Từ khóa liên quan số lượng
Câu hỏi ngày hỏi
Ngày hỏi:06/12/2018
Chào Ban biên tập, tôi là Minh Phương. Tôi được biết sau khi hoàn thành lớp đào tạo nghề công chứng, thì học viên phải tham gia tập sự tại một văn phòng công chứng trên đại bàn đăng ký tập sự. Vậy Ban biên tập cho tôi hỏi, trong thời gian tập sự đó: Những kỹ năng nào học viên phải học hỏi khi tập sự hành nghề công chứng?
Nội dung này được Ban biên tập Thư Ký Luật tư vấn như sau:
Nội dung tập sự hành nghề công chứng bao gồm kỹ năng hành nghề công chứng và các công việc liên quan đến công chứng quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư 04/2015/TT-BTP về hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng do Bộ Tư pháp ban hành, cụ thể như sau:
- Kỹ năng tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ yêu cầu công chứng; kỹ năng xem xét, nhận dạng chủ thể, năng lực hành vi dân sự của người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch;
- Kỹ năng ứng xử với người yêu cầu công chứng, ứng xử theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; kỹ năng giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kỹ năng giải thích lý do khi từ chối yêu cầu công chứng;
- Kỹ năng nghiên cứu và đề xuất hướng giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng;
- Kỹ năng soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của dự thảo hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn; kỹ năng xác minh;
- Kỹ năng công chứng bản dịch; kỹ năng chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản;
- Kỹ năng soạn thảo lời chứng;
- Kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ đã được công chứng, chứng thực để đưa vào lưu trữ;
- Các kỹ năng và công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.
Ban biên tập phản hồi thông tin đến bạn.
Xác minh trong hoạt động công chứng
Trong hoạt động công chứng, việc xác minh là một trong những hoạt động nghiệp vụ quan trọng của Công chứng viên trong việc chứng nhận các hợp đồng, giao dịch đúng quy định của pháp luật. Để văn bản công chứng có giá trị chứng cứ cần phải chấp hành đúng các quy định của pháp luật chung và đặc biệt là pháp luật chuyên ngành về công chứng.
Luật công chứng năm 2014 quy định về vấn đề xác minh trong hoạt động công chứng như sau:
Tại Khoản 5 Điều 40 quy định về công chứng hợp đồng, giao dịch: “Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng".
Tại Khoản 2 Điều 56 quy định về công chứng di chúc:" Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng di chúc đó.
Trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe dọa thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng"
Và tại Điều 57 Khoản 3 quy định về công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản: "Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.
Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng".
Như vậy, đối với hoạt động công chứng nhiều trường hợp phải thực hiện xác minh do có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh để bảo đảm được an toàn pháp lý cao cho văn bản công chứng. Xác minh trong hoạt động công chứng do Công chứng viên hoặc có thể do cơ quan có chức năng thực hiện nhằm thu thập thông tin, tài liệu, chứng cứ từ các đối tượng cần xác minh. Từ đó, để có cơ sở cho Công chứng viên xác nhận chính xác người tham gia giao dịch có đủ năng lực hành vi dân sự hoặc mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội hoặc đối tượng của hợp đồng giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch. Xác minh trong hoạt động công chứng là xem xét những sự việc có thật liên quan tới nội dung cần công chứng để làm căn cứ đánh giá, kết luận cho hành vi công chứng của Công chứng viên đúng quy định. Việc xác minh là để làm rõ tính xác thực của nội dung hợp đồng, giao dịch mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng nhằm ngăn chặn vi phạm pháp luật, bảo đảm hành lang pháp lý an toàn, ngăn ngừa các tranh chấp xảy ra.
