Ủy quyền là việc cán bộ quản lý cấp trên cho phép cán bộ cấp dưới có quyền ra quyết định về những vấn đề thuộc quyền hạn của mình, trong khi người cho phép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm. Ủy quyền là một phạm trù quan trọng, là một công cụ quản trị sắc bén, là phong cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Sự ủy quyền có thể thể hiện dưới hai hình thức:
- Ủy quyền chính thức: Qua sơ đồ cấu tạo bộ máy [mỗi bộ phận có những chức năng và quyền hạn rõ ràng].
- Ủy quyền không chính thức: Qua sự tín nhiệm cá nhân [Giám đốc ký quyết định uỷ quyền cho cấp dưới được quyền hạn và trách nhiệm nào đó].
Khi ủy quyền cho cấp dưới, chủ doanh nghiệp có điều kiện giải phóng bớt cho công việc cụ thể để tập trung vào những vấn đề đặc biệt quan trọng và bao quát của doanh nghiệp. Mặt khác tạo ra được môi trường rèn luyện cán bộ để từ đó chọn lọc đề bạt người xứng đáng vào vị trí quản trị cần thiết. Tuy vậy, cũng có những trở ngại khiến nhà quản trị nhiều khi không dám ủy quyền. Đó là:
+ Không tin vào năng lực của cấp dưới và bao biện ôm đồm.
+ Sợ bị cấp trên [đối với doanh nghiệp nhà nước] đánh giá và khiển trách vì sao nhãng trách nhiệm, sợ bị quy trách nhiệm về những sai lầm của cấp dưới.
+ Sợ bị coi là thiên vị, phân biệt đối xử, ưu ái với người này, thiếu quan tâm với người khác.
Người lãnh đạo nếu không mạnh dạn ủy quyền thì dễ dẫn đến:
+ Không khuyến khích cấp dưới làm việc tích cực, nhất là trong những việc đột xuất, ngoại lệ.
+ Tạo cho cấp dưới tâm lý chờ đợi ỷ lại, thiếu tự tin vào bản thân.
+ Đối với người được uỷ quyền, bên cạnh những tác động tích cực như phấn khởi và tự tin trong công việc, tích cực năng động sáng tạo tìm giải pháp, tự học tập và rèn luyện để nâng cao trình độ thì cũng có thể có những tác động tiêu cực, như dễ chủ quan hỏng việc, không khéo léo dễ bị đồng nghiệp tẩy chay, bất hợp tác.
Để việc ủy quyền được thành công trước hết phải được tiến hành một cách có ý thức từ 2 phía: người uỷ quyền và người được uỷ quyền. Người uỷ quyền phải rất hiểu biết bản thân và cấp dưới thì mới thực hiện được sự uỷ quyền. Cấp dưới được uỷ quyền phải xác định được trách nhiệm trước cấp trên khi được giao quyền và phải thấy rõ những giới hạn trong quyền lực của mình để không vượt qua giới hạn đó. Người uỷ quyền một mặt đòi hỏi hệ thống chỉ huy phải rõ ràng, nhưng không nên đòi hỏi sự tuân thủ máy móc của người được uỷ quyền, phải cho họ được linh hoạt giải quyết công việc, thậm chí được phép điều chỉnh, sửa đổi nội dung công việc khi cần thiết.
Người ủy quyền cũng phải biết chấp nhận một vài thất bại do người được uỷ quyền phạm phải. Nếu họ phạm sai lầm chỉ là do muốn học hỏi và muốn tiến bộ trong công tác ở doanh nghiệp. Khi việc uỷ quyền được thực hiện tốt, nó sẽ tăng năng suất của doanh nghiệp lên mức không gì sánh kịp. Nói chung, người ta đã kết luận rằng việc uỷ quyền có hiệu quả thường mang lại thu nhập còn cao hơn so với việc bỏ vốn đầu tư vào trang thiết bị mới.
Nguồn:TS. Hà Văn Hội [Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa]
Để đảm bảo tiến độ công việc, nhiều nhà quản lý hiện nay lựa chọn ủy quyền cho nhân viên khi đi công tác xa hoặc khi quá bận rộn cần người san sẻ… Và để việc ủy quyền diễn ra suôn sẻ, mang lại hiệu quả cao cũng như đảm bảo không bị vượt quyền nhà quản lý cần lưu ý một số điều Careerlink.vn chia sẻ dưới đây.
