Đánh giá và lựa chọn các gói ERP là tiêu chí cần thiết để triển khai ERP thành công. Chất lượng đánh giá và lựa chọn sẽ có tác động lâu dài đến các quá trình của doanh nghiệp.
Việc chuyển đổi từ một phần mềm nhỏ như phần mềm kế toán sang phần mềm ERP phức tạp sẽ hao tốn nhiều chi phí và nguồn nhân lực.
Đánh giá và lựa chọn phần mềm ERP sẽ thực hiện qua các bước sau:
1. Khởi tạo đội ngũ chuyên môn để đánh giá phần mềm ERP.
Dự án phần mềm ERP không giống như dự án công nghệ thông tin, phần mềm ERP cần phát triển theo định hướng kinh doanh. Vì vậy, ngoài người có chuyên môn về phần mềm như giám đốc công nghệ thông tin thì trong ủy ban đánh giá phần mềm ERP cần có đầy đủ các trưởng phòng. Ủy ban đánh giá phần mềm ERP sẽ do lãnh đạo công ty đại diện bởi lẽ phần mềm ERP phát triển phục vụ quy trình kinh doanh và chỉ có lãnh đạo công ty mới hiểu rõ rằng công ty sẽ phát triển theo định hướng như thế nào. Tham khảo thêm bài viết quy trình triển khai ERP.
2. Phân tích yêu cầu ứng dụng. Bảng phân tích yêu cầu phần mềm ERP cần phác thảo được các kỳ vọng chức năng của các phòng ban tham gia sử dụng. Các kỳ vọng chức năng của các phòng ban có thể là quy trình duyệt phiếu yêu cầu chi, duyệt tạm ứng của Phòng tài chính kế toán, quy trình bán hàng của phòng kinh doanh, quy trình mua hàng của phòng cung ứng.
Các yêu cầu quan trọng cụ thể đối với doanh nghiệp cần trang bị trong phần mềm ERP:
- Chức năng duyệt các chứng từ.
- Chức năng theo dõi lô, vị trí, pallet
- Chức năng kiểm tra công nợ thực hiện khi đơn hàng bán.
- Chức năng hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp khi thực hiện đơn hàng mua.
- Chức năng quản lý ngân sách, dòng tiền.
- Chức năng hạch toán đa tiền tệ.
Yêu cầu kỹ thuật bao gồm các thông tin về công nghệ thông tin, các yêu cầu về tính năng đã được các trưởng phòng đề xuất và lãnh đạo nhất trí đưa vào phần mềm ERP. Ngoài ra còn có các thông tin về:
- Điều kiện ứng dụng.
- Tính linh hoạt.
- Khả năng nâng cấp.
- Tính thân thiện với người dùng.
- Tính bảo mật.
- Hệ điều hành ứng dụng.
- Khả năng tương thích với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
- Điều kiện thương mại.
- Chi phí vận hành, bản quyền, bảo trì.
- Hồ sơ các chuyên gia tư vấn phần mềm ERP
Tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP phải được thống nhất và quyết định trước khi thực hiện lựa chọn phần mềm ERP. Tiêu chí lựa chọn thường bắt đầu bằng dạng bảng câu hỏi và hệ thống điểm. Trong đó mỗi câu hỏi đại diện cho các nhu cầu về quy trình bán hàng,... Trọng số cho một điểm hoặc một nhóm điểm được xác định trước thay đổi tùy theo mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Quá trình này giúp cho việc lựa chọn trở nên khách quan và minh bạch.
3. Quy trình lựa chọn phần mềm ERP bao gồm các giai đoạn sau:
Danh sách các nhà cung cấp
Ngày nay, trên thị trường có hàng trăm nhà cung cấp phần mềm ERP với các gói tính năng hỗ trợ đa dạng khác nhau. Doanh nghiệp thực hiện phân tích tất cả các gói hiện có là hoàn toàn không khả thi. Doanh nghiệp cần xác định một số gói phù hợp nhất bằng cách xem xét các thông tin sản phẩm của nhà cung cấp, tìm hiểu phần mềm ERP đang được các doanh nghiệp trong cùng ngành ưa chuộng. Các doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ từ các chuyên gia bên ngoài trong lĩnh vực phần mềm ERP.Sau đó hãy liệt kê ngắn gọn một số nhà cung cấp phần mềm ERP, theo kinh nghiệm thì chúng ta cần chọn từ 3 đến 5 nhà cung cấp.