Trong hoạt động công chứng những sự việc cần xác minh mà bỏ qua hoặc xác minh không chính xác sẽ gây thiệt hại đến quyền lợi của những người liên quan khi tham gia công chứng hợp đồng, giao dịch. Trong thủ tục, trình tự công chứng việc tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ và xử lý hồ sơ rất quan trọng, các bước tác nghiệp này cần có nhận định chính xác, cần có kỹ năng nghề nghiệp mới nhận biết được vấn đề cần xác minh. Công chứng viên phải xác định được pháp luật liên quan để áp dụng và yêu cầu bổ sung giấy tờ cần thiết để chứng minh. Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng có dấu hiệu mất năng lực hành vi dân sự hoặc mất năng lực hành vi dân sự một phần, Công chứng viên cần phải kiểm tra bằng những câu hỏi liên quan đến nội dung của hợp đồng, giao dịch để xác minh năng lực hành vi dân sự.
Việc yêu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch hết sức đa dạng, cụ thể như: chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà, thế chấp tài sản, phân chia tài sản chung, tài sản riêng của vợ chồng, khai nhận di sản thừa kế… Trong mỗi loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng đều liên quan đến nhiều vấn đề cần phải xác minh khác nhau, kết quả xác minh để làm căn cứ cho việc chứng nhận tính xác thực, tính chính xác của hợp đồng, giao dịch. Xác minh trong hoạt động công chứng có thể thực hiện theo các biện pháp và kinh nghiệm sau: Biện pháp đơn giản là Công chứng viên nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc yêu cầu công chứng, trao đổi với người yêu cầu công chứng để đạt được mục đích xác minh hoặc Công chứng viên phải đến nơi cần xác minh để tìm hiểu, thu thập chứng cứ các vấn đề cần xác minh. Trường hợp phức tạp phải yêu cầu cơ quan có chức năng xác minh sau đó cung cấp thông tin kết luận việc xác minh cho Công chứng viên.
Hiện nay, vấn đề xác minh trong hoạt động công chứng còn gặp nhiều khó khăn, bất cập do hệ thống pháp luật còn nhiều chồng chéo, không thống nhất, các văn bản hướng dẫn chưa kịp thời dẫn đến khi công chứng hợp đồng, giao dịch các giấy tờ không hợp lệ, thiếu, không đầy đủ. Vấn đề này do nhiều nguyên nhân nhưng trong đó có sự không đồng bộ của hệ thống pháp luật làm cho việc xác minh trong công chứng phải tốn kém, mất nhiều thời gian, công sức.
Trách nhiệm của Công chứng viên đối với một văn bản công chứng rất quan trọng, đòi hỏi Công chứng viên phải có kiến thức pháp luật, kỹ năng nghề nghiệp và trách nhiệm đối với các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên phải kiểm tra, xác minh chính xác những vấn đề liên quan đến nội dung yêu cầu công chứng để chứng nhận văn bản công chứng đúng pháp luật, bảo vệ được quyền lợi và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu công chứng.
Như vậy, vấn đề xác minh trong hoạt động công chứng góp phần quan trọng đối với việc nâng cao hiệu lực pháp luật của văn bản công chứng. Nhiệm vụ của Công chứng viên luôn phải nắm bắt kịp thời các quy định của pháp luật nhằm nâng cao kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ. Bên cạnh đó, đối với cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần có sự quan tâm trong việc sửa đổi, bổ sung những quy định của pháp luật còn chưa đồng bộ, chồng chéo để giải quyết một số vấn đề còn vướng mắc về nghiệp vụ trong hoạt động công chứng. Có như vậy, mới giảm bớt được sự tốn kém về thời gian, công sức và kinh phí cho việc xác minh trong hoạt động công chứng.