1. Ủy quyền một cách rõ ràng
Để nhân viên dễ dàng nắm bắt công việc và thực hiện hiện đúng bạn cần chú ý ủy quyền một cách rõ ràng. Bạn có thể chọn phương thức ủy quyền gián tiếp thông qua các văn bản, quyết định hoặc các chỉ thị truyền miệng trực tiếp, tuy nhiên cần đảm bảo tính rõ ràng, rành mạch về thời gian, trách nhiệm, quyền hạn cũng như các công việc cụ thể mà cấp dưới cần thực hiện. Ví dụ: khi muốn nhân viên thay bạn triển khai kế hoạch tung ra thị trường dòng sản phẩm mới thì bạn cần giải thích cho họ hiểu cần phải làm những công việc gì, các hoạt động đó cần triển khai trong thời gian nào, công việc nào nên thực hiện trước, deadline…
2. Lựa chọn người ủy quyền phù hợp
Song song đó nhà quản lý cũng cần chú ý lựa chọn người ủy quyền phù hợp nhằm đảm bảo hiệu quả, tiến độ công việc. Cụ thể là bạn nên dựa vào các tiêu chí năng lực, tính cách và phẩm chất của các nhân viên để phân tích, so sánh và đưa ra các quyết định lựa chọn đúng đắn. Ví dụ: khi cần chọn người thay mặt bạn điều hành phòng ban khi đi công tác thì nên ưu tiên chọn các nhân viên có năng lực quản lý, sắp xếp công việc tốt, có tính tình ngay thẳng, trung thực, đáng tin cậy… Ngoài việc giúp đảm bảo tiến độ, lựa chọn đúng người đúng việc để ủy quyền còn được xem là giải pháp giúp nhà lãnh đạo kiểm tra, phát hiện năng lực cấp dưới để bồi dưỡng kịp thời, đồng thời tạo điều kiện cho các nhân viên được rèn luyện năng lực, giúp họ cảm thấy được tin tưởng và mong muốn đóng góp nhiều hơn cho công ty.
3. Vẫn kèm giám sát
Bên cạnh đó khi ủy quyền cho nhân viên bạn cũng cần chú ý theo dõi, giám sát để có thể nắm bắt, xử lý kịp thời các công việc đột xuất, tình huống bất ngờ nhằm đảm bảo tiến độ công việc cũng như phòng tránh tình trạng nhân viên lợi dụng quyền hạn đó để thực hiện các hành vi “tư lợi” cá nhân. Cụ thể là khi ủy quyền cho cấp dưới bạn không nên trao mọi quyền hành, để nhân viên tự ý xử lý mọi việc, thay vào đó nên yêu cầu họ báo cáo, thông qua ý kiến của bạn trước khi thực hiện.
4. Không lạm dụng việc ủy quyền
Mặc dù việc ủy quyền sẽ giúp nhà quản lý giảm bớt các áp lực, trọng trách trong công việc, tuy nhiên các bạn cũng không nên vì thế mà lạm dụng bởi nếu điều này diễn ra thường xuyên vô tình sẽ tạo cho họ nhân viên tâm lý tự kiêu, "khó bảo", từ đó gây nhiều khó khăn trong công tác quản trị nhân sự sau này. Tương tự, nếu thời gian ủy quyền quá dài cũng có thể tiềm ẩn nguy cơ nhà quản lý bị vượt quyền do nhân viên nắm giữ nhiều tài liệu, thông tin quan trọng. Chính vì thế, nhà quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng, chỉ nên ủy quyền khi thật sự cần thiết và trong một khoảng thời gian nhất định.
5. Động viên tinh thần
Trong quá trình ủy quyền nhà quản lý cũng nên kết hợp động viên. Ví dụ: Bạn có thể chia sẻ với cấp dưới về tầm quan trọng của những trọng trách, nhiệm vụ mà họ được giao, cho họ biết là bạn rất tin tưởng họ nên mới giao trọng trách này, không quên cảm ơn khi họ đã giúp bạn hoàn thành những công việc đó... Những việc làm này tuy nhỏ nhưng sẽ rất hữu ích trong việc thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên, từ đó giúp họ có thêm động lực để làm việc tốt hơn.
6. Xem xét, đánh giá và rút kinh nghiệm
Sau quá trình ủy quyền bạn cũng nên xem xét, đánh giá lại hiệu quả của việc ủy quyền cho nhân viên. Bạn cần xác định được những thuận lợi, khó khăn cũng như những điều đã làm tốt hoặc chưa tốt để từ đó rút kinh nghiệm và phối hợp ăn ý hơn trong những lần sau.
