Cách lưu văn bản trong Word 2013
Cho dù bạn bắt đầu từ một mẫu dựng sẵn hay cập nhật một mẫu cho chính mình, thì những công cụ dựng sẵn trong Word sẽ giúp bạn cập nhật mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn. Để cập nhật mẫu, hãy mở tệp, thực hiện những sửa đổi mà bạn muốn và sau đó lưu mẫu. Show
Trong Microsoft Word, bạn có thể tạo mẫu bằng cách lưu tài liệu dưới dạng tệp .dotx, tệp .dot hoặc fie .dotm (loại tệp .dotm cho phép bạn bật macro trong tệp). Phiên bản mới hơnOffice 2010Office 2007
Thêm các điều khiển nội dung vào một mẫuLàm cho mẫu trở nên linh hoạt bằng cách thêm và cấu hình các điều khiển nội dung, chẳng hạn như điều khiển văn bản có định dạng, ảnh, danh sách thả xuống hoặc bộ chọn ngày. Ví dụ, bạn có thể tạo một mẫu có bao gồm một danh sách thả xuống. Nếu bạn cho phép chỉnh sửa danh sách thả xuống, người khác có thể thay đổi tùy chọn danh sách để đáp ứng nhu cầu của họ. Lưu ý:Nếu không sẵn dùng các điều khiển nội dung, có lẽ bạn đã mở tài liệu hay mẫu vốn được tạo ra từ phiên bản Word cũ hơn. Để dùng các điều khiển nội dung, bạn phải chuyển đổi tài liệu sang định dạng tệp Word 2013 bằng cách bấm Tệp > Thông tin > Chuyển đổi, sau đó bấm OK. Sau khi bạn chuyển đổi tài liệu hay mẫu đó, hãy lưu nó lại. Trước khi có thể thêm các điều khiển nội dung, bạn cần cho hiện ra tab Nhà phát triển.
Thêm các điều khiển nội dungTrên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, hãy bấm Chế độ Thiết kế, rồi chèn các điều khiển bạn muốn.
Chèn một điều khiển văn bản vào chỗ người dùng có thể nhập văn bảnTrong điều khiển nội dung văn bản có định dạng, người dùng có thể định dạng văn bản là đậm hoặc nghiêng và họ có thể gõ nhiều đoạn văn. Nếu bạn muốn hạn chế những nội dung mà người dùng thêm vào, hãy chèn điều khiển nội dung văn bản thuần túy.
Chèn điều khiển hình ảnh
Chèn hộp tổ hợp hoặc danh sách thả xuốngTrong hộp tổ hợp, người dùng có thể chọn từ danh sách các lựa chọn do bạn cung cấp hoặc họ có thể gõ thông tin riêng của mình. Trong danh sách thả xuống, người dùng chỉ có thể chọn từ danh sách các lựa chọn.
Lưu ý:Nếu bạn chọn hộp kiểm Không thể sửa nội dung, người dùng sẽ không thể bấm vào lựa chọn. Chèn nút chọn ngày
Chèn hộp kiểm
Chèn điều khiển thư viện khối dựngBạn có thể dùng điều khiển khối dựng khi bạn muốn mọi người có thể chọn một khối văn bản cụ thể. Ví dụ, điều khiển khối dựng sẽ hữu ích nếu bạn đang thiết lập mẫu hợp đồng và bạn cần thêm văn bản thảo sẵn khác tùy thuộc vào các yêu cầu cụ thể của hợp đồng. Bạn có thể tạo điều khiển nội dung văn bản có định dạng cho mỗi phiên bản văn bản thảo sẵn, sau đó bạn có thể dùng điều khiển khối dựng làm bộ chứa để quản lý nội dung văn bản có định dạng. Bạn cũng có thể dùng điều khiển khối dựng trong biểu mẫu.