Luật gia Trà Đình Phúc
1.Khái quát các quy định pháp luật về hoạt động công chứng
Suốt quá trình hình thành và phát triển nghề công chứng tại Việt Nam, hoạt động công chứng luôn được Đảng, Nhà nước quan tâm, ban hành nhiều quy định pháp luật qua từng thời kỳ làm cơ sở cho việc thực hiện hành nghề, hoạt động nghề nghiệp. Trong đó, Nhà nước cũng đã ban hành nhiều quy định về nghề công chứng và trách nhiệm của công chứng viên. Ngay từ những thời kỳ đầu, tại Sắc lệnh 59/SL ngày 15/11/1945 của Chủ tịch nước chỉ mới ghi nhận trách nhiệm của Ủy ban thị thực, đến Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 về công tác công chứng Nhà nước đã ghi nhận trách nhiệm của người làm công tác công chứng là trách nhiệm cá nhân khi thực hiện việc công chứng. Và xuất hiện hàng loạt các văn bản sau đó đã tiếp tục kế thừa và phát triển quy định này như Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/02/1991, Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000, Luật Công chứng năm 2006 và nay là Luật Công chứng năm 2014. Các quy định về hoạt động hành nghề công chứng và trách nhiệm của công chứng viên đã dần được hoàn thiện và cụ thể hóa thông qua quy định nguyên tắc thực hiện công chứng, chứng thực. Trọng tâm phải kể đến Quy tắc Đạo đức hành nghề công chứng được ban hành kèm theo Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã quy định rõ các chuẩn mực đạo đức, hành vi ứng xử của công chứng viên trong hành nghề công chứng. Theo đó, văn bản này cũng chính là kim chỉ nam hành động để mỗi công chứng viên tự phải rèn luyện, tu dưỡng đạo đức nhằm nâng cao trách nhiệm, bản lĩnh nghề nghiệp, uy tín của mình khi hành nghề.
2.Thực trạng tình hình hoạt động công chứng hiện nay
2.1.Tổ chức hành nghề công chứng
Công chứng được coi là một “nghề” trong xã hội, đã hình thành và phát triển từ rất lâu. Đến năm 2019, các công chứng viên Việt Nam có “ngôi nhà chung” là “Hiệp hội công chứng viên Việt Nam”, đánh dấu 73 năm trưởng thành và phát triển của nghề công chứng tại Việt Nam. Đến nay, qua hơn 6 năm thi hành Luật Công chứng năm 2014, cả nước đã thành lập 1.202 tổ chức hành nghề công chứng, trong đó có 118 Phòng công chứng và 1.084 Văn phòng công chứng, tăng hơn 10 lần so với thời điểm trước khi thực hiện xã hội hóa công chứng. Các tổ chức hành nghề công chứng cả nước đã công chứng được hơn 24 tỷ việc; chứng thực chữ ký trên giấy tờ, tài liệu, chứng thực bản bản sao từ bản chính được gần 39 triệu việc; tổng số phí công chứng thu được khoảng hơn 7 nghìn tỷ đồng; phí chứng thực thu được khoảng gần 300 triệu đồng; tổng số thù lao công chứng thu được hơn 1,1 nghìn tỷ đồng. Số tiền nộp thuế vào ngân sách nhà nước là trên 1.400 tỷ đồng[1].
Nhìn chung, hoạt động công chứng trong thời gian qua đã đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, đáp ứng nhu cầu của nhân dân, tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi và tin cậy cho hoạt động đầu tư, kinh doanh, thương mại trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, góp phần quan trọng vào tiến trình cải cách hành chính và cải cách tư pháp. Đây cũng là bước đi cụ thể thực hiện Nghị quyết 49-NQ/TW của Bộ Chính trị năm 2005 về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020.
Tuy nhiên, tại một số tỉnh thành, sự phát triển nhanh các tổ chức hành nghề công chứng không tuân theo đúng định hướng và quy hoạch. Việc tập trung quá nhiều tổ chức hành nghề công chứng tại một số địa bàn tại các tỉnh, thành phố lớn đã dẫn đến việc phát sinh tình trạng cạnh tranh không lành mạnh nhằm thu hút, lôi kéo khách hàng. Từ đó, nghề công chứng ít nhiều đã bị ảnh hưởng, làm giảm sút chất lượng, nhất là chất lượng “pháp lý” của loại hình dịch vụ công này. Ví dụ Báo Pháp luật thành phố Hồ Chí Minh [ngày 26/10/2018] đã phản ảnh một tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hồ Chí Minh mở chi nhánh “sai luật” để thực hiện việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ công chứng[2].
