Những sự cố bất ngờ cò thể xảy ra bất cứ lúc nào trong sự kiện và cần phải được xử lý kịp thời để tránh gây ra khủng hoảng. Trong bài viết này, hãy cùng FS Event tìm hiểu một số kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ khi tổ chức sự kiện.
Xử lý tình huống – kỹ năng bắt buộc của người làm sự kiện
Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đặc thù vì các sự kiện diễn ra trực tiếp, do đó khi có bất kì sự cố gì xảy ra đều phải được xử lý ngay lập tức. Đặc biệt, đối với các sự kiện có quy mô lớn như sự kiện biểu diễn nghệ thuật, lễ kỷ niệm, lễ khai trương, khánh thành, … thì rủi ro lớn hơn gấp nhiều lần do phải cùng lúc làm việc với nhiều đầu mối công việc khác nhau.
Trong bất kì tình huống nào, người quản lý sự kiện cũng cần linh hoạt ứng biến và giải quyết sự cố ngay tại hiện trường. Để tránh sự túng lúng khi các sự cố đột ngột xảy ra, việc trang bị cho mình những kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ khi tổ chức sự kiện là vô cùng cần thiết.
Kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ trong quá trình tổ chức sự kiện
Những kinh nghiệm sau đây sẽ giúp bạn loại bỏ những lo lắng không cần thiết trong việc tổ chức sự kiện để tập trung vào các nội dung quan trọng.
Điều này cần được chú ý ngay từ khâu lên danh sách và chuẩn bị thư mời sự kiện. Thư mời sự kiện cần có phần yêu cầu xác nhận ở phần cuối thư. Đồng thời, quảng bá rộng rãi thông tin về sự kiện bằng nhiều cách nhằm nhắc nhớ và tạo nên dấu ấn cho khách mời về sự kiện của bạn.
Đừng bỏ lỡ cơ hội tuyệt vời đến từ các công cụ truyền thông trực tuyến. Vé mời online nên được tích hợp khả năng đánh dấu sự kiện vào lịch của khách hàng [Google Calendar]. Và nhớ liên tục cập nhật thông tin chương trình, khách mời tham dự và lời nhắc khi gần đến ngày chương trình diễn ra. Điều này giúp bạn xác định được số lượng khách mời sẽ có mặt tại sự kiện để có phương án sắp xếp linh hoạt.
Trong trường hợp khách mời xác nhận quá ít, có thể điều chỉnh số lượng bàn hoặc tăng thêm số lượng khách để tránh tình trạng quá thưa thớt người trong sự kiện. Ngược lại, khi khách hàng xác nhận tham dự nhiều hơn dự tính, nhà tổ chức có thể tinh hoạt tăng thêm số chỗ ngồi và các dịch vụ sao cho phù hợp.
Trải nghiệm khách hàng đang ngày càng được chú trọng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Và điều này cũng rất hữu ích khi có những sự cố đột ngột xảy ra. Việc thiết kế trải nghiệm nên được cân nhắc tạo nên sự ngạc nhiên và thích thú cho khách hàng dựa trên sự tăng cường tính tương tác và kết nối. Đặc biệt, trong các sự kiện được tổ chức trực tuyến ngày càng nhiều hơn.
Các thẻ đeo đính kèm thông tin tóm tắt về khách mời tham dự, tài liệu sự kiện, khu vực tea break hoặc khu vu vực trải nghiệm dịch vụ cần được bố trí sao cho phù hợp với lịch trình của sự kiện. Việc thiết kế trải nghiệm khách hàng xuất sắc trong sự kiện giúp mang đến hai lợi thế cho nhà tổ chức. Thứ nhất, khi tạo nhận được những trải nghiệm tuyệt vời, khách mời có ấn tượng tốt với nhà tổ chức và có thể bỏ qua những lỗi kỹ thuật bất ngờ trong sự kiện. Thứ hai, việc thiết kế trải nghiệm khách hàng phong phú giúp nhà tổ chức có thể chủ động điều chỉnh chương trình trong khi khắc phục các sự cố.
>> Quy trình 4 bước thiết kế trải nghiệm sự kiện đáng nhớ khi tổ chức sự kiện
Mặc dù thông tin luôn được thể hiện đầy đủ trên thư mời và các ấn phẩm truyền thông cho sự kiện. Thỉnh thoảng vẫn xảy ra trường hợp khách mời đến quá sớm so với giờ tổ chức. Trong trường hợp này, nếu trong khuôn khổ sự kiện có các khu vực tham quan, trải nghiệm, nhà tổ chức cần linh động hướng dẫn khách đến các khu vực này và thông báo cho khách mời thời gian bắt đầu check-in sự kiện. Nếu không có các khu vực tham quan, đơn vị tổ chức nên linh động chuẩn bị chỗ ngồi và các tài liệu tham khảo cho khách mời.