Đặt hoặc thay đổi thuộc tính cho điều khiển nội dung
Ví dụ, có lẽ bạn có một tuyên bố miễn trừ trách nhiệm dài ba đoạn văn. Nếu bạn dùng lệnh Nhóm để nhóm lại ba đoạn văn này, thì phần miễn trừ dài ba đoạn văn này không thể chỉnh sửa được và chỉ có thể xóa được dưới dạng một nhóm. Thêm văn bản hướng dẫn vào mẫuVăn bản hướng dẫn có thể nâng cao tính khả dụng của mẫu mà bạn tạo ra. Bạn có thể thay đổi văn bản hướng dẫn mặc định trong điều khiển nội dung. Để tùy chỉnh văn bản hướng dẫn mặc định cho những người dùng mẫu, bạn hãy làm như sau:
Thêm bảo vệ vào mẫuBạn có thể thêm bảo vệ vào từng điều khiển nội dung trong một mẫu nhằm giúp ngăn chặn người khác xóa hay chỉnh sửa một điều khiển nội dung cụ thể hay một nhóm điều khiển, hoặc bạn có thể giúp bảo vệ toàn bộ nội dung mẫu bằng mật khẩu. Thêm bảo vệ vào các phần trong mẫu
Dùng thiết đặt này khi bạn muốn bảo vệ văn bản nếu có bao gồm văn bản này. Ví dụ, nếu bạn thường đưa vào một tuyên bố miễn trừ trách nhiệm, bạn có thể giúp đảm bảo cho văn bản luôn không đổi, và bạn có thể xóa phần tuyên bố này đối với những tài liệu không cần đến. Gán mật khẩu cho mẫuĐể gán mật khẩu cho tài liệu sao cho chỉ người xem lại vốn đã biết mật khẩu mới có thể loại bỏ được phần bảo vệ này, hãy làm như sau:
Quan trọng: Nếu bạn chọn không dùng mật khẩu, bất kỳ ai cũng có thể thay đổi các hạn chế chỉnh sửa của bạn. Hãy dùng mật khẩu mạnh bao gồm chữ viết thường hoặc viết hoa, số và biểu tượng. Mật khẩu yếu không phối hợp các yếu tố này. Mật khẩu mạnh: Y6dh!et5. Mật khẩu yếu: House27. Mật khẩu phải dài ít nhất 8 ký tự. Nói chung, mật khẩu càng dài thì càng bảo mật. Điều quan trọng là bạn cần nhớ mật khẩu của mình. Nếu bạn quên mật khẩu của mình, Microsoft không thể truy xuất lại mật khẩu đó. Hãy lưu giữ mật khẩu mà bạn viết ra ở một nơi an toàn, cách xa thông tin mà mật khẩu đó bảo vệ. Tìm hiểu về các mẫuMẫu là loại tài liệu tạo bản sao của chính nó khi bạn mở nó. Ví dụ, kế hoạch kinh doanh là một tài liệu phổ biến được viết trong Word. Thay vì tạo cấu trúc của kế hoạch kinh doanh từ đầu, bạn có thể sử dụng mẫu với bố trí trang, phông chữ, lề và kiểu được xác định trước. Tất cả những gì bạn cần làm là mở một mẫu, rồi điền văn bản và thông tin cụ thể cho tài liệu của bạn. Khi bạn lưu tài liệu dưới dạng tệp .docx hoặc .docm, bạn lưu tài liệu của mình riêng biệt với mẫu mà tài liệu dựa trên đó. Trong mẫu, bạn có thể cung cấp các mục được đề xuất hoặc văn bản bắt buộc cho người khác sử dụng, cũng như các điều khiển nội dung như danh sách thả xuống được xác định trước hoặc logo đặc biệt. Bạn có thể thêm bảo vệ vào một phần của mẫu hoặc bạn có thể áp dụng mật khẩu cho mẫu để giúp bảo vệ nội dung của mẫu khỏi bị thay đổi. Bạn có thể tìm thấy mẫu Word cho hầu hết các loại tài liệu trên Office.com. Nếu bạn có kết nối Internet, hãy bấm tab Tệp,bấm Mớirồi bấm vào thể loại mẫu mà bạn muốn. Bạn cũng có thể tạo mẫu của riêng mình. Bạn có thể bắt đầu với một tài liệu trống và lưu nó dưới dạng mẫu hoặc bạn có thể tạo một mẫu dựa trên tài liệu hoặc mẫu hiện có. Bắt đầu bằng mẫu trống
Tạo mẫu dựa trên mẫu hoặc tài liệu hiện có
Thêm các khối dựng vào một mẫuKhối dựng là những mẩu nội dung tái sử dụng được hoặc một số bộ phận của tài liệu vốn được lưu giữ trong thư viện để có thể truy nhập và tái sử dụng bất kỳ lúc nào. Bạn cũng có thể lưu các khối dựng và phân bổ chúng kèm với các mẫu. Ví dụ, bạn có thể tạo một mẫu báo cáo cung cấp cho người dùng mẫu hai loại thư giới thiệu để chọn khi họ tạo báo cáo cho riêng mình dựa trên mẫu của bạn.