2.2.Công chứng viên
Công chứng viên là một chức danh tư pháp, được nhà nước bổ nhiệm theo một trình tự, thủ tục chặt chẽ. Để trở thành công chứng viên, đòi hỏi cá nhân cần có một quá trình học tập, tích lũy kinh nghiệm và đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật. Mặt khác, công chứng viên còn được xem là “thẩm phán phòng ngừa”, là người bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp cho người yêu cầu công chứng. Bởi vì, các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên chứng nhận phải luôn đảm bảo được tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội. Có thể nói, từ khi Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực, số lượng công chứng viên ngày một tăng song song với việc xã hội hóa hoạt động công chứng. Và qua hơn 6 năm thi hành Luật Công chứng năm 2014, Bộ Tư pháp đã tổ chức được 5 khóa đào tạo, bồi dưỡng nghề công chứng cho 5.272 người, bổ nhiệm 3.235 công chứng viên[3]. Có thể nói, trong tương lai, số lượng công chứng viên hứa hẹn sẽ đáp ứng được nhu cầu giải quyết việc công chứng của người dân và xã hội.
Mặc dù số lượng công chứng viên có tăng nhưng chất lượng của công chứng viên còn hạn chế. Trong những năm gần đây, các vụ án tranh chấp hợp đồng, giao dịch do công chứng viên chứng nhận bị cơ quan Tòa án tuyên hủy và tuyên vô hiệu ngày càng nhiều, chủ yếu xuất phát từ những sai sót, sai phạm xảy ra trong quá trình hành nghề của công chứng viên. Ví dụ: [i] Ngày 5/4/202, thông tin từ Công an tỉnh Quảng Nam cho biết, Công an tỉnh đã ra quyết định khởi tố bị can, lệnh bắt tạm giam bốn tháng đối với ông B.V.A [SN 1954], công chứng viên Văn phòng công chứng B.A [đóng tại phường Điện Ngọc, thị xã Điện Bàn, Quảng Nam], điều tra về hành vi thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng[4]; [ii] Ngày 04/8/2021, Công an tỉnh Bình Thuận đã thực hiện lệnh bắt tạm giam P.V.T [63 tuổi, ngụ phường Phú Thủy, thành phố Phan Thiết], Trưởng Văn phòng công chứng T.Đ có trụ sở ở xã Hàm Mỹ, huyện Hàm Thuận Nam, để điều tra về tội Thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng[5].
Nhìn chung, các sai sót, sai phạm trong hoạt động công chứng hiện nay rất đa dạng; có những sai sót đơn giản nhưng cũng có nhiều sai sót do công chứng viên cẩu thả, vô ý, chủ quan, cố ý hay do quá tự tin vào kinh nghiệm thực tiễn hoặc do chưa tìm hiểu kỹ các quy định pháp luật. Trên thực tế, nhiều hành vi vi phạm của công chứng viên đã bị các cơ quan có thẩm quyền xử lý nhưng chưa đủ răn đe nên vẫn còn tồn tại nhiều trường hợp chưa thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật.
2.3.Văn bản công chứng bị Tòa án tuyên vô hiệu
Hiện nay, các tranh chấp dân sự nói chung đang ngày một tăng, đặc biệt là tranh chấp các hợp đồng, giao dịch được công chứng ngày càng nhiều. Có rất nhiều hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận vẫn bị tòa án tuyên hủy hoặc tuyên vô hiệu văn bản công chứng, buộc tổ chức hành nhề công chứng phải bồi thường thiệt hại[6].
Khi tiếp cận các bản án liên quan đến tranh chấp hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, hầu hết trong các bản án, Hội đồng xét xử thường đưa ra các nhận định, đánh giá như sau: [i] thứ nhất, hành vi chứng nhận của công chứng viên chưa tuân thủ đúng trình tự, thủ tục do pháp luật quy định, [ii] thứ hai, công chứng viên đã vi phạm quy định của pháp luật có liên quan khi chứng nhận văn bản công chứng. Do đó, Tòa án “tuyên hủy” hay “tuyên vô hiệu” đối với văn bản công chứng và buộc giải quyết các hậu quả pháp lý có liên quan.
