Cách lưu lại file Excel
Excel cung cấp cho người sử dụng một danh sách các định dạng file mở rộng để lưu sổ tính bao gồm: Excel Workbook (.xlsx) – Kiểu file mặc định của Excel 2010. Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm) – Kiểu file XML lưu trữ các chương trình macro, hỗ trợ ngôn ngữ lập trình VBA. Excel 97-2003 Workbook (.xls) – Định dạng tương thích với các phiên bản trước của Excel. Excel Template (.xltx) – File mẫu mặc định, sử dụng để lưu nội dung, định dạng của sổ tính. Excel 97-2003 Template (.xlt) – Loại file lưu file mẫu Excel hỗ trợ các phiên bản trước. Lưu file với các định dạng khác nhau sử dụng Save và Save AsLệnh Save có tác dụng lưu một sổ tính mới hoặc lưu các thay đổi sổ tính với tên cũ. Lệnh Save As lại có chức năng lưu một file đang tồn tại với tên khác, có thể bao gồm vị trí và kiểu dữ liệu khác. Để sử dụng hai lệnh này bạn truy cập thẻ File.
 Để lưu file với định dạng mới, tại thẻ File chọn Save As, khi hộp thoại hiện ra bạn thao tác với danh sách Save as type, sau đó ấn Save để lưu file với định dạng đã chọn. Làm việc với các phiên bảnGiống như các phần mềm Office khác, chức năng AutoSave cho phép Excel tự động copy và lưu tạm một bản sao mỗi 10 phút như một phương án dự phòng trong các trường hợp bạn quên lưu file hoặc sự cố nguồn điện. Bạn cũng có thể thay đổi các tùy chọn như sau: Để thay đổi tần suất AutoSave: Tại tùy chỉnh Save của hộp thoại Excel Options, trong mục Save AutoRecover information every, điền số phút tùy chọn từ 1 phút đến 120 phút. Để hiển thị một phiên bản đã lưu trước của workbook hiện tại: Tại tùy chọn Info trên Backstage view, trong mục Version, chọn phiên bản muốn hiển thị Để hiển thị một phiên bản chưa lưu của workbook hiện tại:
Chúc các bạn học tốt cùng Hocexcel.online. Và đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo về cấu trúc dữ liệu ô tính (creating cell data) trong series chủ đề MOS Excel nhé! Trong bài viết này, Blog học Excel online sẽ hướng dẫn các bạn cách phục hồi file chưa lưu hoặc phục hồi phiên bản trước của bảng tính trong Excel 2010, 2013 một cách đơn giản giúp cho bạn có thể học excel nhanh và hiệu quả có thể áp dụng trong công việc của mình. AutoSave và AutoRecover trong Excel:
Chú ý: Tính năng AutoRecover chỉ hoạt động trên bảng tính đã được lưu ít nhất một lần. Nếu bạn chưa bao giờ lưu trước khi sự cố xảy ra, bảng Document Recovery sẽ không hiển thị. May mắn rằng, tùy chọn tự động lưu trữ và tự động phục hồi được mặc định kích hoạt trên Excel. Để chắc chắn hơn, bạn có thể kiểm tra trong cài đặt. Cách kích hoạt AutoSave (AutoRecover) trong Excel:
Theo mặc định, AutoRecover được cài đặt tự động lưu thay đổi trong bảng tính của bạn mỗi 10 phút. Bạn có thể thiết lập khoảng thời gian này tùy thích. Bạn cũng có thể thay đổi vị trí sao lưu AutoRecover và các trường hợp ngoại lệ của tự động phục hồi. Chú ý. Nếu bạn muốn an toàn hơn trong trường hợp sự cố hoặc mất điện, bạn nên rút ngắn thời gian tự động sao lưu thông tin. Văn bản được lưu trữ càng nhiều lần, bạn càng có nhiều phiên bản để phục hồi thay đổi.
