Hướng dẫn kê khai chế độ ốm đau điện tử EFY

• Mục đích: Hỗ trợ đơn vị kê khai các trường hợp hưởng chế độ ốm đau lên cơ quan BHXH để hưởng quyền lợi.
• Các bước thực hiện:
  • B1: vào menu “Quyết định 166”>> chọn thủ tục 630
  • B2: Tại sheet “Danh mục hồ sơ” chọn các tờ khai: 01B-HSB [bắt buộc]

• B3: tại sheet 01B-HSB >> chọn tab “Ốm đau”
• B4: Thực hiện kê khai dữ liệu tờ khai >> sau đó lưu lại thông tin
• B5: vào menu “Giao dịch”>> xuất tờ khai >> trong phần Quyết định 166: chọn thủ tục “630 – Xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản và dưỡng sức phục hồi sức khỏe” >> chọn đợt/tháng/năm cần kết xuất >> ký số >> gửi tờ khai sang BHXH.
• B6: Kiểm tra email BHXH VN trả về, hoặc kiểm tra kết quả ở chức năng “Tra cứu giao dịch” cột “kết quả xử lý của bộ phận tiếp nhận”khi nhấn vào link “Tra cứu”tại mỗi giao dịch cần tra cứu.

Hướng dẫn nhập dữ liệu tờ khai:

 Hướng dẫn nhập dữ liệu tờ khai 01B-HSB [Ốm đau]

• Thời gian lập: Khi có phát sinh lao động cần hưởng chế độ ốm đau
• Cách lập tờ khai: Tại sheet tờ khai M01B-HSB chọn tab “Ốm đau” để kê khai:
  • Thông tin chung
    • Đợt/Tháng/Năm
    • Số điện thoại: là số điện thoại của đơn vị [Cấu hình >Đơn vị]
    • Số tài khoản: là số tài khoản của đơn vị [Cấu hình >Đơn vị]
    • Mở tại: là địa chỉ mở tài khoản của đơn vị [Cấu hình >Đơn vị]
    • Chi nhánh: Chi nhánh mở tài khoản [Cấu hình >Đơn vị]
    • Thủ trưởng đơn vị: Ghi họ tên thủ trưởng của đơn vị
    • Kèm hồ sơ giấy: Chọn "có gửi kèm hồ sơ giấy" khi đơn vị có gửi hồ sơ giấy qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Cơ quan BHXH
    • Lý do nộp hồ sơ chậm: Ghi giải trình lý do nộp hồ sơ chậm
  • Họ và tên: nhập họ tên lao động cần kê khai
  • Mã số BHXH: nhập Mã số BHXH của người lao động cần kê khai
  • Mã nhân viên: nhập mã nhân viên của lao động cần kê khai [nếu có]
  • Số chứng minh nhân dân: nhập số CMND của người lao động cần kê khai
  • Mã nhóm hưởng: chọn đúng mã nhóm hưởng cần hưởng của lao động cần kê khai. Ví dụ như: Bản thân ốm, con ốm, ốm dài ngày.
  • Số serial chứng từ: Nhập số serial, số lưu trữ trên chứng từ giấy nghỉ việc hưởng BHXH, giấy ra viện, …
  • Từ ngày: Ghi ngày/tháng/năm đầu tiên người lao động thực tế nghỉ việc hưởng chế độ theo quy định
  • Đến ngày: Ghi ngày/tháng/năm cuối cùng người lao động thực tế nghỉ hưởng chế độ theo quy định.
  • Tổng số ngày: Tổng số ngày thực tế người lao động nghỉ việc trong kỳ đề nghị giải quyết.
  • Từ ngày đơn vị: thông thường thì nhập giá trị bằng cột "Từ ngày"
  • Tuyến bệnh viện: Chọn trong danh mục tuyến bệnh viện [nếu có]
  • Ngày sinh con: trường hợp con ốm thì ghi thông tin này, ko thì bỏ qua
  • Thẻ BHYT của con: Nhập số thẻ BHYT của con
  • Số con: Nhập số lượng con
  • Mã bệnh dài ngày: Chọn bệnh trong danh mục bệnh dài ngày mà người bệnh mắc phải [nếu có]
  • Tên bệnh: Nhập tên bệnh trong trường hợp bệnh không thuộc danh mục mã bệnh dài ngày.
  • Ngày nghỉ tuần: Nếu ngày nghỉ hàng tuần là Thứ 7, Chủ Nhật thì để trống. Trường hợp ngày nghỉ hàng tuần khác Thứ 7, Chủ nhật thì ghi thông tin như tiêu đề hướng dẫn, các thứ ngăn cách nhau bởi dấu chấm phẩy. ví dụ: t2; t3…
  • Điều kiện làm việc: Thông tin bắt buộc nhập. chọn trong danh mục đã được liệt kê trên hệ thống
  • Nghỉ dưỡng thai: Chọn có nghỉ dưỡng thai hay không nghỉ dưỡng thai
  • Đợt bổ sung: Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thông tin cho nhân viên đã kê khai ở các đợt kê khai trước thì nhập thông tin của đợt bổ sung đó vào cột này. Ví dụ: đợt 1, tháng 1 năm 2017 thì nhập là 01 01/2017 [áp dụng cho hình thức kê khai điều chỉnh]
  • Hình thức nhận: chọn hình thức nhận tiền trợ cấp trong danh mục

