Tại sao nói hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong quá trình quản trị

Hoạch định

Hoạch định là nhiệm vụ đầu tiên trong 4 chức năng của nhà quản trị: hoạch định- tổ chức- lãnh đạo- kiểm tra.

Hoạch định là gì? Tại sao chúng ta phải hoạch định? Làm thế nào để hoạch định hiệu quả?

Hãy hình dung doanh nghiệp của bạn là một con thuyền chiến dũng mãnh với nhiên liệu đầy đủ đang lênh đênh giữa đại dương bao la. Chiến thuyền chiến này có đầy đủ mọi thứ nhưng thiếu duy nhất một thứ, nó không biết đi hướng nào và không biết đi về đâu. Và nếu nó không biết đi về đâu thi có trang bị những vũ khí tối tân nhất để làm gì?

Doanh nghiệp của chúng ta cũng như vậy, dù bạn có đầy đủ các nguồn lực: tài chính, con người, công nghệ nhưng nhà quản trị không biết doanh nghiệp của mình sẽ đạt được điều gì, sẽ đi về đâu, sẽ trở thành ai thì tất cả nguồn lực đó cũng vô ích

Ví dụ trên đây khẳng định sức mạnh của hoạch định và đó cũng là lý do tại sao nó là bước đầu tiên trong 4 chức năng của nhà quản trị

Hoạch định là việc nhà quản trị xác định mục tiêu của tổ chức, thiết lập một chiến lược chung để đạt mục tiêu và xây dựng một bản kế hoạch đã kết hợp và điều phối công việc của tổ chức.

Từ khái niệm trên ta thấy nổi bật 3 vai trò của hoạch định
+ Xác định mục tiêu

+ Thiết lập chiến lược

+ Xây dựng bản kế hoạch

Có một câu nó rất nổi tiếng Nếu bạn muốn một kết quả khác, bạn phải hành động khác những gì bạn vẫn làm

Những mục tiêu khác nhau yêu cầu những chiến lược khác nhau và cần những bnar kế hoạch khác nhau vì vậy hoạch định khẳng định tính định hướng cho mọi hoạt động của nhà quản trị.

2 yếu tố quan trọng trong hoạch định
+ Mục tiêu

+ Xây dựng bản kế hoạch

Mục tiêu là những kết quả, mong muốn, kỳ vọng mà tổ chức muốn đạt được trong một thời gian cụ thể.

Quản trị theo mục tiêu MBO

Đặc trưng của mục tiêu: Mục tiêu đưa ra cần tuân thủ quy tắc SMART.

Các bước xây dựng mục tiêu

Để xây dựng mục tiêu hiệu quả và chính xác

Bước 1: Xác định sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp

Sứ mệnh: trả lời câu hỏi Tại sao doanh nghiệp tồn tại? Mục đích của doanh nghiệp là gì?

Tầm nhìn: những điều doanh nghiệp muốn trở thành trong tương lai

Bước 2; Xác định mục tiêu của doanh nghiệp.

8 lĩnh vực quan tâm khi nhắc tới mục tiêu chiến lược [ Peter Drucker].

Thứ tự ưu tiên của mục tiêu
Nguồn lực trong doanh nghiệp luôn hữu hạn và doanh nghiệp luôn có những mục tiêu khác nhau vì vậy việc lựa chọn thứ tư ưu tiên mục tiêu để tập trung nguồn lực là điều vô cùng quan trọng.

Bước 3: Xác định nguồn lực của doanh nghiệp

+ Những nguồn lực doanh nghiệp đang có

+ Những nguồn lực doanh nghiệp cần huy động.

Bước 4; Xác định mục tiêu cho từng bộ phận

Bước 5: Quy chuẩn thành văn bản và truyền thông đến mọi người.

Bản kế hoạch

Bản kế hoạch là những văn bản phác thảo cách thức đạt được các mục tiêu và mô tả một cách đặc thù sự phân bổ các nguồn lực, tiến độ công việc và các hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu.

Các loại bản kế hoạch

+ Kế hoạch chiến lược[ Strategic Plans]

+ Kế hoạch hoạt động[ Operational Plans]

Quá trình hoạch định chiến lược

Bước 1; Xác định triết lý kinh doanh, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp

Bước 2: Phân tích và dự báo môi trường bên ngoài

Phân tích môi trường vĩ mô : PESTEL. PEST

Phân tích môi trường ngành: Mô hình 5 áp lực cạnh tranh

Bước 3: Phân tích môi trường bên trong doanh nghiệp

Phân tích theo chuỗi giá trị của Porter: Value Chain

Phân tích theo các nguồn lực của doanh nghiệp.

Bước 4: Phân tích Ma trân SWOT cho doanh nghiệp từ đó đưa ra những chiến lược định hướng cho doanh nghiệp.

Từ ma trận SWOT, n hà quản trị xác định một số chiến lược cấp doanh nghiệp như sau:

Chiến lược tăng trưởng tập trung

Chiến lược tăng trường hội nhập

Chiến lược tăng trường đa dạng hóa

Chiến lược tăng trưởng trong điều kiện cạnh tranh

Chiến lược suy giảm

Chiến lược hướng ngoại