Cách hạch toán hao hụt xăng dầu

Cụ thể, tỷ lệ hao hụt xăng dầu công đoạn xuất tại cửa hàng bán lẻ xăng dầu như sau: Xăng sinh học E5, E10 hao hụt xuất 0,11%; xăng khoáng các loại hao hụt xuất 0,1%; dầu hỏa [KO], nhiên liệu bay JET A-1 hao hụt xuất 0,08%; dầu điêzen [DO] các loại hao hụt xuất 0,06%.

Đối với công đoạn nhập, tỷ lệ xăng dầu hao hụt được tính như sau: Xăng sinh học E5, E10 và Etanol nhiên liệu E100 hao hụt nhập qua tầu dầu là 0,52%, qua xà lan là 0,4%, qua xitéc đường sắt, xitéc ôtô là 0,29%, qua chuyển bể là 0,14%...

Tỷ lệ hao hụt xăng dầu này được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xem xét, đánh giá và điều chỉnh phù hợp với thực trạng trang thiết bị công nghệ, trình độ, yêu cầu quản lý và cơ chế kinh doanh xăng dầu trong từng thời kỳ.

Thông tư nêu rõ, tỷ lệ hao hụt xăng dầu quy định tại Thông tư này là tỷ lệ hao hụt xăng dầu tối đa. Hao hụt xăng dầu được quản lý, tổ chức, hạch toán, quyết toán đối với từng sản phẩm xăng khoáng RON95, RON92, xăng sinh học E5, E10, etanol nhiên liệu E100, dầu hỏa [KO], nhiên liệu bay JET A-1, dầu điêzen [DO 0,05% S], [Do 0,25% S], nhiên liệu đốt lò [FO].

Số lượng và giá trị hao hụt của các sản phẩm không được bù trừ lẫn nhau trong một kỳ quyết toán. Riêng đối với xăng dầu được bơm chuyển trên cùng một hệ thống đường ống công nghệ, phần sản phẩm lẫn được bù trừ về số lượng.

Trường hợp xảy ra hao hụt bất thường lớn hơn quy định tỷ lệ hao hụt tại Thông tư này, thương nhân kinh doanh xăng dầu có trách nhiệm xác định nguyên nhân gây ra hao hụt và có biện pháp xử lý kịp thời để ngăn chặn và giảm thiểu tới mức thấp nhất các tổn thất có thể xảy ra.

Thông tư nêu rõ, lượng xăng dầu để xác định tỷ lệ hao hụt xăng dầu được quy định cụ thể như sau: đối với xăng khoáng, xăng sinh học, etanol nhiên liệu E100, dầu hỏa, dầu điêzen quy đổi về điều kiện tiêu chuẩn [nhiệt độ 15oC, áp suất 101,325kPa và tính theo hệ thống chuẩn đo lường quốc gia]; riêng trường hợp xuất bán tại cột đo xăng dầu của cửa hàng bán lẻ xăng dầu đơn vị tính là lít thực tế. Đối với nhiên liệu đốt lò [FO] các loại đơn vị tính là khối lượng [kg].

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/5/2016.

Minh Hoàng

You are using an out of date browser. It may not display this or other websites correctly.
You should upgrade or use an alternative browser.