Mặt khác, quan điểm giải quyết tranh chấp liên quan đến hoạt động công chứng, văn bản công chứng bị tuyên hủy hay vô hiệu vẫn còn có nhiều quan điểm khác nhau, gây tranh cãi cũng như chưa khắc phục triệt để nguyên nhân, điều kiện dẫn đến tranh chấp từ nhiều phía. Trong đó, vẫn còn đó việc các cấp xét xử của Tòa án giải quyết tranh chấp chưa thống nhất được quan điểm chung trong việc giải quyết cùng một việc. Nhiều tranh chấp liên quan đến văn bản công chứng phải xét xử đi, xét xử lại mà vẫn chưa giải quyết được, thậm chí có vụ xét xử nhiều lần vẫn chưa xong. Ví dụ: Vụ án tranh chấp dân sự về hợp đồng vay tài sản, hợp đồng ủy quyền và hợp đồng mua bán nhà được Tòa án quận ở TP HCM thụ lý từ năm 2012, ngày 06/7/2020 TAND TP HCM ra Bản án số 652/2020/DS-PT tuyên hủy bản án sơ thẩm và yêu cầu xét xử lại[7] hay Bản án số 233/2021/DS-PT ngày 16/3/2021 của TAND TP HCM về việc giải quyết yêu cầu tuyên văn bản công chứng vô hiệu cũng đã có nhiều ý kiến trái chiều trong quá trình giải quyết vụ án[8].
Có thể nói, các vụ án liên quan đến hoạt động công chứng đã, đang và sẽ còn diễn ra ngày càng nhiều và phức tạp hơn. Để giảm thiểu các tranh chấp dân sự nói chung và tranh chấp liên quan đến hoạt động công chứng nói riêng, đòi hỏi những người công tác trong lĩnh vực công chứng, công chứng viên cần phải nắm vững và không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ hơn nữa. Hơn hết, cần có những giải pháp để nâng cao chất lượng nghề công chứng và trách nhiệm của công chứng viên góp phần tạo sự ổn định trong hoạt động công chứng.
3.Một số nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động công chứng
Thứ nhất, cần tiếp tục hoàn thiện các quy định của pháp luật
Một là, cần hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng
Trải qua quá trình hình thành và phát triển, hệ thống pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng rất rộng, đòi hỏi công chứng viên phải am hiểu nhiều kiến thức pháp luật khác nhau để áp dụng khi thực hiện dịch vụ công chứng. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn có nhiều quy định của pháp luật chồng chéo, mâu thuẫn, dẫn đến nhiều cách hiểu và vận dụng pháp luật khác nhau đối với cùng một vấn đề. Điều này đã gây khó khăn cho hoạt động công chứng và công chứng viên khi áp dụng, vận dụng pháp luật để chứng nhận văn bản công chứng. Trên thực tế, nhiều văn bản công chứng đã được chứng nhận nhưng không thể phát sinh giá trị thi hành, mặc dù đã được chứng nhận theo quy định của pháp luật
Hai là, tiếp tục hoàn thiện pháp luật công chứng
Đối với tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên, Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng luôn là công cụ chính để áp dụng khi thực hiện các trình tự thủ tục công chứng cùng với việc thực hiện các nguyên tắc trong quá trình hành nghề. Tuy nhiên, sau hơn 6 năm thực hiện Luật Công chứng năm 2014, pháp luật công chứng hiện hành cũng còn bộc lộ một số bất cập, chưa đáp ứng thực tiễn yêu cầu công chứng, đòi hỏi cần sớm tiếp tục hoàn thiện để nâng cao chất lượng hoạt động của công chứng viên.
Ba là, hoàn thiện quy định của pháp luật về trách nhiệm của công chứng viên
Hiện nay, các quy định pháp luật liên quan đến trách nhiệm của công chứng viên còn nhiều bất cập, nhiều cách hiểu khác nhau chưa thống nhất giữa các cơ quan có liên quan như Thanh tra, Tòa án, Viện kiểm sát… Do đó, cần có quy định pháp luật thống nhất, cụ thể về trách nhiệm của công chứng viên. Qua đó, làm cơ sở xử lý trách nhiệm công chứng viên khi có hành vi vi phạm trong hoạt động công chứng đảm bảo công bằng, khách quan, đúng pháp luật.