Ủy quyền cho nhân viên là giải pháp chia sẻ công việc hiệu quả mà các nhà quản lý hiện nay thường áp dụng. Tuy nhiên, để mang lại hiệu quả cao nhất và đảm bảo không bị vượt quyền thì bạn cần linh hoạt, chọn đúng người và áp dụng tùy trường hợp.
Nguyễn Thắm
Ủy quyền là 1 trong những kỹ năng cần thiết để quản lý hiệu quả. Nếu không có năng lực ủy quyền, bạn sẽ không thể phát huy hết khả năng của bản thân trong vai trò quản lý. Quản lý được hiểu là “tạo thành quả thông qua người khác”. Bản chất của quản lý là giao việc. Nhiều nhà quản lý không sẵn sang ủy quyền, điều này làm hạn chế chính cơ hội thăng tiến của họ. ỦY QUYỀN CÓ LỢI ÍCH Việc ôm đồm quá nhiều trách nhiệm khiến họ không mở rộng tri thức và cống hiến cho công ty.
-Mở rộng các việc bạn có thể làm
-Công việc của bạn tang cả lượng và chất
-Tăng năng lực của người dưới quyền và bạn sẽ mạnh hơn nhờ họ
Ủy quyền là kỹ năng có thể học hỏi:
- Các bạn cảm thấy lúng túng khi ủy quyền, nhưng đừng ngại
- Bạn sẽ có được nhiều thứ hơn khi bạn biết ủy quyền và giám sát sự ủy quyền đó.
Vấn đề là nhiều người quản lý vẫn cảm thấy “rất khó” khi giao việc và đây là các định kiến cản trở việc ủy quyền:
1.Không có đủ thời gian để ủy quyền: Không bao giờ có đủ thời gian để làm tốt việc gì đó nhưng luôn phải đủ thời gian để làm lại. Chúng ta luôn đủ thời gian để ủy quyền hiệu quả. Giao nhiệm vụ rõ rang là cách hiệu quả nhất để sử dụng thời gian có hiệu quả của bạn.
2.Nhân viên không đủ năng lực: Các nhà quản lý thường đánh giá thấp khả năng của nhân viên, cách duy nhất để bạn kiểm tra năng lực là bạn trao quyền và trách nhiệm cho họ để họ có thể phát huy. Khi bạn biết cách khai thác năng lực của họ, họ sẽ làm tốt hơn cho bạn
3.Tự mình làm là tốt nhất: Bạn sẽ chỉ là 1 nhân viên xuất sắc và không thể tiến bộ trong quản lý. Định kiến này khiến bạn giậm chân tại chỗ và tụt dốc. Bạn không thể thay đổi từ việc thực hiện sang việc quản lý. Và đó là sự thất bại của bạn.
4.Mất quyền lực khi ủy quyền: Các nhà quản lý ích kỷ thường nghĩ như vậy. Nhưng khi bạn quản lý, bạn có thể nắm rõ các công việc khi bạn có người để ủy quyền và chịu trách nhiệm.
5.Thành thạo việc gì cứ ôm việc đấy: Bạn nên giao cho người khác công việc mà bạn đã thành thạo , bạn không nên ôm việc mà bất kỳ ai cũng có thể thành thạo. Thực hiện nguyen tắc 70%, ai làm được 70% việc đó thì bạn nên ủy quyền. Chúng ta có khuynh hướng rơi vào thói quen làm việc mình ưa thích, công việc đã đưa bạn đến đỉnh cao này. Mà bạn nên buông bỏ để đón nhận những công việc mới thử thách hơn.
Do giao việc và hướng dẫn nhân viên là hai việc liên quan đến nhau, nên khi tách riêng chuyện giao việc thì những lý do trên nghe rất hợp lý. Nếu điều chỉnh lại một chút, kết hợp song song giao việc và hướng dẫn nhân viên, thì nhà quản lý có thể thoát những lý do “rất khó” nêu trên.
Giao việc là tất nhiên, không phải là một ngoại lệ. Xem đó là một quy luật, chứ không phải một ngoại lệ, giao việc càng nhiều càng tốt và làm cho vai trò làm quản lý tốt lên.