• Số tài khoản ngân hàng: áp dụng cho “hình thức nhận” là qua ATM. Nhập thông tin số tài khoản muốn nhận tiền trợ cấp.
• Tên chủ tài khoản: áp dụng cho “hình thức nhận” là qua ATM. Nhập thông tin tên chủ tài khoản nhận tiền trợ cấp
• Mã tỉnh ngân hàng: áp dụng cho “hình thức nhận” là qua ATM. Chọn tỉnh của ngân hàng trong danh sách đã có.
• Mã ngân hàng: áp dụng cho “hình thức nhận” là qua ATM. Chọn ngân hàng trong danh sách đã có theo danh mục Tỉnh đã chọn.
• Chỉ tiêu xác định: [Chỉ dùng để IN - Không gửi sang BHXH]
  • Ghi đúng mã bệnh được ghi trong hồ sơ. Trường hợp trong hồ sơ không ghi mã bệnh thì ghi đầy đủ tên bệnh.
  • Trường hợp nghỉ việc để chăm sóc con ốm thì ghi ngày, tháng, năm sinh của con. Ví dụ: Con sinh ngày 08 tháng 7 năm  2018  thì ghi: 08/7/2018 .
• Ghi chú:
  • Trường hợp ngày nghỉ hàng tuần của người lao động không rơi vào ngày nghỉ hàng tuần theo quy định chung [ngày thứ Bảy và Chủ nhật] thì cần ghi rõ. Ví dụ: Ngày nghỉ hàng tuần vào ngày thứ Hai, thứ Năm hoặc Chủ nhật thì ghi: T2, T5 hoặc CN.
  • Trường hợp người lao động làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số từ 0,7 trở lên thì ghi: PCKV 0,7.
  • Trường hợp con ốm: Ghi mã thẻ BHYT của con.
• Hình thức kê khai: Nếu là kê khai mới thì mặc định là “Phát sinh”. Nếu là kê khai bổ sung thông tin cho người lao động đã được kê khai trước đó thì chọn lại là “Điều chỉnh”.
• Đợt đã giải quyết: ghi thông tin đợt đã giải quyết trước đó [áp dụng cho trường hợp điều chỉnh]- cột này có tác dụng in ra bản IN cho khách hàng.
• Ngày đã giải quyết trước: trong trường hợp điều chỉnh - Nhập ngày tháng năm đã được BHXH giải quyết trước
• Lý do đề nghị điều chỉnh: ghi lý do đề nghị điều chỉnh

Nhằm đáp ứng mong muốn người lao động được hưởng đầy đủ trợ cấp khi ốm đau, con ốm, Luật Quang Huy đã triển khai đường dây nóng tư vấn về chế độ ốm đau cho đối tượng này. Nếu bạn đang có nhu cầu tư vấn về chế độ ốm đau, hãy liên hệ ngay cho Luật sư qua Tổng đài 19006573 để được tư vấn miễn phí 24/7.

Thực hiện chỉ đạo của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, các cơ quan bảo hiểm xã hội trên địa bàn toàn quốc đã áp dụng phương thức giao dịch điện tử trong việc giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe giữa đơn vị sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bài viết dưới đây của Luật Quang Huy sẽ hướng dẫn các bạn đọc về việc kê khai chế độ ốm đau qua mạng.

Để tiến hành giải quyết chế độ ốm đau của người lao động qua mạng, đơn vị cần chuẩn bị: chữ ký số, tài khoản, phần mềm kê khai.

1.1 Chữ ký số

Chữ ký số là một thiết bị đã mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp, dùng ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.

Khi kê khai bất kỳ giấy tờ gì đều cần có dấu xác nhận và chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Tuy nhiên nếu kê khai hồ sơ bằng phương thức giao dịch điện tử, chắc chắn không thể dùng phương pháp ký tay như thông thường bởi vậy để tiến hành kê khai hồ sơ ốm đau qua mạng trước hết doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị chữ ký số.

Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP, khi tiến hành giao dịch điện tử trong hoạt động công cộng, người sử dụng phải sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp.

