Cùng với CV, Cover Letter là thứ không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin việc của bạn. Vậy bạn có biết Cover Letter là gì? Nên viết gì trong Cover Letter để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng? Bài viết này, Hoteljob.vn sẽ cùng bạn giải đáp!
Cover Letter dịch sang tiếng Việt có nghĩa là Đơn/ Thư xin việc, Thư ứng tuyển mà các ứng viên sử dụng để bày tỏ nguyện vọng được ứng tuyển vào vị trí họ đang nhắm tới đến nhà tuyển dụng [NTD]. Cover Letter có thể viết tay hoặc đánh máy, trong đó đề cập đến lý do bạn lựa chọn doanh nghiệp để ứng tuyển và các điểm mạnh, kỹ năng phù hợp để doanh nghiệp lựa chọn bạn.
Giống như CV, Cover Letter cũng quan trọng, thậm chí đôi lúc còn quan trọng hơn, gây ấn tượng với NTD. Bởi thông thường, họ sẽ đọc Cover Letter trước tiên, rồi quyết định xem có nên đọc tiếp CV của bạn hay không. Một Cover Letter ngắn gọn, xúc tích nhưng đầy đủ ý, có điểm nhấn ấn tượng nhất định sẽ chinh phục NTD trong vòng 30s.
Tùy vào từng vị trí công việc để viết Cover Letter cho phù hợp. Tuy nhiên, nhìn chung, một Cover Letter chuẩn và thu hút sẽ phải tuân thủ đầy đủ các bước sau:
Lời chào mở đầu
Đây là lời chào gửi đến người liên quan [trực tiếp] đến quá trình ứng tuyển của bạn. Cách viết lời chào mở đầu phụ thuộc vào những thông tin mà bạn thu thập được từ doanh nghiệp đó, tức thông tin về người/ bộ phận cần gửi.
“Dear Mr/ Ms,”, “Dear [Tên công ty],”, “Dear Hiring Manager,” hay “Dear Recruiting Team,”,… [có thể thay từ Dear thành từ Kính gửi cũng được nhé!] là những cách viết thường thấy nhất khi bạn không biết hoặc chưa biết tên người tuyển dụng. Kiểu viết này hoàn toàn ổn nhưng sẽ không gây ấn tượng. Hãy tự tìm hiểu hoặc liên hệ đến công ty [theo thông tin đã cho] để hỏi những thông tin bạn cần. Bộ phận liên quan sẽ sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn [nếu có thể]. Khi đã biết được tên, hãy viết “Dear [Tên nhà tuyển dụng],”, có thể linh hoạt thêm Mr./ Ms./Dr. theo đối tượng người nhận thư xin việc của bạn nhé. Đôi khi, chỉ với một chi tiết nhỏ nhưng cũng khiến Cover Letter của bạn ăn điểm hơn so với những ứng viên khác.
Viết đoạn mở đầu
Đây là phần đề cập đến vị trí bạn đang muốn dự tuyển và nêu rõ nguồn thông tin nào đã giúp bạn biết đến thông tin tuyển dụng này. Bạn nên trình bày đoạn này ngắn gọn trong 1 – 2 câu là đủ.
Ví dụ: “Tôi được biết quý Công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho vị trí nhân viên Lễ tân tại website Hoteljob.vn và tôi rất quan tâm đến vị trí công việc này.”
Phần nội dung chính của thư
Thông thường, NTD chỉ dành khoảng 30s để đọc lướt qua Cover Letter của bạn. Vì vậy, bạn không nên quá dài dòng mà hãy trình bày thật xúc tích nhưng ấn tượng, thường gồm 1 – 2 đoạn nhỏ. Với phần này, bạn cần cố gắng trả lời ngắn gọn nhưng đầy đủ các câu hỏi sau:
- Lý do bạn nghĩ mình là người phù hợp nhất cho vị trí đang ứng tuyển?