Xem thêm: Tổng hợp các bài hướng dẫn về Excel nâng cao pdf mới nhất Cách để phục hồi file chưa được sao lưu trong Excel:Giả sử bạn đang làm việc và chương trình tắt đột ngột. Trong vài giây bạn nhận ra mình chưa kịp lưu file. Đừng hoảng hốt, hãy tìm hiểu cách phục hồi file chưa được sao lưu dưới đây.
Chú ý. Bạn cũng có thể vào File > Info, mở danh sách Manage Workbooks và chọn Recent Unsaved Workbooks từ danh sách.
Tài liệu sẽ được mở trong Excel và chương trình sẽ đề xuất bạn sao lưu nó. Nhấm vào Save As trong thanh màu vàng và lưu trữ file ở vị trí mong muốn. Phục hồi file Excel bị ghi đè:Excel 2010 và Excel 2013 không những cho phép bạn phục hồi bảng tính chưa sao lưu, mà còn phục hồi những phiên bản trước của tài liệu. Khi bạn thao tác nhưng không thể hoàn tác, hoặc bạn muốn xem lại phiên bản cũ, hãy tìm hiểu cách thực hiện qua các bước dưới đây : Nhấn chọn File > Info ở bảng chọn bên trái. Kế bên nút Manage Versions, bạn sẽ thấy những phiên bản tài liệu được tự động sao lưu của mình. Excel tự động lưu các phiên bản của bảng tính theo khoảng thời gian quy định, nhưng chỉ sao lưu các thay đổi bạn thực hiện trong khoảng thời gian này. Tên của mỗi phiên bản có ngày, thời gian và ghi chú “(autosave)”. Khi bạn nhấp vào bất kỳ tệp nào trong số chúng, tệp sẽ mở cùng với phiên bản mới nhất của bảng tính để bạn có thể so sánh và xem tất cả các thay đổi. Xem thêm: Cách tùy chọn dán ảnh bảng biểu Excel vào Powerpoint Nếu chương trình đóng không đúng cách, file được lưu trữ trự động cuối cùng sẽ có nhãn (when I closed without saving). Khi bạn mở tệp này trong Excel, bạn sẽ nhận được thông báo trên bảng tính. Chỉ cần nhấp vào Restore trong thanh màu vàng để phục hồi phiên bản chưa lưu mới nhất của bảng tính. Chú ý. Khi bạn đóng cửa sổ làm việc, Excel sẽ xóa tất cả những phiên bản tự động lưu trữ trước. Nếu bạn muốn xem lại các phiên bản này, hãy tạo một bản sao chép phục hồi cho dữ liệu của mình (backup copy) Cách sao lưu một bản Backup Copy cho bảng tính:Auto Backup của Excel là một tính năng rất hữu ích có thể giúp bạn phục hồi một phiên bản đã lưu trước đó. Lưu một bản Backup Copy sẽ bảo vệ công việc của bạn nếu bạn vô tình lưu các thay đổi mà bạn không muốn hoặc xóa tệp gốc. Các thông tin được lưu trong bảng tính gốc và những thông tin được lưu trước đó đều hiển thị trong bản Backup Copy. Xem thêm: Tổng hợp tài liệu hướng dẫn học excel cơ bản Tính năng này rất hữu ích nhưng rất khó tìm thấy trong Excel 2010 / 2013. Vì vậy, chúng ta hãy cùng nhau thực hiện nó:
Bây giờ, bạn có thể đặt tên lại cho file của mình và sao lưu ở vị trí mong muốn. Excel sẽ tạo một bản Backup Copy của tài liệu trong cùng một thư mục. Chú ý: Bản Backup Copy được sao lưu với đuôi .xlk. Khi bạn mở chúng, Excel sẽ yêu cầu bạn xác nhận bạn có thật sự muốn mở bảng tính này không. Chỉ nhấn Yes khi bạn muốn phục hồi phiên bản trước của trang tính. Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi blog.hocexcel.online Để nâng cao kiến thức về Excel, bạn hãy tham gia khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao của Học Excel Online. Khóa học này cung cấp cho bạn kiến thức đầy đủ và có hệ thống về các hàm, các công cụ trong Excel. Từ đó bạn có thể ứng dụng Excel vào công việc một cách có hiệu quả. |