• Thread starter nthue
• Ngày gửi 5/1/10

Liên hệ: 090.6969.247

Kỹ thuật giải trình thanh tra BHXH

Đăng ký kênh nhé cả nhà

Liên hệ: 090.6969.247

MỤC LỤCMỤC LỤCTrangCHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU..........................................................................................................11.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI........................................................................................................11.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ................................................................................................21.2.1. Mục tiêu chung..........................................................................................21.2.2. Mục tiêu cụ thể..........................................................................................21.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU...................................................................................................21.3.1. Không gian ................................................................................................21.3.2. Thời gian ...................................................................................................21.3.3. Đối tượng nghiên cứu................................................................................21.4. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU.....................................................................................................3CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.......42.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN......................................................................................................42.1.1. Khái quát chung về hao hụt.......................................................................42.1.2. Phân loại hao hụt .......................................................................................62.1.3. Hạch toán chi phí hao hụt..........................................................................82.1.4. Nguyên tắc xác định chi phí hao hụt.......................................................122.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ....................................................................................14CHƯƠNG 3: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ................153.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ.............153.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty .......................................153.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty ...........................................................163.1.3. Cơ cấu tổ chức công ty............................................................................1723.2. KHÁI QUÁT CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC KẾTOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ.........................................................183.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty..........................................................183.2.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận..........................................................................193.2.3. Hệ thống sổ kế toán....................................................................................................213.2.4. Hệ thống thông tin kế toán.........................................................................................223.3. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XĂNG DẦU HIỆN NAY CỦACÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ...............................................................................233.4. NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂNCỦA CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ ....................................................................253.4.1. Thuận lợi......................................................................................................................253.4.2. Khó khăn .....................................................................................................................253.4.3. Phương hướng phát triển ...........................................................................................26CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CHI PHÍ HAO HỤT TẠI CÔNGTY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ..............................................................................................284.1. PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ HAO HỤT CÁC NĂM [2005-2007]..............284.1.1. Phân tích khát quát tình hình chi phí hao hụt [2005 – 2007]..................................284.1.2. Phân tích biến động về lượng hao hụt xăng dầu giai đoạn 2005 – 2007 .............284.1.3. Phân tích sự thay đổi giá vốn qua các năm 2005 – 2007 ......................................304.2. PHÂN TÍCH SỰ CHÊNH LỆCH GIỮA HAO HỤT THỰC TẾ SO VỚIHAO HỤT LÝ THUYẾT..........................................................................................................364.3. PHƯƠNG THỨC XỬ LÝ KIỂM KÊ VÀ HẠCH TOÁN HAO HỤT THỪATHIẾU THỰC TẾ PHÁT SINH...............................................................................................38CHƯƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TIẾT GIẢM HAO HỤT XĂNG DẦU..........465.1. THỰC TRẠNG HAO HỤT XĂNG DẦU TỪ NĂM 2005 ĐẾN 2007......................4635.