- Những kinh nghiệm, điểm mạnh và kỹ năng nào bạn có đáp ứng yêu cầu công việc của vị trí đó?
- Tại sao bạn muốn làm việc tại đây?
- Mục tiêu bạn sẽ phấn đấu để mang về lợi ích cho công ty là gì?
Ở phần nêu kinh nghiệm, điểm mạnh và kỹ năng bạn có, đừng tham quá nhiều, nêu ít nhưng liên quan đến công việc ứng tuyển là điểm cộng thu hút NTD. Hãy lựa chọn những cái nổi bật nhất và đã đạt được thành tựu cụ thể, nhớ thể hiện kết quả qua các con số, để tạo điểm nhấn, thuyết phục NTD.
Đoạn cuối thư
Cũng giống như đoạn đầu, bạn phải chốt lại vấn đề bằng cách nhấn mạnh một lần nữa vì sao bạn là người phù hợp nhất và vì sao bạn quan tâm đến công việc này; đồng thời đừng quên bày tỏ nguyện vọng được làm việc cho quý Công ty cũng như mong muốn được trình bày cụ thể hơn thông qua một cuộc phỏng vấn trực tiếp với đại diện của họ. Bên cạnh đó, bạn cũng phải cung cấp các thông tin liên hệ như địa chỉ email, số điện thoại,…để NTD có thể liên lạc với bạn để hẹn phỏng vấn; đề cập đến CV và những tài liệu, bằng cấp liên quan để NTD hiểu hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn. Và đừng quên cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn nữa nhé.
Phần kết và ký tên
Chỉ cần viết “Trân trọng!” hoặc “Best,”/ “Sincerely,” rồi gõ tên đầy đủ của bạn thay cho chữ ký là xong.
Những thông tin liên quan khác
Thông tin người gửi, tức thông tin của bạn, bao gồm: tên bạn, địa chỉ, số điện thoại, email,...
Thông tin người nhận, bao gồm: tên người nhận, vị trí làm việc, email, tên công ty,...
Cuối cùng, đừng quên kiểm tra lại mọi thứ một lần nữa để chắc chắn rằng bản Cover Letter của bạn thật hoàn chỉnh, không mắc lỗi dùng từ, lỗi chính tả hay lỗi diễn đạt nào nhé!
Ms. Smile
Ở thời điểm hiện tại, tất cả những ai vừa mới bắt đầu công cuộc tìm việc trong thời đại số, có lẽ đều quen thuộc với CV nhiều hơn. Đơn giản là vì hầu hết các nhà tuyển dụng tại Châu Á, Châu Âu và Châu Phi đều chọn đây là tài liệu đầu tiên để ứng viên gửi đến cho mình và sàng lọc chúng để thực sự tìm ra gương mặt ưu tú bước chân vào vòng loại cuối. Trong khi đó, đối với những đơn vị yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ bản cứng, thường bắt buộc đính kèm cả Cover letter trong bộ hồ sơ để phục vụ mục đích xin việc.
Vì sao phải phân biệt CV và Cover letter?
Lẽ vì điều này mà đôi khi, chúng ta vẫn lầm tưởng rằng, vai trò của cover letter và CV hoàn toàn có thể thay thế được cho nhau khi đi ứng tuyển, vì cơ bản chúng đều là tài liệu đầu tiên cung cấp những thông tin cá nhân đến nhà tuyển dụng và thuyết phục nhà tuyển dụng cho một vị trí công việc yêu thích mà không biết được rằng, đây là hai tài liệu hoàn toàn khác nhau và có cách trình bày khác nhau.
Nhầm nhọt này dẫn đến thực trạng tạo Cover letter và CV với hình thức trình bày không chuẩn chỉnh và gửi nhầm đến nhà tuyển dụng khi họ yêu cầu một tài liệu khác. Đôi khi, nhiều thí sinh cho rằng bản chất chúng là một nên chỉ cho vào bộ hồ sơ của mình một trong hai tài liệu để tránh thừa.
