Excel là một công cụ vô cùng thiết yếu đối với công tác kế toán trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, một kế toán bắt buộc phải sử dụng thành thạo phần mềm này để quá trình làm việc được nhanh chóng và chính xác hơn. Dưới đây là một số hàm excel thông dụng mà kế toán phải nắm trong lòng bàn tay.
1. Hàm MAX và hàm MIN
• Hàm MAX trả về kết quả là giá trị lớn nhất trong dãy được chọn, thường dùng để tìm số lớn nhất trong một dãy số. Cú pháp: =MAX[Number 1, Number 2,…] Trong đó: Number 1, Number 2,… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất trong đó.
• Hàm MIN ngược lại với hàm MAX, tức là trả về kết quả là giá trị nhỏ nhất trong dãy được chọn. Cú pháp: =MIN[Number 1, Number 2,…] Trong đó: Number 1, Number 2,… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất trong đó.
2. Hàm AND và hàm OR
• Hàm AND bao gồm các đối số là các hằng hoặc biểu thức logic. Hàm trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số của nó đều đúng và trả về giá trị FALSE nếu ít nhất một đối số trong đó sai. Cú pháp: =AND[Logical 1, Logical 2,…] Trong đó: Logical 1, Logical 2,… là các biểu thức logic.
• Hàm OR cũng bao gồm các đối số như hàm AND, tuy nhiên nó sẽ trả về giá trị TRUE khi ít nhất một trong các đối số là đúng, và trả về giá trị FALSE khi tất cả các đối số của nó đều sai. Cú pháp : =OR[Logical 1, Logical 2,…] Trong đó: Logical 1, Logical 2,… là các biểu thức logic.
• Lưu ý : – Các đối số trong hàm AND và OR phải là biểu thức logic. – Hàm AND và OR thường được ghép với các hàm khác để thực hiện các phép tính phức tạp.
3. Hàm IF
Hàm IF là một trong những hàm đa năng và được sử dụng nhiều nhất trong excel, nó sẽ trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng và trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai.
Cú pháp : = IF[Logical_test,[value_if_true],[value_if_false]]
Trong đó: – Logical_test là biểu thức điều kiện. – [value_if_true] là giá trị được trả về nếu điều kiện đúng. – [value_if_false] là giá trị được trả về nếu điều kiện sai.
4. Hàm SUM, AVERAGE và COUNT
Cả 3 hàm này đều được thực hiện trên một dãy được chọn. Hàm SUM tính tổng tất cả các số trong dãy, hàm AVERAGE tính giá trị trung bình của tất cả các số trong dãy, còn hàm COUNT dùng để đếm số lượng các ô có chứa dữ liệu kiểu số trong dãy.
Cú pháp: • =SUM[Number1, Number2, Number3…] • =AVERAGE[Number1, Number2, Number3…] • =COUNT[Value1, Value2, Value3…]
5. Hàm SUMIF, AVERAGEIF, COUNTIF
Nhóm hàm này có tác dụng tương tự như SUM, AVERAGE và COUNT, tuy nhiên có thêm điều kiện và chúng chỉ thực hiện trên các ô thỏa mãn điều kiện đưa ra.
Cú pháp: • =SUMIF[Range, Criteria, Sum_range] • =AVERAGEIF[Range, Criteria, Sum_range] Trong đó Range là vùng chứa điều kiện, Criteria là điều kiện đưa ra còn Sum_range là vùng cần tính tổng. • =COUNTIF[range,criteria] Trong đó range là vùng cần đếm, criteria là điều kiện.
6. Hàm VLOOKUP và HLOOKUP
Cả 2 hàm trên đều là hàm tìm kiếm, tuy nhiên VLOOKUP sẽ tìm kiếm theo cột còn HLOOKUP sẽ tìm kiếm theo hàng.
Cú pháp : • =VLOOKUP[Lookup Value, Table Array, Col idx num, [range lookup]] • =HLOOKUP[Lookup Value, Table Array, Col idx num, [range lookup]]
Trong đó: – Lookup Value là giá trị dùng để dò tìm. – Table Array là bảng giá trị dò để so sánh với giá trị dùng để dò tìm. Vùng này cần phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối. – Col idx num: là thứ tự cột/hàng dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh – Range lookup là phạm vi tìm kiếm. 1 tương ứng với dò tìm tương đối và 0 tương ứng với dò tìm tuyệt đối.