Một tình huống khác cũng thường gặp tại các sự kiện là khách tham dự còn “lưu luyến” ở lại dù đã đến thời gian kết thúc. Lúc này bộ phận tổ chức nên chủ động thông báo về thời gian khi sắp kết thúc chương trình. Đồng thời, nhẹ nhàng nhắc nhở khách bằng cử chỉ lịch sự và tinh tế.
Nhà tổ chức cần khéo léo xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra trong khi tổ chức sự kiện. Ảnh: Erik Mclean/ Pexels
Khó lòng tránh được khả năng gặp phải một vài vị khách không trong danh sách mời vì họ là người quen của khách được mời chính thức. Hay đôi khi là các phóng viên truyền thông, báo chí. Cũng có thể là đối thủ cạnh tranh. Dù họ là ai thì cũng nên tiếp đón ân cần và lịch sự. Nếu tên khách mời không có trong danh sách thì cũng đừng bối rối, hãy xin lại thông tin của vị khách và đối chiếu lại sau sự kiện.
Thỉnh thoảng vẫn sẽ có những trường hợp khách mời gây ra rắc rối gây nên náo loạn. Trong trường hợp này, người quản lý sự kiện trước hết cần giữ bình tĩnh và nhận diện được người đang muốn gây rối tại sự kiện. Đừng quá căng thẳng và cứng nhắc trong khi xử lý, bạn có thể nhẹ nhàng mời vị khách đó đến một khu vực thuận tiện cho việc trò chuyện và khéo léo tìm hiểu nguyên nhân.
Nếu như lỗi thuộc về bộ phận tổ chức thì hãy lắng nghe cảm xúc của họ và xin lỗi bằng sự chân thành. Khi cơn tức giận của họ trôi qua thì mọi việc sẽ được giải quyết. Trong tình huống khách hàng cố tình gây hấn thì có thể chủ động giải thích và mời họ rời khỏi sự kiện. Trong trường hợp không thể giải quyết được thì hãy nhờ đến bộ phận an ninh trong sự kiện hoặc tìm sự giúp đỡ từ chính quyền địa phương.
Đây là điều rất thường xảy ra, đặc biệt trong các bữa tiệc như gala dinner, year end party, tiệc giáng sinh,…. Để giải quyết những trường hợp quá chén trong buổi tiệc, nên chủ động nhắc nhở bộ phận tiếp rượu và quầy bar chỉ cung cấp vừa đủ lượng thức uống có cồn. Nếu vị khách nào đề nghị thêm thì nhân viên tiếp đồ uống sẽ khéo léo mời dùng nước trái cây, cà phê hoặc nước suối. Trường hợp ai đó bị say hay quá mệt, bạn nên chủ động gọi taxi hoặc cho nhân viên chở khách về.
Trên đây là những kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ trong tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, trong khuôn khổ bài viết chỉ thể hiện được một số khía cạnh liên quan đến khách mời sự kiện. Ngoài ra vẫn còn rất nhiều tình huống khác liên quan đến các sự cố không mong muốn như thời tiết, trang thiết bị, dịch vụ F&B,… sẽ được chia sẻ trong các bài tiếp theo. FS Event hy vọng rằng đây sẽ là nguồn thông tin hữu ích để bạn có tham khảo cho các sự kiện sắp tới.
>> 10 sai lầm dễ mắc phải khi lập chiến lược Marketing sự kiện
>> Bí quyết sáng tạo ý tưởng content làm nên thành công cho sự kiện
Thành Công
Tổng hợp
MỤC LỤC
Một số những rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện
Rủi ro trong lập kế hoạch:
Một số phương pháp quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện
Kiểm tra sự an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện
Quan sát phản ứng của người tham gia sự kiện
Thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình tổ chức sự kiện
Phỏng vấn nhân sự
Đối với các công ty, doanh nghiệp, việc tổ chức sự kiện ngày càng trở nên phổ biến hơn. Việc tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đáp ứng những nhu cầu cần thiết của quý khách hàng. Điều đó đòi hỏi khâu tổ chức sự kiện phải càng ngày sáng tạo, mới mẻ và chuyên nghiệp hơn. Đó cũng là lý do mà việc quản trị rủi ro trong việc tổ chức sự kiện cũng ngày càng cấp thiết. Trong bài viết ngày hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ một vài rủi ro có thể xảy ra để các bạn lưu ý và phòng tránh.
Một số những rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện
Rủi ro trong lập kế hoạch:
Những sự kiện khác nhau sẽ hướng tới những mục tiêu khác nhau, vì thế cách thiết kế và bài trí không gian cần được lựa chọn phù hợp. Nếu trang trí một buổi sự kiện cần sự trang nghiêm sang hơi hướng hài hước, sôi nổi sẽ đánh mất giá trị cần hướng tới của sự kiện.
Cơ cấu nhân lực cũng có thể xảy ra những rủi ro, các bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ nguồn nhân lực phục vụ cho buổi tổ chức sự kiện. Nếu thiếu nhân lực, buổi sự kiện sẽ không thể diễn ra hoàn hảo, nếu quá dư nhân lực sẽ là lãng phí ngân sách chi trả. Chính vì vậy, các bạn cần phải lập kế hoạch chi tiết và kĩ lưỡng để hạn chế những rủi ro.
Rủi ro trong hoạch định ngân sách: nếu hoạch định ngân sách thấp hơn thực tế thì khi chạy sự kiện sẽ không có ngân sách bù vào, nếu quá cao so với thực tế sẽ làm tăng chi phí, giảm bớt lợi nhuận cho công ty.
Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng: nhân viên của công ty cần phải gọi điện nhắc nhở, thông báo ngày giờ cụ thể, chính xác cho quý khách hàng và đối tác. Việc khách hàng quên dự buổi sự kiện sẽ phần nào ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.
Rủi ro trong việc quyết định địa điểm tổ chức sự kiện: trước khi chuẩn bị không gian sự kiện, các bạn cần phải tìm hiểu mục đích, mục tiêu, số lượng người tham gia để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Nếu các bạn lựa chọn không gian quá chật, quá hẹp hoặc lựa chọn tổ chức ngoài trời trong khi điều kiện thời tiết không mấy khả quan sẽ ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện.
Rủi ro trong việc chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong sự kiện: những tình huống mất điện, thiếu ghế, micro, ánh sáng, âm thanh,…gặp sự cố sẽ làm cho quý khách hàng không hài lòng. Họ sẽ cảm thấy công ty làm việc thiếu chu đáo, từ đó ảnh hương tiêu cực đến hình của công ty.
Rủi ro từ các yếu tố môi trường: môi trường thiên nhiên [mưa, gió, bão…], môi trường văn hóa [đánh nhau, chửi nhau, say xỉn quậy phá…], môi trường chính trị, pháp luật [thiếu giấy tờ, thủ tục liên quan]. Đây được coi là một trong những sự cố rất bất ngờ, điều đó đòi hỏi ban tổ chức cần phải chuẩn bị những vật dụng cần thiết như ô dù, màn che, di chuyển khách mời đến vị trí an toàn. Nhìn chung, ban quản trị sự kiện có cách xử lý nhạy bén, thông minh phù hợp với từng hoàn cảnh khác nhau.
Một số phương pháp quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện
Kiểm tra sự an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện
Trong thực tế những rủi ro về địa điểm tổ chức sự kiện có thể xảy ra, ngoài những gì đã phân tích ở trên, địa điểm tổ chức cũng có thể xảy ra hỏa hoạn, ngất xỉu, bị thương,… Vì thế ban quản trị cần phải chuẩn bị đầy đủ nhân lực y tế, phòng cấp cứu cơ bản, xe cứu thương dùng trong trường hợp khẩn cấp. Ngoài ra, các khu vực có nguy cơ tìm ẩn nguy hiểm cần được đóng kín.
Quan sát phản ứng của người tham gia sự kiện
Trong bất cứ buổi tổ chức buổi sự kiện nào cũng có thể xảy ra những rủi ro về hành vi nhận thức, đội ngũ chuyên viên cần phải quan sát kĩ lưỡng, phân tích tình hình và đưa ra cách xử lý kịp thời. [ví du: những người gây gỗ đánh nhau, sự dụng chất kích thích nguy hiểm sẽ bị mời ra ngoài và chịu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự].
Thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình tổ chức sự kiện
Để đảm bảo sự an toàn cho buổi tổ chức sự kiện, ban quản lý sự kiện cần phải thực hiện đầy đủ các quy trình tổ chức sự kiện. Việc làm theo quy trình, sẽ giúp các bạn nhanh chóng tìm ra những rủi ro tiềm ẩn và kịp thời đề ra phương án giải quyết. Về cơ bản, các bạn phải thực hiện những công việc sau:
- Vệ sinh khu vực sự kiện
- Khoanh vùng các khu vực hạn chế người tham dự ra vào
- Công tác chuẩn bị tiếp khách
- Thông tin liên lạc trong sự kiện
- Quà tặng hoặc ăn uống
- Tặng thưởng và gây quỹ
Phỏng vấn nhân sự
Phỏng vấn nhân sự được coi là một bước rất quan trọng trong khâu tổ chức sự kiện nhằm quản lí những rủi ro. Ban tổ chức cần tìm được nguồn nhân lực có kinh nghiệm làm việc trong các sự kiện, đồng thời đưa ra những câu hỏi dự trù sự cố xảy ra để xem cách trả lời của họ. Bên cạnh đó, nguồn nhân lực cần phải đảm bảo sức khỏe và nắm được những kĩ năng cần thiết. Để hạn chế rủi ro, những người đáp ứng đứng yêu cầu của công ty mới được lựa chọn.
Trên đây là một vài rủi ro và phương pháp phòng tránh mà chúng tôi chia sẻ đến các bạn. Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp các bạn có phương pháp quản trị rủi ro hiệu quả trong tổ chức sự kiện.