Tuy nhiên, tất cả những nhầm này có thể khiến bạn phải một trả một cái giá khá đắt vì khi những tài liệu gửi đến nhà tuyển dụng bị loại ngay lập tức hoặc cạnh tranh gay gắt với những ứng viên khác sở hữu một màn “giới thiệu bản thân” chuẩn chỉnh hơn. Chúng tôi tin rằng, không một ai muốn chỉ vì sợ mơ màng về hai tài liệu mà phải hứng lấy những hậu quả như đã nhấn mạnh. Để giúp bạn hình dung rõ nét hơn về sự khác biệt giữa Cover letter và CV, hãy cùng tìm hiểu cụ thể hơn những thông tin sau đây.
2. CV và Cover letter khác nhau như thế nào?
2.1. Sự khác biệt cụ thể về nội dung, mục đích, văn phong trình bày trong CV và Cover letter
2.1.1. Sự khác biệt về nội dung
CV và Cover letter khác nhau như thế nào?
Trước khi đi sâu phân tích về những đặc điểm khác nhau về nội dung của Cover letter và CV, thì tất cả chúng ta đều dễ dàng nhận ra một sự không giống nhau từ trong khái niệm. CV thực chất viết tắt của cụm Curriculum Vitae, có nghĩa là bản một tóm lược lý lịch bản thân gửi đến nhà tuyển dụng. Trong khi đó, dù cũng bắt nguồn từ tiếng Anh thế nhưng Cover letter lại được hiểu là thư xin việc hoặc đơn xin việc hay là thư ứng tuyển. Với ý nghĩa là một bản lý lịch trích ngang, cho nên trong CV, chúng ta có thể nhìn thấy dễ dàng rất nhiều những nội dung vệ tinh xoay xung quanh thông tin cá nhân đến những vị trí công việc để giúp nhà tuyển dụng có một cái nhìn tổng quát về ứng viên. Một số thông tin xuất hiện trong CV bao gồm mục tiêu nghề nghiệp, kỹ năng, chứng chỉ, học vấn, kinh nghiệm, hoạt động tham gia, dự án. Đôi khi có cả sở thích và người tham chiếu.
Trong khi đó, tập trung vào nội dung được phản ánh ngay từ cái tên là “thư xin việc”, một Cover letter tập trung toàn lực vào làm nổi bật những thông tin liên quan đến công việc, vị trí ứng tuyển nhằm chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy rằng họ chứ không phải ai khác chính là lựa chọn số một cho vị trí công việc mà doanh nghiệp đang tuyển dụng đang tuyển dụng, chứ không còn là một bản sơ yếu lý lịch nữa. Một số nội dung nổi bật nhất của Cover letter bao gồm: Lời chào, kính gửi đến nhà tuyển dụng, lý do đăng ký ứng tuyển, quá trình học tập và kinh nghiệm, lời cảm ơn và cam đoan thông tin đúng sự thật.
Dù rằng, trong một bộ hồ sơ CV được đính kèm với Cover letter và được gửi đến cùng một lúc, thế nhưng tính chất gần gũi với công việc nên Cover letter thường được đọc trước CV. Thông qua những thông tin được trình bày đầy đủ trong Cover, nhà tuyển dụng sẽ có được lý do để đọc tiếp CV hoặc bỏ qua và trao cơ hội cho một ứng viên.
2.1.2. Mục đích gửi đến nhà tuyển dụng
Giá trị áp đảo của một Cover letter này thực chất xuất phát từ giá trị mà tài liệu này mang lại. Nếu như CV chỉ hướng đến mục đích cung cấp những thông tin sơ lược về bản thân và công việc gửi đến nhà tuyển dụng như một lời giới thiệu, thì Cover Letter đi sâu vào khía cạnh thuyết phục đại diện doanh nghiệp bởi sức nặng của ngôn từ, sự chân thành và những thông tin tập trung đến công việc. Nhờ vậy, mà chúng ta có thể bổ khuyết và kết hợp với nhau để có thể làm nổi bật ứng viên hơn trong mắt nhà tuyển dụng.