Hiện nay thay vì việc sử dụng phần mềm excel, nhiều doanh nghiệp siêu nhỏ đã tiến hành chuyển đổi sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ công tác quản lý tài chính – kế toán của doanh nghiệp mình. Phần mềm kế toán EasyBooks dành cho mọi đối tượng doanh nghiệp, giúp kế toán thực hiện nghiệp vụ vô cùng đơn giản, số lượng tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ, mẫu biểu, báo cáo đều tối giản hơn rất nhiều so với phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp lớn. Giao diện của EasyInvoice thân thiện và dễ sử dụng với hệ thống biểu đồ phân tích chi tiết. Phần mềm phù hợp với cả các doanh nghiệp siêu nhỏ có kế toán tự thực hiện công tác kế toán và cả các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài.
Quản lý kho được xem “xương sống” trực tiếp ảnh hưởng đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng hàng hóa không quá lớn thường quản lý kho vật tư bằng Excel để tối ưu chi phí. Tuy nhiên việc sử dụng công thức Excel trong quản lý kho đòi hỏi các kỹ năng nhanh nhạy và chính xác. Trong bài viết dưới đây, EDUSA sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các công thức Excel trong quản lý kho và mang đến các mẹo hữu ích trong việc xây dựng và sử dụng file Excel quản lý kho đơn giản.
1. File Excel quản lý kho
Mỗi hàng hóa lại có các tính chất khác nhau, có loại quản lý theo seri/Imei, có loại quản lý theo lô date, có loại lại quản lý theo thành phần,.. Hãy đảm bảo rằng, bạn đã có trong tay file quản lý kho Excel phù hợp với mặt hàng mà bạn đang kinh doanh, tránh tình trạng bán hàng công nghệ lại tải file quản lý kho hàng thời trang, thực phẩm.
Bạn có thể tải mẫu file excel quản lý kho tổng quát và thêm bớt các hàng cột sao cho phù hợp với mặt hàng mà bạn kinh doanh. Chẳng hạn, với các loại mỹ phẩm có hạn sử dụng, bạn có thể bổ sung thêm cột lô date từ đó để nhận biết được lô hàng này có hạn sử dụng đến bao giờ. Với hàng seri/imei, bạn hãy bổ sung thêm cột serie/imei để có thể quản lý lượng hàng tồn kho bằng mã imei chính xác.
Trong file Excel quản lý kho này bạn cần các trường thông tin sau:
- Xuất kho
- Nhập kho
- Tồn kho
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, Excel là giải pháp quản lý kho đơn giản, dó đó nó không phù hợp để quản lý lượng hàng hóa lớn với hàng trăm cột thông tin. Nếu quản lý lượng hàng hóa lớn như vậy bằng Excel, bạn có thể mất nhiều thời gian tính toán đồng thời rất khó theo dõi và cập nhật.
Quản lý hàng tồn kho bằng Excel là một trong những cách giúp người chủ cửa hàng nhỏ quản lý hàng hóa một cách dễ dàng và thuận lợi hơn. Đây là phương pháp được nhiều chủ cửa hàng sử dụng để kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho.
Xem thêm: Cách tính dư nợ giảm dần trong Excel
2. Những công thức Excel trong quản lý kho thường được sử dụng
Một điều cực kỳ quan trọng để bạn sử dụng file excel quản lý kho một cách dễ dàng nhất đó là phải nắm được những kiến thức cơ bản về Excel. EDUSA sẽ chia sẻ một số hàm cơ bản để bạn thao tác xử lý các dữ liệu nhanh nhất.
2.1 Hàm tìm kiếm
Hàm tìm kiếm là hàm được sử dụng thường xuyên đối với các nhân viên kế toán kho. Hàm tìm kiếm dùng để tìm kiếm trả về tên đơn hàng, mã hãng,… hay các thông số về khách hàng, người mua hàng,… Hàm tìm kiếm gồm hàm VLOOKUP và HLOOKUP.
Trong đó, hàm VLOOKUP giúp tìm kiếm và tham chiếu đến các dữ liệu dạng cột.
Công thức: VLOOKUP[lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]]
Hàm HLOOKUP giúp chúng ta tìm kiếm giá trị ở hàng ngang.