Thứ hai, đối với các tổ chức hành nghề công chứng
Một là, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật công chứng. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở công chứng viên thực hiện đúng quy định pháp luật về trình tự, thủ tục, nguyên tắc, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
Hai là, xây dựng cơ chế phối hợp về chuyên môn, nghiệp vụ giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau, và với các cơ quan khác như: cơ quan cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất [Giấy chứng nhận], cơ quan đăng ký [Văn Phòng đăng ký, Sở/Phòng Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện… ], cơ quan Công an [cơ quan cấp giấy chứng minh nhân dân/căn cước công dân], Cục quản lý xuất nhập cảnh [cơ quan cấp hộ chiếu] ... để bảo đảm khi công chứng viên chứng nhận các hợp đồng, giao dịch được chặt chẽ và đúng quy định.
Ba là, thường xuyên cập nhật kịp thời, nhanh chóng, chính xác các dữ liệu công chứng trên phần mềm quản lý, khai thác và sử dụng thông tin công chứng, đảm bảo tính kịp thời cho các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên khác cần khai thác đạt được hiệu quả cao nhất, tránh xảy ra tranh chấp về sau.
Bốn là, tạo điều kiện cho công chứng viên, thư ký nghiệp vụ của tổ chức hành nghề công chứng tham gia đầy đủ các khóa bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ công chứng do Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, Hội Công chứng viên, các cơ sở đào tạo nghề công chứng để bổ sung kiến thức pháp luật, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ công chứng.
Năm là, tạo điều kiện để các công chứng viên có thâm niên công tác, có kỹ năng sư phạm tham gia giảng dạy các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghề công chứng, tham gia truyền đạt những kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng hành nghề cho các thế hệ trẻ. Qua đó, góp phần xây dựng đội ngũ, thế hệ công chứng viên trẻ, năng động, có trình độ, tri thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu của xã hội.
Sáu là, thường xuyên tổ chức các chương trình hội thảo, tọa đàm, nói chuyện chuyên đề về kỹ năng, kinh nghiệm giải quyết khó khăn, vướng mắc hoặc mời các báo cáo viên, chuyên gia hướng dẫn nhận biết giấy tờ, chữ viết, dấu vân tay giả hay “người giả” khi chứng nhận hợp đồng, giao dịch trong hoạt động công chứng.
Bảy là, tham gia bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng của mình theo đúng quy định về bảo hiểm trách nhiệm nghiệp của công chứng viên[9]; đồng thời bảo vệ tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên đối với các trách nhiệm dân sự phát sinh do sơ suất dẫn đến các hành vi bị khởi kiện hay bồi thường với chi phí cao.
Tám là, đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại đáp ứng kịp thời phát hiện những giấy tờ giả mạo trong hoạt động công chứng. Ngày nay, kỹ thuật công nghệ càng hiện đại nên các thủ đoạn, kỹ thuật làm giả hết sức tinh vi, nếu dựa vào “mắt thường” của công chứng viên khó nhận biết được. Vì vậy, để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp chính đáng của người yêu cầu công chứng, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải tuân thủ các quy định của pháp luật khi hành nghề, phải trang bị kiến thức sử dụng máy móc, thiết bị hiện đại như kính hiển vi, phần mềm, … để vận dụng trong quá trình kiểm tra giấy tờ, chứng nhận nội dung hợp đồng, giao dịch.
Thứ ba, đối với công chứng viên
Một là, luôn tuân thủ thực hiện đúng các trình tự, thủ tục và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng nhằm đảm bảo việc chứng nhận văn bản công chứng không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; đồng thời, công chứng viên luôn khách quan, trung thực, nêu cao tinh thần trách nhiệm trong quá trình hành nghề.