Mục đích gửi đến nhà tuyển dụng
2.1.3. Văn phong
Bạn cũng thấy có một sự liên kết chặt chẽ về ngôn ngữ, giữa nội dung ngày đến nội dung kia chứ không dừng lại ở mức độ giới thiệu sơ qua và rời rạc trong CV xin việc. Nói cách khác, tính tóm lược của CV không cho phép bạn dùng ngôn ngữ và văn phong cá nhân, khả năng lập luận vào để tăng thêm sức nặng thuyết phục nhà tuyển dụng, thế nhưng trong CV ngoài thể hiện theo kiểu ngắn gọn, trung tính...bạn không có lựa chọn nào khác.
2.2. Sự khu biệt về hình thức
Sự khu biệt về hình thức giữa CV và Cover letter
Bên cạnh sự khác biệt về nội dung trong CV, khái niệm và mục đích hướng đến nhà tuyển dụng, sư khác nhau về hình thức của hai tài liệu này sẽ giúp bạn khu biệt dễ dàng hơn cũng như tạo CV và Cover letter chuẩn chỉnh.
2.2.1. Bố cục
Dù là CV đánh word hay những bản CV được hỗ trợ tạo bởi các phần mềm hoặc tải về những website tuyển dụng nổi bật, dễ thấy bố cục nổi bật bởi những mục,trường thông tin cố định được sắp xếp theo cột hoặc hàng song song với nhau. Thông thường, dựa vào số trường trong CV mà sẽ được chia làm hai cột. Tại mỗi cột sẽ trình bày những thông tin ngắn gọn súc tích theo những gạch đầu dòng hoặc theo thủ pháp liệt kê. Ví dụ mục tiêu nghề nghiệp trong CV, ứng viên sẽ liệt kê những kế hoạch, mong muốn, dự định trong tương lai của bản thân liên quan đến công việc. Trường thông tin kỹ năng chỉ đơn thuần là list những kỹ năng liên quan đến công việc...
Những trường thông tin này được trình bày độc lập với nhau và không có mối liên kết bằng ngôn từ. Thế nhưng trong Cover letter, bạn hoàn toàn có thể nhìn thấy sự khác biệt ngay trong cái nhìn đầu tiên. Như cái tên của nó, bố cục của Cover letter được triển khai theo bố cục của một bức thư, có mở đầu, có diễn biến, có kết thúc. Thay vì sự tách bạch thành những mục này với mục kia, tất cả nội dung trong Cover letter được trình bày theo khối hoàn chỉnh.
2.2.2. Độ dài ngắn giữa CV và Cover letter
Sự khu biệt về hình thức
Bên cạnh bố cục và văn phong, CV và Cover letter còn khác nhau ở độ dài ngắn. Dĩ nhiên, không có một chuẩn mực nào để ấn định về độ dài của CV căn cứ vào kinh nghiệm nhiều hay ít của ứng viên. Tuy nhiên, trong theo những khảo sát nho nhỏ từ nhiều website tuyển dụng uy tín, CV gây ấn tượng với người dụng có dung lượng khoảng 1,5 - 2 mặt giấy. Còn với Cover letter nội dung này thường ngắn hơn chỉ khoảng tầm 1 mặt giấy mà thôi. Căn cứ vào gợi ý này mà các bạn ứng viên có thể xác định độ dài ngắn trong từng tài liệu cho chuẩn chỉnh nhé.
Trên đây chính là những thông tin thú vị giúp bạn giải mã được câu hỏi CV và Cover Letter khác nhau như thế nào. Mong rằng, những thông tin trên đây sẽ thực sự hữu ích cho tất cả các bạn và giúp bạn nhanh chóng săn tìm được một vị trí công việc như ý nhé.