Check compatibility when saving this workbook là gì năm 2024

Phiên bản mới của Excel đã giới thiệu thêm một số tính năng mới không tương thích với các phiên bản cũ. Phiên bản mới cũng xử lý định dạng tài liệu với một chút khác biệt so với các phiên bản cũ. Trong bài viết này, Ketoan.vn sẽ hướng dẫn cách kiểm tra xem dữ liệu trong file Excel có tương thích với các phiên bản cũ hay không.

Khi bạn tạo một tài liệu mới bằng Excel 2013 hoặc 2016. Tài liệu được tạo ra là mới. Nó có thể tương thích tất cả tính năng mới và theo định dạng mới. Tuy nhiên, khi bạn mở một tài liệu tạo ra bằng những phiên bản cũ khác của Excel. Nó sẽ mở trong Compatibility Mode (chế độ tương thích) để đảm bảo được hiển thị như phiên bản cũ.

Chế độ tương thích cũng vô hiệu hóa quyền sử dụng các tính năng mới. Ví dụ, nếu ai đó tạo ra một tài liệu trong Excel 2007 và bạn mở nó trong Excel 2016. Excel 2016 sẽ ngăn bạn sử dụng các tính năng mới (những tính năng mà Excel 2007 không hiểu). Sau đó, bạn có thể lưu lại (Save) tài liệu và gửi nó lại cho người gửi mà không gặp phải vấn đề gì. Nếu Excel 2016 cho bạn sử dụng tính năng mới. Những người khác có thể không xem được toàn bộ tài liệu.

Cách kiểm tra xem dữ liệu trong file Excel có tương thích với các phiên bản cũ hay không.

Để kiểm tra, các bạn chọn thẻ File. Sau đó chọn mục Check for Issues. Thanh cuộn hiện ra các bạn chọn Check Compatibility.

Lúc này, hộp thoại Compatibility Checker hiện ra. Tại đây sẽ hiện ra các vấn đề mà file Excel của bạn gặp phải khi mở ở các phiên bản cũ hơn. Các bạn có thể chọn Select versions to show để chọn các loại phiên bản. Bây giờ bạn có thể tiến hành chỉnh sửa dữ liệu theo các vấn đề để dữ liệu tương thích với các phiên bản cũ hơn.

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn các bạn cách kiểm tra xem dữ liệu trong file Excel có tương thích với các phiên bản cũ hay không. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn trong quá trình sử dụng Excel. Chúc các bạn thành công!

Khi bạn mở một tài liệu được tạo từ một phiên bản cũ của Microsoft Word, Excel hay Power Point trên phiên bản mới của các phầm mềm văn phòng này, bạn có thể sẽ nhìn thấy một dòng chữ “Compatibility Mode” xuất hiện sau tên của các tài liệu trên thanh tiêu đề. Điều này làm cho bạn không thể nào chỉnh sửa tài liệu đó.

Điều này không có gì khó hiểu bởi ứng dụng Office muốn đảm bảo tài liệu cũ hoạt động đúng và bạn có thể tiếp tục cộng tác với những người sử dụng phiên bản cũ của Office. Và bạn có thể thoát khỏi chế độ Compatibility bất cứ lúc nào bạn muốn.

Chế độ Compatibility Mode là gì?

Phiên bản hiện tại của Microsoft Office đã giới thiệu tính năng mới không tương thích với các phiên bản cũ của Microsoft Office. Phiên bản mới của Word, Excel và Power Point cũng xử lý các tài liệu ở định dạng khác một chút so với các phiên bản cũ.

Khi bạn tạo một tài liệu mới trong Office 2013 hoặc 2016, nó được tạo ra như một tài liệu có khả năng truy cập vào tất cả tính năng mới và những định dạng mới nhất. Tuy nhiên, khi bạn mở tài liệu đó bằng Office 2010 hoặc phiên bản cũ hơn, thì lúc này nó sẽ mở ra ở chế độ Compatibility để đảm bảo nó vẫn y nguyên như lúc sử dụng trên Office 2013 hoặc 2016.

.jpg)

Bạn có thể kiểm tra xem tài liệu bạn đang ở chế độ Compatibility là đúng bằng cách nhấp vào File > Info > Check for Issues > Check Compatibility.

.jpg)

Sau đó nhấn vào mục “Select Version to Show”. Chỗ nào có dấu tick nghĩa là tài liệu đang được dùng trong chế độ đó.

.jpg)

Trong hình bên trên, các tài liệu trong Word 2010 ở chế độ Compatibility Mode, mà trước đó dùng ở phiên bản Word 2010.

Làm thế nào để cập nhật tài liệu và rời khỏi chế độ Compatibility Mode

Để tài liệu ra khỏi chế độ Compatibility Mode, mở tài liệu đó lên bằng ứng dụng Office thích hợp. Tiếp theo đó nhấn vào File> Info> Convert. Lúc này tài liệu của bạn sẽ được chuyển về đúng định dạng với phiên bản Office bạn đang sử dụng.

.jpg)

Bạn cũng sẽ nhận được cảnh báo rằng tài liệu đó có thể sẽ bị một số thay đổi về bố cục. Tuy nhiên, đó là khi tài liệu của bạn ở định dạng quá phức tạp.

Sau khi bạn đồng ý, chế độ "Compatibility Mode" sẽ biến mất khỏi thanh tiêu đề.

.jpg)

Làm thế nào khi tài liệu mới đang trong chế độ Compatibility Mode

Nếu mỗi tài liệu mới bạn tạo ra luôn ở chế độ Compatibility Mode, thì có khả năng ứng dụng Office của bạn đang làm việc tạo ra tài liệu trong định dạng tập tin cũ.

Để kiểm tra điều này, bạn hãy nhấp vào File> Options> Save. Nhấp vào hộp “Save files in this format” và đảm bảo nó được thiết lập các định dạng tập tin mới cho tài liệu. Ví dụ, chọn "Word Document (.docx)" cho Word. Nếu bạn chọn "Word 97-2003 Document (.doc)" rồi thay vào đó, ứng dụng Office sẽ luôn lưu tập tin của bạn sang định dang file cũ, có nghĩa nó sẽ luôn luôn để ở chế độ Compatibility Mode theo mặc định.

.jpg)

Như vậy trên đây chúng tôi đã giới thiệu rõ hơn cho các bạn về chế độ Compatibility Mode trong ứng dụng Office, và cũng hướng dẫn cách tắt chế độ này. Chúc các bạn thành công!