Thêm các điều khiển nội dung vào một mẫuBạn có thể cung cấp khả năng linh hoạt cho bất kỳ ai có thể sử dụng mẫu của bạn bằng cách thêm và cấu hình điều khiển nội dung, chẳng hạn như điều khiển văn bản có định dạng, ảnh, danh sách thả xuống hoặc bộ chọn ngày. Ví dụ: bạn có thể cung cấp cho đồng nghiệp một mẫu có chứa danh sách thả xuống nhưng đồng nghiệp của bạn muốn sử dụng một bộ tùy chọn khác trong danh sách thả xuống trong tài liệu mà anh ấy đang phân phối dựa trên mẫu của bạn. Vì bạn đã cho phép chỉnh sửa danh sách thả xuống khi bạn thêm điều khiển nội dung vào mẫu nên đồng nghiệp của bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng thay đổi mẫu để đáp ứng nhu cầu của anh ấy. Lưu ý:Nếu không sẵn dùng các điều khiển nội dung, có lẽ bạn đã mở tài liệu hay mẫu vốn được tạo ra từ phiên bản Word cũ hơn. Để dùng các điều khiển nội dung, bạn phải chuyển đổi tài liệu sang định dạng tệp Word 2010 bằng cách bấm tab Tệp, bấm Thông tin,bấm Chuyển đổi ,rồi bấm OK. Sau khi bạn chuyển đổi tài liệu hay mẫu đó, hãy lưu nó lại. Để thêm điều khiển nội dung, bạn cần hiện tab Nhà phát triển. Hiện tab Nhà phát triển
Thêm các điều khiển nội dung Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Điều khiển, hãy bấm Chế độ Thiết kế, rồi chèn các điều khiển bạn muốn.
Chèn một điều khiển văn bản vào chỗ người dùng có thể nhập văn bản Trong điều khiển nội dung văn bản có định dạng, người dùng có thể định dạng văn bản là đậm hoặc nghiêng và họ có thể gõ nhiều đoạn văn. Nếu bạn muốn hạn chế những nội dung mà người dùng thêm vào, hãy chèn điều khiển nội dung văn bản thuần túy.
Chèn điều khiển hình ảnh
Chèn hộp tổ hợp hoặc danh sách thả xuống Trong hộp tổ hợp, người dùng có thể chọn từ danh sách các lựa chọn do bạn cung cấp hoặc họ có thể gõ thông tin riêng của mình. Trong danh sách thả xuống, người dùng chỉ có thể chọn từ danh sách các lựa chọn.