Hai là, không ngừng trau dồi, nâng cao bản lĩnh, tri thức, trách nhiệm nghề nghiệp trong quá trình hành nghề; luôn tận tâm với công việc, phát huy năng lực, sử dụng kiến thức chuyên môn, các kỹ năng nghề nghiệp để bảo đảm tốt nhất tính an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch khi chứng nhận; có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức một cách nhanh chóng, kịp thời mà vẫn đảm bảo không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
Ba là, nắm vững các quy định của pháp luật, thường xuyên nghiên cứu, cập nhật những quy định mới của pháp luật, đồng thời yêu cầu về kinh nghiệm thực tiễn nghiệp vụ cũng là yếu tố quan trọng đòi hỏi công chứng viên phải không ngừng học hỏi và trau dồi kinh nghiệm thực tiễn.
Bốn là, thực hiện đúng quy trình và thủ tục công chứng, đảm bảo hợp đồng, giao dịch luôn được thực hiện đúng về hình thức và nội dung khi chứng nhận. Công chứng viên cần kiểm tra, thẩm tra kỹ các giấy tờ pháp lý có trong thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng khi có dấu hiệu nghi ngờ… Đồng thời, công chứng viên cần giải thích rõ quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của từng chủ thể tham gia giao dịch cũng như giải thích rõ hậu quả pháp lý phát sinh khi họ ký kết hợp đồng, giao dịch.
Năm là, nâng cao kỹ năng vận dụng kiến thức pháp luật và kỹ năng nghiệp vụ rất quan trọng đối với mỗi công chứng viên khi thực hiện việc chứng nhận các hợp đồng, giao dịch nhằm phát sinh hiệu lực và đảm bảo các giá trị của văn bản công chứng[10]. Do đó, để văn bản công chứng không bị tranh chấp, không bị cơ quan Tòa án tuyên “vô hiệu” hay “hủy” thì việc cập nhật, vận dụng đúng kiến thức pháp luật, kỹ năng công chứng và kinh nghiệm hành nghề là vô cùng quan trọng đối với công chứng viên.
Thứ tư, đối với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền có liên quan đến hoạt động công chứng
Một là, đối với cơ quan quản lý nhà nước [Chính phủ, Bộ Tư pháp và các cơ quan ngang bộ, UBND cấp tỉnh, Sở Tư pháp] và các tổ chức xã hội nghề nghiệp [Hiệp Hội Công chứng viên Việt Nam, Hội Công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương]
Thường xuyên thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên nhằm phát hiện các vi phạm một cách kịp thời, hạn chế, khắc phục những hậu quả lớn có thể xảy ra. Việc thanh tra, kiểm tra phải đảm bảo thực hiện đúng các trình tự, thủ tục quy định của pháp luật và bảo đảm sự ổn định hoạt động cho các tổ chức hành nghề công chứng.
Kịp thời có những chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ công chứng khi có quy định mới hoặc vấn đề thực tiễn hoạt động nghề mới phát sinh cần thống nhất cho các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.
Xây dựng cơ sở dữ liệu chung về công chứng [gồm quản lý, sử dụng và khai thác], các dữ liệu ngăn chặn tài sản, cá nhân trên phạm vi toàn quốc. Thực hiện các biện pháp liên thông giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau và giữa các tổ chức hành nghề công chứng với các cơ quan có liên quan để chia sẻ thông tin về hợp đồng, giao dịch, tài sản giao dịch đã được công chứng cũng như tình trạng pháp lý của tài sản.
Tổng hợp và xây dựng dữ liệu chung đối với các trường hợp cơ quan quản lý làm thất lạc, mất phôi Giấy chứng nhận.
Xây dựng cơ chế phối hợp với cơ quan công an, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trong trường hợp xác minh giấy tờ nhân thân.
Thường xuyên tổ chức chương trình tập huấn, hội nghị, hội thảo, diễn đàn về nghề công chứng; bảo đảm chất lượng nội dung bồi dưỡng và báo cáo viên uy tín trong các đợt bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chứng viên hàng năm. Đây cũng chính là dịp để các công chứng viên được gặp gỡ, trao đổi các khó khăn, vướng mắc gặp phải trong quá trình hành nghề.