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HAO HỤT NĂM 2007....................................485.3. GIẢI PHÁP NHẰM GIẢM THIỂU CHI PHÍ HAO HỤT XĂNG DẦU...................50CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ........................................................................526.1. KẾT LUẬN..........................................................................................................................526.2. KIẾN NGHỊ..........................................................................................................................54TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................................................554DANH MỤC BIỂU BẢNGSố hiệu bảngTrangBảng 4.1.1.1. Chi phí hao hụt giai đoạn 2005 – 2007 .........................................................28Bảng 4.1.1.2. Bảng số liệu lượng hao hụt, chi phí hao hụt quyết toánvà giá vốn bình quân giai đoạn 2005 – 2007 .........................................................................29Bảng 4.1.2. Bảng số liệu lượng hao hụt quyết toán giai đoạn 2005 – 2007 ......................30Bảng 4.1.3. Bảng số liệu giá vốn bình quân các mặt hàng xăng dầu 2005 – 2007...........33Bảng 4.2. Bảng số liệu so sánh hao hụt thực tế với hao hụt định mức 1601và chi phí hao hụt giai đoạn 2005 – 2007...............................................................................36Bảng 4.3.2 Bảng phân tích chênh lệch giữa hao hụt định mức Công tyvới hao hụt thực tế theo từng công đoạn 2005 – 2007 ...................................................39-42Bảng 5.1. Bảng tổng hợp lượng hao hụt và chi phí hao hụt xăng dầu 2005 – 2007 ........44Phụ lục biểu bảng so sánh chênh lệch lượng hao hụt công đoạn từng mặt hàng...............565TÓM TẮT NỘI DUNGTrong môi trường cạnh tranh, hội nhập hiện nay việc làm thế nào đểdoanh nghiệp hoạt động có hiệu quả là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệphiện nay. Đồng thời nó còn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển, tăngkhả năng cạnh tranh không chỉ ở thị trường trong nước mà ngay cả thị trườngnước ngoài. Và để tối đa hoá lợi nhuận, một vấn đề quan trọng nằm trong tầm taycủa doanh nghiệp là phải kiểm soát và cắt giảm chi phí.Qua việc đi vào tình hình thực tế của Công ty, em nhận thấy rằng chi phíhao hụt chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí của Công ty xăng dầu TâyNam Bộ. Do đó, luận văn sẽ tập trung nghiên cứu về chi phí này với những nộidung sau:- Phần cơ sở lý luận: trình bày những lý luận chung nhất về hao hụt xăngdầu, các công đoạn hao hụt xăng dầu và phương thức hạch toán chi phí hao hụttại Công ty.- Giới thiệu sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Công ty xăngdầu Tây Nam Bộ, trình bày khái quát cơ cấu tổ chức, những thuận lợi, khó khănvà thành quả đạt được của Công ty trong giai đoạn 2005 - 2007.- Đi sâu vào phân tích về lượng hao hụt và chi phí hao hụt phát sinh ởCông ty, đánh giá những biện pháp Công ty đề ra để tiết giảm chi phí hao hụt.- Trên cơ sở đánh giá tích cực, mặt tồn tại của chi phí hao hụt, đề ra giảipháp nhằm tiết kiệm chi phí hao hụt, góp phần làm tăng doanh thu, lợi nhuận vàhoạt động kinh doanh có hiệu quả.Với em, đề tài này rất có ý nghĩa vì tính thực tế của nó. Tuy nhiên, dothời gian thực tập quá ngắn cộng với hạn chế về kiến thức thực tế và sự mới mẻcủa đề tài nên bài viết không tránh khỏi sai sót. Kính mong quí thầy cô và các côchú anh chị trong Công ty góp ý để kiến thức của em được hoàn thiện hơn.6Chương 1GIỚI THIỆU1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀINgày nay theo xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, các doanhnghiệp Việt Nam đứng trước một thách thức rất lớn cần phải vượt qua. Đó là sựcạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp để có thể duy trì được sự phát triểnbền vững với hiệu quả kinh tế cao. Đồng thời, khi hiện nay nền kinh tế Việt Namchuyển sang kinh tế thị trường thì vấn đề đặt lên hàng đầu đối với mọi doanhnghiệp vẫn là hiệu quả kinh doanh. Để có được hiệu quả kinh doanh tốt doanhnghiệp phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá đầy đủ chính xác mọi diễn biến kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh, quan trọng nhất là chi phí.Phân tích chi phí là cơ sở để doanh nghiệp đề ra biện pháp hữu hiệu nhằmtiết giảm chi phí, có thể khắc phục nhanh chóng những tình huống, những nhântố gây bất lợi. Làm được điều đó doanh nghiệp mới có thể đứng vững trên thịtrường, có đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, vừa có điều kiện tíchlũy và mở rộng sản xuất kinh doanh, vừa đảm bảo đời sống cho người lao độngvà làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà Nước.Theo cam kết, khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới [WTO], ViệtNam chưa mở cửa thị trường xăng dầu ngay mà thực hiện theo từng giai đoạn,đến năm 2009 sẽ mở cửa hoàn toàn. Tính đến thời điểm, ngành xăng dầu ViệtNam chỉ còn hơn một năm nữa để nâng sức cạnh tranh và chủ động phát triển.Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp xăng dầu Việt Nam hiện nay thiếu tích lũy tàichính cần thiết và phản ứng yếu ớt, thiếu linh hoạt trước mỗi đợt biến động củagiá dầu thế giới. Nếu bỏ trợ giá hoàn toàn sẽ khiến nhiều doanh nghiệp hụt hẫng,khó trụ vững, nói gì đến chuyện cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài.Thực tế này đòi hỏi các doanh nghiệp trong nước phải tự tích lũy tài chính và xâydựng chiến lược kinh doanh phù hợp, tiết giảm tối đa chi phí để tăng sức cạnhtranh. Nhận thức được tầm quan trọng của việc phân tích chi phí cũng như nhữngảnh hưởng của chi phí đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên em quyếtđịnh chọn đề tài: “ HẠCH TOÁN CHI PHÍ HAO HỤT TRONG KINHDOANH XĂNG DẦU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ”.71.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU1.2.1. Mục tiêu chungPhân tích tình hình biến động của chi phí hao hụt trong giai đoạn 20052007. Trên cơ sở đó, đề xuất giải pháp tiết giảm chi phí hao hụt góp phần nângcao lợi nhuận và tăng sức cạnh tranh cho công ty trong tương lai.1.2.2. Mục tiêu cụ thể Mô tả đặc điểm và phương thức quản lý chi phí hao hụt của công ty. Đánh giá tình hình thực tế của chi phí hao hụt 3 năm [2005 – 2007] Phân tích chênh lệch giữa lượng hao hụt thực tế và lý thuyết. Đề xuất biện pháp nhằm tiết giảm chi phí hao hụt trong thời gian tới.1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨUSử dụng các tài liệu có liên quan, số liệu về chi phí và các báo cáo tiêu thụtừ nguồn Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ.Thời gian số liệu thu thập: số liệu thu thập từ năm 2005 đến năm 2007.Thời gian thực hiện luận văn: từ 11/02/2008 đến 25/04/2008Do hạn chế về thời gian thực hiện luận văn, đề tài chỉ tập trung nghiên cứuvào chi phí hao hụt xăng dầu của khối kho và khối cửa hàng bán lẻ của công tyxăng dầu Tây Nam Bộ [không xét đến chi phí hao hụt ở các chi nhánh của trựcthuộc Công ty trong khu vực miền Tây Nam Bộ].1.4. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU1. Bộ Thương Mại – Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam [1998]. Các bảng hiệuchỉnh, đo tính xăng xầu và khí gas hóa lỏng theo tiêu chuẩn TCVN 6065 -1995/ASTM-D/ API. 2540/IP. 200, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.2. Bộ Thương Mại – Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam [2002]. Chế độ kế toán ápdụng tại Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, Hà Nội.3. Kiều Đình Kiểm [1999]. Các sản phẩm dầu mỏ và hóa dầu, NXB Khoa học vàkỹ thuật, Hà Nội.4. Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam [2001]. Quy định về quản lý hao hụt xăngdầu [Ban hành kèm theo Quyết định số 693/XD – QĐ ngày 19 tháng 11 năm2001], NXB GTVT, Hà Nội.5. Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam [2004]. Hệ thống quy định quản lý nội bộ[Ban hành kèm Quyết định 691/XDTNB – QĐ ngày 16/11/2004], Hà Nội.8Chương 2PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁPNGHIÊN CỨU2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN2.1.1. Khái quát chung về hao hụt2.1.1.1. Khái niệm:Hao hụt là sự giảm mất một phần về vật chất phát sinh trong quá trìnhbảo quản, vận chuyển và lưu thông. Tuỳ theo đặc tính lí, hoá của từng loại hàng,hoặc do ảnh hưởng của các điều kiện khách quan [mưa, gió, lụt, bão, nóng, ẩm,bốc dỡ, vận chuyển...] nhiều loại hàng giảm trọng lượng, hao mòn, mất mát...[Theo định nghĩa của Từ điển Bách khoa toàn thư].Giảm tỉ lệ hao hụt là một biện pháp quan trọng để giảm giá thành và phílưu thông; là một chỉ tiêu quan trọng mà người quản lí phải phấn đấu thực hiệnbằng các biện pháp cải tiến kĩ thuật, tổ chức quản lí trong các khâu bảo quản, vậnchuyển và lưu thông.Chi phí hao hụt xăng dầu là sự hao phí được thể hiện bằng tiền của haohụt xăng dầu phát sinh trong quá trình vận chuyển, bảo quản, tồn trữ… xăng dầu.Khoản mục chi phí này được hạch toán vào giá vốn hàng bán [trường hợp xăngdầu nhập khẩu có phát sinh hao hụt] hoặc đưa vào chi phí bán hàng và quản lýdoanh nghiệp. Tuy nhiên đến năm 2007, chi phí hao hụt xăng dầu được quy địnhhạch toán vào giá vốn hàng bán.2.1.1.2. Ý nghĩa của phân tích chi phí hao hụt:Lợi nhuận và chi phí có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, khi chi phígiảm thì lợi nhuận tăng hoặc ngược lại. Do đó, muốn tăng lợi nhuận và tăng lợithế cạnh tranh, doanh nghiệp cần phải kiểm soát chi phí. Muốn nhận biết lợi thếhoặc bất lợi trong chi tiêu để chi phí thực tế có thể thấp hơn hoặc cao hơn chi phíđịnh mức, ta phải tiến hành phân tích sự biến động của chi phí.Đối với ngành xăng dầu, công tác quản lý hao hụt luôn là một nội dungquản lý phức tạp. Hàng năm, khoản chi phí này chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng9chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. Do đó, để tăng cường hiệu quả kinh doanhcủa doanh nghiệp cần phải tiết giảm tối đa chi phí, nhất là chi phí hao hụt. Phântích chi phí hao hụt sẽ giúp nhà quản lý tìm được những giải pháp khả thi vàquản lý định mức hao hụt chặt chẽ, phù hợp hơn để chi phí hao hụt thực tế ngàycàng giảm.2.1.1.3. Một số vấn đề liên quan đến hao hụt xăng dầu:Hao hụt xăng dầu trong quá trình xuất nhập, vận chuyển, bảo quản gồmcó hao hụt bay hơi, tràn vải, rò rỉ. Xăng dầu bị bay hơi: sản phẩm xăng dầu bịmất dần phẩm chất. Những thành phần nhẹ trong xăng dầu dần bay hơi, chỉ cònlại những thành phần nặng sẽ làm cho nhiệt độ sôi đầu của dầu mỏ và các sảnphẩm dầu sáng tăng lên, tỉ trọng tăng do các thành phần cất nặng lên.Do đặc tính xăng dầu là chất dễ bay hơi, dễ bị tác động bởi nhiệt độ môitrường, nên việc đo tính xăng dầu phải được quy về một hệ đo lường chuẩn quốctế. Năm 1993, tiêu chuẩn ASTM - D.1250 đã được đưa vào áp dụng trong đotính, giao nhận và hạch toán xăng tại Việt Nam và đến năm 1995 đã chính thứcban hành thành tiêu chuẩn Việt Nam – TCVN 6065 – 1995. Tổng Công ty xăngdầu Việt Nam quy định các bảng đo chính thuộc hệ đo Mét như sau:ĐƠN VỊ ĐOHỆ ĐO MÉTChiều dàiMétNhiệt độ0C [Centigrate]Tỷ trọngDensity ở 150CDung tíchLít, m3Khối lượngTấn, kgQua đó, các số liệu xăng dầu thực tế phải được hiệu chỉnh về:- Thể tích xăng dầu [lít, m3] đo được ở nhiệt độ khác 150C về 150C[Hệ số VCF]- Tương quan giữa các đơn vị đo khối lượng và thể tích: Kg/lít ở150C; Lít ở 150C/tấn; tương ứng với giá trị Density ở 150C [Hệ số WCF].Hệ số VCF bình quân: là hệ số hiệu thể tích xăng dầu về 150C ứng với tỷtrọng bình quân hàng nhập và nhiệt độ bình quân mùa miền.Khối lượng riêng 150C [Density 150C]: khối lượng trong chân không củamột đơn vị thể tích dầu ở điều kiện chuẩn 150C. Ký hiệu là d15.10Hệ số hiệu chỉnh thể tích [Volumn correction factor – VCF]: hệ số [tùythuộc vào khối lượng riêng và nhiệt độ của dầu] dùng để hiệu chỉnh thể tích dầuở điều kiện thực tế về điều kiện chuẩn.Hệ số hiệu chỉnh tỷ trọng về điều kiện không khí [Hệ số WCF]: dùngđể hiệu chỉnh thể tích dầu F.O ra khối lượng từ điều kiện chân không về điềukiện không khí.Định mức hao hụt công đoạn: là định mức để quản lý hao hụt trong quátrình nhập, xuất, tồn chứa, vận chuyển …Định mức hao hụt tổng hợp được xây dựng trên cơ sở định mức hao hụttheo từng công đoạn và kế hoạch kinh doanh, tính bằng % trên lượng bình quânnhập mua, xuất bán trong kỳ kế hoạch.Quy đổi thể tích xăng dầu đo được về điều kiện nhiệt độ chuẩn ở150C:V/150C = V xăng dầu * VCFV xăng dầu là thể tích thực tế xăng dầu thực chứa trong bểTính toán chuyển đổi thể tích ra khối lượng [áp dụng cho dầu F.O]Tính toán quy đổi V/150C về đơn vị khối lượng [kg, tấn] theo công thức:G, kg = V/150C * WCF2.1.2. Phân loại hao hụta] Hao hụt trong khâu nhập:Hao hụt khâu nhập tính cho quá trình nhập xăng dầu từ phương tiện vậntải vào bể chứa.Lượng hao hụt là hiệu số giữa số lượng ghi trên hóa đơn xuất và số thựcnhận tại bể của kho nhập [sau khi đã hao hụt xuất sau lượng kế và hao hụt vậntải].b] Hao hụt trong khâu xuất:Hao hụt xăng dầu khâu xuất được tính từ bể xuất đến phương tiện nhận,trong đó được chia thành hai công đoạn:+ Hao hụt xuất từ bể đến lượng kế+ Hao hụt xuất từ lượng kế đến phương tiện [gọi tắt là hao hụt xuấtsau lượng kế]. Hao hụt xuất sau lượng kế chỉ áp dụng khi xuất cho các phương11tiện vận tải là tàu dầu, xà lan tham gia vận chuyển có điểm giao hàng tại cảngđến [không áp dụng cho đường bộ].Hao hụt xuất từ bể đến phương tiện bằng tổng