Chèn nút chọn ngày
Chèn hộp kiểm
Chèn điều khiển thư viện khối dựng Bạn có thể dùng điều khiển khối dựng khi bạn muốn mọi người có thể chọn một khối văn bản cụ thể. Ví dụ, điều khiển khối dựng sẽ hữu ích nếu bạn đang thiết lập mẫu hợp đồng và bạn cần thêm văn bản thảo sẵn khác tùy thuộc vào các yêu cầu cụ thể của hợp đồng. Bạn có thể tạo điều khiển nội dung văn bản có định dạng cho mỗi phiên bản văn bản thảo sẵn, sau đó bạn có thể dùng điều khiển khối dựng làm bộ chứa để quản lý nội dung văn bản có định dạng. Bạn cũng có thể dùng điều khiển khối dựng trong biểu mẫu.
Đặt hoặc thay đổi thuộc tính cho điều khiển nội dung
Thêm văn bản hướng dẫn vào mẫu Văn bản hướng dẫn có thể nâng cao tính khả dụng của mẫu mà bạn tạo ra. Bạn có thể thay đổi văn bản hướng dẫn mặc định trong điều khiển nội dung. Để tùy chỉnh văn bản hướng dẫn mặc định cho những người dùng mẫu, bạn hãy làm như sau:
Thêm bảo vệ vào mẫuBạn có thể thêm bảo vệ vào từng điều khiển nội dung trong một mẫu nhằm giúp ngăn chặn người khác xóa hay chỉnh sửa một điều khiển nội dung cụ thể hay một nhóm điều khiển, hoặc bạn có thể giúp bảo vệ toàn bộ nội dung mẫu bằng mật khẩu. Thêm bảo vệ vào các phần trong mẫu
Gán mật khẩu cho mẫu Để gán mật khẩu cho tài liệu sao cho chỉ người xem lại vốn đã biết mật khẩu mới có thể loại bỏ được phần bảo vệ này, hãy làm như sau:
Tìm hiểu về các mẫuMẫu là loại tài liệu tạo bản sao của chính nó khi bạn mở nó. Ví dụ, kế hoạch kinh doanh là một tài liệu phổ biến được viết trong Word. Thay vì tạo cấu trúc của kế hoạch kinh doanh từ đầu, bạn có thể sử dụng mẫu với bố trí trang, phông chữ, lề và kiểu được xác định trước. Tất cả những gì bạn cần làm là mở một mẫu, rồi điền văn bản và thông tin cụ thể cho tài liệu của bạn. Khi bạn lưu tài liệu dưới dạng tệp .docx hoặc .docm, bạn lưu tài liệu của mình riêng biệt với mẫu mà tài liệu dựa trên đó. Trong mẫu, bạn có thể cung cấp các mục được đề xuất hoặc văn bản bắt buộc cho người khác sử dụng, cũng như các điều khiển nội dung như danh sách thả xuống được xác định trước hoặc logo đặc biệt. Bạn có thể thêm bảo vệ vào một phần của mẫu hoặc bạn có thể áp dụng mật khẩu cho mẫu để giúp bảo vệ nội dung của mẫu khỏi bị thay đổi. Bạn có thể tìm thấy mẫu Word cho hầu hết các loại tài liệu trên Office.com. Nếu bạn có kết nối Internet, hãy bấm tab Tệp,bấm Mớirồi bấm vào thể loại mẫu mà bạn muốn. Bạn cũng có thể tạo mẫu của riêng mình. Quan trọng:
Office 2007 không còn được hỗ trợ. Nâng cấp lên Microsoft 365 để làm việc từ bất kỳ thiết bị nào và tiếp tục nhận được hỗ trợ. Bạn có thể bắt đầu với một tài liệu trống và lưu nó dưới dạng mẫu hoặc bạn có thể tạo một mẫu dựa trên tài liệu hoặc mẫu hiện có. Bắt đầu bằng mẫu trống
Tạo mẫu dựa trên tài liệu hiện có
Tạo mẫu mới dựa trên mẫu hiện có
Thêm các điều khiển nội dung vào một mẫuBạn có thể cung cấp khả năng linh hoạt cho bất kỳ ai có thể sử dụng mẫu của bạn bằng cách thêm và cấu hình điều khiển nội dung, chẳng hạn như điều khiển văn bản có định dạng, ảnh, danh sách thả xuống hoặc bộ chọn ngày. Ví dụ: bạn có thể cung cấp cho đồng nghiệp một mẫu có chứa danh sách thả xuống nhưng đồng nghiệp của bạn muốn sử dụng một bộ tùy chọn khác trong danh sách thả xuống trong tài liệu mà anh ấy đang phân phối dựa trên mẫu của bạn. Vì bạn đã cho phép chỉnh sửa danh sách thả xuống khi bạn thêm điều khiển nội dung vào mẫu nên đồng nghiệp của bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng thay đổi mẫu để đáp ứng nhu cầu của anh ấy. Thêm các điều khiển nội dung Lưu ý:Bạn cũng có thể thêm điều khiển nội dung vào tài liệu.