Hiểu rõ đội ngũ nhân viên. Người quản lý hiểu rõ ai có khả năng làm việc được đến đâu, họ biết rằng khi giao việc là giao cơ hội học hỏi và phát triển cho nhân viên. Thậm chí họ ước lượng khá chính xác được thời gian hoàn thành công việc được giao của mỗi nhân viên.
Đặt các mục tiêu rõ ràng. Với nhân viên, khi giao việc cần làm rõ bốn điều sau:
[1] Kết quả công việc được mong đợi;
[2] Thời gian hoàn thành công việc;
[3] Lý do chính mà mục tiêu công việc được nêu ra;
[4] Có các mục tiêu trung gian nếu cả người quản lý lẫn nhân viên đều biết công việc cần phải được theo dõi theo thời gian.
Trao đổi cách làm. Thảo luận với nhân viên về cách làm, để họ hiểu thêm và làm cho đúng. Chuẩn bị cho việc này, có thể tham khảo 10 điều sau đây, chia ra theo năm nhóm [What – Việc gì, Who – Ai làm, When – Khi nào, How – Như thế nào và Why – Lý do vì sao], do Owen nêu ra:
- Việc được giao: [1] Biết rõ về kết quả công việc: Biết rõ mục tiêu và công việc sẽ có kết quả ra sao như mong muốn; [2] Cố gắng giao mọi việc: Biết rõ là bạn tạo giá trị qua vai trò của mình bằng cách hỗ trợ nhân viên và có thể tự đảm trách một vài dự án. Mọi việc khác nên giao việc; [3] Giao những việc thú vị và thách thức: Cho nhân viên cơ hội phát triển; tin họ sẽ phát triển và làm được việc; [4] Không bao giờ đẩy trách nhiệm hoặc lời than phiền cho người khác: Nếu sai lầm, hãy chịu lời than phiền thay cho nhân viên.
- Giao việc cho ai: [5] Giao việc cho đúng người: Giao việc cho cả hai hướng đi xuống nhân viên và đi lên cấp trên. Không nên làm người hùng cô đơn; [6] Quan sát sự quá tải: Xem xét các dấu hiệu căng thẳng như khó chịu, bệnh hoạn, mệt mỏi, đãng trí và gây lỗi. Sẵn sàng thu hồi lại việc đã giao và cân đối công việc.
- Thời gian trong giao việc: [7] Biết rõ thời hạn, những bước đi và lúc báo cáo: Không theo dõi chi ly nhưng cần nêu trước những kết quả phải có vào những thời điểm rõ ràng.
- Cách làm việc: [8] Uyển chuyển về phương pháp làm việc: Không ấn định cách làm việc cho nhân viên, hãy để họ quyết định sau khi thảo luận lúc giao việc; [9] Phân quyền và hỗ trợ nhân viên: Cung cấp điều kiện, nguồn lực cần cho công việc. Hỏi nhân viên những gì họ muốn có và những gì đang cản trở họ.
- Lý do cần công việc này: [10] Biết rõ lý do công việc này giúp cho mục tiêu nào được hoàn thành: Giải thích sự đóng góp của kết quả việc được giao vào kế hoạch hoàn thành mục tiêu của công ty.
Theo dõi công việc. Giao việc chứ không phải khoán trắng công việc và trách nhiệm. Người quản lý vẫn nhận toàn bộ trách nhiệm cho kết quả cuối cùng. Do vậy vẫn phải theo dõi công việc, trong đó quan trọng là ba điều: Luôn sẵn sàng hướng dẫn nhân viên làm công việc đã giao cho họ; theo dõi tiến độ và thảo luận với nhân viên khi bắt đầu công việc; thừa nhận đóng góp và sự thành công của nhân viên khi công việc hoàn thành.
Các bạn cũng lưu ý một số nguyên tắc sau:
1.Lập kế hoạch để tiết kiệm thời gian: Mục tiêu ủy quyền, nghĩ trước khi ủy quyền...
2.Đặt đúng câu hỏi: Tôi đang cố gắng gì? Làm sao để đạt được? Có cách nào tốt hơn không?
3.Trở thành cố vấn quản lý của bản thân: Giả thiết nào đúng? Ý tưởng nào tốt?
4.Có nên tự làm mọi việc? Tự bạn quyết định?
5.Tìm đúng người: Người phù hợp và có khả năng là người như thế nào?
6.Thuê ngoài:
7.Lên kế hoạch thực hiện ủy quyền
Chúc các bạn thành công trong công việc!
SprinGO Consultant