Phần mềm quản lý công văn miễn phí năm 2024
Trong những năm gần đây, sử dụng các công cụ ứng dụng công nghệ hiện đại trong doanh nghiệp đã dần thay thế các phương thức quản lý, làm việc truyền thống. Do đó, các phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí ngày càng được sử dụng phổ biến. Vậy ưu điểm của những phần mềm này là gì? Nên sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ nào? Mời quý học viên cùng theo dõi nội dung bài viết của chúng tôi. Văn thư lưu trữ là một nghề khá phổ biến gắn liền với công việc văn phòng. Nhiệm vụ chính của một nhân viên văn thư là sắp xếp và lưu trữ các tài liệu của một văn phòng, doanh nghiệp. Nhân viên văn thư lưu trữ phải bảo đảm việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả nhất. Các phần mềm văn thư lưu trữ là công cụ thông minh giúp người dùng quản lý các tài liệu cần lưu trữ trong doanh nghiệp. Các phần mềm này có các tính năng giúp việc lưu trữ tài liệu trở nên trực quan và dễ kiểm soát hơn. Đặc biệt, người dùng có thể sử dụng các phần mềm này miễn phí. Chuyển đổi kỹ thuật số là thời điểm hoàn hảo để các doanh nghiệp tận dụng công nghệ để giải quyết các nhiệm vụ tốn thời gian. Hơn nữa, hồ sơ cần được quản lý, sau khi áp dụng phần mềm hiệu quả công việc sẽ cao hơn, tiết kiệm được nhiều chi phí và sức lực. Phần mềm cho phép doanh nghiệp triển khai tất cả các tập tin trên một nền tảng lưu trữ duy nhất, giúp giảm thiểu gánh nặng lưu trữ hay các vấn đề phát sinh bên ngoài như hư hỏng, mất mát các tập tin quan trọng. Phần mềm quản lý văn thư lưu là gì?Xem thêm: Hướng dẫn phân loại mã ngạch văn thư lưu trữ 2 Tại sao nên sử dụng các phần mềm văn thư lưu trữ?Không chỉ giúp cải tiến công tác quản lý tài liệu, phần mềm quản lý văn bản còn có nhiều ưu điểm vượt trội, mang lại nhiều lợi ích thiết thực: Tiết kiệm thời gian, chi phí Với việc chuyển đổi từ văn phòng giấy sang phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc: khởi tạo, chuyển giao, lưu trữ và xử lý văn bản. Cơ sở dữ liệu được lưu trữ tập trung nên tiết kiệm được thời gian đi lại và không mất nhiều công sức tra cứu, tìm kiếm, theo dõi hồ sơ. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí mua văn phòng phẩm, in ấn tài liệu… Chi phí thuê nhân sự để thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ cũng sẽ được tiết kiệm đáng kể dựa vào sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm quản lý. Nâng cao hiệu suất công việc
Tích hợp nhiều tiện ích văn phòng Các hệ thống phần mềm quản lý tài liệu thường tích hợp một số tính năng tuyệt vời để tối đa hóa năng suất kinh doanh như:
Lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật Một bất cập lớn của văn phòng truyền thống là việc lưu trữ hồ sơ, hồ sơ, tài liệu thủ công và tiềm ẩn nhiều rủi ro như mất, cháy, hỏng, thất lạc hồ sơ. Phần mềm quản lý văn bản đã khắc phục tối đa các vấn đề này. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu, hồ sơ… của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ an toàn trong một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất với độ bảo mật tối đa. Chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập, sử dụng và quản lý tài liệu. Điều này giảm thiểu rủi ro rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Xem thêm: Tham khảo sáng kiến kinh nghiệm về văn thư lưu trữ 3 Tổng hợp các phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phíDưới đây là tổng hợp một số phần mềm văn thư lưu trữ mà học viên có thể tham khảo. Những phần mềm này đều được nhiều cơ quan sử dụng và đánh giá cao. Phần mềm văn thư lưu trữ DocEye
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí CloudOffice
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí DMS Lạc Việt
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ EFY Là phần mềm có thể hỗ trợ vận hành và xử lý tất cả các đơn hàng đến, đơn hàng đi, hồ sơ công việc trong tổ chức. Đặc biệt, phần mềm EFY còn cho phép số hóa hiệu quả quy trình quản lý văn bản, thu thập và lưu trữ thông tin. Với giao diện đơn giản, chương trình thân thiện, dễ sử dụng, phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý và tăng tính chuyên nghiệp. Ngoài ra, EFY còn có khả năng thu thập, thu thập, lưu, chỉnh sửa, sử dụng, tìm và báo cáo dữ liệu thống kê và không giới hạn số lượng văn bản được lưu trữ. Phần mềm văn thư lưu trữ Access Hầu hết các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều gặp khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ. Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ truy cập, doanh nghiệp sẽ có thể giải quyết những vấn đề này một cách dễ dàng. Access sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và phân loại các tệp tài liệu hiệu quả hơn. Đảm bảo tính bảo mật cao. Hỗ trợ người dùng tra cứu, tìm kiếm, quản lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng quản lý và bảo mật hiệu quả các văn bản quan trọng. Xem thêm: Vai trò của văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp Trên đây là tổng hợp một số phần mềm văn thư lưu trữ mà học viên có thể tham khảo. Hy vọng bạn có thể đưa ra những đánh giá về các phần mềm này, từ đó lựa chọn sử dụng phần mềm phù hợp với yêu cầu công việc. Mọi thắc mắc về chứng chỉ nghiệp vụ văn thư lưu trữ, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. |