Thêm văn bản hướng dẫn vào mẫu Đôi khi, việc bao gồm hướng dẫn chỗ dành sẵn về cách điền vào kiểm soát nội dung cụ thể mà bạn đã thêm vào mẫu là rất hữu ích. Hướng dẫn sẽ được thay thế bằng nội dung khi ai đó sử dụng mẫu.
Lưu và phân bổ các khối dựng với một mẫu Khối dựng là những mẩu nội dung tái sử dụng được hoặc một số bộ phận của tài liệu vốn được lưu giữ trong thư viện để có thể truy nhập và tái sử dụng bất kỳ lúc nào. Bạn cũng có thể lưu các khối dựng và phân bổ chúng kèm với các mẫu. Ví dụ, bạn có thể tạo một mẫu báo cáo cung cấp cho người dùng mẫu hai loại thư giới thiệu để chọn khi họ tạo báo cáo cho riêng mình dựa trên mẫu của bạn.
Thêm bảo vệ vào mẫuBạn có thể thêm bảo vệ vào từng điều khiển nội dung trong một mẫu nhằm giúp ngăn chặn người khác xóa hay chỉnh sửa một điều khiển nội dung cụ thể hay một nhóm điều khiển, hoặc bạn có thể giúp bảo vệ toàn bộ nội dung mẫu bằng mật khẩu. Thêm bảo vệ vào các phần trong mẫu
Thêm bảo vệ cho tất cả các nội dung của mẫu
Tìm hiểu về các mẫuVí dụ, kế hoạch kinh doanh là một tài liệu phổ biến được viết trong Word. Thay vì tạo cấu trúc của kế hoạch kinh doanh từ đầu, bạn có thể sử dụng mẫu với bố trí trang, phông chữ, lề và kiểu được xác định trước. Tất cả những gì bạn cần làm là mở một mẫu, rồi điền văn bản và thông tin cụ thể cho tài liệu của bạn. Khi bạn lưu tài liệu dưới dạng tệp .docx hoặc .docm, bạn lưu tài liệu của mình riêng biệt với mẫu mà tài liệu dựa trên đó. Mẫu giống hệt như tài liệu trong đó bạn có thể cung cấp các mục được đề xuất hoặc văn bản bắt buộc cho người khác sử dụng, cũng như các điều khiển nội dung như danh sách thả xuống được xác định trước hoặc logo đặc biệt. Bạn có thể thêm bảo vệ vào một phần của mẫu hoặc bạn có thể áp dụng mật khẩu cho mẫu để giúp bảo vệ nội dung của mẫu khỏi bị thay đổi. Bạn có thể tìm thấy mẫu Word cho hầu hết các loại tài liệu trên Microsoft Office Online. Nếu bạn có kết nối Internet, hãy bấm vào Microsoft Office Button , bấm Mới, rồi bấm vào thể loại mẫu mà bạn muốn. Ngoài ra, bạn có thể tạo mẫu của riêng bạn. |