để nắm bắt được hiệu quả của từng giai đoạn bán hàng cũng như tổng doanh thu theo sản phẩm

Các nhà quản lý có thể nắm bắt được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thông qua những biểu đồ báo cáo trực quan như: số lượng cơ hội theo giai đoạn, giá trị cơ hội, doanh thu, số lượng khách hàng,…

3. Ưu và nhược điểm khi sử dụng mẫu file Excel để quản lý quan hệ khách hàng 

Với chi phí rẻ và những hàm tính logic, khoa học, Excel đã đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý quan hệ khách hàng. Một số những lợi ích nổi bật của Excel có thể được kể đến như:

• Miễn phí: Phần mềm excel miễn phí nên các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư và chi phí sử dụng
• Quản lý thông tin khách hàng tập trung: Trên excel, các thông tin khách hàng được lưu trữ tập trung, dễ dàng theo dõi và tính toán
• Hàm tính logic, khoa học: Nhờ các hàm excel, doanh nghiệp có thể phân loại khách hàng, thực hiện việc tính toán khiến việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn

Như vậy, so với cách quản lý khách hàng truyền thống trên giấy tờ thì quản lý khách hàng trên excel ưu việt hơn hẳn, trực quan hơn hẳn và cũng tin cậy, chính xác cao.

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng cũng như khi quy mô mở rộng, các doanh nghiệp sẽ nhận thấy ngay những bất cập mà file quản lý khách hàng bằng excel mang lại. Một số nhược điểm của việc sử dụng Excel để quản lý quan hệ khách hàng có thể kể đến là:

• Thuật toán phức tạp: Excel có rất nhiều hàm số, thuật toán phức tạp mà không phải ai cũng biết hết. Do vậy dẫn đến tình trạng bị phụ thuộc vào một số cá nhân, nếu chẳng may xóa hàm thì sẽ không thể sử dụng tiếp hoặc thậm chí toàn bộ file quản lý khách hàng excel bị phá hỏng.
• Nhập liệu sai: Quá trình nhập liệu người dùng thường xuyên gặp phải các lỗi như lỗi độ rộng, lỗi đánh số hay lỗi tham chiếu ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của phép tính. Gián tiếp ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
• Bị giới hạn dung lượng: Quy mô doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với việc kho thông tin khách hàng ngày càng trở nên đồ sộ. Nếu không chia nhỏ thông tin khách hàng ra lưu trong các file khác nhau thì file excel sẽ rất nặng, cần tới thời gian và máy cấu hình cao mới mở được file.
• Không đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận: Bởi file quản lý khách hàng excel chỉ sử dụng được trên máy tính nên khi cần kiểm tra thông tin chéo cần mất rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên kinh doanh. Điều này trực tiếp khiến việc tư vấn cho khách hàng bị chậm trễ.
• Dễ bị thất lạc hoặc đánh cắp: Mặc dù người dùng có thể tạo mật khẩu cho từng file excel quản lý khách hàng nhưng thực tế rất dễ phá được lớp mật khẩu đó. Hơn nữa, trên excel không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên không thể truy vết người dùng khi có vấn đề xảy ra.

Đọc thêm: Quản lý khách hàng bằng Excel: RỦI RO MẤT KHÁCH HÀNG

4. Quản lý khách hàng TẬP TRUNG – AN TOÀN – BẢO MẬT bằng phần mềm AMIS CRM 

Để khắc phục những nhược điểm của những file mẫu Excel trong việc quản lý quan hệ khách hàng, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM đã ra đời với nhiều tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp hơn từ đó giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn.

CRM là viết tắt của Customer Relationship Management có nghĩa Quản lý quan hệ khách hàng. Trong đó, phần mềm CRM là một loại công cụ giúp doanh nghiệp quản lý các mối quan hệ với khách hàng hiệu quả.  

Việc triển khai công cụ CRM vào quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp không còn đau đầu về việc thất thoát data khách hàng.

Lấy ví dụ với phần mềm AMIS CRM của MISA, tất cả dữ liệu khách hàng được số hóa và lưu trữ tập trung trên hệ thống. Mọi dữ liệu khách hàng được lưu trữ trên phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và quản lý toàn bộ danh sách khách hàng, không lo sợ vấn đề thất thoát khách hàng.

QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG KHÓ ĐÃ CÓ AMIS CRM

Giao diện lưu trữ thông tin khách hàng trên AMIS CRM

• CRM cũng ghi chép, lưu trữ lại toàn bộ lịch sử trao đổi, tương tác, giao dịch với khách hàng giúp nhân viên nắm bắt mọi thông tin về khách hàng, giúp đội ngũ có cái nhìn xuyên suốt về khách hàng, thấu hiểu khách hàng 360 độ để chủ động trong các giao dịch.
• Tức thời nắm bắt được lịch sử trao đổi, giao dịch với khách hàng từ khi mua hàng đến hiện tại, giúp NVKD hiểu khách hàng, từ đó chăm sóc khách hàng tốt hơn và bán chéo các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
• Nhân viên mới có thể nhận bàn giao dữ liệu và nắm bắt toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng trước đó để tiếp tục chăm sóc. Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin về toàn bộ khách hàng, lịch sử giao dịch và tương tác giữa nhân viên và khách hàng để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Thêm vào đó, phần mềm AMIS CRM còn giúp:

• Chấm điểm tiềm năng: Thiết lập quy tắc chấm điểm tiềm năng theo các tiêu chí có sẵn như loại hình công ty, ngành nghề, quy mô, từ đó doanh nghiệp dễ dàng đánh giá và phân loại khách hàng để ưu tiên tiếp cận.
• Theo dõi tiến trình phát triển cơ hội theo từng giai đoạn: Xây dựng quy trình và theo dõi tiến trình phát triển của mỗi cơ hội một cách trực quan giúp doanh nghiệp am hiểu tình hình của từng cơ hội, qua đó có chiến lược bán hàng phù hợp và tối đa tỷ lệ chiến thắng.
• Tự động hóa các quy trình làm việc bao gồm: tự động hóa các hoạt động marketing, tự động hóa quy trình bán hàng và tự động hóa chăm sóc khách hàng
• Tổ chức và chia sẻ dữ liệu tốt hơn: Nhờ khả năng phân quyền xem/ sửa/ xóa thông tin khách hàng cũng như lưu trữ và chia sẻ thông tin với mọi người trong doanh nghiệp
• Đồng bộ hóa dữ liệu giữa phòng kinh doanh và kế toán: Nhờ liên kết dữ liệu khách hàng, hàng hóa, chính sách giá, báo giá, đơn hàng, hóa đơn với AMIS kế toán, các thủ tục bán hàng như tra cứu tồn kho, đề nghị xuất hóa đơn, kiểm tra tình trạng đơn hàng có thể thực hiện ngay trên phần mềm giúp đơn giản hóa các thủ tục bán hàng.