Công thức: HLOOKUP[lookup_value, table_array, row_index_num,[range_lookup]]
2.2 Hàm điều kiện IF
Hàm điều kiện IF là hàm cũng hay được dùng trong kế toán kho. Hàm IF trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng và trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai. Hàm IF thường được dùng để lập bảng biểu quản lý hàng hóa xuất nhập.
Công thức: IF[logical_test,[value_if_true],[value_if_false]]
Xem thêm: Công thức Excel ra số tiền bằng chữ đơn giản nhất
2.3 Hàm tổng có điều kiện SUMIF
Hàm SUMIF dùng để tính tổng, đối với một nhân viên kế toán kho thì đây là hàm được sử dụng nhiều nhất. Hàm sẽ trả về giá tổng của các ô cần tính. Tuy nhiên, tổng này phải thỏa mãn được các vùng điều kiện đã đưa ra.
Công thức: SUMIF[range,criteria,[sum_range]]
2.4 Hàm LEFT
Trong Excel, hàm LEFT được sử dụng nhằm mục đích lấy các ký tự phía bên trái của một chuỗi văn bản.
Công thức: LEFT[ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy]
2.5 Hàm LEN
Hàm LEN được sử dụng để đếm tổng số ký tự.
Công thức: LEN[ô chứa chuỗi cần đếm]
Ngoài ra, hàm LEN cũng có khả năng đếm tổng chữ số, chữ cái và khoảng trắng.
2.6 Hàm SUBTOTAL
Hàm SUBTOTAL được sử dụng với mục đích tính toán một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu. Tùy thuộc vào các phép tính mà người sử dụng có thể chọn trong đối số.
Công thức: SUBTOTAL[Đối số cần tính]
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu
3. Các mẹo khi sử dụng công thức Excel trong quản lý kho
Excel là lựa chọn thay thế cho các phần mềm quản lý kho, phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa không quá lớn. Với bộ công cụ và tính năng đơn giản, excel giúp các doanh nghiệp quản lý tồn kho với mức chi phí phải chăng và thao tác vô cùng đơn giản. Dưới đây là các mẹo để bạn có thể quản lý kho bằng Excel đơn giản và hiệu quả.
3.1 Tránh các lỗi do kiểm kê Excel
Một trong những lý do khiến các công ty lớn không sử dụng công thức Excel trong quản lý kho chính là vì công cụ này thường xuyên mắc lỗi. Trên thực tế rất khó để tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi trên bảng tính và dữ liệu cứng, trừ khi bạn biết chính xác các lỗi này xuất phát từ đâu và tìm kiếm chúng. Cách duy nhất để tránh tình trạng lỗi trên Excel là tự đánh giá và kiểm tra hàng ngày nhằm giảm thiểu các sai sót.
3.2 Cập nhật ngay lập tức
Để tránh các sự cố đáng tiếc, nhà quản lý cần đảm bảo bất cứ nhân viên nào thực hiện xử lý đơn hàng đều phải cập nhật dữ liệu trên Excel ngay lập tức. Excel không phải là giải pháp quản lý kho theo thời gian thực, vì vậy số liệu và các giá trị tồn kho trên thực tế thường không sát với số liệu trên bảng tính. Nhà quản lý cần phải thường xuyên cập nhật dữ liệu về hàng tồn kho thực tế để đảm bảo có đủ số lượng hàng hóa cung cấp ra thị trường.
3.3 Thường xuyên tích hợp dữ liệu
Hàng tháng, các doanh nghiệp nên dành thời gian tích hợp và cập nhật lại dữ liệu để tạo biểu đồ phác thảo số lượng hàng hóa bán ra theo từng kỳ. Công việc này nên được thực hiện hàng tháng, hàng quý, đặc biệt vào các thời gian cao điểm như lễ tết hoặc có chương trình khuyến mãi. Một trong những hạn chế lớn của Excel chính là không thể đưa ra báo cáo và phân tích theo thời gian. Tuy nhiên, nếu người dùng dành thời gian để tích hợp dữ liệu vào bảng tổng hợp thì vấn đề sẽ được dễ dàng giải quyết.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel bỏ ký tự nhanh nhất
3.4 Đánh giá dữ liệu
Quản lý kho bằng Excel miễn phí giúp doanh nghiệp có thể theo dõi không gian kho hàng. Tuy nhiên, để công cụ này mang đến hiệu quả cao nhất, nhà quản lý cần đảm bảo theo dõi kho và tính toán một cách hợp lý. Việc xem xét kỹ càng các số liệu mà bạn đang sử dụng trong tính toán sẽ đảm bảo mang đến các thông tin chính xác, hạn chế các sai sót và giúp tiết kiệm thời gian.
3.5 Kiểm kê và đánh giá tổng quan
Quản lý kho bằng Excel cần nhân lực để nhập dữ liệu, hoặc doanh nghiệp cần kết nối máy quét mã vạch với hệ thống bảng tính. Chính vì vậy, sử dụng Excel thường dẫn đến các rủi ro do trong quá trình nhập liệu mắc lỗi hoặc do người sử dụng sắp xếp lại quá nhiều lần, hay do mức lợi nhuận bị đánh giá quá cao hoặc quá thấp. Điều này xảy ra có thể khiến quá trình quản lý kho của doanh nghiệp bị gián đoạn, thậm chí xảy ra sự cố. Chính vì vậy, nhà quản lý cần phải theo dõi mọi thứ và kiểm tra lại số liệu mỗi ngày.
Xem thêm: Cách định dạng trang tính Excel chi tiết nhất
4. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.
Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên.
Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
5. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
5.1 Khóa học Excel Online 100% của EDUSA
- Khóa học bao gồm các bài giảng và đề thi thử qua video hướng dẫn cụ thể của giáo viên. Hơn nữa, bạn sẽ được tham gia group zalo kín và được đội ngũ giáo viên dày dặn kinh nghiệm sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc bất cứ khi nào bạn cần trong quá trình học.
- Để tạo cho học viên quen với các dạng bài cũng như tạo sự tự tin khi đi thi, trung tâm luôn cập nhật thường xuyên các bài tập và đề thi thử sát nhất với đề thi tại IIG đến 99%.
- Với khóa học này, dù bạn có ở đâu đi chăng nữa, bạn cũng có thể sớm rinh chứng chỉ Excel về tay chỉ với một thiết bị điện tử nhỏ. Thời hạn của khóa học sẽ là 3 tháng, phù hợp cho tất cả các học viên để có thể tiếp thu tốt nhất.
5.2 Khóa học Excel Online cùng Giáo viên của EDUSA
- Bạn sợ học chung sẽ khó hiểu, hay lớp học quá đông giáo viên sẽ không sát sao với tình hình học. Thì khóa học Excel Online cùng Giáo viên ra đời để đáp ứng nhu cầu của bạn. Khóa học được thiết kế theo dạng 1:1, nghĩa là 1 học viên – 1 giáo viên nhằm theo sát và hỗ trợ được học viên trong suốt quá trình học.
- Lộ trình khóa học sẽ được vạch ra phù hợp với từng cá nhân, bài học cũng sẽ được biên soạn và thiết kế riêng để học viên có thể hiểu bài tốt nhất mà vẫn không bị chậm kiến thức. Với cam kết 100% học viên chinh phục được chứng chỉ Excel ngay ở lần thi đầu tiên, trung tâm sẽ luôn đổi mới kiến thức và đề thi thử sát với đề thi thật nhất để đảm bảo được chất lượng đầu ra tốt nhất cho học viên.
5.3 Khóa học Excel Offline của EDUSA
- Lớp học được trang bị đầy đủ máy tính, máy lạnh, máy tính riêng, chuột, tai nghe tạo nên không gian học thoải mái, đầy đủ nhất cho học viên. Mỗi học viên sẽ có một chương trình học riêng trên máy tính riêng. Phần mềm ôn luyện siêu xịn để đánh giá năng lực của bạn.
- Chất lượng giáo viên, trợ giảng có bằng cấp và kiến thức chuyên môn cao, tận tình và gần gũi với học viên.
Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
6.2 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?
Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.
6.3 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không?
Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ.
7. Lời kết
Có thể nói, sử dụng các công thức Excel trong quản lý kho là giải pháp tối ưu dành cho các cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, quy mô hoạt động phát triển, các doanh nghiệp sẽ cần đến phần mềm quản lý kho chuyên dụng để giúp tự động hóa các quá trình nhập và xử lý dữ liệu. EDUSA hy vọng bài viết này đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích.