Cài đặt khổ giấy mặc định cho máy in
Trong quá trình in ấn chắc hẳn không ít lần bạn cảm thấy cảm thấy khó chịu và bực mình vì khi ra lệnh in tài liệu văn bản trong Word hoặc Excel trên khổ giấy A4 nhưng rồi kết quả đạt được không như ý muốn… Lề trên (Top) và lề dưới (Bottom) của trang giấy vẫn bị trống 1 khoảng lớn (mặc dù bạn đã định dạng khổ giấy trong Page Setup là A4). Vậy thì làm thế nào để bạn có thể chỉnh sửa (set up ) được khổ giấy in một cách đúng kỹ thuật, và chuẩn nhất …? Show Sau đây mực in Tuấn Long sẽ chia sẻ cho các bạn cách chỉnh sửa khổ giấy in trong văn bản word excel chuẩn nhất. Hướng dẫn Cách chỉnh sửa khổ giấy trong máy inSau đây, mực in Tuấn Long sẽ chia sẻ tới bạn đọc một số bước chi tiết và cụ thể nhất để thiết lập, cài đặt, chỉnh sửa khổ giấy in trong máy in. Các bước để chính sửa khổ giấy trong máy inCó thể nhiều người gặp tình trạng in một tài liệu nào đó ra máy in nhưng chúng lại hiển thị không giống như nhìn thấy trên màn hình soạn thảo. Cụ thể rằng trường hợp bạn nhìn thấy trong trình soạn thảo Microsoft Word là một trang nhưng khi in ra kết quả lại là hai trang, các trường hợp khác như một tập tài liệu khoảng 30 trang nhưng khi in lại thành 32, 33 trang – trong đó có nhiều hình minh hoạ, bảng biểu bị dời sang trang sau gây ra một bố cục không đẹp. Nguyên nhân chính là do sự thiết đặt mặc định của trình soạn thảo văn bản và máy in , trong bài này tôi xin hướng dẫn cách khắc phục điều đó. Để thiết lập in ấn văn bản, hình ảnh với kích thước chính xác nhất, không bị lệch lề, tràn chữ thì cách chỉnh khổ giấy trong máy in dưới đây sẽ giúp bạn thiết lập căn chỉnh khổ giấy trên máy in của bạn từ máy tính. Bước 1: Trên Hệ điều hành Windows, các bạn hãy mở Control Panel từ Start Menu, hoặc bạn có thể nhấn vào biểu tượng tìm kiếm trên máy tính của mình rồi nhập dòng chữ “control panel” rồi mục mà bạn đang cần tìm sẽ hiện ra. Chạm rồi mở Control Panel, tại cửa sổ danh mục này, các bạn hãy chú ý đến thiết lập View by : Category, bên dưới mục Hardware and Sound các bạn hãy chọn nhấn chọn phần con mang tên: View devices and printers. Bước 2: Ở mục Devices and Printers, các bạn hãy lựa chọn tên máy in mà bạn đang sử dụng để kết nối với máy tính của bạn, rồi tiếp đó hãy kích đúp chuột vào biểu tượng máy in đó để chỉnh sửa, thiết lập khổ giấy trong máy in. –> Tham khảo thêm
Bước 3 : Ở mục cửa sổ máy in, mọi người hãy chọn phần Printer -> Chọn Properties. Bước 4: Bạn hãy tìm và nhấn chọn mục Preferences… Bước 5: Ở bước này, tại mục Paper có phần Size – Với phần này các bạn có thể thiết lập, chỉnh ửa cỡ giấy mặc định cho máy in theo các định dạng, kích thước mà máy in của bạn cho phép. Các bạn có thể lựa chọn bất kỳ kích thước nào mà mình muốn, từ đó chiếc máy in của bạn sẽ in ra chính xác theo định dạng đó. Sau khi thiết lập xong, các bạn hãy nhấn OK để kết thúc việc chỉnh sửa, lựa chọn khổ giấy trong máy in rồi nhé. Vậy là chỉ với năm bước đơn giản và dễ dàng thực hiện là chúng ta đã thiết lập, cài đặt, chỉnh sửa thành công khổ giấy in trong máy in rồi nhé. Với cách áp dụng này, rất hữu ích cho những bạn in ấn văn bản theo hàng lối tiêu chuẩn đó, bên cạnh đó còn giải quyết vấn đề in lệch chữ, hoặc in thêm giấy… Ngoài ra, nếu các bạn thấy việc thiết lập máy in qua các bước kể trên rất lằng nhằng thì bạn có thể tạo lối tắt hàng chờ máy in Printer Queue để thực hiện can thiệp tinh chỉnh máy in hay sửa kẹt giấy nhanh chóng hơn. Trong quá trình in ấn nếu các bạn hết mực hoặc máy in gặp sự cố có thể liện hệ mới Mực in Tuấn Long để được tư vấn và hổ trợ khắc phục. >>> Tham khảo các dịch vụ nạp mực máy in quận bình thạnh Chúc bạn thành công!