hao hụt xuất từ bể đếnlượng kế và hao hụt xuất sau lượng kế.Lượng hao hụt xuất từ bể đến lượng kế là hiệu số giữa số đo thực xuất tạibể và số thực xuất qua lượng kế.c] Hao hụt trong khâu vận tải:Hao hụt trong khâu vận tải [đường thủy, đường bộ và đường sắt] là haohụt xảy ra trong quá trình vận tải xăng dầu từ kho, cảng xếp hàng đến kho, cảngdỡ hàng và được tính bằng % lượng xăng dầu vận tải trên chiều dài 100km. Nếukhác 100km thì nhân với mức đó với chiều dài vận tải thực tế chia cho 100.d] Hao hụt xăng dầu trong khâu vận tải bằng đường ống:Lượng hao hụt xăng dầu trong khâu vận tải bằng đường ống được tính choquá trình bơm chuyển xăng dầu từ kho xuất đến kho nhận trên tuyến ống hàn, cóđường kính trong từ 145mm trở lên. Hao hụt này không bao gồm hao hụt khâuxuất, nhập [quá trình bay hơi ở bể giao nhận] và được phân thành 2 trường hợp:-Khi đường ống đang vận hành [bơm chuyển]-Khi đường ống không vận hành [từ 10 ngày trở lên].Nếu giao nhận không qua lượng kế thì lượng hao hụt là hiệu số đo đượctại bể ở kho giao và bể kho nhận. Trong trường hợp này, nếu giao tại bể của khonhận thì bên giao sẽ được cộng thêm mức hao hụt chuyển bể.Nếu giao nhận qua lượng kế thì lượng hao hụt xăng dầu là hiệu số giữa sốlượng thực xuất tại bể kho giao và giá trị thực giao tại lượng kế đặt tại kho nhận.Trong trường hợp này, bên giao và bên nhận đều được cộng thêm 50% mức haohụt chuyển bể.e] Hao hụt xăng dầu trong khâu tồn chứa:Hao hụt trong khâu tồn chứa được tính riêng cho từng loại bể [bể tronghang, ngoài trời, bể trụ đứng, bể trụ nằm, tàu, xà lan khi sử dụng làm bồn chứanổi] và theo thời gian tồn chứa.Lượng hao hụt tồn chứa được phân thành 2 loại:- Hao hụt do tồn chứa dài ngày [với những bể trong 1 tháng không cóxuất, nhập].12- Hao hụt do tồn chứa ngắn ngày hoặc xuất, nhập thường xuyên [những bểtrong 1 tháng có tham gia xuất nhập].2.1.3. Hạch toán chi phí hao hụtVề chế độ quản lý và quyết toán hao hụt xăng dầu phải theo chế độ quyđịnh hiện hành của Nhà Nước và của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam.- Trường hợp hao hụt thực tế thấp hơn hoặc bằng định mức thì số hao hụtthực tế được hạch toán toàn bộ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ- Trường hợp hao hụt thực tế cao hơn định mức, phần vượt định mức xửlý theo các quy định của Tổng Công ty theo nguyên tắc sau:+ Trường hợp vượt định mức được xác định là do nguyên nhân kháchquan thì phần vượt định mức được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanhtrong kỳ;+ Trường hợp vượt định mức do các nguyên nhân chủ quan thì phầnvượt định mức phải quy rõ trách nhiệm bồi thường vật chất đối với tập thể và cánhân.- Lượng hao hụt được quyết toán toàn Công ty = Tổng lượng hao hụt cácnguồn xăng dầu [kinh doanh, hàng P10, hàng giữ hộ] = Tổng hao hụt của các đơnvị trực thuộc.- Quyết toán hao hụt:+ Thực tế ≤ định mức: quyết toán toàn bộ vào chi phí kinh doanh trong kỳ+ Thực tế > định mức: Phần vượt được xử lý như quy định trên.- Giá hạch toán chi phí hao hụt: theo giá vốn hàng xuất.- Giá xử lý bồi thường: không thấp hơn giá bán buôn tại thời điểm phátsinh thừa thiếu [gồm cả phí xăng dầu và thuế GTGT].Ghi chú:- Thừa thiếu vận chuyển = Vận đơn – Giám định đến.- Trường hợp nhập bể: giám đinh đến [nội suy] =Thực nhận tại bể1 – Đ.mức hao hụt nhập2.1.3.1. Kế toán hao hụt khâu nhập khẩu- Khi nhập khẩu xăng dầu, kế tóan căn cứ vào chứng từ hóa đơn thươngmại. ghi:Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường [Tỉ giá bình quân liên ngânhàng]13Nợ TK 413 – Chênh lệch tỉ giá [Số chênh lệch tỉ giá hạch toán lớn hơn tỉ giábình quân liên ngân hàng]Có TK 331 – Phải trả người bán [Tỉ giá hạch toán]Có TK 413 – Chênh lệch tỉ giá [Số chênh lệch tỉ giá bình quân liênngân hàng lớn hơn tỉ giá hạch toán]- Căn cứ vào hồ sơ giám định hàng nhập khẩu, kế toán phản ánh giá trịhàng nhập kho theo số lượng hàng thực tế giám định,ghi:+ Trường hợp số lượng hàng thực tế giám định nhỏ hơn số lượng hàngghi trên hóa đơn thương mại, ghi:Nợ TK 1561 – Xăng dầu [Giá trị xăng dầu nhập kho theo số lượng thực tếgiám định]Nợ TK 15611 – Giá hạch toánNợ TK 15612 – Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán [Số chênh lệch giá vốnlớn hơn giá hạch toán]Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý [Số chênh lệch giá trị giữa lượnghàng thực tế giám định nhỏ hơn lượng hàng ghi trên hóa đơn thương mại]Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đườngCó TK 15612 – Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán [Số chênh lệchgiá vốn nhỏ hơn giá hạch toán]- Căn cứ vào biên bản xử lý hao hụt xăng dầu khâu nhập khẩu, ghi:Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán [Số hao hụt được phép]Nợ TK 1388 – Phải thu khác [Phần hao hụt tổ chức, cá nhân phải bồithường]Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý+ Trường hợp số lượng hàng thực tế giám định lớn hơn số lượng hàngchi trên hóa đơn thương mại, ghi:Nợ TK 1561 – Xăng dầu [Giá trị xăng dầu nhập kho theo số lượng thực tếgiám định][Nợ TK 15611 – Giá hạch toán][Nợ TK 15612 – Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán [Số chênh lệch giávốn lớn hơn giá hạch toán]]Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường [Ghi theo giá hóa đơn]14Có TK 15612 – Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán [Số chênh lệchgiữa giá vốn nhỏ hơn giá hạch toán]Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết [Số chênh lệch giá trị giữalượng hàng thực tế giám định lớn hơn lượng hàng ghi trên hóa đơn thương mại]- Căn cứ vào biên bản xử lý xăng dầu thừa khâu nhập khẩu, ghi:Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyếtCó TK 632 – Giá vốn hàng bán2.1.3.2. Kế toán hao hụt thừa, thiếu xăng dầu các khâu nhập, xuất vàtồn chứa:a] Hạch toán hao hụt xăng dầuCăn cứ vào chứng từ xuất hao hụt khâu nhập, xuất, tồn chứa hàng thánghàng quý, kế toán ghi:Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp [Phần hao hụttrong định mức]Có TK 156 – Hàng hóab] Hạch toán thừa, thiếu xăng dầuCăn cứ vào biên bản kiểm kê xăng dầu, kế toán phản ánh giá trị xăng dầuthừa, thiếu, ghi:-Giá trị xăng dầu thiếu, ghi:Nợ TK 1381 –Tài sản thiếu chờ xử lýCó TK 156 – Hàng hóa [1561]-Giá trị xăng dầu thừa, ghi:Nợ TK 156 – Hàng hóa [1561]Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyếtCăn cứ vào biên bản xử lý xăng dầu thiếu, ghi:+ Trường hợp thiếu do nguyên nhân khách quan, số xăng dầu thiếughi:Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệpCó TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý+ Trường hợp thiếu do nguyên nhân chủ quan, số xăng dầu thiếu ghi:Nợ TK 111, 1388 … [Trường hợp cá nhân bồi thường]15Nợ TK 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi [Trường hợp bù đắp bằngquỹ khen thưởng phúc lợi]Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lýCăn cứ vào biên bản xử lý xăng dầu thừa, ghi:+ Trường hợp đã hạch toán số hao hụt theo định mức lớn hơn hao hụtthực tế, thì số chênh lệch ghi:Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyếtCó TK 641 – Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp+ Trường hợp thừa do nhầm lẫn phải trả đơn vị khác, bù trừ thiếu, ghi:Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyếtCó TK 331 – Phải trả người bánCó TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý2.1.3.3. Kế toán các khoản hao hụt, thừa, thiếu xăng dầu khâu vận tải:Căn cứ vào biên bản giao nhận xăng dầu giữa đơn vị vận tải và thuê vậntải, kế toán xác định và phản ánh giá trị xăng dầu hao hụt thực tế phát sinh khâuvận tải, ghi:Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lýCó TK 1561 – Xăng dầuCăn cứ vào biên bản quyết toán hao hụt xăng dầu với đơn vị vận tải, kếtoán ghi:+ Trường hợp hao hụt thực tế nhỏ hơn hoặc bằng hao hụt theo hợpđồng thì số hao hụt được tính vào chi phí theo hao hụt thực tế:Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệpCó TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý+ Trường hợp hao hụt thực tế lớn hơn hao hụt theo hợp đồng thì số haohụt được tính vào chi phí theo hợp đồng vận tải, số chênh lệch hao hụt thực tế lớnhơn hao hụt theo hợp đồng do đơn vị vận tải phải bồi thường:Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp [Số hao hụttheo hợp đồng]Nợ TK 111, 112, 331 …[Số chênh lệch hao hụt thực tế lớn hơn hao hụttheo hợp đồng, phải bồi thường]Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý [hao hụt thực tế]162.1.3.4. Kế toán hao hụt hàng dự trữ quốc gia và quỹ dự trữ quốc gia:Hàng dự trữ quốc gia gồm xăng dầu do Nhà Nước giao cho Tổng Công tyxăng dầu bảo quản, giữ hộ Nhà Nước và được Nhà Nước thanh toán tiền phí dịchvụ bảo quản giữ hộ. Tổng Công ty không được phép sử dụng và xuất bán hàngdự trữ quốc gia, chỉ được xuất hàng khi có lệnh [được phép] của Nhà Nước.Giá trị hao hụt hàng dự trữ quốc gia xuất theo định mức quy định:Nợ TK 418 – Quỹ dự trữ quốc giaCó TK 158 – Hàng dự trữ quốc gia.2.1.4. Nguyên tắc xác định chi phí hao hụtĐể xác định chi phí hao hụt, cần xác định về lượng hao hụt và giá vốn doTổng công ty giao cho đơn vị:1. Xác định số lượng hao hụt gồm lượng hao hụt theo định mức và haohụt quy về Lít 150C từ số liệu báo cáo hao hụt thực tế của khối kho và cửa hàng: Cân đối số lượng hàng thực nhập theo lít 150C [được tổng hợptrên hóa đơn nhập kho] Cân đối lượng hàng tồn thực tế tại bể theo lít thực tế [dựa theo sốliệu kết quả kiểm kê] Cân đối lượng hàng thực xuất theo lít thục tế [được tổng hợp dựatrên hóa đơn xuất] Hệ số VCF sử dụng để làm quyết toán được lấy theo giá trị bìnhquân của các VCF ghi tại hóa đơn nhập trong kỳ quyết toán Cân đối hàng thừa thiếu: Tổng lượng hàng thực xuất + Tồn khođược quy về lít 150C để so sánh với lượng hàng thực nhập theo chứng từ [sau khiđã trừ lượng hao hụt theo định mức khoán]. Xử lý chênh lệch thừa thiếu hàng: do công ty trực tiếp quy định.2. Chi phí hao hụt là tích số giữa số lượng hao hụt với giá thành [giá vốn]Tổng công ty giao cho đơn vị.Hao hụt được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong các kỳ quyết toán[3, 6, 9 và 12 tháng] trên cơ sở quyết toán lượng hao hụt xăng dầu theo từngnguồn hàng.Đối với nguồn hàng kinh doanh: theo hao hụt thực tế17Đối với nguồn hàng dự trữ quốc gia và hàng giữ hộ: theo hợp đồng thỏathuận với từng chủ hàng.Giá hạch toán chi phí hao hụt:Đối với nguồn kinh doanh: theo giá mua nội bộ [giá vốn hàng tồn kho]Đối với hàng dự trữ quốc gia: theo giá vốn hàng dự trữ quốc gia do Nhànước quy định.- Tập hợp chi phí hao hụt phân bổ trực tiếp vào các phương thức tươngứng với các công đoạn:+ Hao hụt liên quan đến quá trình nhập, xuất, tồn chứa hàng tại kho:thuộc chi phí qua kho.+ Hao hụt của khối cửa hàng tập hợp vào chi phí bán lẻ+ Hao hụt trong quá trình vận chuyển: tập hợp phân đoạn cùng với chiphí vận chuyển liên quan đến từng phương thức.2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU- Phương pháp phỏng vấn: tìm hiểu quy trình hạch toán chi phí hao hụtxăng dầu qua việc phỏng vấn các nhân viên phòng kế toán, phòng kỹ thuật trongCông ty.- Phương pháp thống kê – thu thập và tổng hợp số liệu: các số liệu đượctập hợp, thu thập từ các báo cáo chi phí, báo cáo tiêu thụ, báo cáo hao hụt từngcông đoạn và báo cáo hao hụt tổng hợp của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ quaba năm 2005, 2006 và 2007, tài liệu của cơ quan thực tập… sau đó tiến hànhthống kê, tổng hợp lại cho có hệ thống để phân tích.- Phương pháp so sánh: Là phương pháp xem xét một chỉ tiêu dựa trênviệc thay đổi một chỉ tiêu quy định, qua đó xác định xu hướng biến động của chỉtiêu cần phân tích. Tùy theo mục đích phân tích, tính chất và nội dung của các chỉtiêu kinh tế mà ta có thể sử dụng các kỹ thuật so sánh thích hợp như so sánh tuyệtđối, so sánh tương đối.18Chương 3KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAMBỘ3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty- Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ là một trong những đơn vị trực thuộcTổng Công ty xăng dầu Việt Nam - Bộ Thương Mại- Tên giao dịch quốc tế : Petrolimex TAY NAM BO- Tên tiếng việt: Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ- Trụ sở chính: 21 CMT8 - P. Thới Bình - Q. Ninh Kiều – TP. Cần Thơ- Điện thoại : 071. 821656-765767- 826906 - 823913- Fax : [071] 822746- Văn phòng đại diện : 21-23 Hồ Tùng Mậu - Quận I - TP. HCM- Mã số thuế: 1800158559- Phạm vi hoạt động: Đồng bằng sông Cửu Long mà chủ yếu là Thành phốCần thơ và ba tỉnh: Sóc Trăng, Hậu Giang, Bạc Liêu ngoài ra còn tái xuất quaCampuchia.- Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ được thành lập vào tháng 5/1975 từ hệthống cơ sở vật chất kỹ thuật [kho hàng, bồn bể, đường ống...] do các hãng của tưbản như hãng Shell, Esso, Caltex để lại với tên gọi ban đầu là Công ty xăng dầucấp I khu vực Tây Nam Bộ. Ngày 07/01/1976, Tổng cục vật tư bằng văn bản số03/VH-KH quyết định thành lập Tổng kho xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ trựcthuộc Công ty xăng dầu Miền Nam [Cty xăng dầu Khu vực II] ngày nay.- Tháng 7/1977 Tổng Công ty xăng dầu có quyết định số 221/XD-QĐ đổitên “Tổng kho xăng dầu khu vực Tây Nam Bộ” thành “Tổng kho xăng dầu CầnThơ” trực thuộc Công ty xăng dầu Khu Vực II.- Ngày 11/09/1984, Giám đốc Công ty xăng dầu Khu vực II ban hànhquyết định số 134/TC đổi tên “Tổng kho xăng dầu Cần Thơ” thành “Xí nghiệpxăng dầu Hậu Giang”.- Ngày 26/12/1988 Tổng Giám đốc Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam banhành Quyết định số 2209/XD.QĐ đổi tên “Xí nghiệp xăng dầu Hậu Giang” thành19Công ty xăng dầu Hậu Giang và về trực thuộc Tổng công ty xăng dầu [nay làTổng công ty xăng dầu Việt Nam - Petrolimex Việt Nam].- Cùng với việc tách tỉnh Cần thơ thành Thành phố Cần Thơ trực thuộctrung ương và tỉnh Hậu giang, ngày 08/12/2003 Bộ Thương Mại đã có quyết địnhsố 1680/2003/QĐ-BTM đổi tên Công ty xăng dầu Hậu Giang thành Công tyxăng dầu Tây Nam Bộ từ ngày 01/01/2004 trực thuộc Tổng Công ty xăng dầuViệt Nam.- Từ khi thành lập đến nay Công ty không ngừng lớn mạnh, hiện có 3 chinhánh trực thuộc ở 3 tỉnh Hậu Giang, Sóc trăng, Bạc Liêu cùng hệ thống kho bểvới tổng sức chứa trên 120.000m3/tấn.3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty3.1.2.1 Chức năngCông ty xăng dầu Tây Nam Bộ là một đơn vị thương mại, chịu sự chỉ đạotrực tiếp của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Mạng lưới kinh doanh của Côngty trải rộng trên địa bàn 4 tỉnh/thành phố [TP. Cần Thơ, Hậu Giang, Sóc Trăng vàBạc Liêu]. Bao gồm Văn phòng Công ty đặt tại trung tâm Thành phố Cần thơ,các chi nhánh ở các tỉnh cùng với hệ thống kho bể và các cửa hàng kinh doanhxăng dầu.Công ty có chức năng kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu ... đápứng cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội, đảm bảo cho nhu cầu an ninh quốc phòngvà yêu cầu phát triển kinh tế trong địa bàn được phân công. Ngoài mặt hàng chủyếu là xăng dầu Công ty còn tổ chức kinh doanh nhiều loại hình dịch vụ như:kinh doanh kho bể [giữ hộ hàng hóa, cấp lẻ, nhập ủy thác...], vận tải xăng dầu,dịch vị hàng dự trữ quốc gia nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của kháchhàng. Bên cạnh đó Công ty còn có chức năng thực hiện hợp đồng tái xuất sangCampuchia theo sự ủy nhiệm của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam.3.1.2.2. Nhiệm vụ- Cung cấp xăng dầu cho các tỉnh Miền Tây ngoài ra còn tham gia tái xuấtsang thị trường Campuchia.- Phát huy nguồn lực, tổ chức kinh doanh có hiệu quả để hoàn thành tốtnhiệm vụ kế hoạch mà Tổng Công ty giao. Ngày càng mở rộng thêm các loạihình dich vụ trong lĩnh vực kinh doanh nhằm gia tăng thị phần. Bên cạnh đó phải20khai thác một cách có hiệu quả tài sản, nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp,đồng thời chống lãng phí gây thất thoát tài sản và nguồn vốn nhằm mang lại lợiích cho Công ty và xã hội.- Trong công tác kinh doanh tạo ra được nguồn hàng có lợi thế hơn, xâydựng thị trường bán buôn, bán lẻ vững chắc và ổn định. Khai thác lợi thế là trungtâm phân phối nguồn hàng chính cho các công ty trong ngành ở khu vực đồngbằng sông cửu long. Đẩy nhanh tốc độ phát triển các điểm bán lẻ mới, hệ thốngđại lý. Tổ chức kinh doanh có hiệu quả nhằm tăng thu nhập cho cán bộ côngnhân viên, tăng thêm phần đóng góp vào ngân sách nhà nước, góp phần vàocông cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long nóiriêng và đất nước nói chung.3.1.3. Cơ cấu tổ chức công tyGIÁM ĐỐCP. GIÁM ĐỐCKINH DOANHPHÒNGKINHDOANHP. GIÁM ĐỐCKỸ THUẬTPHÒNG KẾTOÁNCHI NHÁNHXĂNG DẦUSÓC TRĂNGCHI NHÁNHXĂNG DẦUBẠC LIÊUHỆ THỐNGCHXD TRỰCTHUỘC CHINHÁNHHỆ THỐNGCHXD TRỰCTHUỘC CHINHÁNHPHÒNG KỸTHUẬTCHI NHÁNHXĂNG DẦUHẬU GIANGHỆ THỐNGCHXD TRỰCTHUỘC CHINHÁNH21TỔNG KHOXĂNG DẦUMIỀN TÂYPHÒNG TỔCHỨC –HÀNHCHÍNHKHO: CẦNTHƠ, TRÀNÓCPHÒNGTHANHTRA BẢOVỆHỆ THỐNGCHXD TRỰCTHUỘC CTYBố trí nhân sựTổng số cán bộ công nhân viên tại văn phòng Công ty là: 94 người.Trong đó:- Ban lãnh đạo: 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc- Phòng kinh doanh: 27 người- Phòng kế toán: 15 người- Phòng kỹ thuật: 18 người.- Phòng tổ chức hành chính: 21 người- Phòng thanh tra pháp chế: 10 người3.2. KHÁI QUÁT CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁCKẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ3.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công tyCông ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Đối với các chinhánh ở các tỉnh thì thì tổ chức kế toán độc lập với Công ty.Sơ đồ bộ máy kế toánKế toán trưởngPhó phòng 1KếtoánthanhtoánKếtoáncôngnợPhó phòng 2Kế toánXDCBsửa chữalớnKếtoánkhohàngKế toánchi phíthanh toánnội bộKhoquỹTổ vitính3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phậnBộ phận 1: Kế toán thanh toán [tiền mặt - ngân hàng].- Kiểm tra tính chính xác, hợp lý và hợp lệ của các chứng từ thanh toán đểlập phiếu thu chi theo đúng chế độ của Nhà nước.22- Viết phiếu thu chi quỹ tiền mặt, cuối ngày in sổ chi tiết đối chiếu xác nhậnvới thủ quỹ. Kiểm kê định kỳ 6 tháng và cuối năm, kiểm kê đột xuất khi có yêucầu của lãnh đạo.- Theo dõi thanh toán các khoản chi tiêu theo đúng chế độ và định mức chiphí tài chính tại văn phòng Cty.- Cập nhật các chứng từ ngân hàng đảm bảo yêu cầu kịp thời, chính xác, chitiết, cuối ngày in sổ chi tiết đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, cuối năm tiến hànhkiểm kê có xác nhận của ngân hàng. Cuối tháng tiến hành đối chiếu tiền chuyểnvề Tcty, đặc biệt lưu ý các khoản tiền đang chuyển. Mọi khoản thanh toán qua tàikhoản tiền gửi ngân hàng phải có bản đề nghị của bộ phận nghiệp vụ liên quanđược lãnh đạo ký duyệt mới được lập uỷ nhiệm chi chuyển trả khách hàng, nếukhông có kế hoạch thanh toán khác thì toàn bộ số dư được chuyển trả cho Tổngcông ty.Bộ phận 2: Kế toán công nợ [phải thu - phải trả - tạm ứng - khác].- Kế toán công nợ phải trả người cung cấp : theo dõi công nợ người bántheo từng đối tượng, hoá đơn mua hàng hóa, dịch vụ . Đối chiếu hàng nhập thựctế với các điều khoản hợp đồng ký kết, theo dõi việc thanh toán với khách hàng.Cuối tháng in bảng kê, sổ chi tiết và lập biên bản đối chiếu xác nhận của kháchhàng.