Sắp xếp các buổi demo Các nhà cung cấp sẽ phải trả lời trong các yêu cầu dịch vụ, sau đó doanh nghiệp sẽ so sánh bảng trả lời xem các nhu cầu xác định ban đầu có được đáp ứng đầy đủ hay không. Tại bước này nếu các nhà cung cấp phần mềm ERP không đáp ứng được một hoặc một vài yêu cầu cũng cần bị loại vì phần mềm ERP được xác định sẽ dùng lâu dài và tiêu tốn nhiều chi phí và nhân sự để hoàn thành. Sau bước này doanh nghiệp sẽ mời hai hoặc ba nhà cung cấp phần mềm ERP hàng đầu thực hiện các buổi trình chiếu demo trực tiếp tại doanh nghiệp. Trong quá trình demo doanh nghiệp sẽ đặt ra các tình huống thực tế xảy ra khi ứng dụng phần mềm ERP, các nhà cung cấp sẽ đưa ra các giải pháp xử lý tình huống. Nhà cung cấp phần mềm ERP đưa ra nhiều giải pháp tối ưu nhất sẽ được chọn lựa, tất nhiên là phải tính đến các tính năng, giao diện trên phần mềm.
Thăm trực tiếp và đàm phán hợp đồng
Sau khi ủy ban đánh giá và lựa chọn ERP đã quyết định nhà cung cấp phù hợp nhất. Việc thăm trực tiếp nhà cung cấp là bắt buộc. Nhà cung cấp cần đưa ra các Website tham chiếu có quy mô ngành và lĩnh vực hoạt động tương tự với doanh nghiệp. Các thành viên trong ủy ban cần thực hiện đưa ra góc nhìn, cảm nhận về hệ thống đang hoạt động tại các Website tham khảo đồng thời nên đặt các câu hỏi về mức độ hài lòng với phần mềm ERP hiện tại, chức năng, chi phí trong quá trình vận hành, các mối quan tâm chăm sóc hỗ trợ. Sau bước này nếu toàn bộ các thành viên trong ủy ban đã thống nhất sự lựa chọn của họ là hợp lý sẽ tiến hành đàm phán với nhà cung cấp. Các cuộc đàm phán và thảo luận xoay quanh phạm vi ứng dụng, chi phí hàng giấy phép, phí bảo trì hàng tháng, kế hoạch thanh toán, phương thức sử dụng [ mua, thuê theo tháng]. Điểm quan trọng của quá trình đánh giá và lựa chọn là tất cả đều phải dựa trên sự đồng thuận về một phần mềm ERP hoạt động hiệu quả. Một vấn đề mà doanh nghiệp cần tránh là đưa ra yêu cầu quá mức trong khi lập kế hoạch vì điều này sẽ dẫn đến các chi phí phát sinh không cần thiết.
Nguồnhthdigital.vn
Lượt xem30/06/2021
26 Tháng Tám, 2016
Hiện nay trên thị trường Việt Nam có rất nhiều phần mềm giải pháp ERP khác nhau khiến cho người sử dụng băn khoăn không biết chọn cái nào hợp lý nhất cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một số tư vấn để doanh nghiệp bạn có thêm kinh nghiệm trong việc lựa chọn triển khai phần mềm.
Các vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải khi lựa chọn hệ thống ERP là mục tiêu dự án không rõ ràng, tính năng hệ thống không đáp ứng yêu cầu, chi phí vượt quá ngân sách, lịch trình triển khai không diễn ra như dự tính, thậm chí còn làm ngưng trệ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy trình nào để DN chọn lựa hệ thống ERP?