Nếu như ở trên bạn đã thiết lập khổ giấy A4 cho các hoạt động soạn thảo của mình thì có nghĩa rằng bạn đã nhìn thấy trong khung soạn thảo một khổ giấy có tỷ lệ đối với khổ giấy A4 thông dụng. Tuy nhiên đó không phải là điều mà bạn tin tưởng rằng máy in sẽ in ra như những gì bạn thấy bởi vì ở máy in vẫn còn thiết lập một khổ giấy riêng của chúng mà bộ Office (đến phiên bản 2003, còn 2007 vì tôi không dùng nên không rõ) không có cơ chế đồng bộ kích cỡ giấy đối với các máy in mà nó sử dụng. Máy in thì luôn hoạt động đối với các khổ giấy phù hợp đối với nó. Bạn có thể biết rằng các máy in chỉ hoạt động trong giới hạn về kích thước của nó ngay từ ban đầu để tránh hiện tượng in tràn lề gây ra mực bám vào các phần không có giấy dẫn đến giảm chất lượng đối với bản in sau nó (với máy in laser) hoặc đâm vào các phần không có giấy (với máy in kim) hay như phun mực vào ống cuộn (đối với máy in phun)... Do đó máy in luôn phải có chế độ thiết lập khổ giấy cho bản in để phù hợp với loại giấy đang có sẵn trong khay máy in. Để đến được phần máy in trong hệ thống của bạn hoặc thông qua sự chia sẻ máy in tại các máy tính khác (hoặc print server) ở Windows XP (hoặc các phiên bản Windows khác trước đó) bạn có thể bấm vào nút Start, đến phần Settings, mục Printers and Faxers và chọn vào máy in mà bạn muốn điều chỉnh (xem hình minh hoạ). Trong phần trên bạn có thể thấy máy tính của bạn có chỉ duy nhất một máy in hoặc hai hay nhiều hơn là do phần này không chỉ liệt kê các máy in được nối với máy tính của bạn mà chúng còn được gắn trên các máy tính khác trong cùng mạng mà bạn có quyền ra lệnh in tại đó. Nếu bạn bối rối khi mà có quá nhiều máy in được hiển thị tại đây (do có thể chỉ cần bạn có lần kết nối với một máy tính khác trong mạng LAN thì cũng có thể máy in tại máy tính đó được tự động hiển thị tại phần này) thì hãy chú ý đến máy in mặc định của máy tính của bạn. Máy in mặc định được phân biệt bằng một dấu hình chữ V trong vòng đen như hình minh hoạ. Nếu bạn không rõ còn cần thiết in tại các máy khác hay không thì chỉ cần điều chỉnh tại máy in đó bởi vì mỗi lần bạn ra lệnh in, lệnh sẽ được gửi đến máy tính đó nếu không có lựa chọn chỉ định vào máy tính khác. Và đến đây thì tôi không thể biết được rằng bạn đang dùng chiếc máy in có thương hiệu gì (HP, Canon...) và model của chúng là gì nên phần hướng dẫn dưới đây có thể không giống với những gì mà bạn sắp thực hiện, tuy nhiên tôi nghĩ rằng phần nhiều là bạn có thể tự suy luận ra cách thực hiện đối với chiếc máy in riêng mặc định của bạn. Xin lưu ý rằng mặc dù cùng là máy in HP 1200 nhưng không phải là mọi phần thiết lập ở các máy tính khác nhau đối với loại máy này đều như nhau (phức tạp ghê). Đối với hình minh hoạ này tôi đã sử dụng bộ trình điều khiển (driver) mặc định của Windows XP mà chúng lại có giao diện khác đối với trình điều khiển của hãng sản xuất (kèm theo đĩa CD-ROM khi mua máy in hoặc trình điều khiển mới nhất được tải về từ website của hãng sản xuất). Còn dưới đây là phần thiết đặt đối với một máy in khác - máy in HP Lj 5200. Bạn có thể thấy cách thức thiết lập khác hơn so với loại HP Lj 1200 đã trình bày ở trên.