Hai là, về phía cơ quan công an, quản lý an ninh, trật tự xã hội
Việc xử lý trách nhiệm các đối tượng làm giả giấy tờ, hồ sơ tài liệu công chứng, giả mạo chủ thể khi tham gia giao dịch trong lĩnh vực hình sự hoặc hành chính còn tương đối nhẹ, không đủ tính phòng ngừa, răn đe, trừng phạt. Lợi dụng vấn đề này, hoạt động của các đối tượng nêu trên ngày càng tinh vi và gia tăng về số lượng. Vì vậy, cần có những quy định chế tài nghiêm khắc hơn đối với các hành vi vi phạm của các đối tượng làm giả giấy tờ liên quan đến hoạt động công chứng và hành vi giả mạo chủ thể.
Tăng cường công tác phát hiện, điều tra, xử lý các tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm các quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng nhằm phòng ngừa và ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật này.
Ba là, đối với các cơ quan tố tụng
Có thể nói, trong thời gian vừa qua, quan điểm giải quyết các vụ án liên quan đến hợp đồng, giao dịch được công chứng, cách xác định tư cách tham gia tố tụng cũng như xác định trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng và của công chứng viên còn có nhiều quan điểm khác nhau. Vì vậy, thiết nghĩ TANDTC, VKSNDTC cần sớm có hướng dẫn, chỉ đạo kịp thời, thống nhất về quan điểm và đường lối xét xử liên quan đến vần đề này. Để từ đó, Tòa án cấp dưới có cơ sở giải quyết toàn diện, triệt để các yêu cầu của đương sự, bảo đảm công lý được thực thi, quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên đảm bảo.
Mặt khác, cần có những bản án nghiêm khắc đối với các hành vi vi phạm, cố tình lừa đảo chiếm đoạt tài sản, tội làm giả giấy tờ, tài liệu con dấu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các vi phạm trong hoạt động công chứng, đặc biệt là giả mạo giấy tờ, giả mạo chủ thể trong hoạt động công chứng.
Bốn là, các cơ quan, tổ chức có liên quan khác.
Đối với các cơ quan có liên quan khác: Cơ quan Công an, Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký, Ủy ban nhân dân các cấp… cần có sự quản lý, phối hợp, chia sẻ thông tin theo quy định pháp luật cùng các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trong quá trình xác minh thông tin phục vụ hoạt động công chứng. Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trong quá trình xác minh, giám định giấy tờ tài liệu, xác minh chủ thể tham gia giao dịch, để hợp đồng, giao dịch công chứng được an toàn và bảo đảm trách nhiệm cho công chứng viên.
Thứ năm, tăng cường thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật
Các cơ quan, tổ chức với chức năng, nhiệm vụ của mình cần tiếp tục tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật để mọi người dân trong xã hội thực hiện đúng các quy định của pháp luật nói chung và khi tham gia hoạt động công chứng nói riêng. Kiến nghị xem xét việc xét xử lưu động đối với các vụ án liên quan đến thủ đoạn, hành vi vi phạm pháp luật của các đối tượng sử dụng giấy tờ giả, người “giả” tham gia giao dịch trong hoạt động công chứng. Đây cũng là một trong những biện pháp tuyên truyền pháp luật hiệu quả, vừa mang tính trừng trị, vừa mang tính răn đe, cảnh báo và giáo dục cao.
Bên cạnh đó, các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cần tăng cường hơn nữa các lớp tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn cho công chứng viên và các tổ chức, các nhân có liên quan tổ chức thực hiện pháp luật hiệu quả, thống nhất trong hoạt động công chứng. Thiết nghĩ khi đó, thông qua hoạt động công chứng, công chứng viên bằng kỹ năng vận dụng, áp dụng các quy định pháp luật chặt chẽ, thống nhất gắn liền với thực tiễn, pháp luật sẽ trở nên hiện thực, gần gũi, sinh động với đời sống xã hội, giảm thiểu các rủi ro tranh chấp, góp phần ổn định, phát triển kinh tế đất nước và hội nhập quốc tế./.