Tùy theo điều kiện nội tại của từng doanh nghiệp, quy trình đánh giá, lựa chọn một hệ thống ERP cho các doanh nghiệp khác nhau là không giống nhau. Tuy nhiên, có những bước cơ bản có thể được áp dụng chung cho các doanh nghiệp như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu dự án triển khai ERP
Để xác định mục tiêu của dự án ERP, doanh nghiệp nên bắt đầu từ những khó khăn thực tế trong việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Chính những khiếm khuyết của hệ thống quản lý hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện ra những mục tiêu và yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP.
Bên cạnh đó, mục tiêu của dự án còn được xác định dựa trên nền tảng chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp, bao gồm các chiến lược phát triển trong ngắn hạn và dài hạn. Nếu chiến lược kinh doanh doanh nghiệp đặt ra càng dài hạn thì đời sống hữu ích của hệ thống ERP càng lâu, nguy cơ thay đổi và chỉnh sửa hệ thống ERP càng được giảm thiểu.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay có mục tiêu khá mơ hồ và rất chung về dự án triển khai ERP và không đưa ra được các lý do hay mục đích cụ thể để triển khai ERP. Chính vì những mục tiêu mơ hồ và không cụ thể này mà kết quả dự án triển khai ERP sau đó của nhiều doanh nghiệp cũng mơ hồ theo. Thông thường, mục tiêu của dự án ERP nên được giao cho một nhóm đánh giá, lựa chọn ERP tổ chức triển khai thực hiện.
Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống
Việc lựa chọn ERP nào để triển khai cần phải xem xét sự thích ứng và đồng bộ giữa các cấu phần này với nhau. Để xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý, chúng ta thường đánh giá dựa trên 4 yếu tố cơ bản sau:
- Quy trình sản xuất - kinh doanh: cần tìm hiểu và nhận diện quy trình sản xuất - kinh doanh từ các phòng, ban và đơn vị thành viên trong doanh nghiệp. Hệ thống ERP nào có khả năng đáp ứng càng nhiều yêu cầu quản lý từ quy trình sản xuất - kinh doanh càng được đánh giá cao khi xem xét lựa chọn ERP.
- Cơ cấu tổ chức: cần xác định rõ sơ đồ tổ chức hiện tại và tương lai, vai trò trách nhiệm của các phòng, ban và bản mô tả công việc các vị trí trong doanh nghiệp.
- Hệ thống: bao gồm việc xác định hiện trạng về phần cứng, phần mềm, sự giao tiếp dữ liệu giữa các ứng dụng hiện có và hệ thống mạng nối kết giữa các phòng, ban, đơn vị với nhau.
- Chính sách kinh doanh: bao gồm quy định về đặt hàng, quản lý hạn mức tín dụng và các tiêu chí đánh giá hiệu năng công việc.
Thông qua việc xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý ở trên, doanh nghiệp sẽ tìm ra các điểm yếu, trong hệ thống hiện tại; nhận diện các vấn đề khó khăn và thách thức của hệ thống đối với doanh nghiệp. Tùy trường hợp, doanh nghiệp còn có thể mở rộng tổ chức khảo sát, đánh giá hiệu năng hoạt động của hệ thống hiện tại. Trên cơ sở đó, giúp nhận diện các cơ hội để cải thiện hiệu năng làm việc và đưa ra hướng xử lý cho các vấn đề khó khăn và thách thức hiện tại trên hệ thống ERP mới mà doanh nghiệp sắp sửa chọn để triển khai.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu
Dựa trên mục tiêu của dự án và hiện trạng chi tiết về hệ thống được xác định ở 2 bước trên, nhóm đánh giá dự án ERP sẽ tổ chức thảo luận, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu. Hồ sơ này bao gồm 2 nội dung chính:
- Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ.
- Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu kỹ thuật, hệ thống.
Thông thường, phòng công nghệ thông tin có trách nhiệm chính trong việc đưa ra các yêu cầu cụ thể về mặt kỹ thuật cho hệ thống nhằm giúp cho ERP mới thích ứng được với hệ thống phần mềm, phần cứng, hệ điều hành và mạng máy tính hiện có. Trong khi đó, các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên có nhiệm vụ xác định những yêu cầu nghiệp vụ cụ thể về quy trình quản lý ở đơn vị mình.