Đối với các loại máy in khác thì quá trình tìm vị trí để thay đổi cỡ giấy chắc cũng không phải là điều khó khăn đối với bạn. Hầu như chỉ quanh quẩn một số nút, liên kết ở các trang thiết đặt là bạn có thể tìm thấy nơi chứa Page size của máy in. Một vài thiết đặt nữa mà tiện đây tôi muốn giới thiệu thêm đối với thiết đặt trong trang Page Setup của Excel sau đây sẽ giúp bạn có thể tinh chỉnh thêm cho bản in được hợp lý hơn trong các trường hợp có quá nhiều cột muốn thu hẹp phù hợp đối với trang in:
- Nếu như số cột quá dài khiến cho bảng in ra không nằm gọn trong khổ giấy (kể cả chiều ngang), bạn có thể điều chỉnh lại kích thước của bản in nhỏ lại bằng cách thiết lập trong "Adjust to". Ở đây con số mặc định là 100%, có nghĩa là bản in sẽ in hoàn toàn theo thiết đặt (100% normal size). Bạn có thể co nhỏ lại bằng cách hạ thấp số % này xuống cho phù hợp. Khi hạ thấp xuống theo từng nấc, hãy thử bấm nút Print Preview để xem bản in đã phù hợp hay chưa. LƯU Ý THÊM - Việc thiết lập đối với máy in chỉ cần thực hiện một lần đối với mỗi máy in. Nếu cũng là máy in đó nhưng bạn cài đặt lại hệ điều hành hoặc cài đặt lại trình điều khiển máy in thì cũng phải thiết lập lại bởi các thiết lập đã quay trở lại khổ giấy mặc định. Nếu như máy tính có nhiều máy in (có thể là một máy in cục bộ - nối trực tiếp với máy tính đó và các máy in còn lại trong mạng nội bộ) thì cũng phải thiết lập khổ giấy cho lần lượt các máy in đó (nếu như muốn in trên máy in cần thiết lập lại). - Một máy in được sử dụng chung trên mạng nội bộ thì mỗi người tự phải thiết lập khổ giấy in cho mình bởi trình điều khiển lúc đó được cài đặt riêng trên từng máy tính sử dụng máy in đó. Nhiều người có thể nghĩ rằng máy in được gắn trên máy nào thì chỉ cần máy tính đó thiết lập khổ giấy trở thành A4, còn lại các máy khác in thông qua máy tính kết nối trực tiếp đến máy in đó sẽ lấy theo thiết lập đó, nhưng thực tế đối với một mạng nội bộ (không có Print server) thì không đúng như vậy - mỗi người tự chọn khổ giấy cho mình. - Đối với các tập tin Word hoặc Excel thì bạn có thể thiết lập cỡ giấy của bản in cho chúng tại máy tính soạn thảo (tức là máy tính không nhất thiết phải in ra từ đó) nhưng sau đó nếu như muốn in ra ở máy tính khác thì bạn vẫn tiếp tục phải thực hiện việc thiết lập lại cỡ giấy ở máy in đó. Nói một cách đơn giản hơn là nếu như bạn làm việc với các tập tin Word, Excel ở máy A, máy A cũng có máy in và bạn cũng đã thực hiện thiết lập cho cả Word, Excel lẫn trên máy in rồi nhưng sau đó bạn copy văn bản hay bảng tính đó đến máy B thì cũng phải thiết lập lại khổ giấy trên máy in ở máy B mới có thể cho bản in chuẩn xác. Sửa máy in 115 |