Quá trình sử dụng chữ ký số gồm 2 bước: Tạo chữ ký số và kiểm tra chữ ký số.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số của các doanh nghiệp sau: Viettel, Fpt, Bkav, Ck, Vina, Newtel, Nacencomm, Safe-ca…

Các nhà cung cấp này được phép cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

1.2 Tài khoản

Tiếp theo để tiến hành kê khai chế độ ốm đau qua mạng, doanh nghiệp cần phải tiến hành đăng ký tài khoản bảo hiểm xã hội với cơ quan bảo hiểm. Việc đăng ký tài khoản sẽ chỉ được tiến hành một lần duy nhất khi doanh nghiệp tiến hành đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu. Và tùy thuộc vào phần mềm kê khai mà doanh nghiệp sử dụng thì cách đăng ký tài khoản sẽ có những điểm khác biệt nhất định.

Hướng dẫn kê khai chế độ ốm đau qua mạng

1.3 Phần mềm kê khai

Cuối cùng để tiến hành kê khai doanh nghiệp cần phải có phần mềm kê khai.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm kê khai mà doanh nghiệp có thể lựa chọn.

Doanh nghiệp có thể tiến hành kê khai hồ sơ và nộp qua Cổng Thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam bằng phần mềm KBHXH do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cung cấp miễn phí hoặc sử dụng phần mềm kê khai của 7 nhà I-Van: VNPT, TS24, Thái Sơn, Efy, Viettel, Bkav, CMC.

Quy trình kê khai chế độ ốm đau qua mạng gồm 4 bước: Lập tờ khai; Chọn người lao động; Điền tờ khai; Nộp hồ sơ.

2.1 Bước 1: Lập tờ khai

Sau khi tiến hành đăng nhập vào phần mềm kê khai, người kê khai nhấp vào mục kê khai hồ sơ.

Tại đây sẽ hiển thị một loạt các phiếu giao nhận hồ sơ tương ứng với các chế độ, thủ tục.

Tiếp đó người kê khai tìm và nhấp vào mục xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức và phục hồi sức khỏe, hệ thống sẽ tự động tạo tờ khai 01B-HSB – Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ.

Đối với mỗi phần mềm kê khai khác nhau thì mã bộ hồ sơ kê khai chế độ ốm đau sẽ khác nhau, có khi sẽ để riêng từng chế độ ốm đau thai sản tuy nhiên có khi sẽ để chung là duyệt ốm đau, thai sản dưỡng sức.

2.2 Bước 2: Chọn người lao động

Sau khi tiến hành lập tờ khai 01B-HSB, người kê khai tiến hành chọn người lao động.

Để chọn được người lao động thì chắc chắn trong phần quản lý lao động của bạn đã phải có thông tin về người lao động này.

Sau khi tiến hành chọn người lao động, trên tờ khai 01B-HSB sẽ hiển thị những thông tin của người lao động đã được lưu vào hệ thống trước đó.

2.3 Bước 3: Điền tờ khai

Sau khi chọn người lao động, người lập cần tiến hành điền thông tin của người lao động.

Thông thường tên của người lao động và mã số bảo hiểm xã hội đã được lưu vào hệ thống trước đó rồi nên không cần tiến hành kê khai.

Người lập tiến hành khai các thông tin khác:

• Ngày đầu tiên người lao động thực tế nghỉ việc;
• Ngày cuối cùng người lao động thực tế nghỉ việc;
• Tổng số ngày nghỉ việc thực tế.

Tại cột D “ghi chỉ tiêu xác định điều kiện, mức hưởng”, người kê khai phải tiến hành kê khai đúng mã bệnh ghi trong hồ sơ; trường hợp hồ sơ không ghi mã bệnh thì phải ghi đầy đủ tên bệnh; trường hợp nghỉ việc để chăm sóc con ốm thì ghi rõ ngày tháng năm sinh của con.

2.4 Bước 4: Nộp tờ khai

Sau khi tiến hành kê khai xong thông tin của người lao động, người lập chọn phần lưu hồ sơ và tiến hành kiểm tra lại thông tin của người lao động.

Nếu thấy hồ sơ đã đúng thì tiến hành cắm chữ ký số và nhấn vào phần xuất tờ khai.

Màn hình sẽ hiển thị lệnh yêu cầu nhập mã pin của chữ ký số, người lập tiến hành nhập mã pin và nhấn xác nhận.

Sau đó sẽ có cửa sổ hiển thị đã nộp tờ khai thành công.

Như vậy hồ sơ của bạn đã được nộp đến cơ quan bảo hiểm xã hội và đang chờ để được xử lý.

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề kê khai chế độ ốm đau qua mạng.

Nếu còn bất kỳ vấn đề gì chưa rõ hoặc thắc mắc, vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn luật bảo hiểm xã hội trực tuyến qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được hỗ trợ giải đáp.

Trân trọng./.