Trên thực tế, có một số doanh nghiệp không mở thầu mà có thể liên hệ làm việc trực tiếp với các đối tác đã tìm hiểu từ trước.
Bước 4: Xây dựng các tiêu chí đánh giá
Sau khi hoàn tất hồ sơ mô tả các yêu cầu nghiệp vụ và kỹ thuật, đội đánh giá, lựa chọn ERP sẽ xây dựng phương pháp và các tiêu chí đánh giá hệ thống ERP. Bên cạnh các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng, các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu phi chức năng như ngân sách và lịch trình dự án cũng được xem xét. Song song với các tiêu chí đánh giá là những trọng số cho biết mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí. Các tiêu chí đánh giá và trọng số thường được trình bày thành bảng tiêu chí đánh giá phần mềm.
Bên cạnh đó, các tiêu chí đánh giá năng lực của nhà cung cấp cũng được chuẩn bị. Tiêu chí này thường bao gồm các yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, khả năng tổ chức huấn luyện người dùng, khả năng chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ bảo hành hệ thống và nâng cấp phiên bản cập nhật do những thay đổi theo luật định.
Bảng tiêu chí đánh giá phần mềm và đánh giá năng lực nhà cung cấp là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có được quyết định lựa chọn ERP khách quan, công bằng và nhanh chóng.
Bước 5: Thực hiện đánh giá các hệ thống ERP
Sau khi hồ sơ yêu cầu dự thầu được gửi đi, thường vài tuần sau các nhà cung cấp sẽ nộp bảng trả lời cho yêu cầu dự thầu và hồ sơ dự thầu chính thức. Nhóm đánh giá, lựa chọn ERP sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và cho điểm các bảng trả lời của nhà cung cấp. Việc đánh giá, tính điểm sẽ dựa trên cơ sở từ bảng tiêu chí đánh giá được nêu ở bước 4.
Dựa trên kết quả tính điểm này, nhóm đánh giá ERP sẽ chọn ra từ 3 đến 5 nhà cung cấp ERP để mời đến trình diễn phần mềm [demo]. Đây là cơ hội tiếp xúc, chất vấn trực tiếp giữa nhóm đánh giá ERP với các nhà cung cấp ERP nhằm xác định rõ hơn khả năng đáp ứng của các hệ thống ERP đối với yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật và yêu cầu khác đã được doanh nghiệp xác định.
Trong các tình huống nghiệp vụ phức tạp, nhóm đánh giá ERP có thể phải chuẩn bị các tình huống sử dụng, dùng kiểm tra xem cách thức xử lý của các hệ thống ERP [thực hiện tại buổi demo phần mềm] để xem có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không. Sau khi kết thúc, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng tổng kết trên phiếu đánh giá kết quả demo của các nhà cung cấp.
Sau cùng, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng so sánh giữa yêu cầu của doanh nghiệp với những giải pháp cung ứng từ các nhà cung cấp cũng như lập biểu đồ so sánh khả năng đáp ứng yêu cầu giữa các nhà cung cấp với nhau, để từ đó đưa ra đề xuất lựa chọn ERP phù hợp.
Bước 6: Đề xuất và quyết định chọn lựa ERP
Dựa trên kết quả thực hiện ở bước 5, nhóm đánh giá ERP sẽ có văn bản trình bày các đề xuất chọn lựa, trình lên ban lãnh đạo doanh nghiệp để lấy ý kiến phê duyệt. Kết thúc việc đánh giá, chọn lựa ERP và có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo doanh nghiệp, đội đánh giá dự án ERP sẽ bắt tay vào chuẩn bị lộ trình triển khai dự án ERP.
Nắm vững được quy trình này là tiền đề để các doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp với yêu cầu và thực trạng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được hệ thống ERP hoạt động tốt thì việc lựa chọn được nhà cung cấp thôi là chưa đủ. Quá trình làm việc với nhà cung cấp để triển khải phần mềm sẽ là bước tiếp theo trong quy trình đưa hệ thống này vào hoạt động tại doanh nghiệp.
BT tổng hợp