- Kế toán công nợ phải thu khách hàng : mở thẻ theo dõi công nợ người muatheo từng đối tượng, hoá đơn bán hàng và việc thanh toán của khách hàng, cửahàng đảm bảo định mức theo hợp đồng ký kết [cả mức dư nợ và thời gian nợ];kiểm tra giá bán và sự phù hợp các nội dung ghi chép trên hoá đơn. Mọi trườnghợp bán nợ vượt định mức và khác giá theo quy định phải có ý kiến phê duyệtcủa lãnh đạo Công ty mới được giải quyết. Hàng tuần báo cáo nhanh tình hìnhcông nợ cho trưởng phòng. Cuối tháng in bảng kê và sổ chi tiết, lập biên bản đốichiếu công nợ với khách hàng. Tính lãi quá hạn thanh toán.- Kế toán công nợ tạm ứng: tạm ứng cho công việc theo nguyên tắc thanhtoán lần trước mới được ứng lần sau; tạm ứng cá nhân chỉ giải quyết cho CNV cóhoàn cảnh đặc biệt khó khăn, mức trừ tạm ứng không quá 30% thu nhập hàngtháng. Theo dõi các khoản tạm ứng theo từng đối tượng, đối chiếu xác nhận vàothời điểm cuối năm.23- Kế toán công nợ khác: Đôn đốc thu hồi kịp thời các khoản tiền phải thu,phải trả khác đến hạn thanh toán. Theo dõi các khoản công nợ khác theo từngmón, đối chiếu xác nhận vào thời điểm kiểm kê 0:00 giờ ngày 01/01 và 01/07.Bộ phận 3: Kế toán XDCB, sửa chữa lớn.- Thực hiện các quy định của Nhà nước, của ngành và công ty trong lĩnhvực đầu tư XDCB, sửa chữa lớn.- Phối hợp các phòng nghiệp vụ soạn thảo các hợp đồng kinh tế trong lĩnhvực XDCB, sửa chữa ..., biên bản nghiệm thu.- Kiểm tra khối lượng, giá dự toán và quyết toán công trình.- Tổng hợp quyết toán công trình.- Lập các báo cáo đầu tư XDCB, sửa chữa lớn theo quy định của ngành.Bộ phận 4: Kế toán kho hàng [hàng hoá - nguyên vật liệu - CCDC TSCĐ]- Cập nhật trên máy tính phần thực nhập - xuất của chứng từ. Đối với hàngnhập phải kiểm tra đối chiếu giữa hoá đơn mua hàng với các điều khoản của hợpđồng ký kết. Đối với hàng xuất phải kiểm tra đối chiếu phương thức xuất, giáxuất, mã khách của từng hoá đơn đảm bảo đúng quy định.- Đối chiếu lượng nhập - xuất - tồn trên máy với báo cáo của các kho, cửahàng.- Kiểm tra và quyết toán định mức hao hụt các công đoạn nhập xuất của Ctyvà các kho, cửa hàng.- Lập báo cáo nhập - xuất - tồn tại văn phòng công ty [theo từng nguồn,từng đơn vị] . Lập báo cáo tiêu thụ, tờ khai phí xăng dầu theo quy định.- Lập báo cáo kiểm kê tồn kho.- Kế toán tài sản cố định : Hạch toán kết chuyển chi phí đầu tư, tăng giảmtài sản; tính và trích khấu hao tài sản, cập nhật thẻ vào máy tính, lập hồ sơ thanhlý tài sản. Lập báo cáo kiểm kê TSCĐ.Bộ phận 5: Kế toán chi phí - thanh toán nội bộ.- Kế toán chi phí : mở sổ theo dõi chi tiết các khoản chi phí phát sinh [chiphí sản xuất kinh doanh, chi phí trả trước, chi phí phải trả, chi phí khác] theotừng đối tượng, loại hình hoạt động và khoản mục chi phí; kiểm tra nội dung ghichép và hạch toán của từng khoản mục chi phí; cuối tháng tập hợp và lập bảng24phân bổ chi phí chung cho các loại hình SXKD theo tiêu thức doanh thu thuần.Lập báo cáo phân tích chi phí và tính giá thành [định kỳ, đột xuất] phục vụ việcđiều hành của lãnh đạo công ty.- Kế toán thanh toán nội bộ [công ty, ngành, tạm ứng]: căn cứ giấy báo nợ[có] và tài liệu kế toán liên quan; tiến hành kiểm tra tính chính xác, hợp lý và hợplệ của hồ sơ thanh toán; trình lãnh đạo phê duyệt nội dung thanh toán để lậpchứng từ thanh toán bù trừ công nợ.- Kế toán các hoạt động khác [cung cấp dịch vụ, các khoản đầu tư, thuê vàcho thuê tài sản hoạt động, nhượng bán tài sản...] phối hợp các phòng nghiệp vụsoạn thảo và trình ký các hợp đồng kinh tế, lập hóa đơn và tiến hành hạch toándoanh thu hoạt động dịch vụ, lập đề nghị thanh toán các khoản chi phí phải trảđến hạn.- Giúp Kế toán trưởng khảo sát giá cả thị trường trong việc mua sắm tài sảnvà vật tư.Bộ phận 6: Kho quỹ- Chịu trách nhiệm quản lý đảm bảo an toàn số lượng tiền mặt, cổ phiếu, tráiphiếu, tín phiếu ... trong quỹ; cũng như trong quá trình thu, vận chuyển và nộptiền vào ngân hàng.- Thực hiện việc thu nộp, chi trả tiền mặt cho các đối tượng có liên quan căncứ vào phiếu thu chi đã được ký duyệt; vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển giao lạichứng từ và tiến hành kiểm tra đối chiếu tồn quỹ với kế toán thanh toán. Phốihợp với kế toán thanh toán kiểm kê tiền mặt theo quy định [định kỳ hoặc độtxuất]. Chỉ được xuất quỹ tiền mặt nộp ngân hàng khi đã có phiếu chi được kýduyệt. Chỉ được để tồn quỹ đủ chi theo kế hoạch khi có sự chỉ đạo của lãnh đạophòng.Bộ phận 7: Vi tínhHoàn thành các chương trình ứng dụng tin học trong quản lý kinh doanh tạiđơn vị khi có yêu cầu của các phòng nghiệp vụ.Bảo quản hệ thống máy tính, có kế hoạch đề xuất ý kiến về việc đầu tư trangbị máy tính phù hợp và hiệu quả.3.2.3. Hệ thống sổ kế toán25- Ngày 29/11/2002 Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã có quyết định số480/XD-QĐ-HĐQT ban hành “Chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty xăngdầu Việt Nam” áp dụng tại Tổng công ty các đơn vị thành viên của Tổng công tytrong đó có Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ. “Chế độ kế toán áp dụng tại Tổngcông ty xăng dầu Việt Nam” là phù hợp với các quy định hiện hành về chế độ kếtoán của nhà nước và yêu cầu quản lý của ngành xăng dầu và đã được Bộ Tàichính chấp thuận tại công văn số 7108TC/CĐKT ngày 27/06/2002.CHỨNG TỪ KẾ TOÁNPHIẾU KẾ TOÁNCHỨNG TỪ GỐCMẠNG MÁY TÍNH CÔNG TY –CHƯƠNG TRÌNH PBMHỆ THỐNG BÁO CÁOSỔ KẾ TOÁNBÁO CÁOBÁO CÁO BÁO CÁOKIỂMBÁO CÁOQUẢNTÀINHANHTRACHÍNHTRỊSỐSÔKẾTOÁNTỔNGHỢPSỔKẾ TOÁNCHITIẾT3.2.4. Hệ thống thông tin kế toána. Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán:Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo hệ thống tài khoản kếtoán được ban hành kèm theo “Chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty xăng dầuViệt Nam” hệ thống tài khoản này phù hợp với các quy định hiện hành về chế độkế toán của nhà nước và yêu cầu quản lý của ngành xăng dầu và đã được Bộ Tàichính chấp thuận tại công văn số 7108TC/CĐKT ngày 27/06/2002.b. Tổ chức sử dụng hệ thống báo cáo kế toán:Công ty sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo báo cáo của Bộ Tài Chính.c. Các phương pháp kế toán cơ bản tại Công ty- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên26